Para melhorar a competitividade no mercado, as organizações se sentem cada vez mais inclinadas a investir em transformação de processos. Essa prática representa muitos desafios, como complexidade, difícil implementação, resistência etc. Vamos entender um pouco melhor sobre o conceito de transformação de processos?

O que é Transformação de Processos

Transformação de Processos é a realização de mudanças para encontrar a melhor forma de um processo ser executado. Isso inclui transformar modelos, desenvolver novas capacidades e propor outras estruturas e padrões de comportamento. Essas práticas são necessárias para garantir que os processos continuem suportando os objetivos estratégicos da organização e atendendo às expectativas dos clientes.

Assim sendo, mudança é a palavra de ordem quando se fala em transformação de processos. Mas não adianta nada sair por aí tomando decisões sem antes refletir sobre elas. Por exemplo: muitas organizações acreditam que adotar novas tecnologias é a solução para qualquer processo. Contudo, isso pode ser um tiro no pé, pois automatizar o caos pode gerar consequências extremamente desastrosas.

É aí que entra a transformação de processos, prática integrante do BPM (Business Process Management). O BPM é considerado uma disciplina gerencial e, portanto, confere um novo status à gestão de processos, que passa a ser feita de forma mais precisa.

Quando a transformação de processos é feita de forma gradual ela gera impactos menores na cultura organizacional e facilita a assimilação pelos colaboradores. Mas, não existe uma receita de bolo: o que funciona em uma organização pode não funcionar em outra.

Muitas empresas possuem apenas uma compreensão básica de suas atividades. Por isso, normalmente os trabalhos de transformação de processos iniciam com a análise AS-IS, que tem como objetivo mapear a visão atual dos processos.

Durante o redesenho de processos (TO-BE), podem ser identificadas quick-wins, ou seja, melhorias rápidas que vão trazer ganhos para a organização.

A transformação de processos pode ser dividida de acordo com o seu nível de impacto:

1. Melhoria de Processos
2. Redesenho de Processos
3. Reengenharia de Processos
4. Mudança de Paradigma

Vamos conhecer melhor estes níveis no próximo tópico.

Níveis de Transformação de Processos

1. Melhoria de Processos

Também chamada de Business Process Improvement (BPI), a melhoria de processos é a realização de reparos incrementais para melhorar um processo de negócio. Através dela, são feitas pequenas ações para garantir o alinhamento com a estratégia e a satisfação dos clientes.

O BPM CBOK® elenca três abordagens para a melhoria de processos: Lean, Six Sigma e TQM.

Lean

Abordagem de melhoria de processos que busca essencialmente reduzir os desperdícios. Teve origem no Sistema Toyota de Produção que, por meio do Lean, se tornou líder em montagem de automóveis. Seus princípios incluem a busca constante pela qualidade do processo, a venda de produtos e/ou serviços sob demanda e a ampliação do uso dos recursos organizacionais.

Six Sigma

Abordagem de melhoria de processos focada em prevenir os defeitos, resolvendo os problemas. O Six Sigma tem por objetivo estabelecer um nível de qualidade de 3,4 partes por milhão. Isto é, a cada milhão de produtos fabricados, pouco mais de três serão defeituosos. Embora tenha surgido em indústrias, o Six Sigma também pode ser aplicado a outros tipos de empresas.

TQM (Total Quality Management ou Gerenciamento da Qualidade Total)

Abordagem de melhoria de processos que visa garantir a satisfação dos clientes através da identificação de defeitos e oportunidades de melhorias. Propõe que os requisitos do processo sejam pensados de fora para dentro (outside in). Conforme o TQM, medir a conformidade dos processos baseando-se em suposições sobre a experiência do cliente aumenta as chances de tomar decisões equivocadas.

2. Redesenho de Processos

O BPM CBOK entende que o redesenho de processos “é o repensar ponta a ponta sobre o que o processo está realizando atualmente”. Portanto, ele se difere da melhoria de processos no sentido de trazer uma visão holística e integral das atividades. No redesenho, as mudanças são feitas com base no processo existente. Por isso, ele é considerado um meio-termo entre a melhoria e a reengenharia.

3. Reengenharia de Processos ou Business Process Reengineering

A reengenharia de processos, por sua vez, combina o redesenho com a melhoria, mas num nível mais profundo. Seu objetivo é fazer mudanças radicais sem perder de vista a perspectiva holística e interfuncional do processo. Segundo o BPM CBOK: “Reengenharia de Processos é um repensar fundamental e um desenho radical de processos para obter melhorias dramáticas no negócio”.

Mas, por que isso é necessário? Considerando a intensa competitividade de mercado, é possível dizer que, atualmente, concorrência vai além de qualidade e preço. Hoje, uma organização precisa ter mais do que isso para competir. As palavras de ordem são criatividade e tecnologia para conceber uma vantagem competitiva que realmente gere valor ao negócio e aos seus clientes.

Então, o foco na reengenharia de processos são os resultados, não as tarefas! Como defendiam Michael Hammer e James Champy: “jogue tudo fora e comece novamente do zero”.

4. Mudança de Paradigma

Como já vimos, para ter sucesso as organizações devem se reinventar permanentemente. Contudo, a maioria das empresas não possui em seu DNA uma cultura de inovação. Pois bem, a mudança de paradigma propõe uma ruptura total com a forma ortodoxa de competição: ela defende que para uma empresa ter sucesso é preciso parar de competir.

É isso mesmo: parar de competir significa investir em inovações que façam a organização única no mercado, a chamada estratégia do oceano azul. Enquanto a estratégia do oceano vermelho busca competir em mercados já existentes pela diferenciação ou preço baixo, na estratégia do oceano azul a ideia é criar mercados e quebrar a lógica do valor preço.

É aquela velha história: se Henry Ford tivesse perguntado a seus compradores o que eles desejavam, teriam dito que queriam um cavalo mais rápido.

Então…

A transformação de processos possui vários níveis de impacto, que variam da melhoria incremental à mudança de paradigma. Melhoria é tornar melhor o que já existe, mas continuar fazendo a mesma coisa. Isso é necessário, mas não é suficiente, pois não adianta melhorar aquilo que está errado. Já a mudança de paradigma é investir em inovações para abrir novos mercados.

Normalmente, há uma certa resistência por parte das empresas em relação às mudanças, pois o instinto de sobrevivência acabou paralisando muitas delas. Mas, novamente: apenas reformular os processos, produtos e serviços não é mais suficiente. É preciso renovar o negócio constantemente e trazer novas soluções para o mercado.

É importante dizer que inovações não surgem do além. Elas exigem dedicação e conhecimento nas mais diversas áreas de negócio. Além disso, a transformação de processos precisa levar em consideração as possibilidades da empresa. Não adianta planejar algo além da capacidade organizacional. Então, proponha metas realistas de transformação de processos!

Agora que você já sabe o que é transformação de processos, assista ao webinar gratuito e entenda por que transformar processos é muito mais do que desenhar caixinhas.

Texto produzido pela equipe do Euax.

BPM CBOK® é marca registrada da ABPMP.