Apesar de se ter um planejamento estratégico da empresa e ter conhecimento de questões que influenciam o seu faturamento, muitas vezes os empresários se vêem em situações onde devem reduzir custos da empresa. Isso é algo necessário e afeta a empresa em diversas áreas. Mas é possível diminuir os custos e assim melhorar o faturamento? Apesar de serem coisas opostas e relacionadas, é possível e realizável. Portanto, mostraremos como reduzir custos e melhorar o faturamento da sua empresa!

O que são custos

Normalmente associados e confundidos com despesas ou gastos, os custos são valores gastos para executar a atividade fim da empresa. Ou seja, toda quantidade gasta em materiais de produção e gastos logísticos, por exemplo.

Ainda existem os gastos diretos e indiretos. Os gastos indiretos são os gastos que estão ligados à produção, mas não tão diretamente. São os gastos de energia elétrica, visto que essa é necessária para o funcionamento do maquinário, por exemplo.

Já os custos diretos são essenciais para a produção dos produtos ou serviços. O maquinário, os insumos e os equipamentos estão ligados diretamente à produção, por exemplo.

O custo é um valor importante para sua empresa. Ele é o valor definido para que sua empresa funcione, independente de ser direto ou indireto. Se você não tiver energia ou maquinário, sua atividade final não se realizará.

Quais são os custos de um negócio

Uma empresa tem dois tipos de custos, os fixos e os variáveis:

• Custos fixos: são as despesas mensais da empresa, que normalmente permanecem as mesmas. Normalmente elas não são relacionadas a quantidade de vendas. Por exemplo: aluguel, folha de pagamento e manutenção de equipamentos.
• Custos variáveis: como o nome já propõe, os custos variáveis variam de acordo com o que a empresa vende ou produz. Elas têm valores voláteis e que se alteram. Por exemplo: comissões, matéria-prima e combustível.

O que é reduzir custos

A redução de custos é a contenção de gastos. Isso significa otimizar despesas e terminar contratos que não fazem sentido para fazer o melhor uso do orçamento da empresa. Ou seja, reduzir custos.imposto

Claro que qualquer despesa cortada deve ter um motivo, a redução de custos deve ter um intuito, não basta apenas cortar por cortar.

O que é reduzir custos nas empresas

Reduzir custos em uma empresa significa estar atento a quais custos já não fazem mais sentido. Por exemplo, se uma empresa tem colaboradores em outras partes do país ou até do mundo, o ideal seria fazer uma reunião online, ao contrário de uma presencial onde se tem custos com passagem e hospedagem.

Como reduzir o custo de uma empresa – Passo a Passo

Existem diversos meios de reduzir custos da sua empresa, o que irá servir para dar um fôlego maior e garantir que ela não entre no vermelho. Dessa forma, o empresário evita a necessidade de qualquer financiamento ou empréstimo, que pode levar a empresa a mais dívidas. Além de garantir que o preço determinado para seu produto seja justo e de acordo com a concorrência. Se o preço estipulado for mais alto, sua empresa pode ficar para trás.

Mas como reduzir custos?

Defina custos estratégicos e não estratégicos

Os custos estratégicos são aqueles necessários para que a empresa siga produzindo ou comercializando e que estão diretamente relacionados com a receita da empresa. Dessa forma, eles não podem entrar na redução de custos.

Enquanto isso, existem os custos não estratégicos, que são os que não trazem um retorno tão visível. Dessa forma, eles são os que podem ser eliminados, não que devem, mas que podem.

Mapeie processos internos buscando reduzir custos

Dentro do seu negócio com certeza existem custos que você pode cortar se analisar bem. Estamos falando da ferramenta mais cara do mercado, do fornecedor que atrasa e não tem o melhor produto…Mas, quem poderá dar essas informações são os seus colaboradores. Vá atrás de quem realmente está, diariamente, inserido naquele processo.

Aproveite seu plano de negócios e visualize para onde sua empresa está caminhando. Entenda como ela funciona e como ela cresce. Muitas vezes é criado um planejamento completo, mas ele não funciona como esperávamos. Descubra como os setores da sua empresa se ajustam e se estão funcionando, busque melhorar cada vez mais.

Reavalie seu regime tributário para reduzir custos

Todas as empresas devem pagar tributos e isso é indubitável. Mas muitas vezes nem sabemos para que servem ou se devemos pagá-los. Garanta com seu contador ou advogado que os valores pagos estão corretos ou se não há possibilidade de diminuição em valores.

Ainda, existe a possibilidade de uma reavaliação do regime tributário da empresa. Os regimes tributários são a forma com que a empresa paga seus impostos e enquanto alguns, como o Simples Nacional, reúnem 8 impostos em uma guia, outros pagam eles em sua totalidade. Mas, também se deve atenção ao tipo de empresa e em qual ela se encaixa.

Lembre-se que alguns impostos são fixos, enquanto outros são variáveis, fazendo com seja necessária uma análise antes de reduzir custos com impostos.

Faça a gestão financeira e analise o fluxo de caixa

A melhor forma de reduzir custos é através de uma gestão financeira completa. A partir do momento em que sua empresa tem total controle sobre valores, tanto recebidos como gastos, você pode controlá-la completamente. Já se não tiver, é possível que você se perca, gaste mais do que recebe e não tenha noção de valores para investimentos e outras necessidades.

Quando se tem um planejamento de gastos, seja por um sistema ou até planilhas, você sabe quanto deve pagar ao final do mês, quais seus maiores gastos e consequentemente quais devem ser mantidos e quais podem ser cortados. Sem um planejamento e um controle financeiro, seu processo de corte de gastos será mais complicado.

Negocie com fornecedores para reduzir custos

Para garantir que o preço do seu produto ou serviço é justo, além de fazer a pesquisa da concorrência, converse com seus fornecedores e analise o valor pago a eles. Muitas vezes se paga caro por algo sem saber que existe quem faça o mesmo trabalho na mesma qualidade por um valor menor. Certifique-se também que o seu fornecedor não está cobrando um valor mais alto apenas de você.

Capacite seus colaboradores para reduzir custos

Para não gerar custos desnecessários, realize um treinamento da sua equipe. Muitas vezes as vendas são perdidas pela falta de capacitação do funcionário. Realize o treinamento dos seus funcionários regularmente. Isso fará com que eles sejam sempre lembrados de como realizar suas tarefas e do quão importantes elas são.

Use a tecnologia para otimizar seus custos

Nos dias de hoje fica cada vez mais difícil não estar conectado. O que acontece é que muitas vezes nem sabemos como algumas ferramentas podem nos ajudar. Com uma quantidade de instrumentos, fica difícil saber quais irão ajudar e até conhecer alguns. Nos próximos tópicos citaremos alguns recursos tecnológicos que podem ajudar a administrar sua empresa durante o corte de gastos.

Com um sistema completo de gestão de empresas, você tem todo o controle de dados da sua empresa disponível. Eles fazem o controle do financeiro, do estoque, do fluxo de caixa, das vendas e trazem relatórios. Além de fazer a emissão de notas fiscais e estar conectado com seu banco.

Invista em ações de marketing

Toda empresa precisa ter um meio de marketing. Ele pode ser o que nossos avós ou pais faziam, em rádios, entrega de panfletos, uma fachada chamativa ou qualquer meio offline. Mas eles custam, apesar de serem métodos não tão usados, eles são dispendiosos.

Mas hoje, podemos realizar o marketing online. Através de redes sociais você pode fazer a divulgação do seu negócio sem gastar nada. Basta criar uma conta e o conteúdo a ser postado e pronto. Além disso, em algumas é possível controlar engajamento e atividade da sua página. Procure algum meio online que esteja associado ao propósito da sua empresa e pronto.

Nem só a página é possível fazer gratuitamente. Outros meios que podem ser utilizados são ferramentas de controle de tarefas, com aplicativos de gerenciamento, ou a criação de um site, a partir de sites de design. E ainda não é preciso tirar fotos ou comprá-las para criação de conteúdo, por exemplo. Existem diversos depósitos de fotos de fotógrafos iniciantes, onde é necessário apenas dar crédito.

Elimine descartáveis e evite desperdícios

Cada vez mais vemos como algumas ações geram efeitos não tão agradáveis ao nosso meio ambiente. Dessa forma, e também para reduzir custos, existem algumas alternativas simples.

Um bom começo é o banimento de copos descartáveis. Além de ser um poluidor do meio ambiente, eles não são necessariamente baratos, são um custo desnecessário e deverão ser comprados diversas vezes ao mês. Portanto, faça com que seus funcionários utilizem copos e canecas próprios. Isso também fará com que eles criem um senso de cooperação.

Corte alguns custos com papéis. Existem diversos meios para envios de documentos, arquivos e relatórios. Você pode usar o e-mail, sistemas na nuvem que são compartilhados, até enviar fotos pelas redes sociais. Isso irá diminuir o gasto geral da impressão, que envolve papel, tinta e energia elétrica.

Processos mais ágeis = automatização

Uma das maneiras de reduzir os custos é com processos mais ágeis, que trazem mais produtividade. E a maneira de tornar os processos mais ágeis é com a automatização. Ela permite que você torne processos trabalhosos e até difíceis, em ágeis e simples.

Isso acontece porque a tarefa que demorava horas é feita automaticamente, através de um sistema. Basta que você insira os dados necessários e dê os comandos certos para que a tarefa seja concluída.

Claro que para tornar um processo automático, um software é necessário, e isso inclui gastos de compra ou desenvolvimento. Mas os valores despendidos acabam tendo um retorno muito maior com o aumento da produtividade.

Evite multas

Atrasar um pagamento gera multas, e essas multas são bem altas. Por isso, ter um controle de fluxo de caixa assertivo faz com que você não esqueça nenhum pagamento e tenha certeza que terá o valor em caixa.

Mas multas não são apenas de atraso de pagamentos, existem algumas multas relacionadas a entrega de relatórios. Essas também podem e devem ser evitadas.

Parceria

Uma parceria empresarial pode trazer diversos benefícios para as empresas participantes. Toda empresa tem pontos fortes e fracos. A partir do momento em que você encontra uma empresa que preencha as necessidades da sua e vice-versa, diversos custos serão reduzidos e necessidades supridas.

Quais as vantagens de reduzir custos

Reduzir custos tem um objetivo meio óbvio: pagar menos. Mas essa vantagem também acarreta em outras:

Aumento da lucratividade

Esse é um movimento consequente, ao reduzir os custos, também se aumenta o lucro. Isso acontece porque se diminui os custos com a produção e o mantenimento da empresa. Dessa forma, automaticamente, o lucro aumenta.

Ou seja, é possível ganhar mais sem aumentar o volume de vendas. Assim, a qualidade do produto ou serviço permanece a mesma, vendendo a mesma quantidade, e lucrando mais.

Competitividade no mercado

A redução de custos onde possibilita abrir a torneira em outros lugares. Por exemplo, é possível melhorar a estratégia de marketing, criar promoções, uma vez que o custo é menor.

Consequentemente, a empresa consegue competir com seus concorrentes de uma forma melhor, dando atenção a áreas que antes não eram tratadas como deveriam.

Maior qualidade

Ao aplicar uma estratégia de redução de custos eficiente, você tem mais para investir em produtos e serviços que têm mais saída e trazem mais faturamento. Dessa forma, esses produtos podem ser repensados, trazendo mais qualidade e benefícios.

Qual a diferença entre custos e gastos?

Eles parecem sinônimos, mas na verdade, representam dados diferentes. Enquanto os custos são valores relacionados diretamente à atividade fim da empresa; os gastos, ou despesas são valores relacionados ao operacional do negócio.

Ou seja, os custos são aqueles valores despendidos com insumos para produção de uma mercadoria ou a compra da mesma ou itens necessários para prestação de um serviço. Assim, são despesas para que a atividade final seja viável. Por exemplo, compra de maquinário, instalações e compra de insumos.

Já os gastos estão relacionados ao funcionamento da empresa em geral, com funcionamento e administração. Dessa forma, podemos dizer que um sistema de gestão é um gasto, não um custo. Despesas administrativas, por exemplo, entram em gastos, não custos, porque não são vitais para a atividade fim da empresa.

Onde diminuir custos

Existem alguns lugares onde você pode diminuir os custos de uma empresa. São eles:

• Despesas físicas: muitas vezes estamos tão acostumados com a maneira de fazer algo, que não percebemos que se pode fazer de outra maneira. Contas mensais, como internet e luz, podem diminuir consideravelmente. Estamos falando de analisar qual operador entrega o plano com o melhor valor e melhor entrega, desligar a luz ao sair de uma sala e assim por diante. São pequenas coisas que no final do mês podem fazer uma grande diferença.
• Papéis: finalmente estamos entrando em uma época que relatórios e documentos são, praticamente todos, digitais. Isso significa menos custos com papéis, com impressão e até com lixo. Aproveite o uso de ferramentas de edição colaborativas, como o Google Drive.
• Tarifas bancárias: as taxas do banco geralmente trazem frustração, mas isso pode mudar. Muitos bancos conseguem renegociar taxas e até algumas dívidas para diminuir o valor. Entre em contato com o seu gerente do banco e veja o que ele pode fazer para melhorar suas taxas.
• Estoque: um controle de estoque é essencial, mas é mais importante ainda para quem produz o produto que comercializa. Analise bem as informações de estoque, utilize a Curva ABC para saber qual mercadoria traz mais faturamento e qual não precisa de tanta atenção.

Mas como diminuir os custos irá melhorar o faturamento da minha empresa?

Essa pergunta é respondida de forma simples: a partir do momento em que se corta gastos desnecessários, você terá mais espaço para entender como sua empresa funciona e consequentemente mais capital para investir. Além de garantir que irá conseguir fazer o pagamento de todos os custos. Garantindo os valores a serem pagos mensalmente, e cortando os custos supérfluos, todo valor de venda a mais contabilizado no seu caixa, será uma receita. Aumentando assim, o seu lucro.

eGestor

Citado anteriormente no texto, um sistema de gestão é imprescindível para qualquer negócio. E o eGestor é um deles. Fazendo o controle geral de sua empresa, com relatórios e emissão de NF-e e NFC-e, o eGestor traz diversas facilidades. Além de livrar você de qualquer método manual e repetitivo de controle.