Cada vez mais a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) tem se tornado uma realidade corriqueira em várias empresas brasileiras. Em alguns casos, é necessário utilizar a carta de correção eletrônica (CC-e) para corrigir erros na documentação. Presente na legislação desde outubro de 2005, a NF-e trouxe inúmeros benefícios nas relações comerciais, tais como:

• redução de custos na impressão de documentos fiscais,
• melhor gerenciamento de notas emitidas,
• sem a necessidade de ocupar muito espaço físico,
• incentivo ao comércio eletrônico
• bem como o uso de novas tecnologias.

Entretanto, como qualquer atividade humana, a emissão de Nota Fiscal Eletrônica não está livre de erros. A NF-e veio para substituir os antigos blocos de notas fiscais. Da mesma forma, a Carta de Correção Eletrônica (CC-e) substituiu os formulários em papel. Além disso, por ser digital, é mais segura e também mais prática.

Até então, até 2012, cada empresa poderia ter seu próprio modelo, desde que respeitasse determinadas regras. A partir de 2012, a carta passou a ser obrigatória e integrada ao SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).

O que é uma Carta de Correção Eletrônica

A CC-e é um documento eletrônico para ajustar dados da NF-e. Ela só pode ser utilizada após a autorização do documento fiscal pela SEFAZ. A emissão da CC-e é permitida em até 30 dias.

Contudo, não é possível modificar campos essenciais como a data ou valores tributários. A CC-e é um arquivo em formato XML. Ele funciona como um evento vinculado à nota fiscal original e pode ser verificado no portal.

Prazos da CC-e

Após emitida, a empresa pode cancelar uma NF-e num prazo máximo de 24 horas. O sistema inicia a contagem deste período a partir da autorização da nota. A empresa usa esse recurso quando o cliente desiste da compra.

Além disso, o recurso também é útil caso você encontre erros de digitação antes do envio da nota. Após o cancelamento, a empresa não pode recuperar a nota nem emitir uma carta de correção para ela.

A CC-e, por outro lado, tem um prazo máximo de 30 dias (720 horas) após a aprovação da nota fiscal. O emissor pode fazê-la mais de uma vez, com um limite de até 20 cartas por NF-e. Contudo, todas as informações retificadas anteriormente devem estar sempre consolidadas na última carta de correção eletrônica.

O mesmo prazo vale para Notas Fiscais de Serviço (NFS-e) e Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). É importante notar que a empresa não pode emitir CC-e. Isso se aplica para uma nota fiscal que tenha mais de 30 dias.

Importante: o prazo geral da Sefaz para cancelar uma NF-e é de 24 horas. No entanto, esse tempo pode variar conforme a legislação de cada estado. Assim, é fundamental que sua empresa consulte as regras específicas do seu estado, especialmente se a mercadoria já tiver circulado.

O que pode ser corrigido com a Carta de Correção Eletrônica?

Você pode utilizar a CC-e para corrigir os seguintes erros das notas fiscais:

• Dados do emitente ou do destinatário: É vedada a modificação do CNPJ, da razão social ou do endereço de qualquer um dos envolvidos.
• Valores que impactam o cálculo de impostos: Incluem-se aqui a base de cálculo, alíquotas ou o montante dos tributos.
• Data de expedição: A data original de emissão da NF-e é imutável.

A emissão da CC-e pode ser inviável por outro motivo. Isso ocorre se o destinatário já manifestou “Ciência da Operação” no sistema da Sefaz. Nesses casos, o cancelamento ou a emissão de nota complementar se tornam as únicas alternativas..

O que a Carta de Correção Eletrônica não pode corrigir?

O emissor não pode corrigir todos os campos através de uma CC-e. A empresa deve retificar algumas informações somente cancelando a nota ou emitindo uma nota complementar. Especificamente, para a venda de mercadorias, os campos proibidos são:

• A data de emissão ou de saída não pode ser alterada via CC-e. Isso ocorre porque esses campos impactam diretamente a apuração dos impostos;
• Correção de dados cadastrais como razão social e endereço do remetente ou do destinatário, se for alterar o campo por completo; além disso
• Alíquotas, valores unitários, quantidades ou qualquer outro campo que altere o valor de impostos ou tributos.

Notas Fiscais de Serviços

As cartas de correção para Notas Fiscais de Serviço (NFS-e) podem ter legislações diferentes para cada município. Por isso, é necessário se informar sobre as regras locais. De forma geral, você pode corrigir a descrição do serviço.

A CC-e não pode retificar completamente os dados do emissor ou do tomador. Além disso, não altera campos que afetam o valor ou a data dos impostos.

A carta de correção eletrônica pode ser feita no mesmo sistema emissor de NFS-e.

O que escrever?

Não existe um padrão de escrita para a carta. O emissor deve apenas ter o cuidado de descrever de forma clara e precisa a retificação que está sendo feita.

Nesse sentido, deve-se evitar o uso de acentos ou símbolos especiais. Além disso, o texto não deve ultrapassar o limite de 1000 caracteres. Veja, por exemplo, alguns casos:

• Altera-se o campo peso de 10 kg para 20 kg;
• Altera-se o campo endereço de Rua 1 para Rua 2; ou
• Altera-se o campo placa do veículo de XXX-0000 para XXX-0001.

Impressão

A impressão da CC-e não é obrigatória. No entanto, é importante anexá-la à nota fiscal para detalhar a operação ao transportador. Nem todos os sistemas permitem a visualização ou impressão da CC-e. Para isso, o emissor deverá acessar o portal da NF-e e acessar a opção “Consultar NF-e completa” da aba “Serviços”.

Após digitar a chave de acesso da NF-e, basta imprimir a página. Caso você receba uma nota fiscal sem a CC-e, pode fazer a consulta. Além do portal da NF-e, existem sistemas que se integram à SEFAZ. Assim, o sistema permite acessar todas as CC-es associadas às notas fiscais de forma automática.

XML

É praxe enviar o XML da Nota Fiscal Eletrônica ao destinatário. Da mesma forma, o emissor também precisa enviar o XML da carta de correção. O XML da nota fiscal e o da carta de correção eletrônica são diferentes e ficam sempre em arquivos separados.

O XML da Carta de Correção Eletrônica é um documento fiscal tão importante quanto o da NF-e original. Por isso, é fundamental que a empresa salve e armazene ambos os arquivos juntos. Dessa forma, eles ficam organizados para a fiscalização e para o envio ao contador.

Fiscalização

A mercadoria pode trafegar sem a necessidade da carta estar anexada à nota fiscal. Assim, no caso de fiscalização, o agente não cobrará a CC-e. Ele poderá consultar na internet através da chave da Nota Fiscal Eletrônica. A partir daí, visualizará a validade da nota fiscal e a existência de possíveis cartas de correção.

Como emitir a CC-e?

A partir de 1º de janeiro de 2017, os emissores gratuitos de nota fiscal serão descontinuados. Dessa forma, cada empresa tem optado por utilizar soluções próprias, incorporadas e adaptadas aos seus sistemas internos. A maioria desses sistemas proprietários possuem a opção de emitir cartas de correção para sanar erros das notas fiscais.

O que poderá variar entre eles é o passo a passo para fazer essa emissão, mas todos, em teoria, têm validade fiscal. Vale lembrar que, desde 2012, é obrigatória a correção eletrônica. Os antigos formulários impressos estão proibidos para correção de eventuais erros da NF-e.

Entretanto, existe um passo a passo básico:

• Entre no sistema da sua companhia ou na plataforma de emissão de NF-e.
• Localize a funcionalidade para gerar a Carta de Correção Eletrônica (CC-e).
• Insira a chave de acesso da NF-e que necessita de ajuste.
• Redija a correção de maneira clara e sucinta, utilizando no máximo 1000 caracteres.
• Emita e assine a CC-e com o seu certificado digital e transmita-a à SEFAZ.
• Aguarde a validação da SEFAZ e monitore o andamento do evento.

Alternativas à Carta de Correção Eletrônica

Como exposto acima, a legislação proíbe a emissão de cartas de correção que modifiquem o valor dos impostos. No entanto, caso não seja mais possível cancelar a nota fiscal, existem algumas saídas práticas para contornar erros do tipo.

• Quando há valor de impostos a menos: Corrija emitindo uma nota fiscal complementar, incluindo a diferença para chegar no valor de imposto correto.
• Quando há valor de impostos a mais: A solução é pedir a devolução da nota. Em seguida, a empresa deve emitir uma nova nota com o valor correto.

Conclusão

Enfim, a CC-e é uma alternativa fácil e prática para corrigir a NF-e. Ela é muito mais simples que os antigos blocos fiscais, além de incentivar o uso de novas tecnologias. Em 2012 ela se tornou obrigatória junto com o Sped.

Ainda assim, é de suma importância ficar atento aos prazos de emissão tanto da nota fiscal, quanto da Carta de Correção Eletrônica. Por exemplo, uma empresa pode cancelar a NF-e em até 24 horas. É importante saber que, uma vez cancelada, o emissor não pode recuperar a nota.

No caso da CC-e, o prazo é maior. O emissor pode fazê-la em até 30 dias (720 horas) após a aprovação da nota fiscal. Entretanto, existe um limite de até 20 cartas de correção eletrônica por nota fiscal. O prazo é semelhante no caso de Notas Fiscais de Serviço (NFS-e) e Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

É importante ressaltar que a Carta de Correção Eletrônica não corrige todos os erros. Ou seja, ela não resolve qualquer tipo de problema na nota.

Por fim, não existe um padrão para a escritura da Carta. Contudo, há algumas restrições de escrita. Nesse caso, deve-se evitar o uso de acentos. Adicionalmente, o texto não pode ultrapassar 1000 caracteres.

As formas de emissão da CC-e variam entre as empresas. Isso ocorre porque cada uma costuma utilizar soluções próprias, integradas a seus sistemas. A maioria desses sistemas possui a opção de emitir a carta de correção. A única diferença entre eles pode ser o passo a passo ou o prazo interno.