O que é KPI?

A sigla KPI vem do inglês Key Performance Indicator, na tradução direta significa indicadores chaves de performance. Eles servem para medir se alguma ação ou um determinado conjunto de ações está de acordo com os objetivos planejados pela empresa.

Esses indicadores de desempenho podem ser vistos tanto como números ou como porcentagem. Isso pode variar de acordo com as necessidades da empresa. Os KPIs são o auxílio necessário para a empresa, equipes e gestores tomarem decisões com mais êxito.

Assim, sem dúvida nenhuma, o segredo para uma boa gestão estratégica é definir os KPIs. Apenas eles podem trazer bom controle dos dados da sua empresa. São eles responsáveis por apresentar todos os indicadores baseados nos objetivos e metas estabelecidos.

Por esse motivo eu te pergunto, como você controla os dados da sua empresa? E o sucesso das metas e objetivos planejados?

Nesse texto separamos tudo que você precisa saber para adaptar os indicadores estratégicos na gestão da sua empresa.

Qual a diferença de KPI e métrica?

Os KPIs são o conjunto dos indicadores chaves necessários para controlar se sua empresa está no caminho certo de atingir seus objetivos.

Por outro lado, as métricas são pontos específicos que precisam ser medidos para que sua empresa possua uma análise firme.

Quais são os principais tipos de KPI?

Os KPIs podem ser separados em diferentes tipos, variando de acordo com os objetivos e as metas de cada empresa. Dessa forma, eles abrangem muitas áreas e níveis de atuação.

Portanto, vamos dividir os tipos de KPIs que podem ser divididos em primários, secundários e práticos. 

KPI primários 

Os KPIs primários são essenciais para indicar se a empresa está obtendo o sucesso desejado com as ações ou estratégias. Assim, eles fornecem todos os dados e informações da empresa, indicando se tudo está funcionando dentro do planejado. 

Dessa forma, essas análises precisam compreender o progresso, melhorar o desempenho da empresa e visualizar os pontos a melhorar.

Exemplos de KPIs primários:

• Indicadores de lucratividade
• Retorno sobre Investimento (ROI)
• Taxa de conversão de vendas
• Ticket médio
• Leads gerados
• Lucro gerado
• Tráfego
• Custo de aquisição por cliente

KPI secundários

Os KPIs secundários detalham os resultados obtidos nos KPIs primários. Assim, é possível ver e analisar todos os indicadores mais de perto. Isso ajuda diretamente os responsáveis a entenderem o resultado e a justificativa para esse resultado.

Exemplos de KPI secundários:

• Custo detalhado por lead 
• Valor de cada venda
• Média de preço de compras
• Quantidade de visitantes por determinado tempo
• Origem do tráfego

KPIs práticos 

Os KPIs práticos explicam, de forma prática, todos os resultados apontados nos KPIs primários e secundários.

Assim, avaliando e fornecendo informações básicas do dia a dia.

Exemplos de KPis práticos:

• Produtos que tiveram a taxa maior de procura
• Páginas do site que foram mais visitadas
• Quantas pessoas foram impactadas com determinada publicação 
• Palavras chaves mais eficazes

Quais KPIs escolher para meu negócio? 

Os KPIs dependem dos objetivos que a empresa deseja alcançar. Dessa forma, fica a critério de cada negócio decidir quais são os KPIs adequados para acompanhar o progresso da sua empresa.

Desse modo, um indicador chave de desempenho serve para mostrar quais ações ou estratégias estão trazendo o resultado desejado. Mas ele também serve para mostrar quais devem ser melhoradas ou excluídas.

Portanto, vamos apresentar apenas exemplos que poderão ser utilizados a partir da necessidade de cada negócio. 

KPI de eficiência ou eficácia

O KPI de eficiência ou eficácia são indicadores responsáveis por apresentar as ações ou estratégias que objetivaram um resultado positivo para a empresa.

• Eficiência: A eficiência está ligada ao ato de realizar a atividade de forma otimizada, com menos tempo, menos recursos e mantendo a qualidade.
• Eficácia: A eficácia é realizar a atividade de forma certa, atingindo os objetivos desejados.

KPI de capacidade

Os KPIs de capacidade medem a quantidade de um produto que pode ser feito e o tempo necessário para produzi-lo. 

A quantidade de calças que uma confecção de roupas consegue produzir por semana, por exemplo, é um KPI de capacidade.

KPI de produtividade

Os KPIs de produtividade são indicadores de performance que medem o resultado de um trabalho em relação a entrega de resultados dos colaboradores. Assim, levando em consideração os recursos utilizados e o tempo que foi demandado.

Um exemplo, é a quantidade de clientes que um determinado funcionário consegue atender em um determinado tempo.

KPI de qualidade

Os KPIs de qualidade são indicadores de desempenho responsáveis por apontar a qualidade dos produtos ou serviços fornecidos por determinada empresa. 

Dessa forma, esses indicadores são realizados através de pesquisa de satisfação de clientes, desempenho dos colaboradores, atendimento e resultados dos processos implementados.

KPI de lucratividade 

O KPI de lucratividade possui o objetivo de indicar os lucros obtidos pela sua empresa.

Portanto, nesse indicador, cabe à empresa definir os valores esperados por um determinado período. Assim, se determina qual lucro é considerado satisfatório e qual é considerado abaixo do desejado.

Exemplo de KPIs

KPI de vendas

Os KPI de vendas têm como principal objetivo controlar todas as vendas realizadas pela empresa.

Assim, ele facilita o entendimento dos objetivos estabelecidos, se estão perto de bater a meta ou não.

Dentre os KPI de vendas estão:

• Taxa de conversão
• Tempo médio de conversão
• Ticket Médio
• Custo de aquisição por cliente
• Número de oportunidades abertas
• Número de oportunidades concluídas
• Canais de vendas

KPI de RH

Os KPIs de RH são uma ferramenta essencial para entender e medir o desempenho e crescimento da empresa. Assim, levando em consideração todas as metas e objetivos para esse determinado setor.

Exemplos de KPIs de RH:

• Índice de rotatividade
• Absenteísmo 
• Desempenho
• Recrutamento e seleção
• Satisfação dos colaboradores
• Cálculo de competitividade salarial

KPI de Marketing

O marketing é o setor responsável pela criação de estratégias para atrair cada vez mais consumidores para a marca. Dessa forma, os KPIs de marketing medem a efetividade das estratégias criadas.

Exemplos de KPIs de marketing:

• Custo por lead
• Custo de Aquisição de Clientes
• Origem de tráfego
• Novos leads mensais
• Taxa de cliques
• Taxa de conversão
• Retorno sob investimento

KPI financeiro

Os KPIs financeiros são responsáveis por gerir e acompanhar a saúde financeira da empresa. Assim, é possível entender como está indo as finanças de um negócio através de algumas categorias como lucratividade e eficiência, por exemplo.

Dessa forma, os dados obtidos desse acompanhamento auxiliam diretamente na tomada de decisões da empresa. Assim, é possível definir e organizar novas metas e objetivos.

Exemplos de KPIs financeiros:

• Custo de serviço prestado
• Retorno sobre investimento (ROI)
• Fluxo de caixa
• Receita recorrente mensal (MRR)
• Rentabilidade

Como montar um KPI passo a passo?

Defina seus objetivos e estratégias

Para começar a definir os KPIs, o primeiro passo necessário é que você tenha em mente os objetivos do seu negócio. É preciso levar em consideração a missão, visão e valores estabelecidos no momento da criação da sua empresa.

Dessa forma, vale lembrar que a definição dos objetivos é uma característica vital para esse processo. Afinal, é impossível acompanhar e medir o desempenho de uma empresa que nem sabe por onde deve seguir.

Entendendo e definindo isso, é necessário que você decida por qual caminho seu negócio irá traçar para atingir esses objetivos. Assim, são desenvolvidos planos de ação que vão focar diretamente em estratégias que captem cada vez mais clientes para sua empresa.

Defina as métricas relevantes

Nesse momento, é necessário controlar os processos que terão uma exclusividade de monitoramento, ou melhor dizendo, os que podem ser considerados mais importantes.

Quando uma empresa tem muitos indicadores em vários setores diferentes, não existe certeza que todos eles serão úteis para manter um controle adequado. Isso, na verdade, vai tornar os processos cada vez mais complexos e difíceis de serem analisados.

Então, fique atento às métricas que fazem sentido com os objetivos da sua empresa. Com ela é possível entender quais atividades possuem mais valor para que seja possível alcançar os objetivos necessários.

Defina metas

Então, para poder dar continuidade no desenvolvimento do seu controle, é necessário definir uma meta para cada KPI pré estabelecido.

Isso é, só é possível fazer um controle se algo está dando certo, se existe uma meta para medir. Assim, acompanhando por valores limites superiores ou inferiores.

Só assim é possível medir quando a empresa está perto ou longe de alcançar determinada meta.

Tenha métodos para a análise de dados 

De nada adianta você entender definir seus KPIs se não possui um método específico para realizar esse controle. Dessa forma, nesse momento é necessário buscar por ferramentas que ofereçam isso de forma automatizada e rápida.

Planilhas

Um bom exemplo que auxilia as rotinas das empresas a controlarem seu desempenho é através de planilhas. Assim, é possível coletar todos os dados sobre seus KPIs manualmente.

Entretanto, mesmo a planilha sendo uma opção fácil, ela pode resultar em uma grande demanda de tempo e retrabalho. Dessa forma, recomendamos que você procure um sistema automatizado para coletar seus dados.

Sistema de coleta de dados

Uma boa alternativa para controlar de forma automatizada todos os dados que compõem seus KPIs é um sistema de coleta de dados. Assim, é possível centralizar todos os seus dados em um só lugar, sem precisar demandar muito tempo reunindo todos.

Normalmente, sistemas de coletas de dados fornecem relatórios completos para analisar o que é bom e o que é ruim. Alguns exemplos de sistema de coletas de dados:

• Google Analytics
• Scoreplan

Acompanhe e analise os resultados

Então, após realizar o controle desses dados, é necessário que seja feito um acompanhamento constante dos resultados dos processos. Assim, garantindo que está tudo ocorrendo de forma correta as estratégias definidas para alcançar o sucesso da sua empresa.

Portanto, esse acompanhamento promove que sejam realizadas as alterações necessárias para tornar o processo mais eficaz. Desse modo, mudando o que não está trazendo bons resultados e implementando alternativas melhores.

Qual a importância do KPI para as empresas?

Os KPI representam todos os resultados da empresa, demonstrando se a empresa está alcançando todos os objetivos desejados.

Dessa forma, é possível ter uma visão detalhada e crítica na hora de realizar a tomada de decisões necessárias.

Pense que a elaboração de estratégias e definições de processos na empresa não trouxe um resultado positivo, por exemplo. Nessa situação, é necessário que a empresa tenha noção disso. Dessa forma, é possível que sejam elaboradas novas alternativas para suprir a baixa eficácia das alternativas anteriores.

Portanto, os KPIs podem ser separados em métricas gerais, como:

• Churn;
• MRR (Receita Mensal Recorrente);
• Fluxo de caixa
• CAC (Custo de Aquisição de Cliente).

Ou métricas específicas, como:

• custo por aquisição;
• taxa de conversão.

Controle de objetivos e metas

Quando falamos em KPI, estamos falando sobre objetivos e metas.

O porquê disso é muito simples. As empresas utilizam os KPIs para acompanhar seus objetivos e as metas estabelecidas para cada equipe e setor.

É muito importante entender se a empresa está percorrendo o caminho certo para atingir as metas desejadas. Isso porque, se algum erro acontece no meio do caminho, ainda há tempo de corrigir.

A principal importância de manter um controle sobre os objetivos e metas definidos, é acompanhar se tudo está acontecendo da melhor forma. Afinal, se não está, é preciso tomar alguma ação para corrigir o caminho.

Exemplos de metas :

• Aumentar o faturamento
• Adquirir uma quantidade maior de clientes
• Reduzir custos
• Melhorar o fluxo de caixa

Controle de estratégias

As estratégias são os caminhos que são elaborados para chegar nos objetivos desejados. Sendo estabelecidas a partir da análise das metas e objetivos que a empresa deseja alcançar.

Dessa forma, quando é realizado um controle estratégico adequado a possibilidade do seu negócio estar seguindo por um caminho certo é alta.

Para isso, é necessário que as métricas sejam acompanhadas sempre. E, ao identificar que o indicador mostra um resultado ruim, é preciso pensar em uma solução.

Auxílio na tomada de decisões baseadas em dados

Tomar decisões baseadas no instinto é um grande perigo. Uma empresa que quer estar bem estruturada deve tomar decisões baseadas em informações reais.

Essas informações permitem montar uma estratégia com base em um objetivo real e concreto. Ou seja, saber os resultados de uma ação faz com que se tenha completa noção de como ela foi. E, a partir desse dado, tomar novas decisões e criar novos projetos.

Eliminação de erros

Nenhuma empresa gosta de ter que repetir um trabalho várias e várias vezes.

Os KPIs são um auxílio necessário para que o negócio tenha todas as informações concretas sobre todos os processos desenvolvidos. Assim, eliminando as possibilidades de gastos com retrabalho e possíveis erros.

Os KPIs melhoram a produtividade do negócio, direcionando para onde a empresa deve seguir para alcançar os objetivos necessários.

As pessoas também perguntam

Qual o objetivo de um KPI?

O objetivo de um KPI é medir e representar o sucesso ou desempenho de determinadas ações, estratégias ou processos de um negócio. Assim, permitindo que os todos os objetivos determinados pela empresa sejam alcançados.

O que são KPIs operacionais?

Os KPIs operacionais são responsáveis por medir o progresso de uma organização nos diferentes setores da empresa.

Exemplos de KPIs operacionais:

• Tempo estimado de entrega
• Quantidade produzida
• Vendas por região
• Tempo gasto na produção