Você sabe como ocorre a emissão de NF-e para MEI? Conhece todos os passos para emitir documentos corretamente e alternativas ao emissor gratuito, que não poderá mais ser usado?

Muitos microempreendedores ainda têm incertezas, que surgem no momento de faturar uma venda. Por um lado, algumas etapas são de fácil entendimento, mesmo que sejam iguais às de negócios de portes maiores. Por outro, há informações que exigem cuidado considerável no preenchimento, por serem um pouco mais complexas.

Agora, vamos esclarecer como MEIs podem emitir suas notas fiscais de forma simples, em apenas oito passos.

1. Credenciamento da empresa para emissão

O primeiro passo para qualquer empresa emitir notas fiscais é estar credenciada pela Secretaria da Fazenda de seu estado como emissora. Do contrário, não consegue finalizar as emissões e obter os documentos.

O processo é simples. Basta que o responsável acesse o site da Secretaria do estado, preencha os dados solicitados e se credencie nos ambientes de teste e homologação.

2. Obtenção de emissor de notas fiscais

Dentro do site da Secretaria de cada estado, é possível emitir notas avulsas eletrônicas. Porém, o sistema não permite que a empresa cadastre clientes, produtos, códigos e diversas outras informações.

Então, a cada nova emissão, um novo documento precisa ser digitado do início ao fim. Além disso, o emissor de notas avulsas não tem funcionalidade adicional nenhuma.

Quanto ao emissor gratuito disponível para download, permite o cadastro de dados. Porém, a partir do primeiro dia de 2017, o sistema parou de receber atualizações.

Portanto, em algum momento, quando outra atualização de sistemas ocorrer, o emissor gratuito não funcionará, por ser uma versão antiga.

Por todos esses motivos, o ideal é que a empresa conte com um bom sistema emissor de nota fiscal para MEI. Além da realização de cadastros e de outras funções básicas, tais ferramentas contam com funcionalidades adicionais, como:

• cópias de segurança automáticas;
• atualizações asseguradas;
• armazenamento de dados na nuvem;
• suporte técnico.

3. Obtenção de certificado digital

Não há como assinar e transmitir documentos fiscais sem que a empresa tenha certificação digital. O certificado digital garante a validade jurídica de documentos transmitidos e assinados com ele em nome da empresa. Por isso, é necessário para que uma NF-e seja válida. O eGestor, por exemplo, oferece o certificado digital A-1 de uma forma inclusa a partir da assinatura de um dos planos oferecidos pelo sistema!

4. Preenchimento cuidadoso dos principais dados

Alguns campos são muitos simples de preencher e, para não errar, basta ter atenção, como:

• identificação de emitente e destinatário;
• produto vendido, que deve ser descrito de que forma que fique claro do que se trata a operação;
• valor unitário;
• valor total;
• tipo de unidades, como metros, pares, unidades, caixas e litros;
• e total das unidades vendidas no documento em questão.

Outros já são mais complexos e até exigem alguma pesquisa. E cometer erros na emissão da NF pode gerar problemas à empresa. Por isso, vamos detalhar como preenchê-los corretamente.

Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM)

O NCM é um código que cada produto existente tem para todos os países do Mercosul. E seu número é de preenchimento obrigatório.

Além disso, variações de mercadorias têm diferentes códigos. Portanto, não é difícil, mesmo pesquisando, que o responsável utilize um número que não seja adequado.

Para a tarefa, uma das melhores fontes é a pesquisa de códigos NCM da Receita Federal. Ela permite que a busca seja feita por descrição: digita-se o nome do produto vendido e são fornecidos todos os seus códigos e variáveis. Então, basta escolher aquele mais adequado à situação.

Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP)

O CFOP, independentemente de quantos itens existam na nota, geralmente é o mesmo para todo documento. Mas produtos com tributações diferenciadas ou com origens distintas podem ter diferentes CFOPs, o que não é um problema. Na emissão, sempre que um item é adicionado à NF-e, pode-se escolher o CFOP específico de sua transação.

Para obter a tabela de códigos, o microempreendedor pode pesquisar na internet e utilizar qualquer uma que esteja no site da Secretaria da Fazenda do estado.

A tabela do governo de Pernambuco, por exemplo, é um dos primeiros resultados da pesquisa — tão confiável quanto a de qualquer outro estado.

Dados do frete

As seguintes informações sobre o transporte da venda, caso seja necessário, precisam ser preenchidas:

• responsável pelo frete, de acordo com os códigos disponibilizados no leiaute de elaboração da NF-e para MEI;
• nome ou razão social do transportador;
• placa do veículo utilizado e seu estado;
• CPF ou CNPJ do transportador;
• quantidade transportada;
• tipo das embalagens transportadas;
• peso dos volumes.

5. Validação

Validar o documento é submetê-lo a uma revisão do emissor. Caso algo esteja incorreto ou não preenchido da melhor forma, o microempreendedor é avisado.

E se todos os campos e cálculos estiverem em ordem, a validação é concluída sem alertas.

6. Assinatura

A assinatura do documento, por meio do certificado digital, é que garante a validade jurídica dele — atestando a responsabilidade do negócio por ele e a autenticidade da nota em relação a ele. E é tarefa obrigatória para que a transmissão seja liberada.

7. Transmissão

O último passo para que a nota possa ser, de fato, utilizada é transmiti-la ao fisco. Nesse momento, a Secretaria do estado toma conhecimento da operação e de todos os fatores e dados envolvidos. Então, libera o documento para uso dos negócios envolvidos e também o seu arquivo XML.

8. Envio do arquivo XML para o destinatário

O arquivo XML, que pode ser exportado para fora do programa e enviado por e-mail junto à nota, não pode ser ignorado, pois ele é o que realmente representa o documento, enquanto a nota — que pode ser apenas visualizada — é só um item auxiliar e menos importante em termos legais.

Portanto, como há obrigatoriedade de guarda das notas recebidas e enviadas por ano, as duas partes envolvidas precisam arquivar o XML — seja no próprio computador ou em mídia removível.

E neste momento se destacam mais vantagens de adquirir um emissor: cópias de segurança e armazenamento de dados de gestão em nuvem, o que dá muita segurança aos documentos da empresa e seus arquivos.