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Controle de horas trabalhadas: como fazer e qual a importância?

Realizar o controle de horas trabalhadas dos seus funcionários pode ser um fator extremamente importante para ter um adequado controle da parte operacional de seu negócio, e do nível de produtividade e frequência dos seus colaboradores de uma forma geral. As horas trabalhadas podem influenciar diretamente no resultado dos seus funcionários.

Muitas empresas adotam em sua filosofia de trabalho, o conceito de maior produtividade em um período menor de trabalho. Por isso a importância de realizar o controle de horas trabalhadas, de forma a não sobrecarregar os profissionais, dos mais variados setores das empresas.

Como realizar o controle de horas trabalhadas?

Existem diversas formas de controle de ponto para o registro das horas trabalhadas dos seus funcionários. Está pensando em alterar o modelo adotado em sua empresa, mas não sabe por qual trocar? Vamos listar as diferentes maneiras existentes para realizar o controle das horas trabalhadas por seus funcionários, e listas algumas características e funcionalidades da cada uma delas:

Livro de ponto

O livro de ponto é uma excelente alternativa de controle de horas trabalhadas especialmente para micro e pequenas empresas, e também em casos do controle de funcionários horistas (que recebem por hora). Este modelo é adequado para os exemplos citados, pois é um método extremamente barato de controle de horas, em que os funcionários não registram o momento de chegada propriamente, mas sim quando iniciam os seus trabalhos. Isso se torna um grande facilitador para os esses profissionais chamados horistas, como os professores, por exemplo.

Entretanto, esta forma de controle de ponto pode apresentar algumas desvantagens, já que está sujeita a erros de escrita e rasuras que podem prejudicar este processo. Por esta razão não é adequado para grandes empresas, pois torna o controle por parte dos gestores muito mais complicado.

Relógio cartográfico

Esse tipo de sistema torna muito mais fácil o controle de horas trabalhadas por parte do departamento financeiro das empresas a medida em que este setor pode preencher todas as informações que acharem relevantes no controle de pontos dos funcionários.

O controle de horas trabalhadas por relógio cartográfico, é extremamente recomendável para empresas que estão em crescimento e que não desejam arcar com muitos gastos neste processo, tendo em vista que os relógios cartográficos exigem muito pouco ou nenhum trabalho de manutenção.

Código de barras

Este modelo de registro de ponto, geralmente é utilizado por empresas com uma quantidade elevada de funcionários. Isso porque o sistema de controle de ponto por código de barras armazena uma série de informações referentes a cada funcionário, portanto exige que cada um deles possua um cartão individual com as suas respectivas informações para controle próprio. Este processo exige um rigoroso controle para evitar com que determinados funcionários passem o cartão por meio de outra pessoa.

Por isso, normalmente, as empresas colocam o leitor do código de barras dos cartões em suas entradas, o que garante um controle por parte da portaria. É recomendável a adoção deste sistema para empresas de médio e grande porte, pois economizam tempo e dinheiro no controle das horas trabalhadas por seus funcionários!

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Biometria/impressão digital

Um sistema de ponto digital é, sem dúvidas, a opção mais segura e mais prática para controlar o ponto de seus funcionários. Pois, além de impressões digitais, esse tipo de sistema também possui opção de registro através de cartões dos funcionários. Outra vantagem deste método de controle de horas trabalhadas é o fato de que atualmente, esse tipo de sistema possui um custo de implementação acessível para qualquer empresa seja qual for o seu porte.

Além disso, o sistema de biometria torna as chances de fraude praticamente nulas, pois além do registro eletrônico, também imprime papéis que mostram o registro dos funcionários. Por isso ó recomendável é que os profissionais sempre guardem os seus papéis em caso de alguma possível falha no sistema.

Agora que você já conhece algumas formas para registrar o ponto e controlar as horas trabalhadas por seus funcionários, saiba que este processo é essencial para não haver problemas e divergências entre empregadores e empregados. Saiba algumas vantagens de realizar o controle de horas trabalhadas em sua empresa:

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Cumprimento da legislação trabalhista

Empresas que não fazem um rigoroso controle de horas trabalhadas por seus funcionários estão mais sujeitas a se envolverem em processos judiciais, em caso de os colaboradores realizarem horas extras sem a remuneração adequada.

Ou então, em caso de essas horas não forem devidamente adicionadas no banco de horas dos funcionários. De acordo com a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), os profissionais não podem extrapolar a carga horária de 8 horas diárias, o que equivale a 44 horas semanais.

Por estes motivos, é imprescindível que as empresas possuam um eficiente sistema de controle de ponto, conforme as opções que citamos no começo deste artigo. O controle de horas trabalhadas oferece benefícios tanto para os empregadores, que ficam atentos a possíveis irregularidades trabalhistas, quanto para os empregados que tem os seus diretos completamente assegurados.

O ideal é que sejam usados sistemas de ponto eletrônico em detrimento dos manuais, já que as chances de erro ou esquecimento de registro são muito menores.

É importante que o sistema de ponto registre as mais variadas informações, como ausências, tempo utilizado para refeições, horas extras, intervalos, e esteja integrado diretamente com a folha de pagamento, que terá o seu cálculo realizado de uma forma totalmente automatizada.

Ganho de produtividade

Além de questões ligadas a regulamentação, o controle da carga horária dos profissionais que trabalham na sua empresa, é um fator importante até para aumentar a produtividade destes funcionários. Desta forma, aumenta-se também a produtividade da empresa como um todo. O controle de horas trabalhadas permite com que se utilize de uma forma mais eficiente o tempo de cada colaborador. 

O excesso de horas trabalhadas, obviamente traz estresse e cansaço para os funcionários, prejudicando diretamente os seus respectivos desempenhos. Será que você não está sobrecarregando os seus funcionários sem saber e consequentemente comprometendo a produtividade de sua empresa?

Facilidade de avaliação para o gestores

O controle de horas trabalhadas também permite uma avaliação mais precisa dos gestores em relação as atividades programadas para seus colaboradores.

Eles conseguiram executar o que lhe foi pedido durante o período em que trabalharam? Com isso é possível identificar quais são os seus funcionários mais e menos produtivos, bem como em relação aos respectivos setores. Tendo isso em mente, é possível realizar uma redistribuição de atividades de acordo com os funcionários que são mais produtivos em um período de tempo menor.

Permite o cálculo de horas extras

Com as informações armazenadas no ponto, é muito mais fácil para o gestores identificarem as horas extras realizadas pelos seus funcionários além das 44 horas semanais previstas na CLT, possibilitando com que se calcule o valor das mesmas que serão adicionadas na folha de pagamento.

É importante ressaltar que as horas extras não podem ultrapassar a carga de duas horas diárias, além da jornada tradicional. Com este controle, é possível saber todas essas informações.

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Escrito em: 03/10/20
<a href="https://blog.egestor.com.br/author/pedro-henrique-escobar/" target="_self">Pedro Henrique Escobar</a>

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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