Existem algumas situações em que é necessário demonstrar que uma pessoa não possui nenhuma dívida. Essa pessoa pode ser tanto uma pessoa física como uma pessoa jurídica. Algumas vezes, ainda, é necessário provar que um bem, como um imóvel está regularizado. Nesse caso, você irá precisar de uma certidão negativa!

Para entender melhor a função deste documento, sua finalidade, características e as ocasiões em que ele é necessário, continue a leitura!

O que é uma certidão negativa?

A certidão negativa de débitos (CNC), também é conhecida como certidão negativa, ou ainda, atestado de “nada consta”. Ela é um documento que comprova que uma pessoa, sociedade empresarial ou bens (como casas e veículos) não apresentam nenhuma irregularidade perante os entes públicos, tanto na esfera municipal, estadual ou federal.

Qual a finalidade de uma certidão negativa?

Geralmente, as pessoas só procuram entender de que se trata esse documento quando há a necessidade de comprovar a sua situação fiscal e legal perante as autoridades públicas.

Enquanto pessoas físicas, é mais comum que essa certidão seja pedida na posse de um cargo público. No momento que o indivíduo deseja financiar a casa própria, ou quando, por exemplo, há o desejo de se fazer um empréstimo.

Já como pessoa jurídica, essa declaração de idoneidade é solicitado em processos licitatórios, cadastros e sanções. Assim como a pessoa física, as empresas precisam dispor deste documento no pedido de empréstimos bancários e também na aquisição de produtos junto aos fornecedores.

É importante ressaltar que, ao abrir uma empresa, são exigidas as certidões negativas da instituição e de todos os sócios que a compõem.

De modo geral, as certidões negativas buscam uma garantia de que determinada pessoa ou sociedade corporativa possui credibilidade. Ou seja, se não há nenhuma pendência perante os órgãos legisladores e cíveis.

Esse procedimento visa também o impedimento de transações de compra e venda em que os proprietários e/ou os seus bens possuem dívidas em aberto para com as autoridades competentes, seja na área civil, de tributos e/ou previdenciária.

Quais são os tipos de certidão negativa?

Dependendo da finalidade, as certidões negativas têm categorias distintas e isso varia de acordo com a finalidade de cada uma.

Quanto ao valor, a grande a maioria delas são adquiridas de forma gratuita, porém, em alguns casos, é cobrado uma taxa para emissão.

Entre as gratuitas, as mais comuns são as:

• da Receita Federal
• da Previdência Social
• de Débitos Municipais
• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas
• Fundo de Garantia
• de processos cíveis em andamento
• de certidão referente a pendências junto do Tribunal Superior do Trabalho.

Quanto às certidões pagas, temos e a Certidão Negativa de Protestos e de Falência e Concordata.

Como eu faço para emitir uma certidão negativa?

De modo geral, as certidões negativas são obtidas de forma online. Somente em alguns casos, como por exemplo as certidões de esfera municipal, o processo ocorre de maneira presencial.

Todavia, antes de requerer determinada certidão negativa, é fundamental que se conheça a finalidade de cada uma e o órgão na qual a mesma pode ser emitida. Conheça melhor o objetivo de cada uma delas:

Certidão junto à Receita Federal

É a declaração que atesta se há débitos relativos a Créditos Tributários Federais e/ou com a Dívida Ativa da União.

Certidão Negativa da Previdência Social

Ela atesta que o contribuinte estar regular mediante o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).

Certidão de Débitos Municipais

Essa certidão é solicitada diretamente na prefeitura de cada cidade. Geralmente, ela é solicitada pelas empresas para demonstrar a existência ou não de tributos para com o município onde o estabelecimento está localizado.

Certificado de Regularidade do FGTS (CRF)

Além de garantir a liberação de créditos aos empresários por parte dos bancos, essa certidão comprova que o empregador está pagando regularmente o FGTS da sua equipe de trabalho.

Processos cíveis em andamento

Esse documento detalha se há processos abertos para determinada pessoa, seja no âmbito criminal e/ou fiscal. Essa certidão é expedida pelos tribunais regionais de Justiça, os quais estão distribuídos por região e estado.

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)

Documento expedido pelo Tribunal Superior do Trabalho – TST, onde é possível averiguar se existem débitos junto à Justiça do Trabalho.

Certidão Negativa de Protestos

Nesse caso, algumas empresas especializadas oferecem a consulta gratuita com a finalidade de verificar se encontram protestos (dívidas que são expostas pelos credores) vinculados ao CPF/CNPJ. Após a consulta, é preciso pagar uma taxa para a emissão e entrega desse documento. Nessa certidão consta a inexistência de protestos em aberto ligados à pessoa física ou jurídica.

Falência e Concordata

Frequentemente pedida às empresas nos processos de licitação, o objetivo da certidão de Falência e Concordata é mostrar se uma instituição está em processo de falência. Ainda pode mostrar se os donos da empresa estão sendo acompanhados no pagamento de débitos junto à Justiça.

Assim como a certidão de protestos — que é expedida pelos tribunais regionais de Justiça — essa declaração de nada consta também cobra um valor para expedição.

Quando não posso emitir a certidão negativa?

Em algumas circunstâncias a empresa é impedida de emitir uma certidão negativa de débitos. Isso se deve porque, para a emissão, é necessário que a instituição esteja em dia com os tributos previdenciários e sociais.

Assim, se houver algum débito com imposto de renda, PIS, CSLL e Cofins, ou contribuições previdenciárias como INSS, é possível que não se possa emitir a certidão negativa.

Por vezes, é possível que seja expedida uma certidão negativa com observações, conhecida como certidão negativa com efeito positivo. Essa condição indica que apesar de a empresa ter uma certidão negativa, a mesma está com alguma pendência temporariamente interrompida ou em processo de normalização.

Portanto, antes de requerer uma certidão negativa, o ideal é verificar se sua empresa está quite com o pagamento de impostos e obrigações legais.

Considerações finais

Como pudemos perceber, a certidão negativa é um documento de extrema importância. Ela serve para que seja atestada a idoneidade de pessoas físicas e jurídicas, bem como de bens/propriedades.

Quando se trata de pessoas ou empresas, é essencial que o solicitante verifique a validade de sua certidão e se ela faz preenche todos os requisitos (como a data de validade, por exemplo) do órgão que a solicitou.

No caso de empresas, em que há mais demanda de documentação e exigências legais, é importante o acompanhamento de um contador e de um sistema de controle financeiro, a fim de evitar a inadimplência para com os órgãos legisladores. Tudo isso evita transtornos futuros e garante que os processos ocorram com tranquilidade e segurança.