Você já pensou na infinidade de conhecimento que circula dentro de uma empresa? São tantos processos, tantas práticas e pessoas produzindo e praticando conteúdos diversos que chega a ser difícil mensurar e ter noção do tamanho desses acontecimentos. Assim, nesse momento que entra a gestão de conhecimento.

Uma ferramenta indispensável para facilitar e aperfeiçoar a tomada de decisões do gestor e fazer com que processos, pessoas e informações funcionem em sintonia, trazendo vantagens fundamentais para o posicionamento da empresa no mercado. Então, vamos saber mais a seguir?

O que é gestão de conhecimento? 

Gestão do conhecimento significa administrar as informações. Assim, trazendo para o ambiente corporativo, trata-se da gestão de aptidões pertencentes aos colaboradores e que influenciam diretamente nas atividades desempenhadas no local de trabalho.

Mas, para aplicar a gestão de conhecimento é necessário conhecer a empresa e sua equipe, descobrir as competências, dados e informações que todos possuem, transformar tudo isso em processos úteis e vantajosos e pôr em prática.

Com isso, a empresa consegue ter uma visão mais ampla e aprofundada dos seus recursos humanos, saber onde e como investir para melhorá-los, além de poder direcionar melhor as demandas de acordo com as possibilidades de cada indivíduo.

Além de ser direcionada aos profissionais, a gestão de conhecimento também deve ser desenvolvida a partir das próprias metodologias da empresa, suas tecnologias, seus equipamentos, seus softwares e armazenamento de dados.

Portanto, a ideia é cruzar todas essas informações e verificar como é possível aperfeiçoar as tarefas empresariais a partir do uso inteligente e personalizado de todas as habilidades humanas e tecnológicas.

Três pilares da gestão de conhecimento

Podemos dizer que a gestão de conhecimento é estruturada em cima de três pilares, a saber:

1. Processos: são as avaliações, as auditorias, os mapas criados, as tarefas implementadas e tudo o mais que permite que o fluxo de criação e produção aconteça, levando dados e informações para todos.
2. Pessoas: envolve todas as pessoas de todos os níveis gerenciais e suas respectivas aptidões e conhecimento. Por isso que, para falarmos de gestão de conhecimento, é preciso falar em estruturação organizacional.
3. Tecnologias: é o que possibilita que o conhecimento e sua gestão aconteçam e sejam transmitidos uns aos outros. São os recursos tecnológicos que a empresa possui que mantém pessoas e dados conectados.

Quais objetivos da gestão do conhecimento? 

O objetivo principal da gestão do conhecimento é ligar as pontas de dois fatores existentes: as necessidades da empresa e os conhecimentos de cada colaborador. Dessa forma, é possível preencher as possíveis lacunas dentro da organização com os recursos que cada funcionário possui. Além disso, podemos citar:

Melhorar ambiente organizacional 

Quando a gestão do conhecimento é vista como importante para a empresa, ela busca maneiras de incentivar a capacitação, o treinamento e a disseminação do conhecimento dentro da equipe.

Assim, com essas ações, o gestor consegue criar um clima mais agradável dentro do ambiente, valorizando o esforço do funcionário em aprender mais e reconhecendo seus talentos. 

Então, a gestão do conhecimento busca tornar o ambiente organizacional mais acolhedor nesse sentido, mais confortável e favorável às mudanças comportamentais e intelectuais.

Realçar o conhecimento existente 

Outro objetivo da gestão do conhecimento é destacar aquela habilidade que já existe e trazê-la à tona. Sabemos que nem sempre o gestor tem um conhecimento completo de todas as competências de seus funcionários.

Por mais que seja feita uma boa e minuciosa seleção, não significa que é possível identificar todas as informações que aquele sujeito carrega. Principalmente, porque quando falamos em conhecimento, não estamos falando apenas de estudos e certificados.

Conhecimento é toda a carga de informações que o indivíduo possui e conquista ao longo dos seus dias, de suas experiências, o que ele faz com suas referências, suas práticas comportamentais e emocionais.

Então, a gestão do conhecimento busca uma visão mais ampla e aprofundada desse tipo de informação. Com base e em cima dessa curadoria de dados é que o gestor poderá trabalhar a melhor forma de usar aquele resultado para o bem do negócio.

Difundir o acesso ao conhecimento 

O terceiro objetivo da gestão do conhecimento é a disseminação do mesmo, ou seja, o repasse desses dados para outros, o que pode ser feito através de treinamentos, capacitações, mentorias e outras formas.

A transferência de conhecimento pode ser feita dentro da própria equipe de trabalho, com escolha de um líder para aquele momento. E também pode ser feito com contratação de alguém específico para buscar, aperfeiçoar ou estimular aquela prática que está, porventura, escondida.

É importante que o acesso fácil, contínuo e correto a essas informações seja estimulado pela empresa e componha os seus valores e a sua forma de ver o mundo e não tenha um objetivo específico e temporário.

Qual a importância da gestão do conhecimento? 

A gestão do conhecimento é fundamental para a empresa por inúmeras razões. A primeira delas é a própria reunião de informações, afinal, sabemos que toda organização possui planejamentos e processos.

Ou seja, de uma forma ou de outra, o conhecimento está presente em todas as empresas, não importa o seu ramo de atuação ou o seu tamanho. Sabendo disso, não é possível ignorar a importância de gerenciá-lo para saber utilizá-lo melhor.

Além disso, podemos citar outras vantagens, tais como:

Não depender do conhecimento técnico de apenas um colaborador

Imagine que apenas um funcionário da sua empresa sabe como executar determinada função e, de uma hora para outra, esse funcionário precisa se ausentar da empresa, de forma definitiva. Como lidar com isso?

A gestão do conhecimento é importante não apenas para aumentar o leque de possibilidades, capacitando um maior número de pessoas em relação àquela atividade, mas também serve para reter os bons profissionais com valorização e reconhecimento.

Por isso, deve ser feito um mapeamento de quem sabe fazer o quê, armazenar esses dados, incentivar a sua prática e aprimorá-la para que seja aplicada quando necessário.

Aumentar a produtividade da equipe

A gestão do conhecimento passeia pelo reconhecimento do colaborador, valorizando suas competências atuais e incentivando a aquisição de outras novas. Assim, essas ações impactam diretamente no desempenho da equipe e aumentam a sua produtividade.

Quando atua em um ambiente em que se sente valorizado, que se sente reconhecido e importante para a empresa, o funcionário consegue trabalhar muito melhor, oferecendo mais e aperfeiçoando as suas ações. 

Além do mais, o acesso rápido às informações facilita a resolução de problemas, o que também é fundamental para o andamento e eficiência dos processos.

Identificar habilidades e competências escondidas

É de grande importância para o gestor conhecer mais de perto a sua equipe de trabalho, saber como ela funciona, como ela executa determinada atividade, quais são as suas fraquezas e as suas forças.

Com isso, ele consegue traçar os melhores caminhos, pois sabe exatamente o que tem à disposição e o que precisa ser aperfeiçoado para dar continuidade às ações da empresa.

Agilizar processos e potencializar os resultados

A eficiência no cumprimento de tarefas depende de conhecimento técnico, de agilidade e de estrutura física que sirva de suporte. Assim, quando a equipe tem tudo isso ao alcance, ela consegue trabalhar com mais afinco e os processos se tornam mais rápidos e eficazes.

Ganhar competitividade no mercado com a gestão de conhecimento

Profissionais comprometidos, processos mais eficientes, custos reduzidos, habilidades reconhecidas, estimuladas e aperfeiçoadas, além do compromisso da empresa em perpetuar a gestão do conhecimento são motivos suficientes para que essa organização consiga superar seu concorrente, conquistando uma posição de destaque no mercado.

Precisamos lembrar que o conhecimento já está presente em todas as organizações. O que deve ser debatido é o seu gerenciamento e a melhor forma de fazer isso.

Como difundir a gestão do conhecimento dentro do ambiente corporativo? 

Na prática, como é possível aplicar o sistema de gestão do conhecimento dentro de uma organização? Em primeiro lugar, é preciso deixar claro que essa é uma mudança estrutural, definitiva e contínua. Não é uma estratégia de curto prazo e nem deve ter data para terminar, uma vez que é uma demanda do mercado.

Portanto, veja a seguir de que forma a empresa pode começar a tirar a gestão do conhecimento do papel em quatro passos simples e eficientes.

Entender como a empresa está 

O passo número um é fazer um diagnóstico da empresa, um estudo geral de como está a situação do negócio nesse quesito e em todos os outros também. O que avaliar:

Pessoas

Quem são as pessoas que atuam no ambiente corporativo? É necessário saber as formações, conhecimentos e habilidades. Assim como também é importante deixar claro os papéis que essas executam dentro da empresa.

De que forma essas pessoas se comunicam umas com as outras? Verifique se existe algum obstáculo que impede a interação completa, tais como religião, posicionamento político, questão racial ou sexual que estimule a criação de grupos fechados.

Processos

Os processos são as tarefas, executadas em sequência, para a obtenção de resultados. Afinal, toda organização tem uma forma de trabalho e segue uma lógica de atividades para garantir que, ao final do dia, tudo tenha saído como o planejado.

Assim, na hora de analisar esses processos, é preciso reconhecê-los e, também, os resultados alcançados. Portanto, é importante olhar para essa atividade com honestidade e crítica em busca de erros que podem, e devem, ser corrigidos. O que listar:

• Quais processos existem?
• Como eles acontecem?
• Quem os executa?
• Quais resultados oferecem?
• Tais resultados são condizentes com o que a empresa espera e precisa?
• Como poderiam ser melhorados?
• O que precisa ser melhorado?

Conhecimento

Toda empresa possui conhecimento. Nessa análise, é preciso saber: quais são essas informações? Onde estão armazenadas? Quem tem acesso e quem produz esse conhecimento? Como é a disseminação de tais informações?

Cultura organizacional

Partindo para uma análise mais estrutural do negócio, devemos discutir o comportamento da empresa em relação à democratização do conhecimento. A organização tem uma cultura de incentivo e valorização da busca pelo aprendizado?

Como o estudo é percebido pela empresa? Como uma necessidade ou algo supérfluo? E a troca de informações? Também é estimulada ou existem barreiras que impedem o fluxo desse conteúdo? 

Ainda falando em cultura organizacional, é preciso ressaltar a importância da comunicação dentro da empresa e entre os setores. Assim, o ideal é que haja uma estrutura simples e eficiente que estimule o diálogo entre os colaboradores e o seu aperfeiçoamento. 

A comunicação organizacional, portanto, é um ponto a ser discutido e melhorado. Ou seja, caso não exista um sistema do tipo, deve ser criado.

Tecnologia

A tecnologia é o que permite que essas informações sejam compartilhadas, possibilitando a execução de vários processos, bem como a eficiência e a rapidez nos resultados obtidos. O que analisar?

Quais recursos são utilizados para armazenar esse conhecimento? Quem tem acesso a eles? Qual é a segurança desse espaço? Existem outras opções, igualmente viáveis ou melhores, que possam ser implementadas?

Todos os sistemas, softwares, programas, plataformas, aplicativos e demais ferramentas de comunicação e gerenciamento de informações estão atualizados, possuem licença e estão em perfeito estado?

A partir do levantamento honesto e minucioso de todas essas informações, é possível chegar a um diagnóstico preciso e seguro de como está o terreno. Daí em diante, é muito mais fácil traçar um plano para adotar a gestão do conhecimento.

Criar um planejamento 

O próximo passo é planejar. Nessa segunda fase, é necessário definir três pontos, a saber:

Visão

A visão é aquela imagem do futuro. É uma projeção do que o gestor deseja para a empresa. É como ele imagina que a empresa estará lá na frente, depois que tudo estiver sob controle.

A visão pode ser pensada a médio e longo prazo. Também é interessante pensar em como o gestor deseja que a sua empresa seja vista no futuro. Qual imagem a organização deve passar para o mercado?

Com essa imagem projetada na cabeça, e posteriormente passada para o papel, fica mais fácil traçar os objetivos e mais estimulante alcançá-los.

Objetivo

O objetivo é uma definição mais específica. É o que a empresa deve fazer para atingir a visão criada no passo anterior. Obviamente, talvez o gestor precise traçar vários objetivos para atingir a posição almejada do negócio.

Mas, ele deve agir com foco e clareza e eleger aqueles que, quando forem conquistados, causarão mais impacto. São objetivos considerados mais importantes, urgentes e que abrirão portas para que os próximos possam se concretizar também.

Algumas perguntas importantes na hora de definir esses objetivos:

• Do que a empresa precisa?
• Por que isso é importante?
• Como é possível atingir esses objetivos?
• Em quanto tempo eu preciso que isso aconteça?
• É um objetivo viável?
• A partir do diagnóstico da empresa, quais são os objetivos mais importantes para mudar o momento atual do negócio?

Estratégias

O passo seguinte é a definição das estratégias para alcançar os objetivos listados no tópico anterior. O que deve conter nesse checklist:

• Qual é o objetivo?
• O que deve ser feito para alcançá-lo?
• Quais são as etapas de cada estratégia?
• Quem ficará responsável por cada parte do trabalho?
• Em quanto tempo é possível atingir essa meta?

Prazos

A definição de prazos é fundamental porque é o que vai nortear a execução das tarefas pensadas na definição de estratégias.

É importante que os prazos sejam viáveis e acessíveis a todos os responsáveis pelo seu cumprimento.

Por em prática através de testes 

O passo seguinte para aplicar a gestão do conhecimento é testar. Ou seja, colocar em prática tudo que foi estudado, definido e mensurado. Aqui, é necessário pensar em um prazo para averiguar os resultados.

Durante o período de teste é imprescindível que todo o processo seja estudado profundamente e tudo que foi definido seja, realmente, implantado. Essa é uma fase exploratória, de descobrir como funciona, de fazer acontecer para, depois, pensar em melhorar.

Assim, com esse projeto piloto, o gestor e toda a sua equipe poderão saber o que funciona, o que não dá certo, o que pode ser aperfeiçoado, se determinado objetivo realmente é o ideal para aquele momento, dentre outras questões. 

Implementar 

Por fim, temos a fase de implementação. Depois que as arestas do projeto piloto forem aparadas, é o momento de adotá-lo como definitivo. Alguns pontos são importantes para que esse novo momento seja bem sucedido:

Pensar e adotar indicadores de sucesso

Os indicadores de sucesso são aqueles pontos nos quais a empresa deseja chegar e que deve nortear o cumprimento das etapas.

Criar um plano eficiente de comunicação

Para que as informações cheguem a todos os envolvidos, deve existir um sistema de comunicação eficiente e fácil de ser compreendido.

Criar um plano de recompensas

Como forma de incentivar a troca de conhecimento e a busca por novas habilidades é interessante pensar em maneiras de premiar a todos. Contudo, a recompensa não precisa ser em forma de dinheiro, muitas vezes o reconhecimento profissional pode ser muito mais estimulante.

Adotar métricas de avaliação

As métricas são as responsáveis por avaliar a evolução do sistema implantado, a obtenção de bons resultados e o cumprimento das etapas e dos prazos.

Apresentar os resultados

Esse é o momento de mostrar para todos os resultados do trabalho desenvolvido. É um evento muito importante porque deixa claro o quanto a participação de cada colaborador é valiosa para o crescimento da empresa. Também é uma maneira de motivar e engajar cada vez mais a equipe.

Como a liderança pode ajudar na implementação da gestão do conhecimento? 

Adotar novas práticas dentro do ambiente de trabalho não é fácil. Pelo contrário, pode ser bastante desafiador, ainda que seja motivado por um benefício que vai trazer resultados a médio e longo prazo para todos.

Por isso, o gestor precisa desempenhar seu papel de liderança e construir, junto com a equipe, um processo tranquilo de implantação e adesão ao sistema de gestão do conhecimento. E como ele pode fazer isso?

Motivando a equipe 

A equipe deve saber que a empresa espera algo dela, e que vai além das funções básicas. Esse incentivo deve ser feito de forma honesta. Além disso, planejar, criar e aplicar um programa de recompensas, que realmente seja vantajoso para todos, é uma alternativa que sempre dá muito certo.

Fazendo a ligação entre os membros da equipe 

Todos os setores devem estar engajados nessa transformação. Contudo, sabemos que existem muitos entraves que dificultam a boa relação entre todos os colaboradores, ainda que pertençam à mesma equipe de trabalho.

Nesse caso, o gestor pode intermediar essas relações, buscando maneiras de amenizar conflitos, servindo de ponte para que haja uma interação entre todos e, até mesmo, solucionando questões que dificultam o alinhamento de ideias.

Incentivando a busca por conhecimento 

Seja por um plano de recompensas ou, até mesmo, por um diálogo sincero, direto e com informações úteis, o gestor pode exercer o papel de influenciador e estimular o aprimoramento intelectual de todos.

Obviamente, a adesão genuína depende também da própria cultura organizacional da empresa e das oportunidades que podem ser atraentes para o colaborador. Por isso, também devem ser pensadas estratégias reais de reconhecimento profissional.

Compartilhando informações 

Também deve ser uma função do gestor pensar em maneiras de tornar as informações acessíveis para a equipe de trabalho. Para isso, é necessário criar uma rede de comunicação eficaz, viável, acessível e fácil de executar.

Além disso, promover encontros, que são eventos valiosos para a troca de conhecimento e conceder informações importantes de gestão também são maneiras de trazer a equipe para mais perto da administração e obter um engajamento genuíno.

Conclusão

Como vimos, a gestão de conhecimento envolve atividades de identificação, armazenamento e aplicação das informações que participam dos processos de uma empresa, bem como das habilidades e competências dos colaboradores. Assim, a implantação desse sistema possibilita muitas vantagens ao negócio, como melhoria do ambiente organizacional, valorização dos funcionários e aumento da competitividade da organização dentro do mercado. Dessa forma, a empresa que ainda não adota a gestão de conhecimento pode experimentar essa estratégia a partir de testes e, só depois, implantar o sistema de forma definitiva. Certamente, um processo que renderá muitos benefícios para o desenvolvimento sustentável do negócio.