Alguns procedimentos são de rotina dentro da empresa e quanto mais bem administrados, mais tempo você terá para cuidar dos outros assuntos. Gerenciar a folha de pagamento é um deles.

O foco nesta hora deve ser o de manter as rotinas bem estruturadas e tudo organizado para evitar dores de cabeça, buscando sempre a eficácia e um controle bem feito de todos os pagamentos e bonificações.

Para garantir que este tipo de processo ocorra de maneira rápida e bem eficiente em sua empresa, veja as dicas que listamos para você!

1. Criar um calendário de obrigações

Por mais que seja preciso fechar todo mês a folha de pagamento, existem algumas obrigações que têm datas específicas para serem atendidas.

Dissídio coletivo, férias e o 13º são alguns exemplos destes compromissos que são obrigações dos patrões, mas que acontecem em datas pontuais e que não podem ser desrespeitadas e nem esquecidas, para não gerar dores de cabeça.

Para garantir que você não passe por estas datas de forma displicente, crie o hábito de ter uma agenda bem montada com todos estes compromissos anotados com alguma antecedência.

O melhor mesmo é fazer um planejamento financeiro ao final de cada ano, já listando as suas obrigações para o período seguinte. De tempos em tempos reveja esta agenda e confira se sua programação está em dia. À medida que forem aparecendo outros detalhes, atualize a sua agenda.

2. Fazer provisões para o 13º e férias

Dentre todos os pagamentos extras que devem ser quitados pela empresa no que diz respeito à folha de pessoal, além dos salários, as obrigações de férias e o 13º salário são, normalmente, as que mais pesam no caixa.

Por isso, o ideal é já ir constituindo uma verba para, quando chegar o momento, você não ficar apertado.

Levante quanto você deverá gastar com estas duas obrigações e confira as datas. Conte de hoje até o dia de cada uma delas quantos meses você tem de folga e divida o valor a ser pago por este número de meses.

O valor que encontrar vai ser uma média do que deve juntar a cada mês para chegar nas respectivas datas já com todo o montante provisionado. Desta maneira, você evita acabar utilizando este dinheiro para outros fins dentro da empresa e não entra em apuros na hora de fazer os pagamentos.

Assim que chegar o momento de quitar tudo, refaça os cálculos de valores e prazos e comece tudo novamente.

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3. Utilizar a tecnologia a seu favor

Todo dono de empresa precisa ter em mente dois tipos de preocupação: se toda a parte operacional está andando bem e trazendo os resultados esperados e se a gestão estratégica do negócio está bem cuidada.

Aliando ambas as partes, é possível ter melhores condições de um negócio que funciona bem e que consegue potencializar seus pontos fortes para aproveitar as oportunidades.

Tendo pouco tempo para se dedicar a tudo, a saída é tentar automatizar toda a parte operacional possível. A gestão de folha de pagamento não é uma exceção. Assim como existem sistemas para cuidar da emissão de notas fiscais e coisas do tipo, existem também soluções voltadas especificamente para a folha.

Além de poupar um tempo precioso, estas ferramentas garantirão que você não cometa erros de cálculos. Aqueles que todos nós, mais cedo ou mais tarde, acabamos cometendo por uma questão de distração ou falta de atenção.

4. Separar uma conta bancária

Com tantas obrigações financeiras e valores a serem administrados, uma boa prática pode ser separar uma conta somente para a folha de pagamento.

Assim, mesmo que a sua gestão financeira tenha um volume de entradas e saídas muito grande e com uma frequência de transação mais rápida, você garante que não perderá a noção do que precisa ser separado para quitar suas contas com os funcionários.

O importante é conseguir fazer esta separação de maneira que nenhum outro valor fique misturado e que a operação não seja prejudicada.

Avalie como pode fazer isto e tenha uma melhor visão do movimento da sua folha de pagamentos.

5. Fazer uma reserva de contingência

Ainda que você tenha todas as suas contas referentes à folha de pagamento muito bem feitas, sempre existirão imprevistos.

A reserva de contingência é utilizada em diversas empresas para garantir mais tranquilidade para o futuro do negócio. Normalmente, para calculá-la é estabelecido um valor de referência com base no tamanho do negócio, no fluxo financeiro habitual e levados também em conta alguns riscos.

Pensando sobre a ótica das responsabilidades da sua folha de pagamento, basicamente existem dois tipos de imprevistos que podem ocorrer. O primeiro deles é uma ação trabalhista. Neste caso, os valores não podem ser muito bem previstos, o que torna tudo um pouco mais complicado e ainda mais necessária a criação da sua reserva para este tipo de emergência.

O segundo são as demissões não programadas. Como você bem sabe, assim como para contratar um novo funcionário, demitir também envolve alguns custos que devem ser considerados.

Neste caso, já é mais fácil ter uma boa noção do valor envolvido para montar uma reserva.

Avalie a sua situação e calcule o que seria um montante adequado para te deixar um pouco mais tranquilo. Para juntar o dinheiro, estabeleça um percentual do faturamento ou do seu lucro mensal e vá, aos poucos, compondo a sua reserva de contingência.

6. Mapear adicionais e variáveis

Além dos valores dos vencimentos habituais de todo mês acrescidos dos encargos também já previstos, é preciso que você procure listar todos os adicionais que possa precisar pagar juntamente com outras variáveis.

Neste bolo estão entidades como SESC/SENAC, SEBRAE e outras até como o INCRA, em alguns casos. Há também pagamentos por insalubridade, adicional noturno e adicional de periculosidade.

Todos estes valores acabam sendo acrescidos à sua folha de pagamento, mas se não estiverem bem identificados, você acabará pagando sem se dar conta de que são faces da mesma moeda. Por isso, lembre-se de contabilizar adequadamente e interpretar da forma correta todas estas despesas.

Agora que você tem em mãos ótimas formas de conseguir manter a sua folha de pagamento bem organizada e eficiente, ajude seus amigos e colegas a também conseguirem ter uma melhor gestão compartilhando este conteúdo em suas redes sociais!