Cometer erros ao emitir a NF-e é mais comum do que se imagina. Seja por falta de conhecimento ou por falta de atenção, a verdade é que ninguém está isento de cometer uma falha desse tipo. No entanto, mesmo sendo uma situação corriqueira, é necessário tentar ao máximo evitá-la, pois pode ser bastante prejudicial para o seu negócio. Veja a seguir os erros mais comuns ao emitir uma NF-e, o que fazer para que não se repitam e como contorná-los.

O que é a NF-e

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento básico emitido todas as vezes que um cliente adquire um produto ou um serviço de uma empresa que vende um item ou que presta um serviço. A nota funciona como uma comprovação da transação comercial financeira.

A emissão da nota fiscal é obrigatória e o consumidor tem o direito de exigi-la, mesmo quando a empresa não tomar a iniciativa. Quando uma empresa se recusa a emitir uma nota fiscal ela está tentando burlar o sistema financeiro de contribuição e pagamento de impostos e, certamente, será punida por isso, com multas e outras sanções.

Quais os erros mais comuns ao emitir a NF-e

Não emitir o documento, preencher com um dado errado, se confundir com os tipos de notas são alguns dos erros mais comuns. Saiba mais detalhes a seguir.

Não emitir NF-e

Isso mesmo que você está lendo. Não emitir a nota fiscal é um dos principais erros do gestor. Mas, o que pode levar o empreendedor a não emitir uma nota fiscal? Existem vários motivos, mas os principais são:

Tentativa de não pagar impostos

Sempre que uma empresa vende um produto ou serviço, ela é obrigada a emitir a nota fiscal e os tributos pagos por ela são de acordo com essas vendas. Assim, quando não lançam no sistema determinada transação, o gestor tenta evitar a cobrança de impostos.

Em função disso, muitas pessoas optam por não emitir a nota e assim, fazer uma venda fria. Isso implica que a Receita Federal não fica sabendo dessa venda. Caso seja descoberta, ela pode trazer os mais diversos transtornos à empresa.

Não querer perder tempo com a emissão da nota

Alguns gestores realmente acreditam que emitir uma nota fiscal é uma perda de tempo e que pode atrapalhar o andamento das vendas.

Mas sabemos que isso não é a realidade. Assim, emitir a nota fiscal faz com que você colabore com o pagamento de impostos e evite qualquer problema com o Fisco.

Não saber emitir a nota

Sim, pode ser que a pessoa responsável pela venda naquele momento não saiba emitir uma nota fiscal e prefira evitar essa tarefa. Mas, isso não é motivo para não emiti-las.

O processo de emitir uma nota fiscal é fácil, principalmente porque ele é feito a partir de um sistema de emissão de notas. Assim, basta você inserir os dados fiscais da empresa e dos produtos, e ao realizar a venda, já deve ser possível emitir a nota.

Ainda, isso vale para todos os tipos de nota, seja de serviço, consumidor ou de produto.

Confundir os tipos

Existem mais de um tipo de nota fiscal. Elas diferenciam as notas de produtos e de serviço, por exemplo. Isso acontece porque uma nota de produto é cobrado o ICMS; e em uma nota de serviço é cobrado o ISS.

As três notas fiscais mais comuns são:

NFS-e (Nota fiscal de serviço eletrônica)

A nota fiscal de serviços (NFS-e), como o próprio nome já diz, é emitida quando a empresa presta algum serviço ao consumidor. Por exemplo, um procedimento estético, um corte de cabelo, uma lavagem ou pintura no carro e outras atividades.

NFC-e (Nota fiscal de consumidor eletrônica)

A nota fiscal do consumidor (NFC-e) é um dos tipos mais novos de documento de controle de compra e venda de produtos e veio para substituir os cupons fiscais emitidos regularmente por grandes varejistas.

É uma nota com custo menor para o empresário, com poucas informações no papel, mas igualmente importante tanto para a empresa, quanto para os órgãos fiscalizadores e, principalmente, para o consumidor que se sente mais seguro com a compra.

NF-e (Nota fiscal de produto eletrônico)

Essa é a nota fiscal que o consumidor recebe quando compra qualquer produto. Pode ser em eletrodoméstico, uma peça de roupa ou um calçado, por exemplo.

Erro no preenchimento dos dados

Um erro clássico na emissão de notas fiscais é a confusão de informações na hora de preencher a nota. É muito comum quando o funcionário é inexperiente ou quando está com bastante sobrecarga de trabalho que acaba perdendo um pouco a concentração na hora do preenchimento.

Achar que o DANFe é a NF-e

O DANFe é um auxiliar da NF-e, possui algumas informações importantes da nota fiscal, mas não a substitui e nem tem valor fiscal.

Como evitar os erros ao emitir a NF-e

A melhor maneira de evitar a repetição desses erros é adotando um sistema de controle de notas. É uma maneira prática, fácil e eficiente de controlar todas as vendas, reduzir falhas e se manter em dia com o pagamento de impostos e tributos.

Assim, com o sistema de emissão de notas, o gestor não perde tempo, não sobrecarrega o funcionário, não corre o risco de ver os mesmos erros sendo repetidos e nem precisa temer as fiscalizações rotineiras dos órgãos que controlam os tributos na sua cidade ou no seu estado.

Outra vantagem do sistema de emissão de notas fiscais é o tempo que o gestor ganha para investir em outras tarefas que exijam maior comprometimento intelectual. Portanto, em vez de se dedicar às atividades operacionais e burocráticas, ele investe a sua energia para desenvolver o seu negócio.

A automação de emissão de notas é um procedimento moderno, com ótimo custo-benefício, fácil, prático e, principalmente, eficiente.

Cancelamento e correção

Emiti uma NF-e com erros. E agora? Existem algumas alternativas que podem contornar a situação. Veja a seguir como proceder:

Cancelamento da nota

É possível cancelar a nota, caso a mercadoria ainda não tenha saído para circulação e também se o erro for detectado e corrigido dentro de um prazo específico. Também, em alguns estados, o contribuinte tem até uma semana para cancelar uma nota errada.

Mas, como o prazo não é igual em todas as cidades, vale saber como funciona esse processo na sua região.

Nota fiscal complementar

A nota fiscal complementar é utilizada apenas em uma situação específica: quando o preço do produto foi emitido abaixo do seu valor real, sendo necessário acrescentar um valor.

Assim, no caso de uma situação oposta, quando é preciso reduzir o valor que consta na NF-e, a nota fiscal complementar não deve ser emitida. O melhor a fazer é cancelar o documento e emitir outro, dessa vez, com a informação correta.

Nota de substituição e anulação

Quando precisar corrigir uma nota fiscal modificando o valor do produto para baixo, a alternativa é emitir um novo documento para substituir e anular o primeiro. Mas esteja atento, o prazo é de até 60 dias.

Carta de correção

Por fim, temos a carta de correção eletrônica: a última alternativa para ajustar uma NF-e emitida com erros. A carta de correção é enviada à Sefaz do estado onde se localiza o emissor e deve conter as informações a serem corrigidas.

Lembrando que alguns pontos não podem ser alterados. São eles:

• Data de emissão da nota;
• Alíquotas que determinaram o valor do imposto a ser pago;
• Destinatário.

Conclusão

Os erros ao emitir uma NF-e são comuns e podem ser cometidos por qualquer pessoa que esteja à frente desta tarefa. No entanto, são falhas que devem ser combatidas e evitadas uma vez que são prejudiciais à empresa.

Além de sanções por parte dos órgãos de fiscalização, a empresa também é prejudicada pela falta de confiança que ela gera no consumidor. Assim, busque alternativas eficazes para a gestão da sua empresa e se surpreenda com os resultados.

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