Para qualquer gestor, independentemente do empreendimento, ter um adequado controle de fluxo de caixa é fundamental. É por meio dele que se torna possível atuar de maneira estratégica, considerando os interesses da companhia e suas reais possibilidades.

Por isso, é preciso ter o devido cuidado para não deixar que essa parte tão significativa do negócio seja realizada de forma inadequada. Essa é a ideia deste artigo: apresentar os 6 principais erros de gestão de fluxo de caixa cometidos pelas empresas e, evidentemente, apontar um caminho seguro para seguir. Ficou curioso? Então siga conosco!

1. Misturar despesas pessoais com as empresariais

Não é à toa que esse erro é o primeiro a ser apresentado. Ele talvez seja o mais comum, principalmente em casos de empreendedores com pouca experiência.

O fato é que se você confundir suas próprias contas com as da companhia, atuará contra o crescimento dela. Imagine que você tem um funcionário que, sempre que necessário, retira dinheiro do caixa da sua empresa para cobrir gastos pessoais. Parece estranho, não é? Pois é exatamente isso o que você faz quando não diferencia despesas.

É preciso determinar um valor fixo a ser retirado mensalmente, o que chamamos de “pro labore”. Assim você tem como incluir essa despesa no planejamento estratégico da sua empresa e, dessa forma, impedir que gastos do dia a dia comprometam a lucratividade da companhia.

2. Não ter uma periodicidade para atualizar o fluxo de caixa

Ter critérios para atualizar o fluxo de caixa é importante para o empreendedor conhecer as informações com maior precisão e, dessa forma, tomar decisões com embasamento. Isso porque quando o dinheiro sai e não é contabilizado, as chances de você agir de maneira imprecisa e cometer erros aumenta.

Isso se potencializa em empreendimentos em que a rotina é mais intensa. Nesses casos, mesmo quando a atualização é feita semanalmente ou quinzenalmente, existe o risco de as informações serem um problema a mais para a gestão.

Por isso, o ideal é fazer o registro instantaneamente. O acompanhamento diário deve ser um recurso para você identificar ameaças e ter como agir com rapidez, evitando dores de cabeça no futuro.

3. Não categorizar os diferentes lançamentos do caixa

O fluxo de caixa precisa ser devidamente organizado por categorias. Sem isso, mesmo com atualizações constantes, o gestor não tem como fazer esse recurso ser útil para o seu trabalho.

Separar entradas e saídas realizadas e previstas, saber a origem de cada uma delas, seu destino e fazer o devido controle de datas pode parecer trabalhoso, mas é determinante para um bom fluxo de caixa. Não deixe também de diferenciar itens como tributos e gastos com salários, sejam eles o “pro labore” ou pagamentos de funcionários.

A ideia é que cada centavo seja devidamente controlado para que você tenha como identificar as áreas em que as despesas são maiores e assim traçar estratégias capazes de reduzir prejuízos. Da mesma forma, conhecendo as maiores receitas você pode pensar em investimentos e potencializar os ganhos da empresa.

4. Confundir vendas com recebimentos

É preciso atenção especial a este detalhe: não é todo item vendido que você deve considerar como sendo uma receita para a sua empresa.

A receita é o que efetivamente entrou de capital dentro da companhia. Nesse caso, se você vende um produto de maneira parcelada, só poderá listar o recebimento na data certa de cada parcela, sempre de acordo com o valor recebido.

Por que isso é importante? Porque se você começar a considerar cada real que ainda não tem, pode mensurar de maneira equivocada o seu potencial financeiro e se colocar em risco diante de novas aquisições.

O mesmo vale para os pagamentos da empresa. Ao listar os valores somente na data em que eles saem, você faz bom uso do seu fluxo de caixa e transforma ele em um aliado no seu planejamento.

5. Desprezar o potencial da tecnologia

O projeto SPED é uma iniciativa do governo brasileiro para modernizar as relações entre o Fisco e o contribuinte, buscando usar a tecnologia como ferramenta para o cumprimento de obrigações. O SPED é um exemplo de que, atualmente, não contar com a tecnologia pode ser um problema, pois todo o mercado já está se modernizando nesse sentido.

É por isso que ignorar o potencial que a tecnologia oferece é um erro grave do ponto de vista competitivo. Ela não deve ser um recurso apenas para o governo, mas também para o empreendedor. No que diz respeito ao fluxo de caixa, esse recurso permite a redução de custos, a melhoria na organização dos processos e o ganho de agilidade.

Com as ferramentas tecnológicas, todas as tarefas anteriormente citadas podem ser automatizadas, gerando ganho de tempo, menor necessidade de gastos com pessoal para a realização de tarefas e aumento de produtividade, dando à equipe condições para atuar de maneira mais estratégica.

6. Não fazer uso estratégico do fluxo de caixa

Mais do que uma rotina operacional, uma planilha de fluxo de caixa pode servir como uma ferramenta visando ao aperfeiçoamento da tomada de decisões dentro de um empreendimento.

Sem isso, a tendência é que a gestão financeira da empresa não seja qualificada. Pior ainda é não ter parâmetros para avaliar o momento certo para investir em recursos que podem otimizar os resultados futuros.

O segredo é aliar a ideia de investimento com a de projeção de receitas, usando o fluxo de caixa tanto para analisar o retorno do investimento quanto para a realização de novas aquisições.

Quando você começa a trabalhar com esse parâmetro, consegue visualizar no fluxo de caixa a ferramenta perfeita para refletir as diferentes ações realizadas no empreendimento, tendo um mecanismo útil para potencializar o seu crescimento ordenado.

Enfim, conhecendo essas ideias você já tem como fazer um uso estratégico do fluxo de caixa. Não deixe de se aprofundar no assunto, que pode ser um verdadeiro diferencial para o crescimento da sua empresa. Acredite: isso é perfeitamente viável!