Gerir a folha de pagamento é uma das principais funções do departamento de recursos humanos de uma organização empresarial ou instituição pública. O trabalho deve atender as exigências da legislação trabalhista e outras condições estabelecidas em acordo coletivo, entre patrões e empregados. Assim, a elaboração da folha de pagamento exige muita atenção para evitar descontos indevidos, o que acarreta muitos transtornos tanto para a empresa quanto para o empregado. Entre os vários descontos que poderão ocorrer na folha de pagamento, temos o vale transporte, que é uma obrigação legal e um benefício para o trabalhador. Mas, como calcular o desconto vale transporte na folha de pagamento? Primeiramente é preciso entender o conceito de folha de pagamento:

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento que contém informações relativas à remuneração de cada funcionário da empresa. Nela constam o salário bruto, descontos previstos na legislação trabalhista, previdenciária e tributária e, por fim, o salário líquido do funcionário.

A folha de pagamento tem três funções básicas: operacional, fiscal e contábil. É uma exigência legal, que deve ser cumprida com total atenção pelo departamento de recursos humanos, a fim de evitar penalidades decorrentes de ações fiscalizatórias, além das ações trabalhistas.

Elaboração da folha de pagamento

O modelo da folha de pagamento varia de uma empresa para outra. Porém, todas têm que seguir os critérios da legislação. A remuneração do funcionário corresponde ao salário estabelecido no contrato, pagamento de horas extras, adicionais noturnos, adicional de periculosidade e insalubridade, comissão, entre outros pagamentos. Os descontos incluem a contribuição previdenciária, imposto de renda, contribuição sindical, faltas, atrasos, despesas de convênios autorizados pelo funcionário, parcelas de empréstimos consignados e, claro, o desconto vale transporte.

A folha de pagamento deve conter as seguintes informações:

• Nome completo do funcionário
• Cargo ocupado
• Data da admissão
• Valor do salário bruto do empregado
• Pagamentos adicionais
• Descontos de encargos sociais
• Faltas, atrasos e licenças médicas
• Valor do salário líquido
• Forma de pagamento
• Data de pagamento

Vale transporte: benefício e obrigação legal

O desconto vale transporte é um benefício antecipado pelo empregador para que o funcionário possa se deslocar de casa para o trabalho e vice-versa. Ele deve ser concedido aos trabalhadores da iniciativa privada, empregados domésticos, servidores públicos federais, trabalhadores temporários, atletas profissionais.

O desconto vale transporte tem que cobrir a despesa total para a viagem, mesmo quando o trabalhador é obrigado a usar dois ou mais meios de transporte na ida e na volta. Não existe previsão legal sobre distância mínima a ser percorrida até o local de trabalho.

O benefício poderá ser utilizado em meios de transporte coletivo urbano, municipal, intermunicipal ou interestadual, gerenciados pelo poder público.

Quando a empresa realiza o transporte de funcionários em frota própria ou contratada não é obrigada a fornecer o desconto vale transporte, exceto se o roteiro não cobrir integralmente o trajeto que o empregado faz de casa até o local de trabalho.

Neste caso, o empregador tem que fornecer o desconto vale transporte para os trechos não atendidos pelo serviço oferecido pela empresa.

Requisitos para a concessão do vale transporte

Para requerer o desconto vale transporte, o empregado precisa formalizar um pedido por escrito, com as seguintes informações: endereço da residência, meios de transporte utilizados para se deslocar até a empresa e vice-versa, número de deslocamentos necessários no trajeto residência/empresa/residência. O funcionário que apresentar informações falsas para se beneficiar do desconto vale transporte está sujeito à demissão por justa causa, dada a gravidade da falta. Qualquer alteração, ao longo do contrato de trabalho, deve ser comunicada por escrito ao empregador.

Por exemplo, se hoje o funcionário utiliza duas conduções para ir e duas para voltar, mas daqui a alguns meses passar a usar um meio de transporte próprio por ter mudado de residência, deve informar o patrão para não incorrer em falta grave, a qual poderá culminar com a rescisão contratual por justa causa.

Qual a forma de custeio do vale transporte?

O vale transporte é custeado pela empresa e pelo trabalhador. O empregado que recebe vale transporte terá um desconto mensal de até 6% sobre o salário base, excluídas vantagens e adicionais. Por exemplo, se o funcionário tem um salário bruto de R$ 1.500,00, o desconto na folha de pagamento será de R$ 90,00 (1.500 x 6%).

A empresa terá que pagar a diferença entre a despesa total com o transporte e o valor descontado do empregado. Se o gasto mensal com transporte coletivo é de R$ 280,00, a empresa terá que pagar R$ 170,00.

Veja outro exemplo. Um funcionário que recebe R$ 2.800,00 (salário bruto) e precisa utilizar o transporte público duas vezes ao dia, totalizando uma despesa mensal de R$ 120,00. Neste caso, o valor do desconto integral (6% do salário bruto) é superior ao valor necessário para cobrir o custo do transporte coletivo. Sendo assim, a empresa não poderá descontar o valor correspondente a 6% do salário, o que equivale, neste exemplo, a R$ 168,00.

A empresa não é obrigada a descontar essa parcela do trabalhador. Algumas companhias têm uma política diferenciada para proporcionar melhores benefícios aos empregados. Mas esse tipo de medida deve ser adotada com planejamento porque alterações futuras pode gerar insatisfação entre os funcionários, entre outros problemas.

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Vale transporte tem natureza salarial?

Não, o benefício do vale transporte não possui natureza salarial. Portanto, o vale transporte não poderá ser incorporado à remuneração dos empregados. O vale transporte também não é adicionado à base legal para a incidência de contribuição previdenciária, imposto de renda e FGTS.

O que acontece em caso de demissão?

Quando o empregado é demitido, a empresa poderá solicitar a devolução dos vales ainda não utilizados. Se o empregado não devolver, a empresa poderá efetuar o desconto, proporcional aos vales efetivamente utilizados, na rescisão do contrato de trabalho.

Vale transporte pode ser substituído?

A legislação veda ao empregador a substituição do vale transporte por antecipação em dinheiro ou qualquer outra forma de pagamento. Portanto, a empresa não pode conceder vale combustível ou efetuar o pagamento de combustível em substituição ao vale transporte.

O pagamento de vale transporte em dinheiro só é possível quando o empregado desembolsa o valor necessário para o transporte ou o fornecedor dos vales, por alguma razão, atrasa a entrega.

Gestão da folha de pagamento: controle rigoroso

A empresa deve fazer um controle rigoroso da folha de pagamento não apenas para evitar pagamentos indevidos, mas para acompanhar a evolução de despesas com pessoal e o impacto desses custos sobre o faturamento da empresa. Há diversos softwares específicos para a gestão da folha de pagamento, como o eGestor, que torna a rotina do departamento de recursos humanos mais fácil e ágil.

A folha de pagamento fornece informações importantíssimas ao planejamento financeiro da empresa como por exemplo o pagamento de férias, 13º salário, FGTS, contribuição previdenciária patronal, imposto de renda, entre outras despesas importantes.

Com as informações da folha de pagamento, a empresa consegue fazer o planejamento financeiro com mais precisão, inclusive com a criação de reserva para cobrir despesas extraordinárias, evitando desequilíbrios no fluxo de caixa. Utilizando softwares gerenciais, a empresa consegue ter em mãos os relatórios mais importantes para analisar as finanças e projetar cenários. Com essas planilhas o gestor controla melhor os custos que a empresa tem com funcionários.

A folha de pagamento fornece informações importantes como, por exemplo, o absenteísmo e quantidade de horas extras. Com esses dados, a empresa pode definir medidas para reduzir a quantidade de faltas (que podem ocorrer por doenças ocupacionais) e ajustar processos a fim de reduzir o desperdício de tempo nas operações da empresa, diminuindo, assim, as despesas com horas extras.

eGestor

Utilizando o eGestor, você pode gerenciar toda a folha de pagamentos de sua empresa, calcular o valor de comissionamento para seus funcionários, além de registrar todas as vendas realizadas, dentre muitas outras funções, tudo isto de uma forma totalmente online e automatizada!