Nas empresas que realizam viagens corporativas, ou mesmo possuem equipes que prestam serviços externos, o controle de despesas a trabalho é um ponto chave para manter a sustentabilidade financeira e o crescimento saudável do negócio.

De maneira autoexplicativa, as despesas a trabalho referem-se aos gastos ocorridos a serviço da empresa, quando fora de suas dependências físicas. Essas despesas variam de um negócio para o outro, podendo apresentar suas próprias particularidades.

Alguns desses gastos podem abranger passagens aéreas ou rodoviárias, gastos de km rodado, uber/táxi, hospedagem, refeição, impressão/xerox de documentos, taxa de inscrição em eventos, entre outros.

Porém, os gestores devem estar atentos às fraudes no reembolso corporativo. Esses desvios consistem em pequenas irregularidades no processo de reembolso de despesas, lesando a organização.

Para te ajudar a evitar, ou mesmo corrigir, essas situações importunas dentro da sua empresa, listamos 8 estratégias essenciais para um controle de reembolso de despesas seguro e eficiente. Confira!

Quais são os principais erros no controle de despesas de reembolsos corporativos?

As fraudes mais comuns no ambiente corporativo não ocorrem como esquemas de corrupção complexos, que desviam milhões dos cofres da empresa de uma só vez. Normalmente, elas acontecem como pequenos desvios que burlam o processo e as regras de reembolso de despesas, lesando a empresa de pouco em pouco.

É nesse contexto que ações como arredondar valores de reembolso na prestação de contas e uso indevido de cartão corporativo acabam tornando-se habituais, comprometendo o caixa do negócio.

Para que você consiga evitar essas situações, ou mesmo identifica-las e corrigi-las dentro da sua empresa, listamos aqui os principais erros no controle de despesas de reembolso.

1. Não ter um fluxo de aprovação

Não ter um processo bem estruturado, com um fluxo de aprovação bem definido, acaba gerando muitas brechas onde as irregularidades e fraudes podem se apoiar.

2. Armazenar os comprovantes físicos

Os comprovantes físicos acabam sendo mais problemáticos para o controle de despesas de reembolso do que benéficos. Muitos colaboradores acabam perdendo essas notinhas durante a viagem, ou mesmo os dados dos comprovantes são apagados com o tempo, gerando prejuízos tanto para o funcionário quanto para a empresa.

3. Fazer o controle manualmente

Como os desvios que ocorrem na gestão de reembolso de despesas são pequenos e quase imperceptíveis, contar com o controle manual é altamente inseguro. O controle manual está sujeito aos erros humanos e não conta com a precisão necessária para detectar essas pequenas irregularidades, abrindo brechas para a ocorrência de fraudes.

4. Não fazer auditoria no processo

Sem fazer auditoria no processo de reembolso de funcionários da sua empresa, é bastante difícil detectar indícios de fraudes e irregularidades. Isso afeta diretamente o controle de despesas do seu negócio, impactando fortemente na sua receita anual.

5. Não ter uma política de reembolso de despesas

Outro erro que pode trazer prejuízos para a gestão de reembolso de funcionários é a inexistência de uma política clara e bastante definida sobre o que pode e o que não pode ser reembolsado.

Assim como no primeiro tópico, não ter o processo bem estruturado e registrado na política de reembolso, gera muitas brechas que servem de apoio para as irregularidades acontecerem.

6. Processos fragmentados

Usar sistemas diferentes, que não possuem integração entre si, para cada processo do seu negócio pode trazer vários erros para o seu controle de despesas. Afinal, a necessidade de alimentar vários sistemas gera inexatidões nos dados financeiros, levando a conclusões equivocadas, além de aumentar a dificuldade de detectar irregularidades.

7. Relatórios complexos e longos

Ter inúmeros relatórios de despesas com várias informações que em nada acrescentam também não costuma ser vantajoso para a empresa. Dados em excesso dificultam a conferência e aumentam as chances de mascarar pequenas irregularidades.

8. Não utilizar ferramentas apropriadas

Resistir ao uso de ferramentas especializadas na gestão desses processos pode ser extremamente prejudicial à saúde financeira da sua empresa. Já que a tecnologia possui a precisão necessária para um controle de despesas eficiente.

Quais os cuidados indispensáveis no controle de despesas de reembolso para evitar fraudes e irregularidades?

1. Conheça os processos da empresa

Mapear e conhecer os processos praticados na organização é uma atividade essencial ao controle de despesas. Com o mapeamento de processos, é possível identificar todas as atividades envolvidas na prestação de serviços e assim, mensurar todos os gastos de cada um dos processos, bem como criar orçamentos para melhor controle financeiro.

Porém, mapear os processos por si só não evitará fraudes no reembolso corporativo. No entanto, agregará clareza para conhecer todos os gastos na empresa e identificar possíveis fontes de fraudes no reembolso corporativo.

2. Calcule o custo dos serviços prestados

Calcular o custo dos serviços prestados é uma atividade primordial, à medida que permite identificar os desembolsos básicos necessários para que a operação aconteça.

Neste sentido, torna-se possível comparar os gastos calculados com os desembolsos efetivamente realizados, tornando possível a identificação de fraudes e oportunidades de redução de gastos.

Ademais, conhecer o custo do serviço prestado é importante para estruturar uma política de reembolso de despesas e estabelecer limites de valores nos gastos reembolsáveis.

3. Elabore um orçamento

O processo orçamentário é uma prática essencial para prever os gastos e recursos necessários para a execução das atividades da empresa em determinado período. É uma grande dica para otimizar o controle de despesas da sua empresa.

Para extrair o máximo possível dessa prática, é preciso criar uma estrutura com todos os gastos previstos para realizar determinada atividade. Um bom orçamento necessita tanto dos dados referentes a cotação de preços de passagens e hospedagem, por exemplo, quanto do custo da prestação de serviços referente a uma viagem corporativa.

4. Crie sua política de reembolso de despesas

A formalização do processo de reembolso é uma ação que pode promover diretamente a redução e a prevenção de fraudes no reembolso corporativo. A política de reembolsos é, por conseguinte, o documento que conterá o conjunto de normas que regulamentarão esse processo.

Entre os benefícios citados anteriormente, a política de reembolso torna o processo de reembolso mais rápido, eficiente, eficaz e justo, uma vez que define uma série de regras e limites de gastos para reembolso.

Para criar a política de reembolso da sua empresa, você pode se inspirar na política de outras empresas do mesmo mercado da sua. Lembre-se de utilizar o orçamento previamente desenvolvido como base para estabelecer os limites para as despesas de viagem do documento da sua empresa.

É importante que o limite seja realista e bem fundamentado no orçamento e nas cotações de preços, e é essencial que ele seja controlado e difundido para o departamento financeiro e os viajantes corporativos.

Além disso, a política deve refletir a cultura organizacional da sua empresa, caso contrário estará correndo o risco de não funcionar dentro da realidade do negócio.

5. Organize os processos da gestão de despesas de viagem

Nem toda empresa possui um profissional específico responsável pelo controle de despesas de reembolso. Mas, de uma forma ou de outra, a organização desse processo é essencial.

Por isso, é ideal definir os responsáveis por cada um dos processos, e montar uma estrutura de fluxo de aprovação. Porém, tome cuidado para não o transformar em mais um processo regado a burocracia.

Nas grandes empresas, o fluxo de aprovação costuma envolver o gestor da área solicitante, alguém de Compras e, também, do Financeiro, por exemplo. Mas, podemos adaptar essa mesma estrutura na gestão financeira para pequenas empresas. Siga essa mesma lógica, tentando manter o processo o mais enxuto e claro possível. Assim, o colaborador será capaz de entender de que forma e para quem deve apresentar todos os comprovantes de gastos.

6. Monitore e otimize o processo

Além de mapear, conhecer e formalizar processos, é importante que eles sejam monitorados e constantemente otimizados.

Este acompanhamento constante das operações da empresa auxilia na fiscalização de cumprimento às normas, evita fraudes e fornece informações para otimizar os processos, o que tende a aumentar a produtividade da empresa como um todo.

Além disso, para que a política de reembolso de despesas funcione é fundamental que a gestão financeira da empresa monitore o seu cumprimento, e que esta possua um controle de despesas eficaz.

Para isso, invista em práticas que otimizam a gestão financeira do seu negócio, como:

• Sempre trabalhe com orçamentos
• Acompanhe todos os gastos e movimentações financeiras
• Esteja atento ao fluxo de caixa
• Evite que gastos pessoais e empresariais se misturem
• Utilize ferramentas de gestão financeira adequadas.

7. Assegure-se de manter a transparência na cultura organizacional

Outra forma eficaz para evitar ações de má fé dos seus colaboradores é garantindo que a própria empresa seja um exemplo e referência em transparência.

Ter um processo de reembolso transparente e justo, mostra que a empresa valoriza transparência e honestidade no ambiente corporativo e ajuda a criar uma cultura organizacional que tenha esses valores como base, gerando empatia nos colaboradores.

8. Aposte na tecnologia

Com o emprego da ferramenta adequada, é possível otimizar o processo de reembolso corporativo e evitar fraudes.

Hoje em dia, existem softwares, como o VExpenses, que auxiliam no controle de despesas de reembolso e permitem que a empresa automatize todo o processo, tornando-o mais simples para os funcionários e também para a equipe responsável.

Para escolher o melhor software para sua empresa, é importante avaliar algumas características como o armazenamento de dados, integração de processos e pessoas e eficiência em sanar as necessidades do negócio. No momento de decidir qual solução contratar, lembre-se que uma ferramenta não é adequada se burocratizar em excesso o processo e engessá-lo.

Esse guest post foi escrito por Carolina Crumo, do time de marketing do VExpenses, plataforma de gestão de reembolso de despesas que já ajuda empresas no Brasil e América Latina a reduzirem em até 88% o custo e tempo gastos no processo de reembolso de despesas de funcionários.