Com as modalidades de teletrabalho e híbrida vindo para ficar em muitas organizações, é necessário encontrar maneiras de lapidar práticas e aprimorar resultados, tornando a rotina mais ágil e produtiva. Para isso, diversas ferramentas de gestão vêm sendo utilizadas como estratégia para monitorar e otimizar processos, tendo se popularizado ainda mais com a migração do escritório para o home office.

Junto aos softwares de gestão disponíveis no mercado, essas ferramentas têm facilitado o dia a dia dos colaboradores e entregado resultados positivos para as empresas. Para saber mais sobre essas ferramentas, conhecer as mais utilizadas nas empresas e também alguns softwares que são fundamentais nesse processo, o Tangerino – controle de ponto digital preparou este artigo com algumas dicas sobre o tema.

O que são ferramentas de gestão e como elas ajudam os negócios

As ferramentas de gestão são técnicas e metodologias que auxiliam as empresas na tomada de decisão. Quando usadas de forma estratégica e alinhadas ao propósito do negócio, conduzem a empresa para o crescimento.

Elas podem e devem ser utilizadas em qualquer tipo de organização, seja de pequeno, médio ou grande porte, pois auxiliam os gestores a controlarem todos os processos, identificando o que está fluindo e aquilo que precisa ser melhorado ou trocado

As ferramentas de gestão são fundamentais, principalmente se usadas desde quando a empresa ainda está no começo, pois favorecem uma visão abrangente do negócio e ajudam a conduzir melhor a sua expansão e evolução, otimizando o trabalho de todos.

Quando as empresas crescem, naturalmente precisam investir no reforço da equipe, de líderes, aumento de espaço e passam a demandar uma gestão cada vez mais completa, com um grande número de squads, tarefas, atividades e projetos de curto, médio e longo prazo.

Com o uso das ferramentas de gestão, todo esse fluxo torna-se muito mais claro e o principal: faz com que os gestores e as equipes entendam exatamente qual o seu papel e como sua atuação leva a empresa a alcançar resultados.

Conheça 4 ferramentas de gestão muito usadas nas empresas

Existem no mercado diversas ferramentas de gestão que, de acordo com o tipo de negócio, os propósitos e a estratégia da empresa, podem ser adotadas.

Algumas delas têm um objetivo mais geral e podem ser aplicadas em qualquer organização, inclusive, dentro dos setores e equipes. Veja abaixo alguns dos principais exemplos de ferramentas de gestão que são muito utilizadas em diversos segmentos:

5W2H

A ferramenta 5W2H oferece uma metodologia de check list que ajuda gestores e equipes a terem mais clareza sobre as tarefas e projetos e, a partir disso, elaborar um plano de ação.

Com uma lista de perguntas, cujas iniciais dá o nome à ferramenta, ao respondê-las, todos da equipe conseguem entender tudo sobre a demanda, facilitando o foco no que é mais urgente ou demanda mais prazo para ser feito. Assim, a ferramenta responde:

5W:

• What? (O quê?): qual é a ação a ser executada;
• Why? (Por quê?): por que é preciso realizar o projeto;
• When? (Quando?): quando a ação será executada e qual o tempo será necessário para execução do projeto;
• Where? (Onde?): onde cada etapa será conduzida e onde projeto será aplicado;
• Who? (Quem?): quem serão os envolvidos no projeto, desde líderes até liderados.

2H:

• How? (Como?): como será realizado o projeto, qual será o passo a passo;
• How much? (Quanto custará?): quanto o projeto vai custar – pergunta fundamental para avaliar o custo x benefício e, se necessário, fazer adequações antes de colocar em prática a sua realização.

Existem também algumas ferramentas que tornam a metodologia 5W2H mais fácil ainda, como uma Planilha de 5W2H, por exemplo.

PDCA

O PDCA, também conhecido como Ciclo PDCA, é uma metodologia que busca a melhoria contínua dos processos dentro das empresas. Ele não foca apenas em uma demanda específica, mas em vários processos dentro da empresa.

Dentre seus objetivos estão reduzir custos e aumentar os lucros e também garantir a satisfação dos clientes.

Sua sigla, em inglês, significa:

• Plan (planejar): avaliar e identificar o que há de problema em um processo, apontando as causas para, durante o processo, eliminar o erro;
• Do (fazer ou executar): momento em que o que foi planejado é colocado em ação;
• Check (verificar): avaliar se o que foi executado deu ou está dando certo, sendo que a empresa pode optar por avaliar durante o processo, depois de concluído ou ambos;
• Act (agir): com base nos resultados do PDCA, é o momento de identificar o que deu certo e implementar essa ação ou, se for o caso, estudar o que deu errado e, assim, iniciar um novo ciclo PDCA.

Para que seja efetiva, a metodologia é aplicada em ciclos, ou seja: é aplicado o ciclo de planejar, executar, verificar e agir e, sempre que se chega ao final, volta-se ao começo. O propósito é sempre corrigir falhas e identificar o que pode ser mudado.

Análise SWOT/FOFA

Também conhecida como Matriz SWOT, é uma ferramenta de gestão que analisa os cenários interno e externo de uma empresa.

Ela ajuda o gestor a identificar e corrigir falhas dentro da empresa, a enxergar e explorar os seus pontos fortes para se tornar mais competitiva e vislumbrar as oportunidades externas que estão aparecendo no mercado.

Os dois primeiros pontos dizem respeito ao ambiente interno da empresa (pontos fortes e fracos) e podem ser controlados e melhorados para cumprir as metas da organização.

Enquanto que os outros dois (oportunidades e ameaças) tratam do ambiente externo, dos desafios e obstáculos enfrentados e cujo controle escapa da empresa, precisando que a organização encontre soluções internas para superá-los.

A sigla tem origem no inglês e significa:

• Strength (forças): identifica os pontos fortes da empresa que podem ser explorados para otimizar a conquista de metas. Exemplo: cultura organizacional forte;
• Weaknesses (fraquezas): aponta os pontos fracos que a empresa precisa trabalhar para melhorar seus resultados. Exemplo: falta de gestão de logística;
• Opportunities (oportunidades): analisa o cenário externo, ou seja, o mercado, como concorrentes, clientes, fornecedores etc., mas considerando os pontos fortes e fracos da empresa para trabalhar nesse contexto. Exemplo: quando as taxas de juros do setor imobiliário são reduzidas e as pessoas começam a alugar e comprar mais imóveis;
• Threats (ameaças): mostra os problemas ou possíveis problemas que a empresa pode vir a enfrentar em seu mercado para que soluções sejam desenvolvidas de forma estratégica. Exemplo: pandemia da covid-19.

PM Canvas

O PM Canvas é uma ferramenta de gestão visual cuja proposta é, por meio de um sistema colaborativo, que incentiva a participação de todas as partes envolvidas, concentrar todas as etapas de um projeto em um só documento de uma página.

A proposta dessa metodologia é criar planejamento, execução e gestão de projetos de forma simples, permitindo que todos consigam identificar as etapas e se encontrarem dentro do escopo.

Para isso, ela parte do princípio de que a elaboração de um novo projeto precisa estar baseada nas perguntas:

• Por quê?
• O quê?
• Quem?
• Como?
• Quando?
• E quanto?

A partir dessas respostas é criado o diagrama de Canvas que, dentre os benefícios, ajuda a manter o foco da equipe apresentando objetivos mensuráveis que serão fundamentais para alcance de metas maiores.

Como os softwares ajudam na implementação das ferramentas de gestão?

Assim como as ferramentas de gestão, existem também os softwares de gestão, que devem caminhar lado a lado para que a estratégia da empresa funcione.

Os softwares são plataformas que auxiliam na gestão e organização de documentos e processos diversos. Com eles, a empresa consegue automatizar sua rotina, centralizando informações e dados, de modo que sejam acessíveis a todos.

Podem ser sistemas instalados em computadores, notebooks ou smartphones, por exemplo, ou disponíveis de forma online, com armazenamento em nuvem, de forma que possam ser acessados de qualquer lugar.

São considerados a ponte para a solução oferecida pelas ferramentas de gestão, pois potencializam a eficácia dessas metodologias, tornando os processos ainda mais produtivos. Veja abaixo alguns tipos de softwares mais usados:

Gestão de tarefas

Alguns softwares podem facilitar e muito o dia a dia das equipes, no que se refere à entrega de tarefas e projetos, como são os casos do Trello e do Asana.

Os sistemas utilizam quadros, listas e cartões para ajudar as equipes a organizar as tarefas e facilitar os processos de entrega, sempre focando nos prazos.

Assim, todos conseguem visualizar, de forma rápida e sem complicações, aquilo que está pendente, em andamento ou foi concluído, além de que ambos enviam notificações a cada atualização para melhor acompanhamento por parte das equipes.

Comunicação interna

Vários softwares e plataformas já são muito utilizados no dia a dia das pessoas para facilitar a comunicação. Mas a empresa pode optar por um que seja exclusivo para tratativas do ambiente de trabalho.

É o caso do Slack, que permite a organização das conversas em canais, por onde é possível pesquisar frases ou palavras. Como ele permite a troca de arquivos diversos, a plataforma acaba substituindo o uso do e-mail.

Já em relação à comunicação por vídeo, que tem sido cada vez mais usada, acompanhando o aumento da adoção do home office, o Zoom é um dos softwares que tem sido mais buscados pelas empresas.

Ele permite a realização de reuniões online com até 1.000 participantes ao mesmo tempo, possui a alternativa de compartilhamento da tela do computador, além de possibilitar que sejam gravadas as reuniões para serem compartilhadas posteriormente.

Controle de ponto online

O controle de ponto é uma parte importante da gestão dentro das empresas e, com um maior número de organizações adotando o home office, ele tornou-se ainda mais importante para a gestão remota de equipes e projetos.

É por meio do controle ponto que o gestor pode analisar a razão entre as tarefas e o tempo de trabalho, a fim de entender se um setor está sobrecarregado ou se precisa de apoio, considerando contratar mais pessoas, realocar funcionários ou desligar outros.

Hoje, com a possibilidade de contar com o controle de ponto online, esse processo tornou-se ainda mais ágil para empresas e funcionários.

Por meio de um aplicativo é possível registrar o ponto sem estar fisicamente na empresa e, no caso de colaboradores externos, contar com funcionalidades de softwares, como a geolocalização, que mostra o local atrelado à tarefa ou serviço concluído.

O software também entrega relatórios completos, mostrando faltas, atrasos e horas extras, que facilitam ainda mais a rotina do RH.

Como a sua empresa tem feito a gestão do negócio? De forma manual e burocrática, permitindo atrasos e erros no processo, ou com uso de ferramentas de gestão, softwares e metodologias ágeis, que tornam o trabalho mais produtivo e com mais propósito para todos os envolvidos? Avaliar os processos de gestão da empresa é fundamental para tornar-se mais competitivo no mercado.