A execução de tarefas que fazem parte da rotina de uma empresa pode tomar a maior parte do tempo dos funcionários, e também representar uma boa parte dos gastos. Porém, com as mudanças de cenário ocasionadas pela transformação digital, uma das soluções que surgiu para ajudar a enxugar esses gastos e aumentar a produtividade das equipes é a automação de processos. 

A ideia de que computadores conseguem executar com maior índice de sucesso tarefas de rotina não é recente, e está por trás de quase todos os esforços em tecnologia recentes. Hoje, entretanto, a solução deixou de ser exclusividade dos laboratórios de tecnologia das grandes empresas para fazer parte da realidade de pequenos e médios negócios. 

A automação de processos pode fazer muito para melhor sua obtenção de resultados. A seguir entenda melhor como ela funciona e quais vantagens ela traz para a gestão da sua empresa!

O que é automação de processos?

A automação de processos é quando alguém torna um processo manual em automático, através de sistemas. Por exemplo, quando você utiliza um sistema para fazer o controle financeiro da sua empresa, você está realizando a automação desse processo.

Assim, fazer a automação de processos é otimizar partes fundamentais do seu negócio por meio da tecnologia, com aplicativos e softwares capazes de reduzir erros e melhorar sua produtividade.

Dessa forma, a automação é capaz de reduzir o tempo e trabalho necessários para executar tarefas de rotina — e, para isso, substitui processos manuais por códigos precisos e monitoráveis. Portanto, não há motivos para as suas equipes encararem a automação de processos com receio.

Na maioria das vezes, o papel do líder — principalmente no que diz respeito ao tratamento de processos operacionais — está em diminuir o esforço do colaborador. E a automação de processos surge justamente com o propósito de aumentar a eficiência dos recursos utilizados pela empresa na sua operação.

Assim, reduzir custos e aumentar a produtividade são alguns dos benefícios que sua empresa obtém com a automação de processos. Porém, como veremos a seguir, outros aspectos fazem desse investimento uma das prioridades para acelerar a gestão.

Qual o objetivo da automação de processos?

O principal objetivo da automação de processos é tornar uma operação mais eficiente. A otimização e melhoria no fluxo das tarefas automatizadas ajuda a atingir esse objetivo. Isso acontece porque com a automação é possível diminuir o tempo gasto com processos e também reduzir o retrabalho causado por erros, o que por sua vez diminui os custos com desperdícios. 

Esses são fatores que geralmente são resultantes da realização manual de atividades, e eles são eliminados – ou ao menos minimizados – com a automação de processos.

Por que fazer a automação de processos?

Com a automação de processos, a empresa torna sua operação muito mais produtiva. Isso porque com a diminuição da necessidade de execução humana das tarefas, as equipes têm mais tempo para se dedicarem a funções mais estratégicas.

Além disso, os processos que passam por uma automação possuem maior padronização na sua execução, o que significa que eles passam a ser realizados da mesma maneira sempre, de maneira contínua. Isso contribui para eliminar desvios com relação às operações realizadas.

Assim, a empresa aumenta sua competitividade dentro do seu mercado, visto que ela consegue aumentar o número de processos realizados dentro de um período de tempo, como por exemplo, responder um maior número de atendimentos de suporte.

Como fazer a automação de um processo?

A seguir alguns passos para implementar a automação de um processo na sua empresa.

Faça um mapeamento de sua empresa

O primeiro passo deve ser entender quais são os processos que sua empresa possui, juntamente com as etapas de cada um deles.

Isso vai servir para o gestor entender onde existem pontos de melhoria, quais tarefas e atividades possuem gargalos, desvios, e como a automação pode melhorar o que é feito atualmente.

Avalie o processo selecionado e seu potencial

Após o mapeamento dos processos e ser escolhido aquele a ser automatizado, é preciso fazer uma avaliação do que pretende ser feito. Isso serve para saber se é viável a automação, e também se os recursos que vão ser investidos superam os benefícios econômicos futuros, resultantes da redução de custos, prazos de execução e outros fatores de ganho no processo.

Treine todos os envolvidos

Realizar a automação de processos é mudar completamente a rotina para determinadas tarefas. Por isso, é fundamental que as equipes envolvidas recebam treinamento e orientações sobre as mudanças necessárias, pois os colaboradores são fundamentais para a implementação de processos automatizados.

Para obter os melhores resultados, é recomendável realizar um treinamento completo sobre o processo, permitindo assim uma transição gradual e maximizando o potencial do sistema.

Monitore seus processos constantemente

Após o processo de automação de um processo estar completo, é necessário manter um cronograma de avaliação e análise.

Para isso é recomendado que se estabeleçam métricas-chave para medir o desempenho do processo automatizado. Algumas dessas métricas são: tempo de execução, taxa de erro, nível de eficiência, entre outros.

Além disso, peça feedbacks frequentes dos usuários do processo para entender como está sendo a adaptação e identificar possíveis problemas. 

Você também pode utilizar ferramentas de análise de dados para coletar e analisar dados sobre o desempenho do processo automatizado. Ainda, faça revisões regulares para avaliar o desempenho do processo automatizado e identificar pontos de melhoria.

Tecnologias de automação

Existem diversas ferramentas que podem ajudar uma empresa a fazer a automação de processos dentro da sua operação. Através delas, é possível perceber possibilidades de implementação de automação em diferentes frentes de um negócio, como o marketing, financeiro, suporte, comercial, gestão de informação e outros. 

Confira a seguir algumas dessas tecnologias de automação. 

Software ERP

Um sistema de gestão empresarial pode ajudar uma empresa a realizar a automação de processos do seu controle financeiro.

Ele permite integrar processos financeiros diários, como faturamento e fluxo de caixa, além de controlar estoques, gerenciar contas a receber e a pagar, acompanhar o uso de maquinários e até mesmo calcular impostos. Ademais, ele fornece uma visão holística completa da operação da empresa e permite uma melhor tomada de decisão.

Nesse caso, plataformas para controle de estoque, finanças e lançamento de notas fiscais são apenas algumas das alternativas que podem trabalhar a favor da produtividade de sua organização.

Com um sistema completamente online, o eGestor não exige instalação e roda em qualquer plataforma, direto do navegador. Também é possível acessar o eGestor através do seu celular usando o aplicativo, o que torna possível que você tenha controle sobre as atividades da sua empresa em basicamente qualquer lugar. Afinal, depender de um único sistema operacional na hora de automatizar seus processos é um dos riscos que correm as empresas que não avaliam as soluções online.

Além disso, junto com o benefício de usar o mesmo sistema em qualquer dispositivo, sua empresa tem também a garantia de que a portabilidade será uma grande aliada. Dispositivos móveis com acesso à internet, como celulares e tablets, podem ser facilmente integrados ao mesmo ambiente de trabalho.

BPMS

BMPS é a sigla para Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócios. É uma ferramenta, geralmente utilizada em formato de software, utilizada para modelar, automatizar, medir e melhorar os processos de negócios em uma empresa.

O BMPS pode incluir recursos como fluxos de trabalho, gerenciamento de tarefas, análise de dados e integração de sistemas. Eles são projetados para aumentar a eficiência, reduzir os custos e melhorar a qualidade dos processos de negócios.

Chatbots

Chatbots são ferramentas de automação de processos de atendimento aos clientes. Projetados para simular uma conversa humana real, eles são capazes de entender e responder perguntas, realizar tarefas e fornecer informações aos usuários através de interfaces de conversa, como mensagens de texto, comandos de voz ou chat online. 

A utilização de chatbots é muito comum nas áreas de atendimento e suporte, marketing e vendas. Eles são baseados em programação de inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina (ML), o que permite que eles sejam adaptáveis e aprendam com cada interação realizada.

URA

URA, que significa Unidade de Resposta Audível, é um sistema automatizado de atendimento telefônico. Você provavelmente já ouviu alguma mensagem do tipo: “para falar sobre seu plano, disque 1. Para falar com um de nossos atendentes, disque 2.” Esse é o exemplo mais comum do que é um URA.

O sistema reconhece comandos por voz e dígitos, fornecendo uma série de opções para o usuário baseado em funções pré determinadas. Por isso, ele é muito útil para empresas que desejam fazer a automação de processos simples e corriqueiros, atendendo demandas que são comuns no dia a dia da operação.

Scripts

Um script é uma série de passos que um sistema computacional realiza a partir da entrada de um comando. Eles são programados para realizar tarefas automaticamente, sem a necessidade de interferência humana durante o processo.

Talvez você se pergunte: “tudo bem, mas o que isso tem a ver com a automação de processos da minha empresa?” 

Os scripts podem ser usados para automatizar diversos processos que envolvem realizar ações repetitivas e corriqueiras nos diversos setores de um negócio, como por exemplo: interagir com clientes, fazer agendamentos de tarefas e documentar processos.

Como selecionar processos para automatização?

Como mencionado anteriormente, o primeiro passo para fazer a automação de processos dentro de uma empresa é fazer um mapeamento de todos os processos que existem e escolher os com maior potencial de melhoria.

Isso é necessário porque talvez nem todas as tarefas que acontecem dentro de uma organização são viáveis para passarem por uma automação. Alguns dos motivos pelos quais talvez um processo não seja um bom candidato para ser automatizado:

• Complexidade: Processos complexos, com muitas etapas ou decisões, podem ser difíceis de automatizar e podem requerer soluções altamente personalizadas.
• Variedade: Processos que envolvem muitos tipos diferentes de inputs ou outus, como dados não estruturados, podem ser difíceis de automatizar.
• Mudanças frequentes: Processos que mudam frequentemente podem requerer uma manutenção constante da solução automatizada.
• Interação humana: Processos que requerem muita interação humana, como processos de atendimento ao cliente, podem ser difíceis de automatizar.
• Risco: Processos que envolvem riscos legais ou financeiros podem não ser adequados para a automação.

Quais são as vantagens da automação de processos em um negócio?

Identifica pontos fracos em suas operações

A automação de processos pode ajudar sua empresa a encontrar gargalos e desvios nas operações, visto que o processo de implementação envolve uma análise minuciosa de como ocorrem os processos a serem automatizados.

Durante a implementação da tecnologia, sua empresa precisa detectar as oportunidades certas para se automatizar. Portanto, ao longo deste trabalho, a gestão tem chance de identificar fluxos de trabalho ineficientes, e equívocos e desperdícios que tornam sua empresa menos lucrativa.

Metodologias e fluxos de trabalho otimizados

De fato, para que a automação de processos funcione, será preciso definir fluxos de trabalho metódicos e eficientes, com foco em seu negócio. Quanto a isso, a metodologia é a chance de diminuir falhas que impedem sua empresa de produzir com capacidade total.

Lembre-se: melhores entregas, prazos menores e um baixo índice de retrabalho são essenciais para um bom desempenho.

Maior produtividade nos processos

O principal motivo para se optar pela tecnologia é poder aumentar a produtividade da sua empresa sem ter de investir na ampliação do quadro de colaboradores.

Com a automação de processos, você executa mais tarefas em um tempo menor. Isso ajuda a cumprir tarefas repetitivas com maior velocidade e também vai deixar mais tempo livre para decisões que realmente fazem a diferença.

Além disso, com esse tipo de software automatizado, as pausas que seus funcionários precisam realizar entre uma atividade repetitiva e outra — para manter o nível das entregas — não são necessárias, o que também contribui na gestão do tempo.

Qualidade em larga escala

Você tem dificuldade de manter padrões de qualidade com o trabalho manual, por mais que sua equipe tenha fluxos de trabalho bem estabelecidos e metodologias eficientes? De fato, quando tratamos com recursos humanos não dá para prever o que vai influenciar nos seus resultados.

Por meio da automatização, entretanto, obter resultados padronizados e de alta qualidade é uma certeza — 100% das vezes.

Monitoramento e análise de risco

Relatórios de produtividade são um problema para calcular indicadores de performance e administrar com maior precisão os riscos de cada projeto? Então obtenha dados consolidados sobre a performance de sistemas automatizados e avalie melhor que passo dar no futuro.

Assim, concluídos ou em andamento, seus processos são sempre rastreáveis, e ainda é mais fácil exercer controle sobre seus prazos.

Soluções na nuvem: eficiência para pequenas e médias empresas

Quando o assunto é automação de processos, sistemas online são uma boa alternativa, por permitirem uma flexibilidade maior para empresas e usuários.

Aqui, sua economia resulta da disponibilidade de um serviço entre múltiplas plataformas, sem que, para isso, sua empresa precise investir em novos equipamentos.

Além disso, soluções na nuvem permitem o controle de onde quer que você esteja, com atualizações em tempo real e integração completa entre suas equipes. Quanto a isso, pequenas e médias empresas saem na vantagem, e podem obter o melhor da tecnologia por um preço menor.

Os modelos de serviços sob demanda, pagamento condicionado à utilização de recursos, número de usuários ativos e opções de monitoramento e suporte unificado, ajudam a controlar os gastos e tornam a escalada de operações menos desafiadora. Dessa forma, é possível aumentar ou diminuir a capacidade de recursos conforme a necessidade, sem comprometer o orçamento e garantir a disponibilidade e performance dos serviços e sistemas.

Além disso, esses modelos possibilitam uma maior flexibilidade e escalabilidade para as operações de negócio.

Assim, sua empresa sabe quanto custa crescer, antes mesmo de precisar tomar tal decisão.

Benefícios da automação de processos de compras

O processo de compras da sua empresa está intimamente ligado com seu controle de estoques. Por isso, realizar a automação de processos no processo de compras é uma ótima maneira de otimizar o tempo gasto com preenchimento de planilhas e atividades manuais.

Eficiência e economia

Controlar seus estoques com um sistema online vai tornar a gestão mais eficiente, pois permite que toda a sua cadeia produtiva tenha informação em tempo real.

Assim, o status de seus armazéns e fornecedores quanto à disponibilidade de um determinado produto, por exemplo, pode ser verificado a qualquer momento, de qualquer lugar.

Além disso, por se tratar de um software na nuvem, ele elimina a necessidade de repensar sua infraestrutura de software, cortando custos com relação a uma solução local.

Informação consolidada

A ferramenta oferece ainda recursos para gestão do fluxo de caixa, controle de vendas e emissão de notas fiscais. E todas essas funcionalidades em um só lugar permitem que sua empresa emita relatórios mais eficientes, com grande volume de informações condensado em um dashboard compreensivo.

De fato, a automação de processos é um dos passos mais revolucionários da tecnologia, permitindo que empresas e clientes obtenham resultados mais precisos e satisfatórios por uma parcela do investimento anterior. Com certeza, a automação vai melhorar as condições de trabalho de sua equipe e simplificar a geração de valor.

Exemplos de automação de processos

• Automação de produtividade – É a realização da automação de processos na empresa como um todo, visando um aumento da eficiência. O objetivo é melhorar o gerenciamento de tarefas relacionadas à gestão de tempo, como horários, reuniões, folgas e férias. Isso é possível através de softwares específicos que são projetados para automatizar essas tarefas, tornando-as mais eficientes e precisas. Dessa forma, é possível otimizar a gestão de recursos humanos e reduzir o esforço manual necessário para essas tarefas.
• Automação de atendimento – O atendimento é um dos setores que mais geram valor à imagem da empresa junto aos clientes. Automações de ferramentas para atender, tirar dúvidas e solucionar problemas através de diferentes canais como telefone, WhatsApp, E-mail, chat online podem tornar mais eficiente a comunicação da empresa com seu público.
• Automação de relatórios – Toda empresa precisa constantemente gerar relatórios de acompanhamento das atividades que estão realizadas. Relatórios financeiros, de vendas, estoque, produtividade e satisfação dos clientes são apenas alguns dos exemplos que são frequentemente demandados em um negócio. Portanto, é praticamente indispensável que se utilize uma ferramenta de automação que reúna os dados e emita esses relatórios de maneira organizada. Isso com certeza vai ajudar o gestor da empresa a ter melhores informações para basear a sua tomada de decisões.