Aproveitar melhor o tempo na sua empresa: 5 dicas

Quando se fala de empreendimentos, a famosa expressão “Tempo é dinheiro” não poderia ser mais verdadeira. Isso porque, ao fazer uma boa administração do tempo no trabalho, é possível produzir mais e com maior qualidade e eficiência.

Uma boa gestão de tempo impede que atividades desnecessárias ou pouco produtivas consumam muitas horas dos funcionários da empresa. Assim, permitindo que se gaste tempo com tarefas fundamentais para os objetivos estratégicos e financeiros do negócio.

Além disso, o gerenciamento adequado do tempo diminui o estresse da equipe, melhorando a qualidade de vida de todos os envolvidos. É por isso que, hoje, fazer uma boa gestão de tempo é um dos maiores desafios das empresas.

Mas, ao contrário do que muitos pensam, usar melhor o tempo não significa necessariamente se ocupar ao máximo. Mas sim, utilizar as horas disponíveis da forma mais eficiente possível.

Para te ajudar a aproveitar melhor o tempo na sua empresa, separamos 5 dicas simples que podem gerar mudanças significativas no ambiente de trabalho, contribuindo para uma equipe mais produtiva. Confira!

1. Planeje-se

Um bom planejamento é o primeiro passo para aproveitar melhor o tempo. Isso porque, com objetivos de curto, médio e longo prazo claramente definidos, os funcionários da empresa poderão agir e se organizar de forma mais automática no dia a dia.

Dessa forma, não será necessário perder tempo em longas reuniões para sincronizar intenções, já que todos estarão cientes das metas da empresa.

Também não haverá perda de tempo com atividades que não estejam relacionadas ao plano de negócios. Isso que garante mais dedicação às questões que realmente contribuem para o sucesso do empreendimento.

Dentro do planejamento, ainda é fundamental prever um sistema de organização de tarefas. Esse sistema deve ser adequado à rotina da empresa e às funções de cada membro da equipe.

2. Defina prazos

O conceito de aproveitar melhor o tempo também está diretamente associada à relação que a empresa possui com prazos. É essencial que os gestores definam prazos claros para as entregas, evitando que tarefas que poderiam ser rapidamente resolvidas sejam empurradas para datas posteriores por tempo indeterminado.

Uma data limite ajuda a evitar a procrastinação. Assim, os colaboradores percebem a necessidade de se organizar para realizar as tarefas dentro do tempo pré-determinado pelo gestor.

Para estimular que os funcionários cumpram com esses prazos estabelecidos, uma boa dica é criar uma cultura de motivação dentro da empresa. Pensando nisso, é possível, por exemplo, oferecer pequenos prêmios e benefícios para aqueles que cumprem as tarefas antes do prazo ou que alcançam altos níveis de produtividade.

Guia de Otimização de Processos

3. Priorize atividades

Hoje em dia, já sabemos que o foco é uma das habilidades mais importantes para a realização de tarefas, mas mesmo assim, ainda não é colocado em prática na maioria das empresas.

Com certeza você já se deparou com uma situação em que um funcionário começou uma tarefa e, enquanto a executava, parou diversas vezes para atender outras demandas. Isso acaba gerando um esforço muito grande por parte do trabalhador que, na maior parte das vezes, acaba se dedicando a diversas tarefas e não concluindo nenhuma.

Ao se concentrar em somente uma atividade por vez, o colaborador consegue ter foco e finalizar a tarefa de forma muito mais rápida e eficiente, obtendo, inclusive, resultados de maior qualidade. Assim, é possível aproveitar melhor o tempo que se tem para apenas uma tarefa.

Por isso, saber priorizar tarefas é essencial no ambiente de trabalho. Uma estratégia que pode ajudar é, diariamente, verificar todas as obrigações e, então, elencá-las de acordo com os prazos a serem cumpridos.

O ideal é colocar na frente as atividades mais urgentes e, em seguida, as mais difíceis, já que a conclusão de uma tarefa vista como complicada ajuda no aumento da disposição do funcionário para a realização das mais fáceis, que devem ser deixadas por último. Um método que pode ser utilizado e que existe há muito tempo é o Kanban. Ele foi desenvolvido justamente para que se possa dar prioridade e atenção a tarefas mais urgentes.

Com foco e organização, a equipe consegue se concentrar no que é mais importante e cumprir prazos prioritários. Vale lembrar que, quando tudo é prioridade, nada é priorizado.

4. Delegue tarefas

Para realmente aproveitar melhor tempo no seu empreendimento, a divisão das tarefas deve ser feita da forma mais equânime possível, de maneira que todos sejam capazes de realizar as atividades necessárias para o bom andamento do negócio.

É importante, por isso, que todos os funcionários sejam bem treinados e estejam cientes das metas da empresa. Além disso, o empreendedor deve ter confiança em seus trabalhadores, delegando tarefas sempre que possível para focar em atividades de cunho mais estratégico.

Uma boa forma de acompanhar a execução das atividades e verificar se as equipes estão cumprindo as tarefas delegadas de forma adequada é com a utilização de softwares de monitoramento.

Com eles, é possível verificar como o trabalhador está usando as horas no computador, quais sites visita, quanto tempo gasta em determinados aplicativos etc. Aliás, as ferramentas digitais, de forma geral, podem ser grandes aliadas na administração do tempo na sua empresa.

5. Utilize os recursos tecnológicos disponíveis

Cada vez mais os recursos tecnológicos estão sendo utilizados a favor dos empreendimentos e, hoje, já não conseguimos imaginar uma empresa funcionando sem o auxílio dessas ferramentas.

Pensando em gestão de tempo, além dos softwares de monitoramento, pode-se destacar a importância dos aplicativos de gerenciamento de tarefas.

Com funções que ajudam na definição de prazos, divisão de atividades e organização de processos, esses softwares permitem o acompanhamento de tarefas diárias, semanais e mensais de maneira eficiente, facilitando a vida de todos os envolvidos.

Além disso, não podemos deixar de destacar a possibilidade de usar softwares das mais diversas áreas para automatizar funções e, consequentemente, economizar o tempo gasto em várias atividades. Um exemplo é a parte contábil da empresa, que agora pode contar com a ajuda de recursos que ajudam na gestão financeira e de tempo.

Como foi possível perceber, é fundamental que o empreendedor esteja disposto a investir em recursos e oferecer condições para que uma boa gestão de tempo seja adotada nos negócios. Seguindo estas dicas, com certeza você vai aproveitar melhor o tempo da melhor maneira possível na sua empresa, e, com isso, alcançando mais produtividade e mais faturamento em seu negócio.

eGestor - Software online de gestão empresarial para pequenas empresas - Aproveitar melhor o tempo

Escrito por eGestor
O eGestor é um software online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: https://www.egestor.com.br