A arte da negociação está inserida em várias situações do dia a dia de uma empresa. Enquanto algumas decisões são tomadas quase que instintivamente, outras exigem uma atenção maior e uma avaliação mais criteriosa de suas consequências.
Ultrapassar um carro, decidir quem vai entrar primeiro pela porta do metrô ou do elevador, combinar o horário do retorno do filho de uma festa, em todos esses casos há uma negociação. Mas, a decisão é feita após um consenso ocorrido entre as partes.
Assim, as negociações dentro de uma companhia envolvem pessoas dentro de um mesmo setor, de departamentos distintos, de empresas diversas e de órgãos governamentais ou de fiscalização.
E ambos os lados devem sair satisfeitos com o resultado, afinal, o que é combinado não sai caro, não é mesmo?
Quer saber mais sobre negociação? Neste post você encontrará 10 dicas para que você domine essa arte tão necessária. Confira!
- O que é uma negociação
- Como é feita e como funciona uma negociação
- Tipos de negociação
- Elementos da negociação
- Técnicas de negociação
- 10 dicas de negociação
O que é uma negociação
Uma negociação pode ser interpretada como o que precede um acordo entre duas pessoas. Ou seja, na hora de pedir um aumento para o chefe há uma negociação, quando os filhos não querem comer salada há uma negociação. Assim, estamos sempre negociando.
Desse modo, tudo é negociação. E existem tipos diferentes, maneiras variadas e até técnicas para conseguir chegar onde quer.
Como é feita e como funciona uma negociação
Existem diversas maneiras de fazer uma negociação. Isso porque depende do que se está negociando. Normalmente, ela tem 4 etapas:
- Preparação: quando se sabe que haverá uma negociação é necessário estar preparado para a conversa. Assim, você precisa saber todos os pontos sobre o que será conversado, até quando você pode ceder, e, se possível, entender sobre técnicas para conseguir o que quer.
- Troca de informações: aqui é onde as partes conversam e trocam as informações obtidas. Também é aqui que se começa a utilizar técnicas, principalmente de convencimento.
- Opções: Após toda a conversa chega-se o momento de entender onde é possível chegar, se uma das partes ganha e a outra perde ou se todas ganham. Aqui as técnicas e gatilhos mentais são muito bem vindos.
- Acordo: Depois de entender quais são as opções possíveis, é hora de firmar o acordo final.
Uma negociação não precisa passar por essas etapas exatamente, mas elas são as etapas que normalmente ela acontece.
Tipos de negociação
Integrativa (ganha-ganha)
Não existe melhor resultado para uma negociação que o acordo integrativo. Ou seja, nele todos os lados são beneficiados da melhor forma. Mas, isso não quer dizer que todos terminam com o mesmo resultado, e sim, que os lados obtêm o que buscavam.
Aqui, todas as partes estão de acordo e fazem comprometimentos para que os resultados sejam os melhores possíveis.
Distributiva (ganha-perde)
Esse é o tipo de negócio onde um lado sai com mais vantagens. Isso não quer dizer necessariamente que um lado perde, uma vez que numa negociação a ideia é entrar em um acordo. Mas, nesse tipo de acordo, um lado estará em uma situação melhor.
Elementos da negociação
Segundo o Programa de Estratégias de Negociação de Harvard, existem 7 elementos principais de uma negociação. São eles:
- Interesses: são o que inicia a negociação. As partes possuem interesses diferentes, o que cria a necessidade de chegar em um entendimento.
- Legitimidade: a conversa deve ser equilibrada. Só se chegará a um acordo se todas as partes concordarem e caso uma proposta não for justa, a conversa pode acabar ali.
- Relacionamento: apesar de tudo isso ser necessário para um consenso, não quer dizer que todos não possam ter um relacionamento agradável. Normalmente não concordamos com as ações de todo mundo, e não há problema nisso.
- Alternativas: uma das etapas da negociação é quando as opções são consideradas. Mas, caso sua primeira sugestão não seja aceita, é necessário ter um plano B.
- Opções: também é uma etapa da negociação. Elas são contrapartidas, a maneira de chegar em um acordo bom para todos.
- Comprometimento: para ter um acordo de sucesso é preciso que todas as partes estejam completamente em concordância.
- Comunicação: esse é o elemento mais importante de qualquer negociação. Se um lado não estiver disposto a ter uma comunicação respeitosa, de nada adianta uma conversa. Também, é importante escolher a forma que irá acontecer, se pessoalmente ou virtualmente.
Técnicas de negociação
ZOPA
Sigla pra Zona Possível de Acordo, ela deve ser definida antes de qualquer conversa. Essa zona é tanto o que você está disposto a aceitar como a ceder.
Por exemplo, para uma compra, você tem o máximo que aceita pagar e o vendedor tem o mínimo que ele aceita. Supomos que nesse caso você possa pagar no máximo R$ 60,00 e o mínimo que o vendedor aceitará é R$ 40,00. Essa é a ZOPA.
Mas, fique atento para não entregar o jogo logo. Ao deixar implícito que você pagará até R$ 60,00, mesmo que aceitem até R$ 20,00 a menos, o vendedor tentará sempre vender pelo valor mais caro. Por isso é tão necessário ter uma boa comunicação.
MAPAN
Nem todos os acordos giram em torno do valor, e muitas vezes, para um acordo integrativo, onde todos os lados ganham, é necessário ceder em alguns pontos.
Para isso serve a MAPAN, ou Melhor Alternativa Para um Acordo Negociado. Na hora do acordo você não conseguiu o preço que queria pagar? Tente negociar formas de parcelamento, tempo de entrega, algum tipo de suporte.
Desse modo, mesmo que não seja o resultado esperado, é possível que o resultado não seja só de prejuízos.
PICO
Para chegar no melhor acordo possível em uma negociação é necessário estar preparado. Para isso serve o PICO, um acrônimo de Problema, Interesse, Critérios e Opções.
- Problema: se você está negociado é porque existe um problema. Entrar na conversa sabendo qual o problema e as maneiras de resolver eles é fundamental.
- Interesse: você não gostaria de negociar com alguém que não abre mão do que quer, certo?! Então também não seja essa pessoa. Quanto mais amigável for, maiores as chances de ter um resultado onde todos ganham e é possível realizar novos negócios no futuro.
- Critérios: você já tem os problemas a serem resolvidos e as soluções para ele, mas o outro lado também precisa entendê-los. Explique o que causou esse problema e porque a proposta vale a pena.
- Opções: chegou a hora do acordo. Avalie bem as opções e converse para que se chegue no melhor resultado para todos.
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10 dicas de negociação
1. Negociação é relacionamento, não é uma guerra
O primeiro ponto é ter a consciência de que uma negociação não deve ser tratada como uma guerra. Não haverá vencedor nem vencido.
Não é uma batalha e sim um relacionamento entre cidadãos, cada um representando um lado e tendo a sua própria responsabilidade.
Os confrontos surgem, os argumentos são expostos, as comparações são feitas, mas sempre devemos procurar um desfecho conciliatório.
2. Escolha reunião presencial
As ferramentas de comunicação que estão disponíveis para interlocução, como as videoconferências, os chats ou mesmo os aplicativos para smartphones, facilitam o contato entre as pessoas. Entretanto, dependendo da negociação, o ideal é realizá-la pessoalmente.
Assim, quando se está frente a frente pode-se notar algumas mudanças de atitude ou mesmo algumas reações nervosas. É um diferencial usar a percepção do comportamento em proveito próprio. Na maioria das vezes, o olho no olho é mais favorável.
3. Utilize seu local de trabalho para negociações
Realizar a reunião de negociação em seu habitat é outro ponto positivo. Conhecer o local e estar familiarizado com o ambiente é essencial para lhe transmitir mais serenidade.
Sempre que possível tente realizar em seu próprio escritório, mas se for inviável, tente um local alternativo que você conheça bem.
4. Vá preparado para a reunião
Procure se informar sobre todos os pontos que serão discutidos. Aprofunde na avaliação, buscando sempre dados consistentes. Encontre os pontos fortes e fracos de ambos os lados e não deixe de discutir com sua equipe de trabalho, fazendo uma simulação de conflito.
Saiba até onde pode ir e o quanto pode ceder, tenha todos os dados em mãos e procure responder os questionamentos com firmeza e convicção. Não deixe também de elaborar perguntas bem embasadas, isso favorece o desenrolar da conversação e ajuda na hora da negociação.
5. Mantenha a calma na hora da negociação
É de extrema importância manter a calma e o autocontrole na hora da negociação para se sair bem no final. Para isso é interessante utilizar algumas técnicas de meditação e de respiração como, por exemplo, respirar fundo três vezes pausadamente, soltando o ar lentamente.
Isso pode ser feito dentro de um elevador ou mesmo na sala de reunião, sem que ninguém perceba. Essa atividade oxigena o cérebro e traz tranquilidade. Aprender técnicas de meditação pode te ajudar bastante na hora H.
6. Sempre inicie as conversações
Iniciar a conversa é importante para que você tenha controle do processo que está se iniciando. Ao fazer isso, exponha seus objetivos de maneira clara e argumente com firmeza.
Tenha sempre o controle da discussão e mantenha sob sua gestão os temas que estão sendo debatidos.
7. Não esteja sozinho
Sempre que viável, não esteja sozinho na reunião, defina quem o acompanhará. Assim, acerte com ele o seu papel e sua responsabilidade e combine também os momentos em que ele interferirá.
Nas discussões que envolvam a parte técnica de determinado assunto é fundamental que o especialista da área também seja envolvido. Mas, delimite a sua participação e o convoque em todos os momentos que forem necessários.
Explique ao seu acompanhante todos os detalhes que serão abordados para que ele esteja em sintonia com você.
É importante que seu parceiro tenha em mente também a máxima que diz: muito ajuda quem não atrapalha. Portanto, as intervenções dele deverão ser feitas, exclusivamente, sob a sua coordenação.
8. Registre por escrito o que foi definido na negociação
Tenha sempre o costume de documentar e registrar tudo que foi definido e jamais deixe para fazer isso ao término da negociação. Utilize ferramentas de edição de texto para facilitar essa tarefa, registrando um documento durante a discussão.
Assim, haverá uma economia de tempo, evitando que se volte a pontos já discutidos e acertados.
Uma alternativa é utilizar um flip chart ou um quadro branco e anotar os tópicos que já levaram a um consenso. Ao término, tire uma foto e envia-a para todos os envolvidos.
É uma maneira de documentar tudo de forma simples, utilizando as facilidades tecnológicas disponíveis.
9. Não manifeste sentimentos
Nunca denuncie ao seu oponente seus reais sentimentos. Assim, evite transparecer tristeza, arrependimento, alegria ou euforia. A emoção pode trazer prejuízos na negociação.
Em conversas financeiras, um gesto ou um impulso podem retratar que valores poderiam ser acrescidos ou abatidos e isso pode trazer novas dificuldades para se chegar ao acordo.
Comportar-se de maneira irônica também é extremamente negativo e prejudicial. O clima possivelmente ficará muito tenso. Não é interessante elevar a ansiedade em nenhuma situação.
10.Tome uma água ou um café
Caso o clima da discussão fique sobrecarregado, o momento é oportuno para uma parada. Então, vá tomar uma água ou um café, de preferência em outro local, é excelente para acalmar os ânimos.
No intervalo, é interessante desviar o assunto abordado para temas mais amenos. Evite questões políticas, por exemplo, que tem um grande potencial de serem muito acaloradas e podem piorar um cenário que já estava nervoso.
Busque abrandar a atmosfera e não piorar a situação.
Agora você já tem uma série de dicas para dominar a sua arte da negociação! Portanto, não deixe de utilizá-las como um diferencial para as suas próximas reuniões. Exercite as técnicas sugeridas, melhore o seu desempenho e alcance sucesso no seu negócio.
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