5W2H: Saiba o que é e como aplicar esta ferramenta

por Pedro Henrique Escobar | 20/04/2021 | Empreendedorismo

A boa gestão de um negócio é essencial para que ele traga os resultados esperados. É preciso planejar, colocar as ideias e dúvidas no papel e traçar ações efetivas que irão atingir o público-alvo que se pretende. Uma das ferramentas de gestão mais importantes para traçar um caminho efetivo é a 5W2H. Esse modelo tem o objetivo de esclarecer qualquer dúvida ou questionamento na estratégia de um negócio. Por meio de um trabalho focado e feito com simplicidade, mas com alta eficiência, o uso da ferramenta 5W2H traz excelentes resultados para qualquer atividade quando aplicada da maneira correta.

E, então, você conhece a metodologia 5W2H? Descubra abaixo quais são os seus conceitos e como ela pode ser aplicada de forma eficiente para te ajudar com a sua gestão e focar em grandes resultados.

O que é a ferramenta 5W2H

Apesar de ter um nome estranho e um pouco incomum, a ferramenta de gestão 5W2H tem um método que atua de maneira objetiva e bem simples. Mas, antes de saber como aplicar essa fórmula, vamos descobrir o que significa 5W2H? São cinco w e dois h, cada um com a sua explicação.

Os 5 W significam, em inglês, as palavras:

• What (O quê)
• Why (Por que)
• Where (Onde)
• When (Quando)
• Who (Quem)

Já em relação aos 2 H, eles se referem a

• How (Como)
• How much (Quanto)

Portanto, o 5W2H é uma ferramenta para definir o planejamento estratégico de uma empresa, adotando métricas que podem responder as sete questões do 5W2H. Podemos até mesmo dividir as questões, sendo os 5 W utilizados mais para a estratégia, enquanto os 2 H são direcionados para a ação prática do processo.

Vale ressaltar que as questões podem ser aplicadas tanto para o planejamento e desenvolvimento da cultura e valores internos da empresa quanto para projetos isolados, como o lançamento de um novo produto ou serviço no mercado consumidor. De qualquer forma, em ambos os exemplos, o ponto em comum da ferramenta é o foco na busca por resultados positivos e excelência de gestão.

As etapas do 5W2H

Na ferramenta em questão, elas se aplicam da seguinte maneira:

• What é usado para a questionar o que precisa ser feito;
• Why é usado para perguntar por que precisa ser feito;
• Where é usado para saber onde deve ser feito;
• When é usado para descobrir quando precisa ser feito;
• Who é usado para saber quem será responsável;

Nesta ferramenta de gestão, elas são aplicadas da seguinte maneira. Confira abaixo:

• How é usado para perguntar como deve ser feito;
• How much é usado para saber quais são os custos do processo;

Como fazer um planejamento com o 5W2H?

A metodologia 5W2H é bem simples e possui um propósito muito específico e bem explicado. No entanto, antes de você começar a aplicar esta ferramenta nos seus projetos, é necessário que você estabeleça alguns critérios importantes e que devem ser seguidos para que tudo aconteça conforme o planejado, tirando o maior proveito da fórmula.

A primeira coisa que você tem que fazer é definir, o mais precisamente possível, o que é o seu projeto. Só assim você conseguirá encontrar estratégias e ações que vão resultar em uma solução eficaz, definitiva e, mais importante ainda, sustentável para o seu desenvolvimento.

Assim, o próximo passo é encontrar um ambiente de trabalho onde seja possível criar, acompanhar e editar a ferramenta com uma grande facilidade e de maneira organizada.

Assim, a maneira mais recomendada para utilizar a 5W2H é a Planilha de 5WH2. Ela possui muitos recursos que são bastante úteis na hora de montar a gestão do seu projeto. Além disso, as planilhas estão disponíveis para praticamente todos os sistemas operacionais utilizados.

Dessa forma, fica fácil de você mesmo fazer o seu planejamento estratégico usando a ferramenta 5W2H. No entanto, alguns projetos podem ser mais complexos e precisar de um detalhamento maior da ferramenta.

Nestes casos, é importante contar com uma consultoria especializada em gestão, com profissionais qualificados e que tenham experiência em utilizar métricas, fórmulas e modelos de negócio de gestão empresarial. Tudo para que você consiga os melhores resultados possíveis.

Quem pode utilizar a ferramenta 5W2H?

Seja o seu projeto uma startup, seja uma multinacional com atuação em vários países, a ferramenta de gestão 5W2H vai te oferecer a mesma excelência no planejamento e resultados satisfatórios.

Vale ressaltar que este recurso é muito utilizado por pequenas empresas, uma vez que a ferramenta não necessita de gastos financeiros e pode ser feita por qualquer pessoa que tenha uma compreensão e conhecimento de gestão de projetos e atividades.

Em geral, as pequenas empresas possuem grandes ideias, porém, esbarram em um mercado muito competitivo e, por vezes, acabam perdendo força devido a um planejamento mais enfraquecido. Dessa forma, a ferramenta 5W2H é um enorme ganho na gestão do seu projeto, mesmo que você tenha poucos recursos financeiros disponíveis, ela servirá como um fator que pode igualar o seu conhecimento de mercado e gestão com grandes empresas, fazendo da competição algo mais justo em consequência.

Também não é difícil ver esta ferramenta sendo usada para gestão pessoal, para o autoconhecimento e para produtividade. Assim, todas essas atividades podem ser aplicadas no modelo de gestão do 5W2H, traçando o desenvolvimento de uma trajetória para você, para o seu projeto ou para a sua empresa.

Sem dúvida nenhuma, esta ferramenta é um investimento que vale muito a pena o seu custo-benefício, uma vez que o investimento será seu tempo.

Exemplo do 5W2H

 Agora que já conhecemos as teorias e explicações que formam o conceito e a utilização da ferramenta 5W2H, podemos ver de fato como ela funciona. O exemplo prático aqui é muito comum entre as empresas hoje em dia.

A avaliação do índice de satisfação dos seus consumidores é essencial para saber se a empresa, se o seu produto e serviço e se a sua marca são bem vistos pelo mercado. Mas, como saber o que os meus consumidores e o mercado em geral pensam de mim?

Primeiro passo

5 W. Já vimos a definição de cada um dos W da fórmula, agora, vamos ver como podemos aplicá-lo em um problema real.

• What (o que deve ser feito?): na primeira pergunta, podemos implementar no nosso projeto uma estratégia que irá avaliar o índice de satisfação dos nossos consumidores em um período antes das vendas de fim de ano.
• Why (por que deve ser feito?): qual é o objetivo desta avaliação? O que queremos com isso? Neste caso, a avaliação do índice de satisfação do consumidor traz um maior conhecimento do mercado em relação a nós mesmos e aos produtos da empresa. Com estes dados em mãos, é possível elaborar uma nova abordagem de campanhas de marketing e de vendas, que será muito mais eficiente e resultará em lucros maiores para a empresa.
• Where (onde será feito?): para esta pergunta, devemos responder onde vamos encontrar o público que irá responder a avaliação de satisfação do consumidor. Neste exemplo, podemos dizer que ela será feita na área de vendas e na central de atendimento ao consumidor.
• When (quando deve ser feito?): definir o início e o fim também é fundamental. Como o objetivo é fazer a avaliação antes das vendas de fim de ano, podemos traçar um início em setembro e o término em outubro do mesmo ano.
• Who (quem será responsável?): por fim, é preciso definir quem são as pessoas responsáveis por aplicar a avaliação nos consumidores. No nosso exemplo, a equipe de sucesso do cliente, vendas e gerentes responsáveis pelos setores ficam a cargo deste ponto.

Segundo passo

2 H. Como podemos aplicar estes dois conceitos no nosso exemplo de avaliação do índice de satisfação do consumidor? Veja abaixo!

• How (como será feito?): neste ponto, vamos elaborar como as ações devem ser feitas. Por exemplo, para avaliar o índice de satisfação do consumidor, vamos elaborar uma cartilha que contém 10 perguntas que serão feitas para cada cliente que realizar uma compra durante o período estabelecido. As perguntas devem ser respondidas por meio do site oficial da empresa. É papel da equipe de vendas e dos gerentes responsáveis encaminharem os compradores para o site e para a pesquisa. Ao final das respostas da cartilha, cada participante receberá um cupom de 10% de desconto na sua próxima compra. Essa estratégia é uma forma de motivar os compradores a responderem as questões.
• How much (quanto custará todo o processo): para finalizar, é preciso mensurar um valor total que será investido nesse projeto. No caso do nosso exemplo, o custo total é de R$ 2.000,00 para cada mês de aplicação da avaliação, ou seja, com os dois meses de pesquisa, o valor final é de R$ 4.000,00. Vale ressaltar que é importante se ater ao custo e não ultrapassar este valor. Um modo de controlar as despesas é fazer um relatório mensal, que deve ser atualizado por uma pessoa responsável.

Resultados

Neste exemplo em específico, a objetividade do projeto é o ponto chave da ferramenta 5W2H. A pesquisa é simples e os resultados são objetivos, dizendo qual é o índice de satisfação dos consumidores. Para que isso aconteça, foi necessário aplicar o planejamento e as ações sem possíveis falhas, já que a meta é utilizar os resultados e melhorar o desempenho para as vendas que ocorrerão no fim do ano.

Dessa forma, a estratégia em questão vai impactar em melhores resultados de vendas e de campanhas de marketing, melhorando a imagem da marca e relação de empresa e consumidores. Tudo isso feito com um custo baixo e em pouco tempo.

Como o modelo de gestão 5W2H pode ser aplicado no seu negócio?

Muitos gestores utilizam o 5W2H por esta ser uma ferramenta eficiente e considerada por muitos como completa. O grande destaque da fórmula é a maneira como pode ser desenvolvida por muitos processos diferentes. Apesar de ser usada na maioria das vezes com finalidade de um planejamento estratégico de empresas e corporações, ela não se limita a apenas isso.

A ferramenta pode ser usada em praticamente qualquer atividade que requer uma estratégia de ações ou de organização. Entre estas atividades estão, por exemplo, lançar um novo projeto, contratar um novo colaborador, definir responsabilidades em projetos, entre outros.

Não importa qual seja o problema, impasse, dúvidas ou questionamentos que você ou sua empresa tenha, o maior objetivo de quem utiliza a ferramenta 5W2H é solucionar este problema. Afinal, o 5W2H serve para que você possa conhecer e compreender o que deve ser feito e qual é a melhor forma de fazer isso. Assim, se trabalha para que tudo aconteça em um período planejado, com custos baixos e total eficiência com foco nos resultados.

Vale destacar ainda que o 5W2H não se aplica somente aos planejamentos que estão no seu início. Mas, também, podem ser implementados em projetos que já estão em andamento, podendo corrigir algumas situações que não estão bem esclarecidas.

Ela também pode ser usada como uma forma de checar se o caminho tomado no primeiro momento é o mais adequado e se a execução do projeto está sendo efetiva. Por isso, não deixe de aplicar o 5W2H na sua gestão, independente se ela já está em curso ou nos seus primeiros passos.

Diferencial positivo na gestão da sua empresa

O papel desempenhado por um bom administrador é fundamental para o sucesso dos seus projetos e do seu negócio. Desempenhado de forma impecável, ele, com certeza, será um profissional exemplar para os demais colaboradores da empresa.

A gestão é muito importante para que a sua empresa tenha um desenvolvimento sustentável, que acompanhe o seu próprio ritmo e tenha consciência do crescimento. Isso é fundamental para que o crescimento da empresa não seja muito grande a ponto de não conciliar uma estrutura de gestão capaz de manter o bom funcionamento do trabalho.

O benefício é tão grande que todas as atividades da empresa, bem como a sua cultura, valores e missão, acabam tendo uma mudança significativa, muito mais focada e objetiva em conseguir grandes resultados. Não é à toa que a ferramenta de gestão 5W2H é um dos modelos mais usados pelos gestores e executivos hoje em dia. Sua simplicidade e seu desempenho são focados em gerar grandes resultados para os seus projetos.

Vale muito a pena estudar mais sobre esse modelo de gestão e colocar em prática nas suas atividades e projetos. Caso seja necessário, não deixe de buscar ajuda profissional com empresas especializadas e profissionais qualificados. Montar um planejamento estratégico é fundamental e isso deve ser feito com os melhores resultados e recursos disponíveis.

Considerações finais

E, então, o que achou desta ferramenta de gestão? Espero que você tenha encontrado no nosso texto o que estava procurando e que ele conseguiu sanar todas as suas dúvidas e questionamento em relação a ferramenta de gestão 5W2H.

Não perca tempo e aplique este conceito no seu planejamento estratégico, seja para uso pessoal, seja para seus projetos e negócios profissionais. Ele é muito importante para que você consiga traçar um plano de ação eficaz e sem impasses que possam tirar o foco e a eficiência das ações.