A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é uma ferramenta criada para garantir facilidade, agilidade e segurança nos processos de compra e venda de produtos ou de contratação de serviços. No entanto, apesar de atualmente existirem diversos sistemas que auxiliam em seu preenchimento, erros ainda podem acontecer. Mas não se preocupe! Neste artigo vamos explicar como cancelar uma NF-e nesses casos.

Dúvidas relacionadas a quando usar o cancelamento e qual o prazo legal para solicitá-lo são comuns em diversas empresas, mas o processo é muito simples. Confira!

O que é a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

A NF-e consiste em um documento digital, que é tanto emitido como armazenado de forma eletrônica. Por isso, ele automatiza e otimiza o processo de comprovação da prestação de serviços ou circulação de mercadorias.

Além de ter um papel importante na contabilidade da empresa, a NF-e ainda é uma maneira de prestar contas à Receita Federal. Isso, porque realizar seu preenchimento de forma correta é essencial. Assim, o cancelamento é necessário sempre que ocorrer algum erro no processo de emissão.

Motivos que levam ao cancelamento

Na maior parte dos casos, a solicitação de cancelamento de NF-e ocorre por falhas de digitação, que podem acontecer nos dados cadastrais do cliente, no CNPJ da empresa, nas quantidades e valores dos produtos, nos descontos, entre outras informações.

Muitas vezes o erro ocorre no cálculo dos tributos. Como ninguém deve deixar de pagar impostos por falha na contagem, assim como não está disposto a pagar mais taxas indevidas, a melhor opção é cancelar a NF-e.

O preenchimento incorreto da data na emissão da nota também é bastante comum. Nessa situação, é importante cancelar o documento para evitar erros na programação de faturamento dos boletos.

Por fim, ainda pode acontecer a desistência por parte do comprador ou mesmo o cancelamento das vendas pela empresa. Independentemente do motivo, entretanto, é fundamental saber em que condições é possível realizar o cancelamento de NF-e.

Quais notas fiscais podem ser canceladas?

Para que uma NF-e seja cancelada, é necessário que o fator gerador ainda não tenha ocorrido, isto é, que os produtos discriminados na nota fiscal ainda não tenham saído fisicamente da empresa vendedora. O cancelamento só tem validade, portanto, se for registrado antes da realização da prestação de serviços ou da saída da mercadoria do estabelecimento de origem.

Outro fator importante que deve ser levado em consideração é o prazo de cancelamento. Em geral, o prazo que o emissor tem para cancelar uma NF-e é de 24 horas após a autorização da nota pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Esse limite máximo de tempo, estabelecido em 2012 pelo Conselho Nacional de Política Fazendária, tem como objetivo evitar os pedidos de cancelamento após a circulação de produtos. No entanto, é necessário ficar atento à legislação de cada estado, pois em alguns lugares o prazo é ainda menor.

Além dessas duas exigências, ressalta-se que, para cancelamento, a NF-e deve ter sido autorizada pelo Fisco e o destinatário não pode ter feito a Ciência da Emissão da nota. Atendendo a esses critérios, fica fácil realizar o cancelamento das notas fiscais. Confira nosso passo a passo.

Como realizar o cancelamento de NF-e

A forma mais simples de se cancelar uma NF-e é pelo sistema emissor de nota fiscal de origem, no qual o cancelamento é uma função básica. Em poucos cliques, ele pode ser solicitado.

Para isso, é só procurar a opção de “Anular” ou “Cancelar” dentro do software de transmissão da nota, selecionar a nota em questão e dar o comando de cancelamento. Nesse ponto, você precisará utilizar o certificado digital utilizado na emissão da nota e informar, em no mínimo 15 caracteres, qual o motivo do cancelamento.

O sistema fará acesso ao site da Secretaria da Fazenda e avisará sobre o erro, solicitando o cancelamento de NF-e. Após análise e validação do processo, a SEFAZ enviará uma mensagem com o resultado. Se o procedimento for autorizado, a nota fiscal estará cancelada. O status pode ser consultado no Portal Nacional da NF-e.

Com o documento cancelado, não serão mais produzidos efeitos fiscais e financeiros sobre a empresa. Entretanto, cabe salientar que a NF-e cancelada ainda deverá fazer parte do livro fiscal da instituição, já que sua ausência pode gerar multas.

Cancelamento de NF-e após o prazo ou o envio da mercadoria

Como foi possível perceber, o processo de cancelamento de uma Nota Fiscal Eletrônica não tem nenhum grande mistério, podendo ser realizado de forma rápida e sem ônus financeiro à empresa. No entanto, nos casos em que as exigências básicas para cancelamento de NF-e não forem cumpridas, são necessários alguns passos a mais.

Quando ocorre perda do prazo, o processo a ser seguido é o mesmo descrito anteriormente: solicitação por meio do sistema de emissão da nota. Contudo, a Receita Federal aplicará uma multa na empresa.

As regras para aplicação dessa penalidade variam de estado para estado, mas, em geral, os valores costumam ser de 1,5% sobre o preço total da operação indicada na nota fiscal a ser cancelada, aumentando para cada nota emitida com erros.

Também existe um prazo máximo para cancelamento com multa, que varia de acordo com a região – em São Paulo, por exemplo, a solicitação pode ser feita até 480 horas após a autorização da nota pela SEFAZ. Em alguns estados, contudo, o cancelamento não é permitido de forma alguma após o limite de 24 horas.

Nesse caso, a opção restante é anular os efeitos da NF-e em vez de a cancelar por meio do sistema. Existem duas formas de realizar essa anulação: a emissão de uma nota fiscal de devolução pelo destinatário da NF-e ou a emissão de uma nota fiscal de entrada pela empresa emissora da nota original.

A anulação também é necessária quando a mercadoria já saiu do estabelecimento de origem e está circulando ou quando o destinatário já realizou a Ciência da Emissão da NF-e. Nessas duas situações, o cancelamento não é mais possível e a única alternativa é a anulação da NF-e.

Considerações finais

Como vimos, hoje já há muitas facilidades proporcionadas pela tecnologia que permitem a emissão de notas fiscais de forma segura e rápida, mas nenhuma empresa é imune a possíveis erros. Por isso, a principal orientação nesses casos é ficar atento, solicitando o cancelamento de NF-e o mais rápido possível e evitando prejuízos desnecessários.