A importância da tecnologia já é reconhecida pela sociedade e pelo mercado. Desde que inovações em sequência invadiram o cotidiano das pessoas e os fluxos de trabalho das empresas, foi estabelecida uma nova maneira do negócio se relacionar com seus públicos de interesse.

Nesse contexto, as pessoas começaram a ter mais acesso à informação. Agilidade, precisão e eficiência se disseminaram pelo ambiente corporativo. Todas essas etapas foram se concretizando sem que se percebesse que, na verdade, o mundo estava passando por uma revolução.

Essa transformação profunda foi alicerçada pela informação e, mais tarde, pela absorção das tecnologias no cotidiano das pessoas físicas e jurídicas.

E, no meio de tudo isso, uma cultura de empreendedorismo se consolidou. Pequenas empresas começaram a surgir, mas de uma forma muito mais profissional que a conhecida até então. Com bases fortes em gerenciamento e administração, o novo empreendedor é caracterizado pela busca de soluções para melhorar os resultados de seu negócio.

E foi aí que a tecnologia confirmou sua relevância e, hoje, mostra um potencial gigantesco de aplicabilidade nas micro e pequenas empresas (MPE).

Siga conosco neste post e entenda como extrair o melhor que a TI pode oferecer ao seu empreendimento!

O avanço tecnológico

Da Revolução Industrial à Revolução Digital. Os empreendedores de hoje são fruto desse intervalo efervescente de modificações no processo produtivo, nas relações de trabalho e na interação entre indivíduos e empresas.

Não se pode desprezar o pontapé de evolução dado pelas primeiras máquinas, que permitiram a produção em série de bens de consumo. Depois vieram os primeiros ensaios de automatizar não só o chão de fábrica, como também a análise de dados relevantes para o negócio.

Depois de um tempo, o mundo experimentou a Era da Informação, na qual a gestão do conhecimento se destacou e mostrou o valor de compreender a fundo os cenários nos quais o negócio está inserido, ouvir a opinião do cliente e antecipar tendências de consumo e de comportamento do público-alvo.

Na sequência, as tecnologias começaram a se popularizar e fatores determinantes foram as telecomunicações e a Internet.

Assim que foi se tornando acessível a todos, a web produziu um novo perfil de cidadãos, mais conscientes de seus direitos e deveres. E também um novo padrão de consumidor, com maior capacidade crítica, que compara produtos e marcas e que simpatiza com empresas pelo discurso que elas defendem, como causas sociais ou ambientais.

Esse ritmo de mudanças trouxe a Era Digital, na qual dispositivos conectam todos a tudo. Com os recursos da Cloud Computing (computação em nuvem), tudo se tornou mais ágil, sem limites de quantidade de dados e acessível de qualquer lugar, bastando ter um smartphone nas mãos — uma das benesses da chamada Mobilidade.

Mas as inovações não pararam por aí e hoje vivemos em plena harmonia com a tecnologia em todos os momentos da nossa vida. Atentas a isso, as empresas têm adaptado seus processos internos, canais e formas de relacionamento com o cliente. Falaremos mais disso nos próximos tópicos.

A tecnologia na atualidade

Nessa linha evolutiva que acabamos de apresentar, o que temos hoje é digno de roteiro de ficção científica.

Já temos conhecimento de computadores que aprendem padrões e respondem rapidamente a perguntas sobre qualquer assunto, como aplicação da denominada Computação Cognitiva. Já experimentamos os Dispositivos Vestíveis (chamados wearables), por exemplo com relógios que são pequenos computadores de pulso – por isso chamados de smartwatches. Convivemos com Realidade Virtual quando experimentamos simuladores em games. Já estamos adaptados à visualização 360º oferecida por imobiliárias que querem vender imóveis de forma remota (sem estar no escritório, nem na obra), já sabemos exatamente o que é a Realidade Aumentada depois da febre do Pokémon Go. E também já conhecemos a aplicabilidade da impressora 3D na saúde, com próteses coloridas, divertidas e seguras para crianças com dificuldade em se locomover.

Não é brincadeira não! Em poucas décadas o mundo se robotiza e o que antes era cenário de futurismo hoje já faz parte do nosso dia a dia. A naturalidade com que tudo isso vem ocorrendo é tão grande, que se não pararmos para listar essa sequência de fatos, a escala da evolução passa despercebida.

E as empresas, como encaram mudanças tão drásticas? Elas vêm se preparando para fazer parte dessa realidade? Conseguirão responder à altura do público cada vez mais exigente e conhecedor das possibilidades que a tecnologia oferece? Vamos falar sobre isso a partir de agora!

Negócios e empresas e a tecnologia

A avalanche de novidades tecnológicas que acabamos de citar obrigou as empresas a se reposicionarem. Novos paradigmas foram surgindo e lá estava o mundo corporativo “correndo atrás do prejuízo” e se empenhando ao máximo para se adaptar ao novo.

Depois de um período de estranhamento e de um preço muito alto para as empresas absorverem as tecnologias, chegou a fase da bonança. Felizmente o que antes era acessível a apenas grandes empresas passou a integrar a história das pequenas e médias iniciativas empresariais também.

Com isso, todos saíram ganhando: empresas com otimização de seus processos e todo um arcabouço de benefícios — dos quais trataremos no próximo tópico —, o mercado com maior competitividade e o cliente com um melhor atendimento e produtos e serviços com mais qualidade e mais aderentes às suas reais necessidades.

Vantagens e benefícios do uso da tecnologia

As tecnologias chegaram no mundo dos negócios para ficar. E o motivo é simples: o leque de benefícios a todo tipo de negócio é tão grande que não há mais como abrir mão de tantos recursos.

Aqui estão algumas vantagens da TI para as empresas, de qualquer ramo de atuação e de qualquer porte. Prepare-se, a lista é longa!

• Simplificação dos fluxos de trabalho
• Identificação de gargalos nos processos
• Visualização de oportunidades de melhoria nos processos operacionais e estratégicos
• Otimização da comunicação entre pessoas e áreas
• Redução de erros e falhas, além de desperdícios
• Automação de processos
• Maior qualidade dos produtos e serviços
• Aumento da produtividade
• Redução do tempo de execução das tarefas
• Mais agilidade na resposta ao cliente
• Melhor gerenciamento do tempo, com liberação dos gestores para atenção ao estratégico no lugar da dedicação ao operacional
• Melhor planejamento de estratégias e atividades cotidianas
• Condições de análise de informações do mercado, fornecedores, concorrentes
• Melhor gestão de pessoas
• Monitoramento do cliente, com acompanhamento de comportamento
• Melhor experiência do cliente
• Possibilidade de ampliação dos pontos de venda para o ambiente virtual
• Segurança da informação
• Continuidade dos negócios
• Mobilidade, para acesso a ferramentas e informações gerenciais 24 horas por dia, 7 dias por semana, a partir de qualquer dispositivo móvel
• Visualização simplificada de informações gerenciais, sem limite de horário ou localização
• Análises gerenciais com base em acompanhamento de metas e indicadores de desempenho
• Tomada de decisão baseada em dados atualizados e confiáveis
• Capacidade de prever tendências
• Maximização dos resultados, com maior lucratividade

Diante de tantos pontos positivos, vale a pena pensar seriamente em internalizar a TI nos negócios. E aqui vale um destaque: sem essa de “meu negócio é pequeno e tenho pouco orçamento”. No próximo tópico mostraremos como a tecnologia é acessível e pode ser implementada em qualquer empreendimento.

A tecnologia em micro e pequenas empresas

Muitos sonhos e planos de um lado e pouca estrutura e recursos para investir do outro. Essa é a realidade de boa parte das micro e pequenas empresas, que buscam alternativas para que não faltem meios para viabilizar o que é importante.

Então, quando se fala em gestão de pessoas e cultura da inovação, é normal que esses assuntos fiquem em segundo plano, para quando sobrar dinheiro.

E aí os empreendimentos ficam sobrecarregados com demandas, entulhadas com relatórios extensos e difíceis de interpretar. E, muitas vezes, o único recurso automatizado que se tem são bases de dados simples e algumas planilhas.

Quem é microempreendedor se identifica com essa realidade. São muitas horas de dedicação à coleta e entendimento de informações, em um malabarismo para tocar o operacional e ainda cuidar do estratégico.

Tudo isso seria muito diferente se o negócio contasse com as facilidades da Tecnologia da Informação e suas ferramentas. E isso produz uma guinada na mentalidade do empreendedor: TI não é custo, é investimento. E os resultados serão sentidos em todo o ciclo de vida do negócio, ou seja, a curto, médio e longo prazos.

A solução, então, seria adquirir computadores e softwares para operação por todas as áreas da empresa? Não só isso. Aliás, muito mais que isso! Não adianta montar um parque tecnológico sem sistemas que facilitem o cotidiano operacional e a tomada de decisão, que não geram automação de processos e gestão do fluxo de informação gerado. Além disso, não adianta instalar programas e não integrá-los, produzindo bases apartadas que não produzem uma inteligência para o negócio.

Para vencer o fantasma do atraso tecnológico e do desperdício de oportunidades de crescimento, é preciso usar a TI com foco estratégico e deixar fluir tudo o que ela pode agregar de valor para a gestão do empreendimento.

A TI como elemento estratégico para MPE

As MPE que pretendem transformar sua realidade precisam abandonar uma crença altamente limitante: a visão da TI apenas como suporte de operações.

Muito longe disso, a tecnologia é elemento essencial para viabilizar as estratégias do negócio. Então ela precisa estar presente em todos os processos, oferecer soluções de segurança da informação, repositório para documentação, backup de dados, controle de acessos, indicadores de risco, sistemas de planejamento, monitoramento de performance e relatórios gerenciais para subsidiar as decisões.

E gerir tudo isso não é simples, mas absolutamente necessário. Fato é que, se houver perda de dados ou indisponibilidade de algum sistema ou funcionalidade, o negócio pode parar.

Para esse tipo de situação, deve haver uma governança de TI proativa, que preveja problemas e tenha uma carta na manga para situações calamitosas e assegure a continuidade dos serviços essenciais. É o caso dos desastres ou incidentes, que devem ter planos de contingência para recuperação de informações perdidas, retomada de redes paralisadas, ações contra ameaças de invasores virtuais.

Assim, não adianta investir em equipamentos, sistemas e treinamento de pessoal se a gestão de tudo que envolve a TI for reativa. E o principal argumento é o fato de ficar muito caro “apagar incêndios”, já que o risco de perda financeira é alto e o impacto na imagem da empresa perante clientes e o mercado como um todo é muito negativo.

Para todo problema, uma solução

O empreendedor que chegou até este ponto do post pode estar convencido do valor da TI para a consolidação do negócio e pode estar refletindo: ok, quero apostar na tecnologia para revolucionar minha gestão e a esteira operacional, por onde começo?

Algumas soluções são indispensáveis para todo tipo de empresa, mas algumas características das MPE direcionam para algumas especificidades tanto de infraestrutura quanto de software. Acompanhe:

Antivírus

Existem soluções gratuitas, mas como o quesito “segurança” é indispensável para o negócio, vale a pena investir em opções de baixo custo, mas eficientes e alinhadas com as necessidades empresariais.

Além de combater vírus, malwares, trojans e downloads maliciosos, o antivírus reduz as chances de paralisação dos serviços causados por ataques de pragas virtuais.

Backup

Já pensou o drama que seria perder, de repente, dados importantes do negócio? Já avaliou este risco e seus impactos? Se ainda não, esteja certo: a continuidade do seu empreendimento pode ser interrompida em função da impossibilidade de acessar o fluxo de informações gerado nas rotinas empresariais.

Buscar soluções de armazenamento e atualização frequente de todos os dados da empresa é fundamental. As soluções possíveis são manter cópias em equipamentos próprios ou contratar o serviço de cloud backup no mercado.

Sistemas de gestão empresarial

Para substituir aquelas planilhas e relatórios que já citamos, as micro e pequenas empresas precisam incorporar softwares de gestão empresarial, que integrem diversas áreas e consolidem informações de interesse do negócio.

As ferramentas mais comuns no mercado são modularizadas, permitindo controlar processos diversos. Dentre eles estão o controle financeiro, o fluxo de caixa, vendas, estoque e ainda emissão de nota fiscal eletrônica e relatórios gerenciais.

Um bom sistema empresarial organiza os processos da empresa, permitindo uma gestão otimizada e consequente aumento da rentabilidade. Tudo isso pode ser disponibilizado em plataformas online, com facilidade no uso e com navegação bastante intuitiva.

O ideal é buscar alguma solução que tenha sido desenhada sob medida para negócios de pequeno porte. O respeito às especificidades desse mercado faz toda diferença na oferta de sistemas, bases, funcionalidades e infraestrutura adequadas para o tamanho, o orçamento e o estilo de gestão das MPE.

Vendas online

A tecnologia trouxe uma nova realidade para as vendas e abriu caminhos para que pontos de venda física pudessem ser expandidos ou até mesmo migrados para lojas virtuais.

Com isso, pequenas empresas passam a ocupar o mesmo espaço de grandes negócios, muitas vezes competindo com eles não exatamente em pé de igualdade, mas com boas condições.

Presença digital

Estreitar o relacionamento com o cliente tornou-se mais fácil com a tecnologia que conecta pessoas a empresas: a Internet.

Para a pequena e média empresa, o mundo digital é perfeito. Alia baixo custo com capacidade de audiência do grande público e do engajamento dos clientes.

Com técnicas de marketing digital, as MPE estão presentes no dia a dia do público-alvo, seja por meio de perfis nas redes sociais, por blogs corporativos ou por e-mail marketing.

Graças a esses canais acessíveis a empresas de todos os portes, tornar-se conhecido e ter uma identidade digital está ao alcance de qualquer empreendimento.

Alternativas viáveis para MPE

Ciente da importância da TI para o negócio, conforme vem sendo defendido até aqui, o empreendedor retoma a reflexão. E aí vem à tona novamente o velho dilema do aporte financeiro necessário para adquirir e manter uma infraestrutura de TI robusta para suportar tantos sistemas, bases de dados e funcionalidades.

A boa notícia é que existem opções viáveis técnica e economicamente para empresas que dispõem de pouco orçamento para otimizar sua TI. Vamos falar de três principais caminhos:

Soluções gratuitas

Recursos open source vêm crescendo em quantidade e em qualidade no mercado. Oriundos de um movimento de compartilhamento de conhecimentos, códigos e funcionalidades, eles são uma boa saída para quem não pode investir em tecnologias licenciadas.

Assim, só é preciso ter hardware para instalar a solução e saber configurá-la para o melhor uso possível no empreendimento.

Infraestrutura compartilhada

Quando o problema é constituir um ambiente tecnológico com equipamentos de alta performance, também há outra boa notícia! O mercado disponibiliza modelos de compartilhamento de infra de TI na nuvem: em geral, servidores com alta capacidade de armazenamento e velocidade de processamento, além de redes de dados velozes e seguras.

Em vez de direcionar muito dinheiro para a compra desses equipamentos, sua manutenção e treinamento de equipes, as MPE pagam apenas pelo uso da infraestrutura, ou seja, volume de dados armazenados, capacidade de processamento consumida, tráfego de dados nas redes. As opções são de pacotes fechados, com pagamento mensal, ou de pagamento conforme demanda de recursos.

Software como serviço

Além do compartilhamento de infraestrutura, outra modalidade de outsourcing é muito útil às micro e pequenas empresas: o Software como Serviço. Nesse modelo, o mercado disponibiliza soluções para uso pelas empresas clientes, mais uma vez graças à Cloud Computing.

Há uma infinidade de soluções prontas para serem contratadas, oferecendo, ainda, possibilidades de customização conforme a necessidade de cada cliente. Exemplos são softwares de gestão integrada, aqueles que cuidam de toda a cadeia de valor do negócio, oferecendo recursos para gestão desde a demanda do cliente, até o fluxo de caixa, controle de estoque, marketing e relacionamento com o cliente.

Parcerias estratégicas

Muitas vezes o empreendedor domina seu ramo de atuação, o produto e o serviço oferecidos. Conhece o ciclo produtivo de ponta a ponta, é capaz de responder por qualquer etapa do processo. Já sobre a TI, é muito comum que seja conhecida superficialmente e que as providências necessárias para implementação de tudo o que foi citado até agora seja mais complexo do que se gostaria.

Então é preciso lançar mão de uma iniciativa bastante inteligente de delegar a quem entende e tem condições de oferecer o melhor que a tecnologia pode trazer. É importante buscar parceiros estratégicos para suprir o que a empresa não possui e o que o empreendedor e seu corpo de gestores não dominam.

Existem empresas especializadas em entregar soluções adequadas à realidade das MPE, especialmente softwares de gestão (incluindo módulos financeiro e contábil, vendas, estoque, logística), workflow de gestão de fluxo de trabalho e educação corporativa.

A reboque, esses fornecedores disponibilizam a infraestrutura para dar suporte a tudo isso. Além disso, cuidam de tudo o que deriva desse processo de terceirização: segurança, controle de acesso, backup, virtualização, balanceamento de cargas, planos de recuperação de desastres e ainda contam com melhores práticas de mercado e com equipe treinada e constantemente atualizada.

Para um pequeno negócio, esse é o melhor dos mundos porque além de não se preocupar com a expertise (que muitas vezes ele não tem), a despesa fica em cima do que é efetivamente utilizado. Todos os outros custos envolvidos ficam a cargo do fornecedor.

Maturidade da MPE em relação à TI

Agora que está claro o quanto é benéfico investir em TI e que há uma certa tranquilidade quanto às formas e alternativas para isso, mesmo sem muito recurso financeiro ou know how, vale uma ponderação: o amadurecimento da consciência quanto à importância da TI para a MPE depende da absorção dos melhores resultados possíveis.

E isso virá com adequação dos processos, dos fluxos de trabalho e dos artefatos gerados para que fique mais aderente a um novo padrão produtivo, mais automatizado, ágil e confiável.

Além disso, é preciso criar uma cultura organizacional favorável à internalização de inovações. Sem o apoio dos funcionários, as soluções podem ser subaproveitadas ou haver resistência para sua adoção. Por isso é importante oferecer capacitação e criar ações de comunicação em torno do novo cenário empresarial.

O mais importante é que empreendimentos de pequeno porte se preparem para que possam usufruir dos benefícios da TI, melhorando seus recursos de gestão, a cadeia operacional e a continuidade dos negócios.

Conclusão

Tentamos deixar claro neste post que o êxito de qualquer negócio está cada vez mais atrelado ao conhecimento e uso estratégico de informações do negócio, à adoção de tecnologias para otimizar processos e ampliar as capacidades humanas e, ainda, à inovação como forma de melhoria contínua.

Se pequenas e médias empresas buscam mais flexibilidade, agilidade, eficiência e diferenciação no mercado, elas não podem ignorar o poder da TI. A importância da tecnologia é tão significativa, que nos arriscamos a dizer que empreendedores que não abrirem sua mentalidade para o potencial tecnológico estão fadados ao insucesso. É preciso aceitar que a linha que divide TI do negócio está prestes a acabar.

E seu espírito empreendedor, está aberto à contribuição da tecnologia? Concorda que, aos poucos, a TI vem se fundindo com o próprio negócio? Queremos saber sua opinião! Comente aqui!