A NFS-e, ou Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, é um dos tipos de notas fiscais que existe juntamente com a nota fiscal, a nota fiscal do consumidor e o conhecimento de transporte. Elas são úteis para empresas que tem como uma das funções o serviço, seja de forma primária ou secundária. Assim, esse tipo de nota garante diversas vantagens.

O que é a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica?

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é um documento que reconhece a venda de um serviço. Ela tem o mesmo propósito de uma nota fiscal de produtos, tendo como diferença o que é comercializado. Dessa forma, a nota fiscal de serviço tem todas as informações sobre o serviço prestado e seus impostos.

Quem regula as informações da nota de serviço é a prefeitura municipal, por isso, cada cidade tem a sua própria legislação. Assim, emitir uma nota fiscal de serviço requer um sistema que esteja de acordo com a da cidade.

Como emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica?

Passo 1: Registro para emissão de nota

O primeiro passo é entender se a empresa pode emitir a nota de serviço. Para isso, é necessário fazer um registro na prefeitura da cidade. Ele que vai indicar se a empresa está regularizada e pode emitir a nota.

Passo 2: Escolher o sistema de gestão

Para emitir uma nota fiscal é preciso de um sistema de emissão de notas de serviço. Se você já usa um sistema de gestão, pode buscar entender se ele também emite notas fiscais. É melhor optar por um sistema de gestão que também faz a emissão da nota, uma vez que os processos ficam mais rápidos.

Em 2022 o Governo Federal lançou um aplicativo emissor de NFS-e.

Passo 3: Ter um certificado digital

Um certificado digital é como uma assinatura digital da empresa. Ele protege e garante que a empresa emitiu a nota. Por isso, ele é obrigatório para emitir qualquer nota.

O certificado digital autentica as informações, pois funciona como identidade.

Passo 4: Cadastro de dados no sistema

Para emitir uma nota é importante ter os dados da empresa já cadastrados no sistema. Esses dados são os dados gerais, como nome, CNPJ e endereço e também os dados fiscais. Dessa forma, na hora de efetivamente emitir a nota, não é necessário inserir os dados outra vez.

Passo 5: Emitir a nota fiscal de serviço

Após vender um serviço basta inserir o serviço no sistema e clicar em Emitir NFS-e. Para isso, se deve ter dados registrados, o certificado digital inserido e a empresa regularizada com a prefeitura.

Quem deve emitir a NFS-e?

Todas as empresas que prestam algum tipo de serviço e pagam ISS emitem a nota fiscal de serviço eletrônica.

Ou seja, qualquer empresa, autônomo ou MEI, pode realizar a emissão da NFS-e, basta ter um sistema emissor e um certificado digital. Ainda, o MEI não tem a obrigação de emitir a NFS-e para pessoa física, apenas em caso de serviço prestado para pessoa jurídica.

O MEI que se encontra no Simples Nacional e realiza o pagamento da DAS mensalmente, com o valor de R$ 5,00 pagos à prefeitura municipal em razão do ISS, deve emitir a NFS-e.

Vantagens da NFS-e

Por ser uma nota eletrônica, já podemos ver algumas vantagens. Sendo digital, o sistema gera e armazena a nota online, isso elimina erros de digitação, uma vez que o sistema cria a nota automaticamente. Como o sistema armazena a nota digitalmente, ele reduz gastos com armazenamento e impressão, como papeis, por exemplo.

Outra vantagem da nota de serviço eletrônica é a realização do cálculo do ISS. Como o sistema gera a nota automaticamente, não é necessário fazer o cálculo, pois o sistema o realiza durante a emissão. 

O sistema aprimora a comunicação, enviando o XML da nota por e-mail. E, uma vez que a nota fiscal de serviço eletrônica tem a legislação especificada pela prefeitura de cada cidade, é necessário saber quais as regras a seguir. O que não acontece quando se tem um sistema emissor, já que esse emite a nota de acordo com as regras. 

Uma vantagem de se ter um sistema de gestão que emite a NFS-e é que, além de ajudar com a nota, ele controla o seu financeiro e o estoque da sua empresa. Isso acaba sendo uma facilidade enorme. Dessa forma, o sistema pode integrar os dados de impostos pagos e seu fluxo de caixa. Assim, você pode ter total controle da administração do negócio sabendo os serviços prestados e os valores gastos e pagos.

Como cancelar uma Nota Fiscal de Serviço

Ao contrário do que acontece com a NF-e, a empresa deve cancelar a NFS-e até o dia 10 do mês. O processo leva cerca de 30 dias para terminar.

A maneira correta para cancelar a Nota Fiscal de Serviço é através do sistema emissor da mesma. Dessa forma será possível realizar o cancelamento de forma mais segura.

Ainda, é necessário verificar se a empresa já recolheu o ISS para fazer o cancelamento. Assim, se a empresa não recolher o imposto sobre serviços, ela tem até seis meses para solicitar o cancelamento da NFS-e. A empresa conta esse tempo a partir da data de emissão da nota.

Se a empresa já tiver recolhido o ISS, ela precisa abrir um processo administrativo para justificar o cancelamento. Além disso, a empresa não pode cancelar as Notas Fiscais de Serviço do Parcelamento Tributário.

ISS

O ISS, ou ISSQN, é um imposto de âmbito municipal recolhido pela prefeitura. Ele descreve os serviços prestados, incluindo consertos e saúde.

As empresas optantes pelo MEI pagam através da DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), e as empresas que optam por outros regimes tributários pagam através de guias geradas pela prefeitura.

Dessa forma, praticamente todas as empresas que prestam algum tipo de serviço, seja como CNAE primário ou secundário, devem recolher o ISS.

A alíquota, que varia entre 2% e 5%, calcula o valor. A fórmula do cálculo é:

ISSQN a ser recolhido = Valor do serviço x alíquota do ISSQN

No eGestor

Para emitir uma nota de serviço eletrônica no sistema eGestor é necessário, além do certificado digital, uma senha para o certificado digital inserido no sistema. Ademais, é preciso inserir o tipo de ambiente, o nº da série RPS e o número do último RPS utilizado.

Também deve estar inserido o CEP da cidade onde seu negócio se encontra na aba configurações. Assim como devem ser inseridos os dados citados acima, juntamente com os dados da empresa. Isso se deve ao fato da nota ser de legislação municipal. Então, se o CEP não for inserido, não é possível saber as leis impostas para a NFS-e pela prefeitura.

Isso pode ser configurado na aba NFS-e do sistema, e depois em configurações. Se esses dados não estiverem inseridos ou inseridos erroneamente, a nota não poderá ser gerada. 

Considerações Finais

A NFS-e, ou nota fiscal de serviço eletrônica, é um documento fiscal de prestação de serviço. Ela tem a denominação ‘eletrônica’ por ser completamente virtual, tanto a sua criação como seu armazenamento.

Dessa forma, ela possui mais vantagens, como a diminuição de valores, tanto de armazenamento como de impressão. Ela também diminui a probabilidade de erros, por ser digital. Ou seja, o sistema emissor gera a nota automaticamente, impedindo que ela contenha erros que podem acontecer quando ela é criada manualmente.