Os processos internos são absolutamente essenciais para o bom funcionamento da sua empresa nos mais variados aspectos. A gestão de equipes, controle de estoque e logística são somente alguns destes processos que devem receber total atenção.

A otimização e melhoria de processos internos são de grande importância para sua empresa. Afinal, elas evitam gastos desnecessários com produtos excessivos no estoque, por exemplo. Ainda, podem reduzir o tempo gasto em determinado serviço, trazendo um ganho enorme de produtividade e eficiência.

Quer saber mais sobre os processos internos e como otimiza-los no dia-a-dia de sua empresa? Veja as dicas que preparamos para você!

Afinal, o que são processos internos? 

Processos internos são, portanto, todas as atividades operacionais e recorrentes do cotidiano da sua empresa, como processos produtivos, controle financeiro, organização de estoque, processos de vendas, comunicação interna, dentre outros. Veja agora 7 dicas para a melhoria de processos internos do seu negócio:

1- Liste todos os seus processos internos

Antes de avaliar exatamente os aspectos que devem ser melhorados em sua empresa, é preciso mapear todos os seus processos internos. Assim, você pode conferir os colaboradores responsáveis por cada uma destas atividades e quais os objetivos esperados para cada uma delas.

Esse planejamento serve como um caminho a ser seguido para a realização e avaliação de todos os processos que envolvem a sua empresa.

2- Estude o mercado

Após o mapeamento de todos os processos, é importante olhar ao seu redor. Assim, se pode delegar ao seu setor de marketing a tarefa de estudo das empresas concorrentes que atuam no seu mercado.

A partir de então, é preciso identificar aspectos em que as empresas concorrentes ainda seguem um tanto quanto ultrapassadas. São essas que indicam a possibilidade de criar uma vantagem competitiva para o seu empreendimento.

Da mesma maneira, extrair os pontos fortes e tentar adequá-los ao seu negócio, é importante para deixar de lado métodos antigos e pouco eficientes que vem sendo adotados por sua empresa.

3- Realize o acompanhamento contínuo

Após se verificar todos os processos internos da sua empresa, estudar a concorrência e elaborar novas estratégias, além de delimitar os profissionais responsáveis por cada atividade, é extremamente necessário fazer  o acompanhamento de todos esses processos.

Sua empresa possui um rigoroso controle dos funcionários? O controle de estoque é realizado de uma forma ágil e eficiente? O controle financeiro de sua empresa é feito de uma forma organizada e contínua?

4- Motive e capacite os seus colaboradores

A partir deste acompanhamento, é possível realocar seus funcionários para outras funções visando melhores resultados e propor novas soluções.

Mas para isso, é necessário que seus funcionários estejam completamente engajados com a cultura organizacional da sua empresa e se mostrem motivados na melhoria de processos operacionais.

Para que isso aconteça, é importante que você invista em frequentes treinamentos de qualificação para a sua equipe. A partir disso, é possível estabelecer recompensas individuais em caso de cumprimento de metas. Assim, eles se mantêm motivados e com perspectiva de crescimento dentro de sua empresa.

5- Integre todos os setores da empresa

Atente-se que os departamentos da sua empresa não devem ser analisados de forma específica e isolada. Mas, eles devem ser vistos como peças de uma engrenagem. Isso porque são essenciais para o bom funcionamento de todos os outros setores.

O setor de marketing e vendas por exemplo, devem manter uma relação contínua, já que o marketing é o setor responsável por gerar leads e atrair novos potenciais clientes e posteriormente encaminhá-los a equipe de vendas.

O setor financeiro por sua vez, deve avaliar o orçamento e verificar se existe a possibilidade da realização de novos investimentos e novas compras com fornecedores. Mas, é importante analisar a necessidade do setor responsável pelo estoque, dentre outras situações complementares que envolvem as atividades da empresa.

Portanto todos os setores do seu empreendimento devem estar integrados entre si e comprometidos com o crescimento do negócio de uma forma geral.

6- Aprimore a comunicação interna

O processo de integração entre os setores só é possível com uma constante comunicação interna entre gestores e os demais colaboradores da empresa.

Por mais controle administrativo que os membros do alto escalão possuam, eles não têm contato diário com os clientes que a equipe de vendas. Esses, por sua vez, podem identificar possíveis falhas nas estratégias de vendas estabelecidas pelos gestores.

Da mesma forma, os colaboradores responsáveis pelos processos operacionais podem identificar falhas na produção, dentre outras situações.

É extremamente necessário a realização de reuniões de uma forma contínua e diálogos frequentes entre todos os colaboradores da empresa. Assim, são expostos diferentes pontos de vistas sobre as variadas atividades e se torne facilitada a identificação de possíveis problemas, bem como a projeção de novas soluções.

Neste sentido, é importante realizar confraternizações entre todos os funcionários sempre que possível, de forma a manter uma boa relação de trabalho no dia a dia.

7- Faça uso da tecnologia

A partir de um bom software de gestão empresarial, é possível organizar todos os processos da sua empresa de uma forma muito mais rápida e eficiente.

Em um sistema informatizado você pode gerenciar todos os serviços que serão realizados pela sua empresa e delimitar os profissionais responsáveis por cada um destes processos, além de cadastrar todas as compras e vendas de sua empresa e controlar o estoque e o seu financeiro de uma forma totalmente automatizada. 

Por que investir na melhoria de processos internos da sua empresa?

Muitas empresas são engessadas no que diz respeito aos seus processos operacionais e administrativos, e os empresários por sua vez, acabam não identificando o quanto uma melhoria de processos poderia gerar uma grande economia de tempo e trazer mais eficiência.

Processos absolutamente essenciais na gestão das empresas como controle de estoque e controle financeiro por exemplo, são em muitas situações realizados manualmente em cadernos ou agendas, exigindo muito tempo dos responsáveis e com uma chance de erros muito maior do que um controle informatizado em um software automatizado de gestão empresarial, por exemplo.

Com a atualização de estoque automatizada em um software de gestão a partir do registro de cada nova entrada ou saída de produtos, o controle de estoque torna-se muito mais eficiente, e você possui uma visão muito mais clara a respeito dos seus produtos.

Este controle rigoroso evita que sejam realizadas compras desnecessárias com seus fornecedores, gerando assim uma boa economia de seus recursos financeiros.

Com um controle financeiro mais organizado, você possui uma visão mais ampla da situação financeira de seu negócio, com a possibilidade de tomar decisões baseadas em dados precisos e possui um melhor gerenciamento de contas a pagar e a receber, além de identificar se existe a possibilidade de realizar novos investimentos sem comprometer o seu orçamento empresarial!

Ainda possui dúvidas em relação a utilização de um sistema informatizado para a melhoria de processos internos da sua empresa? Conheça o eGestor! O sistema pode ser testado de uma forma totalmente gratuita durante um período de 15 dias!