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Despesas de uma empresa: O que são e como controlar

O que é uma despesa?

As despesas são gastos empresariais que não tem relação direta com o que se é comercializado. Assim, elas não visam o retorno financeiro, mas são necessárias. Portanto, as despesas, apesar de não gerarem retorno financeiro, propiciam o “conforto” e a funcionalidade para a empresa.

Alguns exemplos de despesa são as contas de energia elétrica, de água e de telefone, os impostos, o aluguel, o gasto com publicidade e a folha de pagamento de seus funcionários. No entanto, os gastos com matéria-prima, com insumos e com serviços para obter algum produto não são considerados despesas.

Quais são as despesas?

As despesas da sua empresa ainda podem ser consideradas fixas ou variáveis:

  • Despesas fixas: são aquelas que não variam, mesmo que o faturamento da empresa varie. Elas são despesas constantes no caixa da empresa. Podem ser consideradas despesas fixas contas como aluguel, telefone e segurança. Algumas delas podem variar seu valor, mas sempre terão que ser pagas e devem estar no seu orçamento. Levando sempre em conta que mesmo que não haja receita, elas deverão ser quitadas.
  • Despesas variáveis: são aquelas que variam de acordo com o faturamento da empresa. Estão diretamente ligadas ao custo do produto. Seja de produção ou apenas de compra. Como as comissões sobre as vendas, os fretes sobre as vendas e os impostos sobre as vendas, por exemplo. Não estão no orçamento, já que são instáveis. 

Exemplos de despesas

Saber quais são e os valores das despesas de um negócio é muito importante, principalmente porque elas devem ser calculadas no preço de venda, e podem interferir no lucro. Alguns exemplos de despesas são:

  • exemplos de despesas fixas: aluguel, folha de pagamento, conta de energia e telefone, impostos e taxas bancárias. Essas despesas são fixas porque devem ser pagas todos meses, mesmo com valores que variam.
  • exemplos de despesas variáveis: comissões de funcionários, manutenções e multas. As despesas variáveis acontecem independente da produção ou venda de produtos, e normalmente não devem ser calculadas no preço de custo, uma vez que não são recorrentes.
moedas jogas representando as despesas de um negócio

O que é um custo?

O custo é mais um tipo de gasto. Porém, diferentemente das despesas, esse é o valor utilizado com bens e serviços para produção de outros bens e serviços. De uma maneira bem simples, o custo é tudo aquilo que é utilizado para produzir ou fabricar. E consequentemente tudo que de certa forma está agregado neste procedimento. Alguns exemplos de custo são a matéria-prima, os insumos, a energia que é utilizada na produção e os encargos e salários da mão de obra, ou seja, do pessoal do setor produtivo.

Diferenciar despesas e custos pode ser meio complicado, às vezes. Existem algumas formas para facilitar a diferenciação dos custos e das despesas. Pergunte-se: “se eu eliminar esse gasto, a produção será afetada diretamente?”, por exemplo. Se a resposta for sim, o gasto trata-se de um custo.

Um modo de controlar melhor a visão do que é custo, é pela gestão de custos. Uma boa gestão faz com que vejamos mais claramente onde vão essas espécies de gastos. Além de ajudar a avaliar melhor nas tomadas de decisões, facilitando o processo.

Quais são os custos?

Os custos podem ainda ser considerados diretos ou indiretos:

  • Custo direto é aquele que vemos ser utilizado na fabricação dos produtos, como a matéria-prima, por exemplo. Devem ser perfeitamente mensuráveis, já que deverão ser incluídos no cálculo do custo de produção.
  • Custo indireto é aquele que não podemos ver no produto final mas sabemos que foi utilizado na fabricação. Como a energia elétrica ou os lubrificantes de máquinas industriais. No entanto, gastos relacionados à logística não são considerados custos. Dentre eles estão o transporte de pessoas, compra de equipamentos e a manutenção da área fabril não são considerados custos.

Diferença entre receita, despesa e custos

Muitas pessoas cometem engano quando falamos desses itens. Seja qual for o tamanho da sua empresa, é preciso conhecer como funcionam as receitas, despesas e custos e transformar a diferença no que realmente interessa: os lucros.

  • Receita: Entende-se por receita toda renda gerada por uma empresa. A primeira fonte de receita de uma empresa é a venda direta de produtos ou a prestação do serviço. Um ponto importante que devemos destacar é que a receita pode vir de várias outras situações, como juros de aplicações, investimentos, venda de máquinas e equipamentos, entre outros.
  • Custos: Pode ser definido como custo, toda saída monetária que está relacionada diretamente com a produção do produto ou serviço. Ele pode ser um custo fixo como aluguel, maquinários e energia. Também pode ser um custo variável como matéria-prima, embalagens etc.
  • Despesa: É todo gasto para manutenção da empresa. Porém, ao contrário dos custos, esses gastos não estão relacionados ao produto diretamente e podem ser mais flexíveis, como por exemplo, a alimentação dos funcionários e transporte dos mesmos até a empresa.

Agora você entende quando alguém fala que precisa cortar despesas, não é mesmo? Por isso, é extremamente importante diminuir ou eliminar despesas desnecessárias e investir a diferença em questões que aumentem a receita.

mão segurando cartões de crédito com parede branca de fundo

Como controlar as despesas da sua empresa

Realizar adequadamente o fluxo de caixa de uma empresa, é vital para a perenidade de um negócio. É necessário que os profissionais que trabalham com entradas e saídas de valores, sejam organizados e tenham facilidade em cumprir prazos. Afinal, o controle adequado das finanças, além de ser uma responsabilidade, pode ajudar a gerar diminuição dos custos mensais.

Mas então, como controlar as despesas de uma empresa? Separamos algumas informações para que você saiba o que fazer para manter as contas em dia sem desperdícios – de tempo, de dinheiro ou de recurso! Confira!

Faça o planejamento dos pagamentos

Existem dois tipos de contas: as mensais, que são aquelas que você consegue prever, pois todos os meses estão ali; e as eventuais, que são imprevisíveis, mas que você precisa, de alguma forma, “pensar que elas poderão surgir”, e ter uma reserva para essas situações de emergência. Portanto, faça um planejamento de valores e datas para não correr o risco de ter que pagar multas ou de ter a suspensão de um serviço por falta de pagamento.

Analise os seus custos

Será que não é possível fazer reduções nas despesas da sua empresa? Analise os seus custos e tente cortar aqueles desnecessários. Acredite, sempre é possível fazer uma economia. Para que isso aconteça, não basta apenas fazer contas. É preciso buscar um histórico financeiro da instituição e analisá-lo para diminuir e cortar gastos possíveis.

Negocie descontos

A princípio, pode parecer superficial fazer esse tipo de sugestão. Mas perceba que em determinadas empresas, os responsáveis pelas compras e pagamentos apenas executam as suas atividades, pois “é a empresa quem está pagando”. Ter dinheiro em caixa para cumprir com as responsabilidades financeiras da organização, não é motivo para gastos sem moderação.

Por isso, além de estimular o corte de valores supérfluos, instiga também a prática das negociações que resultarão em descontos. Aproveite e verifique se pagamentos adiantados e automáticos também geram algum tipo de benefício.

Atente-se às tarifas bancárias

Às vezes os valores são tão pequenos em relação ao fluxo que passa na conta corrente da empresa que ninguém se dá conta das taxas cobradas pelos bancos. Por isso, fique atento a estes valores, pois podem ocorrer cobranças abusivas ou inadequadas. Observe esses custos e procure o seu gerente para tentar negociá-los.

Consulte profissionais especializados

Contadores e advogados são ótimos profissionais para ajudá-lo a verificar no dia a dia se existem mudanças na legislação que podem ajudar a diminuir os valores pagos com impostos. Incentivos fiscais, atualizações legais e medidas jurídicas protetivas e preventivas são de fácil conhecimento deles. Portanto, esteja sempre contando com os conhecimentos desses profissionais.

Utilize um software de gestão financeira

Como dito anteriormente, organização é essencial para o controle orçamentário de uma instituição. E manter tudo no seu devido lugar há tempos não é mais sinônimo de papéis e mais papéis arquivados em extensas gavetas, de forma a se demorar longas horas para consultar uma informação rápida.

Para fugir desse “caos organizado”, utilize uma ferramenta de gestão financeira na nuvem, como o eGestor,  para realizar o controle de estoque, financeiro, emissão de notas fiscais, ordens de serviços, gestão de tarefas, dentre outras possibilidades. Com ele, obter informações e analisar os cenários ficará muito mais prático, fácil e eficiente.

mulher contanto dinheiro representando as despesas da empresa

Como fazer o controle de despesas

Primeiramente, para que você possa controlar de forma eficiente as despesas do seu negócio, é preciso escolher onde colocar essas informações. O importante é que após fazer a anotação você consiga visualizar toda a movimentação e possa planejar os próximos passos.

Esse controle pode ser feito em planilhas ou em softwares de gestão financeira. Neles você lança todos os seus custos fixos, como aluguel, água, luz, telefone, funcionários, entre outros. E também colocará os custos variáveis, como manutenção, matéria-prima, fornecedores etc.

Escolher entre planilhas ou softwares de gestão fica a critério de cada empresa. O que realmente importa é fazer a anotação correta de toda a movimentação financeira e conseguir as informações pertinentes para tomar as decisões corretas.

Uma das vantagens de escolher um software de gestão é a praticidade e segurança para guardar informações. Muitos possuem sistemas online que dão opção de backup das movimentações financeiras.

No caso de planilhas, é necessário um pouco mais de cuidado para que as informações não sejam extraviadas do computador ou ocorra um problema que apague todos os arquivos, por exemplo. E perder todas essas informações não será nada bom para sua empresa.

pessoa realizando pagamento em um caixa de loja

7 despesas que podem comprometer a sua gestão de caixa

Toda empresa precisa fazer a gestão de caixa. Ela deve ser sempre bem elaborada para que a empresa possa manter a sua organização e buscar o crescimento. Por ela, todo o gerenciamento de entrada e saída de recursos de uma empresa é feito. 

Assim, sendo uma atividade super importante para definir as tomadas de decisões e estratégias da empresa. E também para saber se tem condições de um investimento, por exemplo. Confira 7 despesas que podem comprometer a sua gestão de caixa.

1. Não faça a união de contas

Muitos empresários realizam a união da conta pessoal com a da empresa. Esse erro é bem comum, mas deve-se fugir dessa armadilha e separar um valor mensal, como uma espécie de salário. Se o seu negócio inicialmente não estiver bem no financeiro, procure não mexer nessa parte, para assim criar um caixa.

2. Faça um controle diário das despesas

O acúmulo nunca é bom, e pode prejudicar a sua empresa. Faça um fluxo diário, não deixe acumular para fazer semanal ou mensal, isso pode ser um grave erro. Com a atividade feita diariamente, é possível analisar e controlar realmente o caixa. Já que se obtêm relatórios mais precisos e se controla realmente a entrada e saída da sua empresa.

3. Nunca gaste o que ainda não entrou

Um erro que empresários cometem é quando a venda não é a vista, mas a data de pagamento fica confirmada. Crendo que terá a quantia em dinheiro, faz as contas para pagar outras despesas nessa data. Mas e se o dinheiro não entrar? É aí que muitos começam a se complicar, fazem dívidas, juros e é o começo da ruína no seu estabelecimento. Faça planos apenas com o que realmente está no caixa, dessa forma, manterá a organização.

4. Seja presente na empresa

É comum que muitos empresários deixem tudo nas mãos de funcionários, muitas vezes nem indo até a empresa. Porém, isso também pode ser um erro grave, e é melhor evitar. Se mantenha presente, afinal, com certeza você batalhou muito para realizar o seu sonho. E por isso, não vai querer que outras pessoas fiquem no controle e possam colocar tudo a perder. Mantenha uma rotina presente em seu empreendimento. Busque tomar as decisões e diminuir os riscos de grandes dores de cabeça por um descuido.

5. Seja realista

Seja sempre realista com a situação atual de sua empresa. Assim, evite tomar atitudes que você não tem certeza se darão certo. Se previna de prováveis acidentes, mantenha um planejamento adequado, levando o mesmo a sério. Para que assim, seu empreendimento se fortaleça e aos poucos sua empresa se desenvolva.

6. Trace metas

Seguindo a linha do realismo, trace metas para ter uma motivação. Após as análises, veja um número bom que realmente a empresa possa atingir daqui três meses, e então trabalhe com a meta de alcançá-la. Ao atingir o primeiro objetivo, com base nas análises mais uma vez, faça uma nova, e assim vá fluindo, sempre estabelecendo pontos para aumentar a produtividade e motivação.

7. Use a tecnologia e empresas do segmento

Vivemos na era da tecnologia e informação, e devemos ser inteligentes para usar tudo isso ao nosso lado, trazendo lucros e ganhos para a nossa empresa. Os sistemas de gestão e automatização podem ser um ótimo negócio, facilitando para traçar estratégias e encontrar até mesmo clientes em potencial. Faça a união de uma boa gestão com software de gerenciamentos efetivos, usando a tecnologia de verdade ao seu lado e assim, mantenha a organização e busque sempre alavancar as suas vendas, gerando cada vez mais lucro.

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Escrito em: 04/08/22
<a href="https://blog.egestor.com.br/author/pedro-henrique-escobar/" target="_self">Pedro Henrique Escobar</a>

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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