Seja um grande ou pequeno negócio, um dos setores mais estratégicos é o estoque. Por meio dessa área podemos fazer o gerenciamento correto e eficaz dos produtos disponíveis para que o consumidor possa comprar. Para fazer um bom controle de estoque, processos são utilizados para otimizar cada etapa.

Por isso que surgem sistemas de gestão empresarial que apresentam módulos representando as áreas essenciais de um negócio. Estamos falando do estoque, finanças, vendas e compras. Hoje vamos destacar apenas o estoque.

Mas, além dessa organização dos módulos, podemos observar que a informatização dos processos possibilita a elaboração de relatórios gerenciais. Mas qual é a importância deles? Como fazer um relatório gerencial que possa otimizar o processo de controle de estoque? Entenda melhor ao longo do artigo.

O que é relatório gerencial?

• Relatórios gerenciais são documentos que contêm informações e dados objetivos sobre a empresa. Esse item apresenta a análise de resultados por área, que apresentadas em conjunto, podem contribuir para compreender a situação real.

Além disso, por meio dessa análise, podemos ter uma melhor absorção das informações apresentadas. Isso ocorre porque o formato do documento é único, favorecendo a organização dos dados por meio de recursos gráficos, como tabelas e gráficos.

O papel do relatório gerencial nas organizações

Vale ressaltar que, em grande parte, os sistemas de gestão empresarial apresentam filtros que facilitam a definição de regras para desenvolver o relatório.

A causa disso é que esses documentos são definidos com base na preferência do gestor da área. Em outras palavras, cada negócio tem o seu indicador de desempenho específico, não podendo ser o mesmo para todas as empresas.

A importância do relatório gerencial no controle do estoque

Quando falamos de relatórios gerenciais relacionados ao estoque, devemos ter em mente que há uma conexão natural entre o módulo de compras e estoque. Isso acontece porque o nível do estoque, assim como a logística envolvida e a distribuição dos fornecedores determinam tanto a quantidade de produtos como o prazo para comprar esses itens.

Ainda que seu negócio seja automatizado, há alguns pontos que devem ser realizados manualmente. Estamos falando do estoque no almoxarifado e também o controle das mercadorias armazenadas.

É nesse momento que entra o relatório gerencial, fazendo a identificação correta dos itens que possuem maior rotatividade no estoque. Com isso, o setor de compras passa a definir as quantidades necessárias para compras, a frequência de compra, entre outros pontos.

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E a perda de estoque?

Quando falamos da perda de estoque, uma sugestão que deve ser seguida é que se tenha no almoxarifado um controle tanto da entrada como de saída das mercadorias. Porém, é comum que isso não ocorra em todas as empresas, causando, assim, o problema de perdas de estoque. Com o relatório gerencial, isso fica mais organizado e os itens melhor analisados.

As diferentes formas de fazer o inventário das mercadorias podem ser um problema no seu estoque. Essas alterações podem causar graves situações na sua empresa. Pode ser um atraso na entrega dos pedidos, produtos “fantasma”, duplicar cadastros e muito mais. Se o seu negócio for um e-commerce, esses problemas podem representar o fim da sua empresa. Então, é essencial que o fluxo de produtos seja constante.

Com o relatório gerencial, observamos que há um controle mais assertivo do estoque. Com a execução correta, podemos evitar quebra no estoque, diminuição nas compras entre outros motivos. E caso tenha algum problema de segurança ou roubo de mercadorias, o relatório vai apontar o problema.

Agora que você percebeu as vantagens de aplicar o relatório gerencial no controle do seu estoque, chegou a hora de saber como aplicar no seu negócio. São passos que toda empresa pode aplicar sem medo no dia a dia.

Como criar um relatório gerencial para o seu negócio

No geral, o relatório consiste em alguns pontos, como:

• Introdução, com o assunto a ser tratado e as informações básicas para compreender o documento;
• Plano de fundo, que serve para refletir os motivos que levaram ao desenvolvimento do relatório;
• Metodologia, que aponta os métodos utilizados para tratar os dados apresentados no documento;
• Resultados, com realidades negativas e positivas a serem observadas;
• Limitações, que são os dados não inclusos do documento;
• Conclusão, com as soluções para modificar a situação atual;
• Recomendações, com diretrizes e tudo que deve ser feito de uma forma mais prática;
• Informações complementares, com citações secundárias entre outras informações.

Existem vários tipos de relatório, sendo os mais comuns os de lucros e perdas, fluxo de caixa e satisfação do cliente. O relatório gerencial de estoque possui informações específicas desse setor que contribuem para que o gestor tome uma decisão mais assertiva.

Mas você deve ter atenção, pois os relatórios de estoque devem ser realizados constantemente. A análise deve seguir acompanhando a ação em melhorar os pontos fracos desse módulo.

Qual deve ser a constância do relatório gerencial?

O tempo de desenvolvimento do documento varia de acordo com o quadro atual da sua empresa, o que você precisa analisar. Se o seu estoque está enfrentando problemas, você deve realizar em períodos menores para compreender melhor se as ações geraram resultados ou não.

Agora, se o seu negócio está no começo, pode não ter muitas informações disponibilizadas de forma organizada. Então o primeiro passo é organizar a sua empresa. Se você tem um e-commerce, o controle de cada etapa que envolve o seu produto deve ser otimizado. Antes de fazer o relatório gerencial, o seu foco deve ser organizar os principais pontos que mantém sua empresa funcionando.

Seja qual for a sua empresa, os relatórios gerenciais são essenciais para a boa performance do seu estoque. E uma forma de tornar esse processo mais fácil é contratando sistemas de gestão para armazenar e organizar as informações. Isso otimiza os seus esforços e torna o processo mais fácil. Mas se você não tem uma plataforma que organize isso, invista nas ferramentas disponíveis. Assim você realiza esse processo da melhor forma e sem sofrimento.

Perceba a importância de realizar os relatórios gerenciais. Os resultados podem ser a diferença entre um negócio de sucesso ou um fracasso, podendo levar o seu negócio ao fechamento.

Conclusão

Ainda hoje existe muita dificuldade em manter o estoque com a disposição de produtos correta. Por isso, além de utilizar os métodos de controle de estoque, você deve estar atento a todos os dados do mesmo. Os relatórios são responsáveis por trazer essas informações necessárias.

Já para a emissão desses relatórios, é necessário um software que realize esse trabalho. Um deles é o eGestor, que juntamente com essa emissão, também controla seu estoque. Facilitando assim o trabalho que você teria fazendo todo esse controle manualmente.