Empresas de todos os portes enfrentam desafios na sua prestação de contas e reembolso de despesas. Muitos colaboradores da área financeira podem demorar bastante tempo para finalmente alcançarem o controle ideal dos ressarcimentos. Sistemas ultrapassados podem atrasar os procedimentos e pior, criar brechas para fraudes nos processos internos.

No entanto, a tecnologia chegou como aliada dos gestores e analistas promovendo uma forma de otimizar a rotina atarefada e evitar os riscos de erros e fraudes: a automatização da gestão de reembolsos.

Tecnologia e Gestão Financeira

Se a sua empresa conta com funcionários em atividades externas, o reembolso de despesas é uma prática essencial. Os custos envolvidos em reuniões externas a clientes, além dos gastos em viagens, como a hospedagem e alimentação, por vezes precisam ser reembolsados aos colaboradores. Assim, o procedimento precisa ser o mais eficaz possível.

A produção de relatórios ou verificação de recibos, por exemplo, são cansativos e, na correria da rotina, certos pontos podem passar despercebidos.

A tecnologia permite que os erros humanos que acontecem nesse processo sejam minimizados, além de trazer muito mais otimização e agilidade para o dia a dia da área financeira. É quando entra em cena o software de gestão de reembolsos.

O que é um Software de Gestão de Reembolsos?

A automatização da gestão de reembolsos é realizada por meio de um software que otimiza e simplifica os processos, além de trazer agilidade para toda a administração. 

Aplicativos de gestão de reembolsos funcionam como os automatizadores dos processos que antes eram feitos à mão. Por meio deles, os funcionários podem emitir relatórios que irão respeitar a política de reembolso, além de digitalizar as notas fiscais ao invés de enviá-las por malote.

Os softwares de gestão de reembolsos também permitem o acompanhamento em tempo real do que está sendo solicitado durante as viagens, por exemplo, gerando relatórios automatizados e armazenando notas fiscais digitalizadas.

Assim, o financeiro receberá esses documentos dentro de um prazo preestabelecido, reduzindo significativamente o tempo gasto para as respostas e aprovações. Além disso, os dados coletados pelos softwares são mais assertivos e reduzem custos. 

Dessa forma, o resultado de implementar a automatização de gestão de reembolsos na empresa é a redução dos ciclos e uma experiência otimizada para os colaboradores.

Como saber se a sua empresa precisa da automatização da gestão de reembolso?

O grande objetivo das empresas é diminuir riscos, aumentar a receita e reduzir despesas. Por isso, a automatização da gestão de reembolso pode ser um grande aliado no alcance dessas metas de forma mais rápida.

Se a sua empresa se encaixa em algum dos pontos a seguir, você provavelmente precisa automatizar a sua gestão de reembolso:

• Perde muito tempo e dinheiro com relatórios;
• Tem acesso difícil a informações importantes;
• Tem problemas recorrentes com perdas de comprovantes e notas;
• Gasta muito tempo no fluxo de aprovação de relatórios.

Se a sua empresa se encontra nessa situação, podemos falar com propriedade que a automatização da gestão de reembolso irá transformar por completo toda a área financeira.

Principais Vantagens da Automatização da Gestão de Reembolso

Dentre os benefícios do software de reembolsos, podemos listar:

• Redução de erros e falhas;
• Redução de custos;
• Integração das áreas e melhora no fluxo de informações;
• Otimização de processos;
• Gastos lançados em tempo real.

Redução de erros e falhas

A automatização da gestão de reembolso auxilia na organização, controle e facilidade em tudo o que envolve dados e informações. Além disso, as tarefas são automatizadas, trazendo praticidade e alta qualidade.

Dessa forma, as falhas humanas são reduzidas e os envolvidos no processo podem se dedicar a analisar e melhorar cada etapa, favorecendo o desenvolvimento e a busca por melhorias da área.

Redução de custos

Com a automatização da gestão de reembolso, os funcionários podem aproveitar melhor o seu tempo e os recursos que investiam anteriormente para outras demandas. Assim, a organização pode se empenhar em capacitar seus colaboradores e investir na expansão da empresa.

Integração das áreas e melhora no fluxo de informações

O software de gestão de reembolso também permite que todos os dados estejam reunidos em um só lugar, onde funcionários de diferentes áreas e níveis podem alinhar suas ideias e ter uma comunicação mais efetiva.

Otimização de processos

Além da segurança na execução, a praticidade nos processos é a grande vantagem da automatização da gestão de reembolsos.

Sabemos como a rotina da área financeira é atarefada e como cada minuto conta. Assim, a otimização dos processos torna o dia a dia mais fluido e ágil para todos.

Gastos lançados em tempo real

Uma das ferramentas que mais chama a atenção no sistema de gestão de reembolso é a possibilidade do lançamento de despesas ser feito em tempo real, e o que é ainda melhor, por meio do próprio celular.

O colaborador em atividade externa só precisa tirar uma foto da nota fiscal logo que ele é emitido e fazer o upload em sua área exclusiva no sistema, que armazena todos os dados na nuvem. Sem complicações e sem riscos de perdas, é emitido um relatório com todos os gastos de forma automática, prática e ágil.

Funcionalidades disponíveis em um sistema de gestão de reembolso

Os sistemas de gestão de reembolsos são a forma mais inteligente para gerenciar os gastos. Podem ser usados pelo colaborador e pelo gestor.

São ferramentas práticas, possibilitando fazer a gestão de reembolso a qualquer hora e em qualquer lugar. Veja algumas das funcionalidades presentes:

• Digitalização de reembolso e despesas corporativas;
• Solicitação de adiantamento de valores;
• Emissão de relatórios;
• Reembolso de quilometragem e cálculo de valor por quilômetro rodado;
• Armazenamento de informações na nuvem;
• Integração contábil & ERP.

Assim, concluímos que as empresas conseguem diversos benefícios ao investir na automatização da sua gestão de reembolso. Além da economia de recursos, as muitas praticidades oferecidas transformam totalmente o dia a dia do financeiro, que se torna mais prático e dinâmico.