Relatórios de vendas são um aspecto fundamental para os negócios. Eles devem fornecer uma visão clara do que está funcionando e do que deve ser melhorado em uma empresa, além de ajudar gestores a tomarem decisões fundamentadas para melhorar a estratégia de vendas.  

Por isso, além de atingir metas, as equipes precisam criar e apresentar relatórios e fornecer um entendimento detalhado das atividades de vendas. Esses relatórios são preparados de forma diária, semanal, mensal e anual. 

Veja a seguir sete dicas para escrever relatórios de vendas atraentes e manter o público engajado no seu material. 

1. Defina um objetivo

Apresentar um relatório mensal para os diretores é diferente de elaborar um relatório semanal com a equipe de vendas. São situações que envolvem audiências com necessidades diferentes e por isso requerem abordagens diferentes.

O objetivo dos relatórios de vendas dependem do público para o qual você vai apresentá-lo, e isso deve servir de guia para decidir quais são as informações mais importantes. 

Usar mapas mentais para fazer brainstorming e técnicas de design thinking certamente vão ajudar a pensar fora da caixa neste momento.

Então antes de começar um relatório de vendas, limite ​​o propósito dele e estabeleça quais dados são relevantes para o seu público

2. Defina uma linha do tempo no relatórios de vendas

Definir uma linha do tempo é importante porque permite que você apresente uma visão mais precisa e específica. Isso também torna mais fácil fazer comparações, analisar tendências e chegar a conclusões lógicas. E, para fazer isso, é necessário ter um controle de vendas bem estruturado.

Por exemplo, se você está trabalhando em um relatório mensal, não há motivo para perder tempo com dados de meses anteriores. Ao invés disso, é preferível concentrar esforços em analisar a performance de vendas no período determinado.

3. Colete dados relevantes

Portanto, após ter definido objetivos e linha do tempo, é hora de coletar os dados corretos, que formarão a base do seu relatório de vendas. 

Há alguns dados essenciais que podem ser incluídos nos relatórios de vendas em geral:

• Ligações realizadas
• Leads gerados
• Tempo de resposta dos leads
• Taxa de conversão
• Acordos fechados
• Renda gerada
• Vendas fechadas por representantes de vendas

4. Apresente dados visualmente nos relatórios de vendas

Vendas são representadas por números, mas isso não significa que você deva apenas jogá-los no seu relatório sem nenhum cuidado com a sua audiência. É importante contar uma história com os dados e apresentá-los de forma atraente com o uso de recursos visuais. 

A comunicação visual é uma ferramenta poderosa porque comunica uma mensagem sem cansar o leitor e torna as informações mais significativas e memoráveis. Então, aproveite as ferramentas de visualização de dados como infográficos, gráficos e tabelas para apresentar números de forma visual e tornar as informações fáceis de digerir, identificar tendências e enfatizar pontos mais importantes.

Por exemplo, em um mesmo infográfico, você pode usar um gráfico de linhas para indicar vendas diárias e um gráfico de pizza para apresentar diferentes canais de vendas, como no exemplo abaixo:

Para enfatizar apenas os dados referentes às vendas em determinado período, um infográfico contendo apenas um gráfico de linha é o ideal. Isso porque esse tipo de gráfico torna possível visualizar a evolução, queda e crescimento das vendas em um determinado período, o que oferece contexto de forma instantânea para o público do seu relatório de vendas, além de ajudar a identificar padrões sazonais. Veja um exemplo:

5. Escreva um resumo

Começar o relatório de vendas com um resumo breve de uma página é uma boa prática porque fornece aos leitores uma visão geral do que eles vão encontrar de forma detalhada a seguir. Garanta que a linha do tempo e as conclusões estejam devidamente destacadas nessa parte do relatório. 

Um resumo é especialmente útil quando você vai apresentar um relatório aprofundado para executivos de alto nível ou gerentes que normalmente não têm tempo para ler um longo relatório completo. 

Assim, o sumário não precisa ter muito texto, ao invés disso tente usar visuais para apresentar o resumo e capturar a atenção do leitor com um esquema de cores consistente e que destaque alguns pontos principais, como neste exemplo:

6. Apresente análises no relatórios de vendas

Você coletou e apresentou os seus dados de forma clara e atraente, mas o trabalho não está finalizado ainda. O que todos esses números significam?

O seu público quer saber a sua interpretação dos dados, então analise as performances de vendas, encontre padrões e faça comparações para identificar lacunas nos processos de vendas e encontrar oportunidades de melhoria. 

É importante explicar as causas por trás dos dados e fornecer contexto de forma que as pessoas vejam sentido no seu relatório de venda e se interessem por ele. Para isso, considere incluir uma Análise SWOT e apresentá-la visualmente para ter ideias sobre os seus pontos fortes e fracos, ameaças e oportunidades. Isso vai ajudar na próxima etapa do seu relatório: o plano de ação. 

7. Conclua com um plano de ação

Os melhores relatórios são voltados para ações. Eles apresentam um plano além da análise das performances de vendas. 

Por exemplo, se as vendas estão caindo é importante apresentar um plano claro de ação mostrando a sua estratégia para os próximos períodos e como o seu plano pode alavancar as vendas. 

Caso exista queda nas vendas em alguns meses do ano e aumento em outros, o que pode ser feito para melhorar a performance nos meses desfavoráveis? Ou, caso o seu produto tenha uma natureza sazonal, quanto é preciso melhorar nos meses favoráveis para compensar a queda nos outros períodos e como fazer isso? 

Nessa etapa, é importante estimular a criatividade e usar técnicas e ferramentas para gerar ideias e apresentar soluções para o seu público. 

Então, termine o seu relatório de vendas com um plano de ação definido que aborde as lacunas atuais. Isso mostra proatividade e dá um sentido real ao seu relatório, além de estabelecer metas que vão ajudar a acompanhar o processo durante o próximo período. 

Conclusão

Os relatórios de vendas são ferramentas importantes que auxiliam na tomada de decisões, impulsionam sua equipe na direção certa e melhoram o desempenho.

No entanto, os relatórios têm uma má reputação por serem secos e chatos, mas não precisa ser assim. Você pode escrever relatórios que transmitam a mensagem enquanto mantém o público envolvido e interessado.

Portanto, além de criar relatórios precisos e bem estruturados, é importante garantir que eles sejam uma leitura eficaz, pensando em maneiras criativas de apresentar seus dados de vendas e análises.