O BackOffice é essencial para a boa gestão e o bom funcionamento do dia a dia de uma empresa. É uma área muito importante e pode trazer aquele diferencial que você tanto busca na sua companhia.

Para saber qual o lugar do BackOffice na sua empresa, preparamos uma série de tópicos para você entender o quanto ele pode te ajudar na organização estrutural e em um melhor atendimento ao seu cliente e consumidor.

O que é o BackOffice?

BackOffice, termo do inglês que tem o significado de “retaguarda”, é a gestão interna da empresa. Uma parte ligada aos departamentos administrativos, como recursos humanos e informática. Eles não têm contato direto com o cliente, mas servem como um importante suporte para o FrontOffice (linha de frente). Esse que possui o maior contato com o cliente.

Também chamados de serviços indiretos, realizam toda a atividade por trás daquelas diretamente ligadas às atividades principais da empresa. E que o público vê ou tem mais chance de ver. Ou seja, eles não são “vistos”. Mas a qualidade de tudo que funciona no sistema da empresa é mantida por eles, sendo considerado um trabalho altamente relevante.

Por exemplo, se a internet está com problema, são os profissionais de informática do BackOffice que dão um jeito de solucionar isso o mais depressa possível. Tudo com o objetivo de que o atendimento e o serviço ao cliente possam continuar sem prejuízos. Se não há problemas e tudo funciona bem, é resultado do bom trabalho do BackOffice.

FrontOffice

É a linha de frente, a parte da empresa que tem contato direto com o cliente. Setores como a recepção, o atendimento, o caixa são alguns dos profissionais que se encontram nessa área. Basicamente, é como se o FrontOffice fosse o piloto, e o BackOffice, a torre de comando.

Os dois são essenciais, tanto à empresa quanto um ao outro. Para que tudo funcione e esteja organizado em uma companhia. O objetivo das duas áreas é o mesmo. Isso é, aumentar a qualidade do serviço e buscar maior satisfação na experiência do cliente.

Quem trabalha no BackOffice?

Mesmo que você já tenha uma ideia do que é o BackOffice, ainda pode ficar a dúvida se ele se estende ao seu negócio.

Portanto, é preciso saber que esse setor é todo e qualquer colaborador que não atua na parte da frente.Não importando a área da sua empresa ou o tamanho dela, o BackOffice é responsável por facilitar a imagem organizada que o cliente quer ver.

Profissionais do administrativo, recursos humanos, financeiro, jurídico e informática são alguns que compõem o setor diversificado do BackOffice.

Quais as vantages?

O BackOffice é uma vantagem por si só, mantendo a organização estrutural da empresa e facilitando o trabalho dos demais setores. Ele traz maior eficiência operacional, “abafando” de forma rápida qualquer pequeno desvio que possa surgir no FrontOffice.

Mesmo de forma indireta, ele melhora e mantém o bom relacionamento da empresa. Faz isso diminuindo a possibilidade de o cliente notar falhas ou desorganização durante seu processo de compra/utilização de serviço.

O Back Office também é responsável pela automação de processos. Como em uma indústria com maquinários, fazendo a manutenção e melhorando o funcionamento deles. Ou no comércio, por exemplo, organizando as funções que aqueles que lidam diretamente com o cliente, os atendentes, precisam que esteja em dia. Nesse caso, o sistema de rede dos computadores da loja, a internet, atualização do estoque, etc.

A satisfação do cliente, ao ter tudo organizado e em dia com a experiência de compra/uso do serviço é uma das maiores vantagens que uma empresa pode obter com o suporte do BackOffice.

E-commerce

No e-commerce, não muito diferente de uma empresa física, o BackOffice é indispensável. Ele gerencia toda a operação interna da loja virtual, principalmente onde o cliente não tem acesso, como o que acontece após o processo de venda.

Ele é, em grande parte, responsável pela entrega do pedido, prazo, transporte, endereço correto. Ou seja, basicamente, ele garante que o cliente terá o produto que clicou para comprar, sem problemas com o processamento e entrega do pedido.

No e-commerce, o BackOffice se encontra em algumas funções específicas, como o setor de processamento, o financeiro, estoque, expedição e transporte. Além, é claro, da manutenção e bom desempenho do site.

Que tipo de problemas posso evitar?

Em uma loja virtual, por exemplo, a página online diz que há dez camisetas no estoque, e dez clientes acabam comprando. Porém, a página não estava atualizada e na verdade só havia cinco camisetas. E então, cinco clientes ficam sem camiseta?

Isso pode acarretar em uma série de prejuízos e diminuir a boa imagem do seu negócio. Por isso o BackOffice trabalha para que problemas assim sejam evitados. O que também permite que você foque seu tempo mais em produtividade e menos em preocupação.

Veja bem, o BackOffice não é voltado a gerar e fazer dinheiro, mas pode ser uma excelente ajuda na hora de melhorar o lucro da empresa.

Como cuidar do BackOffice?

Sistemas e ferramentas de gestão online podem ser uma boa escolha na hora de se organizar. Principalmente no e-commerce e negócios de pequeno porte. Um software de gestão empresarial, por exemplo, chamado de ERP, oferece controlar vários sistemas. Como o financeiro, o estoque, notas fiscais e emissão de boletos.

O eGestor é um ERP para micro e pequenas empresas, que organiza tudo isso. Além de buscar facilitar o funcionamento do seu negócio através da otimização da gestão. Trazendo, assim, facilidade para quem quer gerenciar o BackOffice da própria empresa.

Então, agora que você já tem maior entendimento sobre o BackOffice, como está indo o do seu negócio? Se você está em dúvida sobre a qualidade dele ou ainda não o tem na estrutura, seria aconselhável considerá-lo como um investimento para um futuro próximo e garantir que tudo sempre funcione da melhor maneira possível.