Gerir todos os setores de um negócio é um processo trabalhoso. Saber como anda o financeiro, manter o estoque em dia, treinar funcionários, estar a par da contabilidade… Por esses e outros motivos que são utilizadas planilhas para gestão empresarial.

Muito importante para quem está começando a administrar um negócio é realmente saber por onde começar. E utilizar planilhas é uma das melhores opções. Elas são métodos de gestão muito úteis para o dono de um negócio. Isso porque elas são a maneira mais barata e algumas vezes a solução mais imediata. E todo empresário sabe que a organização pode salvar uma empresa.

Como fazer uma planilha para gestão empresarial

Antes mesmo de abrir o Excel ou o Google Planilhas para começar as suas planilhas para gestão empresarial, é preciso avaliar o que a sua empresa irá controlar. Afinal, de nada adianta ter uma planilha com campos que não fazem sentido para o seu tipo de negócio.

Podemos dar como exemplo uma empresa que fabrica um produto. Isso significa que o controle de produção é essencial e a Curva ABC pode ficar em segundo plano (o que não faz com que ela não seja necessária).

Além disso, podemos ajudar nesse levantamento citando algumas planilhas que podem ser úteis, como planilhas de:

• Controle Financeiro
• Controle de Estoque
• Fluxo de Caixa
• Controle de Vendas

É possível dizer que essas são as principais para quem está começando a usar planilhas de gestão empresarial.

Mas agora que já sei quais planilhas para gestão empresarial preciso, como fazer uma planilha?

Como fazer uma planilha para controle financeiro

Entenda o que você quer controlar

Assim como antes de fazer as planilhas para gestão empresarial você deve entender as suas necessidades, ao fazer uma planilha de controle financeiro você também deve saber quais dados quer controlar. Porém, alguns dados são essenciais em todas as planilhas de gestão financeira. Um deles é a data da transação, por exemplo. Afinal, é a partir desses dados que é possível entender qual época do mês ou do ano que mais se vende ou até qual produto tem mais saída em uma data específica.

É fundamental entender que a planilha de controle financeiro serve para que você entenda os padrões do seu negócio. Isso significa que com a planilha você deve conseguir controlar as entradas e saídas e os valores das mesmas. Ou seja, as abas da sua planilha devem refletir nessas informações.

Dessa forma, considere separar os lançamentos em uma aba da planilha. Essas podem ser duplicadas e utilizadas uma para cada mês do ano, ou é possível utilizar uma única para controlar o ano todo. Os lançamentos podem ter diversas colunas, como data, se o valor entrou ou saiu do caixa e a especificação do mesmo. Ainda, a coluna de especificação serve para entender se o valor é de pagamento de impostos, a fornecedores, ou entrada de uma venda a prazo, a vista ou pagamento de uma parcela.

Também devem estar na planilha o valor que entrou ou saiu e algum tipo de relatório desses dados. Afinal, é com ele que você vai entender como sua empresa funciona.

Defina como controlar seu financeiro

Dependendo de como se dão as vendas da sua empresa é preciso definir como serão controladas as vendas a prazo e/ou parceladas. Como essas vendas não entram no caixa na hora da compra, elas não podem ser consideradas como se tivessem sido pagas na hora da venda. Afinal, quando se faz isso, entende-se que o valor se encontra em caixa quando na verdade ele será recebido ao longo dos meses seguintes.

Outra questão importante nesse âmbito é separar as suas contas. Se o valor for pago à vista em dinheiro, ele entra no seu caixa físico. Agora, se o valor for pago à vista no cartão, ele entrará na sua conta do banco. É possível também que você tenha mais de uma conta em mais de um banco. Isso significa que é preciso estar atento a qual conta esse valor será enviado.

Como fazer uma planilha de controle de estoque

Faça um inventário dos seus produtos

Antes de começar a fazer a planilha de controle de estoque das suas planilhas para gestão empresarial, você precisa saber quais produtos estão no seu estoque. Isso significa fazer um inventário, ou o que chamam de balanço, do seu estoque. Anote em algum lugar, até mesmo em algum papel, todos os produtos que estão no estoque. Se você tem uma grade de produtos, não esqueça de diferenciá-los. Como, por exemplo, se você tem uma blusa X em todos os tamanhos e nas cores branca e rosa, anote separado por cor, tamanho e modelo.

Esse primeiro passo será essencial na hora de começar sua planilha. Ele fará com que o início seja muito mais simples e diminuirá as complicações no futuro. Assim, a partir do momento que as quantidades e valores estão inseridos nas planilhas, basta apenas informar as entradas ou saídas.

Decida quais informações estarão na sua planilha de controle de estoque

Para ter planilhas para gestão empresarial que realmente funcionam e ajudam a sua empresa, elas devem ter as informações que você considera necessárias. Entenda se você precisa de alguns dados específicos, como código de barras, data de validade e outros.

Só após definir quais são os dados a serem controlados que você deve começar a montar sua planilha.

Existem alguns pontos que são padrões em todas as planilhas de controle de estoque. Esses facilitam a gestão de controle, principalmente a longo prazo. Quando se tem o controle de estoque mínimo, por exemplo, é possível saber qual é o momento certo de fazer o pedido de um novo produto. PEPS e UEPS também ajudam a reduzir prejuízos, uma vez que auxiliam em casos de produtos com validade.

Como montar uma planilha de fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um dos controles essenciais em um negócio, afinal, é ele que mostra quais valores estão disponíveis na empresa. Ou seja, a planilha de fluxo de caixa mostra os valores a serem recebidos e os valores a serem pagos no período escolhido.

Por exemplo: você tem R$ 10,00 em caixa. Acredita-se que esse valor é o restante, o que muitos consideram lucro, mas na realidade é o faturamento. Porém, há um pagamento de fornecedor a ser feito no valor de R$ 20,00. Isso significa que esse valor não é nem lucro nem faturamento.

Basicamente, o fluxo de caixa serve como um norte. É possível dividir os valores em mais de um banco e um caixa físico, por exemplo. Aqui também podemos ver a importância de separar o financeiro pessoal do financeiro do negócio. Quando não existe separação desses valores o que deveria ser retirado como pro labore não é o valor correto e muitas vezes falta dinheiro para outras contas a serem pagas, por exemplo.

Também, todas as entradas devem ser listadas como as saídas serão. Assim, o controle de estoque também se torna mais fácil com as planilhas de gestão empresarial.

Como fazer uma planilha de vendas

Você sabe que não há controle de estoque ou de financeiro se não houver vendas e, consequentemente, o controle delas. A planilha de controle de vendas traz mais simplicidade na hora de gerenciar as vendas. Isso porque a planilha registra todos os produtos vendidos, além de valores e formas de pagamento.

É através dessa planilha que você consegue dados mais assertivos para a tomada de decisões do seu negócio. Assim, também é possível elaborar metas mais concretas para seus vendedores e controlar também a comissão dos mesmos.

Por isso que a planilha de vendas deve ser sempre preenchida. Afinal, ele mostrará dados importantes, como que período são realizadas mais vendas, quais os produtos que são mais vendidos durante determinado momento do mês. Assim, promoções e campanhas podem ser feitas baseadas nesses resultados.

A não inserção de vendas nos cadastros das planilhas de gestão empresarial pode trazer alguns prejuízos para o negócio. Imaginemos que um pagamento a um fornecedor no valor de R$ 15,00 deve ser feito no dia de hoje, mas o fluxo de caixa aponta que só há R$ 10,00 na conta. Entretanto, foi realizada uma venda pela manhã no valor de R$ 30,00. Se essa venda não for inserida, é possível que você ache que não tem o dinheiro para pagar o fornecedor.

Isso também vale para que sejam controlados possíveis erros. Quando se alinha o controle de estoque com o controle de vendas e o cadastro de produtos, por exemplo, sabemos a saída daquele produto e, se não está listados nas vendas, é possível achar o equívoco na planilha de controle de estoque.

Como fazer planilhas para gestão empresarial

Existem também outras planilhas que ajudam no controle do negócio. Entre elas estão:

5W2H

O que, por quê, onde, quando, quem, como e quanto são as principais perguntas quando se inicia um projeto. E o 5W2H é o método para que você consiga responder todas essas perguntas. E com uma planilha de 5W2H é muito mais fácil.

Controle de Produção

Empresas que realizam a montagem ou produção de produtos devem ter um controle rigoroso de matérias-primas, por isso as planilhas de gestão empresarial. Esse processo de controle pode ser feito de algumas formas, claro que desde que seja feito de forma sistemática. A planilha de controle de produção ajuda muito nesse processo.

Cadastro de Produtos

Ao contrário do que pode parecer, a planilha de cadastro de produtos não é a mesma que o controle de estoque. Existem alguns dados de produtos que acabariam por tornar a planilha de estoque muito maior. Dessa forma, ter uma planilha apenas para os dados dos produtos pode ser uma aposta para ter mais rapidez nas vendas, por exemplo.

Cadastro de Clientes

Muitas empresas não sabem o diferencial que um controle de clientes pode fazer. Empresas que trabalham com recorrência, ou seja, clientes que fazem o pagamento por mês devem ter todas as informações de seus clientes. Entretanto, sempre é importante ter uma planilha de cadastro de clientes. Até para futuras campanhas.

Curva ABC

A Curva ABC mostra qual produto tem mais faturamento e deve ter mais atenção. Muitas vezes vemos como melhor produto aquele que tem mais saída, mas isso não quer dizer que ele tem mais faturamento. Por isso, a Planilha de Curva ABC, juntamente com as outras planilhas de gestão empresarial, mostra qual produto em estoque deve ter mais atenção.

Custo Médio

Utilizado para o controle do estoque, o custo médio é a soma dos valores de todos os seus produtos dividido pela quantidade. Claro que sempre é calculado somente o que há no estoque. Assim, a planilha de custo médio faz com que a empresa saiba os valores, em produtos que se tem em estoque, uma vez que esse é um ativo circulante.

DRE

O que se pode chamar de o relatório mais importante da sua empresa é a Demonstração do Resultado do Exercício. Ele que mostra as movimentações financeiras da empresa para avaliar se a empresa teve lucro ou prejuízo. Também, podendo ser realizado de forma mensal, semestral ou anual, a Planilha de DRE utiliza diversas variações de receita e despesas para chegar ao resultado de lucro ou prejuízo.

Folha de Pagamento

O cálculo do salário de um funcionário pode ser algo complicado a se fazer, afinal, é nele que estão todos os dados do pagamento. Isso significa impostos, deduções e inserções de valores. Ou seja, se uma empresa disponibiliza um Vale Refeição ou Alimentação, um valor é descontado da folha. No caso do vale transporte também. E esse é um processo que pode ser mais complicado de ser feito caso não seja feito com uma planilha de folha de pagamento, por exemplo.

Orçamento empresarial

Com a ajuda da planilha de fluxo de caixa é possível saber alguns valores a serem pagos e recebidos nesse e no próximo período. Mas e quando você quer fazer uma reforma? Ou um investimento? Nesse caso é extremamente importante que seja feito um orçamento empresarial. A planilha de orçamento empresarial faz uma estimativa da venda da receita e das despesas futuras. Dessa forma é possível ter ideia de valores para que se possa fazer o que está sendo planejado.

Ponto de Equilíbrio

Apesar de ser algo que ninguém quer passar, o ponto de equilíbrio é o que mostra que os valores de produtos e/ou serviços vendidos paguem todas as despesas, tanto as fixas quanto as variáveis. Isso significa que você tem e irá receber apenas o suficiente para conseguir pagar os seus dividendos, sem lucro nenhum.

Cálculo do Preço de Venda

O preço de venda de um produto não pode ser definido apenas no valor que se quer lucrar com o mesmo. Ou seja, existe um cálculo para que se saiba qual deve ser o preço de um produto. Acontece que esse valor pode variar de acordo com alguns dados. Isso significa que é necessário ter um meio de fazer esse cálculo, e a planilha do cálculo do preço de venda é uma das maneiras.

Planilhas para gestão empresarial

Ainda, é possível ter todas as planilhas juntas, sem precisar baixar uma por uma, com o pacote de planilhas para gestão empresarial. Nele estão todas as planilhas necessárias para que você faça uma gestão completa!

Considerações finais

Um dos meios mais conhecidos de controle gerencial são as planilhas para gestão empresarial. Elas ajudam o empreendedor, principalmente o iniciante, a se manter em dia com os dados do negócio. Afinal, o custo benefício é algo que chama atenção.

Porém, quando consideramos que o principal custo ao utilizar planilhas é o seu tempo, está na hora de avaliar se realmente vale a pena. E nessa hora que um software de gestão empresarial se torna essencial.