O que é e como implementar a Inteligência de Negócios na Pequena e Média Empresa

Você já deve ter ouvido falar no conceito de Inteligência de Negócios. Também muitas vezes citado como BI, devido ao original em inglês: Business Intelligence. Mas você sabe o que é e como implementar a Inteligência de Negócios em sua empresa? Entenda agora!

O que é o Business Intelligence?

Uma ferramenta de gestão? Um software? Uma área da administração? Um pouco disso tudo e mais: Big Data, Analytics e Inteligência Artificial fazem parte do pacote. Parece um pouco complicado, mas não é.

Tudo se resume a interpretar dados das transações da empresa para gerar informações que possam ser usadas pelo gestor. Essas transações da empresa são os registros gerados pela operação da empresa. Por exemplo, cada venda registrada gera vários dados. Entre eles, quais produtos são vendidos, por qual valor, para qual cliente, em que data, hora e por qual vendedor.

Dessa forma, partir do histórico de todos esses dados é possível fazer um diagnóstico da situação da empresa. Saber, por exemplo, se as vendas estão crescendo ou caindo, e qual o motivo.

Pode parecer algo muito simples verificar se as vendas estão indo bem. Entretanto, um software de BI pode identificar padrões que uma pessoa demoraria muito tempo para identificar.

Um exemplo do uso da Inteligência de Negócios

Se imaginarmos um cenário em que o faturamento vem apresentando queda, concluímos que identificar qual o motivo dessa queda pode ser um grande desafio. São inúmeras as possibilidades, podemos citar algumas:

  • Menos clientes conquistados;
  • Vendas com valores menores;
  • Clientes importantes comprando menos;
  • Produtos que estão com menos procura;
  • Excesso de descontos;
  • E outros.

Agora imagine que o motivo seja um mix desses problemas. Por exemplo: algum vendedor perdendo muitos clientes por mal atendimento e ao mesmo tempo um produto importante perdendo atratividade no mercado. Num caso como esse, apenas um software pode identificar de forma imediata o que está acontecendo. Assim, permitindo uma correção de rumo muito antes do que aconteceria quando a decisão é tomada apenas pela observação humana.

Existem ainda muitas outras aplicações de um BI. Entre elas podemos elencar:

  • Redução de custos;
  • Controle de metas;
  • Previsão de faturamento;
  • Melhora no atendimento dos clientes;
  • Aumento da produtividade da empresa;
  • Dashboard de índices (KPI).

Esses dois termos, Dashboards e KPI, andam junto com a Inteligência de Negócios, por isso é importante conhecê-los melhor.

KPI

KPI é a sigla para Key Performance Indicator, normalmente traduzido para o português como indicador-chave de desempenho. Mas também conhecido no Brasil simplesmente como Índice de Desempenho.

Muitos não sabem, mas lidam com algum tipo de KPI no dia a dia. Por exemplo, o faturamento pode ser considerado um KPI, assim como o valor médio da cesta, ou ticket médio, também é um KPI.

Os KPIs podem ser agrupados de várias formas, mas o mais comum é usarmos as áreas da empresa. Assim, temos KPIs ligados a vendas, financeiro, estoque, compras entre outras áreas.

Dentro da área financeira também temos KPIs comuns, que muitas empresas lidam no dia-a-dia. São eles:

  • Prazo médio de pagamento;
  • Inadimplência média;
  • Dias médios de atraso nos recebimentos;
  • E outros.

Os KPIs trazem mais insights conforme eles se tornam mais complexos. Por exemplo, um KPI composto, onde temos a divisão do faturamento da empresa pelo número de funcionários, o que pode demonstrar se a empresa está aumentando ou reduzindo a sua produtividade.

Todo KPI é composto por um número, seu tipo e um período, para que ele possa ser corretamente compreendido. O faturamento é um tipo de KPI. O faturamento é normalmente expresso em reais, a quantidade de itens na cesta é um número comum, já a taxa de crescimento do faturamento é uma porcentagem.

O Valor Monetário é outro tipo de KPI. No Valor monetário, números comuns e porcentagem são tipos numéricos recorrentes entre os KPIs, representando talvez mais de 90% dos casos.

Quanto ao período, devemos indicar se estamos falando de um índice que foi avaliado de forma mensal, bimestral, semestral, anual, ou qualquer outra forma de se agrupar o tempo.

Voltando ao exemplo do faturamento é normal ele ser verificado de forma diária no varejo, enquanto que no atacado o acompanhamento mais comum é mensal. E, em ambos é comum a avaliação anual também.

Dashboards

Não é comum vermos a versão traduzida da palavra dashboard no ambiente empresarial. Portanto vamos apenas defini-lo como sendo painéis que mostram o desempenho da empresa, ou de uma determinada área do negócio.

Um dashboard pode ser constituído de vários KPIs, gráficos, cockpits e algumas tabelas resumidas. Ele dá um panorama geral da situação da empresa.

O dashboard também deve estar ligado a um período e ter informações coerentes. Por exemplo, se temos em um dashboard o faturamento total do ano anterior, não devemos incluir o ticket médio do mês atual. Esse ticket médio deve ser a média anual e não mensal, e deve ser do mesmo ano do faturamento em questão.

Em geral os dashboards devem ser separados por áreas, como os KPIs, para que a informação seja mais relevante e compreensível. Mas eles também podem trazer dados de áreas cruzadas para uma visão mais ampla.

É possível, por exemplo, um dashboards conter o faturamento, a inadimplência e a taxa de conquista de novos clientes. Informações essas que são de áreas diferentes, mas que podem ser importantes quando vistas juntas para entender os resultados da empresa.

Entre os gráficos mais comuns que são usados nos dashboards temos:

  • Gráfico de pizza: Ótimo para comparar entre poucos grupos, por exemplo, totais por tipo de pagamento;
  • Gráfico de linha, ou evolução: Usado para visualizar evoluções no tempo, como faturamento mensal dos últimos meses;
  • Gráficos de barra: Também usado para fazer comparações, por exemplo o total de vendas de cada vendedor.

Como implementar a Inteligência de Negócios?

O primeiro passo é ter todos os registros das transações da empresa em algum software gerencial. Como dizia Peter Drucker: “Se você não pode medir, não pode gerenciar”. Assim, ter registros corretos do que aconteceu na empresa permite que os softwares de Inteligência de Negócios façam as análises dos dados que irão gerar as informações e sugestões para o gestor.

O segundo passo é contratar um software de BI que seja aderente ao seu sistema gerencial. Ou seja, um sistema que possa ler os dados das transações da empresa de forma automática, de preferência todos os dias. Muitos softwares de BI são apenas uma plataforma de criação das análises. E justamente por isso, exigem a contratação de um profissional qualificado para montar e manter as análises. Esse tipo de BI se torna muito caro para pequenas e médias empresas. Para essas empresas são indicados softwares de BI que já façam as análises padrões que todo negócio necessita, afinal toda empresa comercial tem produtos, clientes, vendedores etc.

Também é preferível que o software forneça as informações de forma simples, sem a necessidade prévia de treinamento ou conhecimentos avançados de administração. Um BI moderno pode apresentar as análises quase como se feitas por um consultor, inclusive enviando mensagens de áudio sobre os resultados da empresa.

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Escrito por eGestor
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