Uma empresa costuma ser o projeto de vida de pessoas que decidiram empreender e nela investir esforço, tempo e dinheiro. Mas, algumas vezes e por uma série de possíveis motivos, as empresas não têm sucesso. Assim, para evitar prejuízos e maiores dores de cabeça, é preferível encerrar suas atividades.

Além de parar produção e encerrar trabalhos, o fechamento das empresas envolve uma série de obrigações burocráticas, financeiras e contábeis. Isso é para que este encerramento seja reconhecido pelo Estado e instituições bancárias ou outros agentes relacionados às atividades. Além disso, para o devido fechamento da empresa, é necessário o acerto de contas entre os possíveis sócios.

Primeiros passos

A primeira ação é reunir os sócios para a assinatura da ata de encerramento da empresa. Neste documento deve ser nomeado uma pessoa (pode ser até mesmo um dos sócios) para servir como liquidante da empresa. Este indivíduo ficará responsável por liquidar pendências do empreendimento que está prestes a fechar, sejam recebimentos ou pagamentos não realizados.

Depois deve ser escrito um documento chamado Distrito Social – uma espécie de contrato de dissolução da sociedade e empresa. Este papel informa qual a razão pela qual a empresa será fechada e como ficarão divididos os bens da empresa. Deve conter detalhadamente o patrimônio da empresa quando encerrada e definir ainda quem fica responsável pela guarda dos livros fiscais e demais documentos.

Ao assinar o Distrito Social, todos os sócios concordam com o fechamento da empresa nos termos definidos pelo documento. Caso haja desencontro ou conflito entre os sócios, pode ser requisitada a ação de um mediador. Esse pode ser um contabilista ou um advogado para tentar solucionar a questão indefinida.

Se o problema persistir, será necessária uma ação judicial na justiça comum. No entanto, este trâmite é demorado e degradante para todas as partes envolvidas. Por isso, é altamente recomendável que as partes consigam se acertar sem depender do judiciário.

Verifique se não há pendências previdenciárias

Mesmo que uma empresa não possua empregados, ela pode estar com algum débito relativo à retenção dos impostos das Previdência. Se o recolhimento tiver sido feito adequadamente pela empresa e não houver pendências, o empreendimento que está por fechar pode retirar sua Certidão Negativa de Débito gratuitamente no site da Previdência Social. O documento tem validade de 180 dias.

Se houver alguma divergência ou pendência por ser resolvida, será necessário agendar atendimento para esclarecimentos acerca das pendências. Além do devido pagamento dos débitos em algum escritório da Receita Federal.

Outro documento obrigatório para que a empresa possa encerrar suas atividades corretamente é o Certificado de Regularidade do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (CRF). Esta obrigatoriedade também se aplica a empresas sem funcionários, pois estas também contribuem para o FGTS. O CRF pode ser expedido na Caixa Econômica e tem validade de 30 dias. Em caso de pendências ou irregularidades, o acerto também pode ser feito em uma agência da Caixa.

Dê baixa na prefeitura e no governo estadual

Contate a seção da secretaria de finanças de seu município para saber se sua empresa contribui com algum imposto de caráter municipal, como o Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS). Se sim, será necessário dar baixa da empresa no cadastro da prefeitura. Faça contato também a Receita Estadual para fazer a baixa na inscrição estadual. Assim, livra-se do pagamento do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços.

Faça a emissão dos certificados do Ministério da Fazenda

Para fechar a sua empresa, será necessário estar em dia com o Ministério da Fazenda. A Receita Federal verificará se o empreendimento realizou o correto recolhimento dos impostos de aplicação federal. Alguns desses impostos são PIS, o COFINS, o CSLL e o IRPJ. Para isso, é necessário retirar junto ao órgão uma certidão negativa de débitos chamada de Certidão Negativa Conjunta. Esse documento reúne a Certidão de Dívida Ativa com a União e a Certidão de Quitação de Tributos e Contribuições Federais.

A certidão possui validade de 180 dias. E, em caso de plena regularidade, pode ser emitida pela internet através dos sites da Procuradoria Geral da Fazenda Nacional e da Receita Federal.

Dispensa de exigências para Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP)

O empresário ou Pessoa Jurídica que responder por uma Microempresa (ME) ou uma Empresa de Pequeno Porte (EPP) pode fazer sua baixa nos sistemas de regulamentação independentemente de suas pendências tributárias com órgãos de vigência municipal, estadual ou federal. No entanto, esta baixa não o isenta de suas responsabilidades diante das pendências.

Realize o arquivamento dos documentos na Junta Comercial

Para realizar o desligamento de sociedade ou de empresa na Junta Comercial de sua cidade ou região, é necessária a apresentação dos seguintes documentos à entidade:

• Certidão Conjunta Negativa de Débitos relativos a Tributos Federais e à Dívida da Ativa da União, feita pela Secretaria da Receita Federal e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.
• Certidão Negativa de Débito – CND – emitida pela Secretaria da Receita Previdenciária
• Certificado de Regularidade do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS, com emissão feita pela Caixa Econômica Federal

Deve ser pago à Junta Comercial a taxa para que o Distrato Social possa ser arquivado pela instituição. Os valores podem variar de acordo com cada estado da federação.

Atenção: os seguintes casos são dispensados da obrigatoriedade de apresentação dos documentos de regularidade ou quitação com o órgão:

• Empresa ou empresário enquadrada no sistema de Empresa de Pequeno Porte (EPP) ou Microempresa (ME);
• Encerramento e fechamento de atividades de empresas classificadas como filiais ou sucursais de empresas ou sociedades empresárias nacionais.

Dar baixa no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ)

Este é o último passo para que se realize o encerramento legal das atividades da empresa. É o momento de dar baixa do registro empresarial no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ). Baixe na internet um software chamado PGD-CNPJ. Este programa é responsável por gerar a solicitação de cancelamento do CNPJ e emitir o Documento Básico de Entrada (DBE). Assine este documento e reconheça a firma em cartório.

Para finalizar a burocracia é preciso apresentar alguns documentos. Entre eles o Documento Básico de Entrada (DBE – CNPJ), em duas vias, com emissão feita pelo software Programa Gerador de Documentos (PGD – CNPJ) ou ainda o protocolo de transmissão do FCPJ, para o caso de o DBE ser assinado por um procurador, com cópia da procuração autenticada e acompanhada da original. A FCPJ deve ser preenchida com o documento de CPF do responsável e cópia do recibo de entrega de declaração de fechamento e encerramento. Se não houver nenhuma pendência, a baixa no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas deverá acontecer em até três dias.

Para fazer o cálculo dos impostos pendentes (IRPJ e CSLL), a Receita Federal utiliza a data gravada no Distrito Social.

Motivos que podem levar ao fechamento de uma empresa

Já tratamos do passo a passo necessário para se encerrar adequada e legalmente as atividades de um empreendimento. Falemos agora sobre os principais motivos que podem fazer com que uma empresa venha a fechar as portas. Consideramos que, embora às vezes seja necessário, os empresários, de forma geral, querem que suas empresas cresçam e não fechem.

Falta de conhecimento e estudo sobre o mercado onde a empresa se insere

Muitas empresas acabam não conseguindo o sucesso esperado por seus empresários e investidores pela simples razão de que os responsáveis por sua administração exerceram uma gestão pautada por achismos e estereótipos sobre as condições dos serviços, produtos e preços que a empresa deve praticar. O bom exercício de gerenciamento de uma empresa exige muito estudo prévio. E, acima de tudo, visão e percepção do mercado onde a empresa está inserida. O que pressupõe conhecer concorrentes, fornecedores, clientes, cenários favoráveis, ameaças, oportunidades e fraquezas.

O empresário deve conhecer ao máximo possível todo o processo produtivo. Desde a “mão na massa” do cotidiano da empresa a até mesmo o feedback de seus clientes. Isso, para que o empreendimento não se isole em uma espiral que deve levar ao fracasso.

Não-criação de identidade do empreendimento

Para mergulhar de cabeça em um empreendimento, é comum que os empresários e investidores busquem inspiração em modelos de negócio que já sejam consolidados e bem-sucedidos em outras empresas. No entanto, copiar esses modelos fielmente se torna um grande erro. Isto porque as circunstâncias nas quais operam os negócios nunca são perfeitamente iguais.

Além disso, uma empresa de sucesso precisa criar uma identidade junto a seus fornecedores e clientes. Precisa ser razoavelmente única e se firmar no mercado como uma opção rentável e de grande retorno. Estratégias de marketing e produção de imagem da marca são estratégias que costumam dar resultado para consolidar uma empresa no mercado e evitar que ela venha a declarar falência ou ter suas atividades encerradas.

Falhas no planejamento

Investir e empreender é uma ação econômica que, naturalmente, envolve riscos. O empreendedor, seja ele grande ou pequeno, deve saber que entrar em um negócio fará com que seu capital e sua empresa sempre corram riscos, maiores ou menores, sempre proporcionais ao potencial de lucro de suas ações. No entanto, o indicado é que o empreendedor tenha em mente sempre quais riscos ele está sujeito e, de preferência, antes que as situações de risco se apresentem. Desta forma, com riscos planejados e conhecidos, ele pode tomar ações estratégicas adequadas para evitar efeitos negativos.

Com efeito, uma das principais maneiras de se evitar estes riscos ou correr riscos planejados, fáceis de solucionar e superar, é contar com a ajuda de consultores especializados na área. Sabemos, contudo, que o serviço destes profissionais não costuma ser barato e que micro ou pequenos empreendedores não costumam dispor de todo o investimento necessário para a contratação.

Neste caso, onde as empresas são operadas às vezes até mesmo por apenas uma pessoa, é fundamental que o empresário planeje e estude muito bem cada uma das ações tomadas dentro de seu negócio. Só assim ele conseguirá prosperar nos negócios e evitar que a empresa passe por dificuldades e venha a encerrar suas atividades.

Falhas no controle financeiro

É fundamental que o empresário, seja em uma multinacional gigantesca ou em uma microempresa, tenha pleno e constante conhecimento das condições financeiras de seus negócios. Para além do conhecimento, ele precisa saber também como se posicionar e quais medidas tomar diante do mercado para que a balança financeira acabe sempre ficando no positivo.

Esta não precisa ser uma tarefa difícil ou muito complexa, mas exige dedicação. Exige o acompanhamento diário e constante das entradas e saídas de recursos financeiros da empresa, estoques, tributos, rendimentos, dívidas e etc. Para isso, o trabalho um contador pode se fazer fundamental. Com o devido controle financeiro, uma empresa dificilmente se verá obrigada a fechar as portas.

Divergências societárias

Quando uma empresa é de propriedade de dois ou mais sócios, é importante que estes indivíduos trabalhem em sintonia para que o empreendimento cresça de maneira inteligente e sustentável. Se os sócios apresentarem divergências, a tendência é que os negócios passem por dificuldades e a empresa venha a encerrar suas atividades. Vimos, inclusive, que estas divergências podem causar complicações até mesmo no próprio processo de encerramento, exigindo a ação do judiciário para resolver as questões com morosidade, na maioria das vezes.

Conclusão

Encerrar uma empresa nunca é uma ação desejável, mas, às vezes, ela pode se tornar uma necessidade. Se informe junto aos órgãos competentes para proceder o encerramento de sua empresa de acordo com os termos da lei e respeitando o que diz no Distrato Social para que, uma vez encerrada, a empresa não volte a causar problemas com a Receita, a Justiça ou qualquer outro instrumento do Estado, para que novos negócios possam surgir e os empresários retornem às atividades em outros possíveis empreendimentos.

Previna-se, prepare-se, documente-se. Lide com as burocracias e encerre sua empresa com a maior agilidade possível.