Emitir nota fiscal para outro estado pode gerar uma série de dúvidas na cabeça dos empresários. Diferente das vendas intermunicipais entre pessoas jurídicas, as operações com empresas de outros estados têm algumas particularidades que precisam ser observadas.

É importante que o gestor conheça esses detalhes pontuais para que não incorra em erros no momento da emissão dos seus documentos fiscais nas operações interestaduais.

Foi pensando nisso que resolvemos escrever este artigo contendo informações valiosas sobre como emitir notas fiscais interestaduais. Confira!

A obrigatoriedade da emissão

Toda empresa, com exceção do Microempreendedor individual (MEI), está obrigada, por força de Lei, a emitir nota fiscal. Em alguns poucos casos, usa-se a nota manual, e na grande maioria, a eletrônica (NF-e).

Sendo a NF-e responsável pela maior parte das dúvidas, daremos atenção a ela neste artigo.

As pessoas jurídicas, constituídas sob a forma de Microempreendedor Individual, estão dispensadas da emissão de Nota Fiscal Eletrônica, desde que os produtos ou serviços tenham sido vendidos para pessoas físicas, mesmo que a operação seja interestadual.

Entretanto, essas empresas perdem esse benefício quando o produto ou serviço é vendido para pessoas jurídicas, gerando a obrigatoriedade em gerar NF-e ou NF manual.

Toda transação de mercadorias ou serviços feitos entre pessoas jurídicas deve ser registrada através do documento fiscal correspondente. A empresa que não se adequar a essas exigências estará sujeita a autuações fiscais e multas.

Processo para emitir Nota Fiscal Eletrônica

Antes de começar a explicar como fazer a emissão de nota fiscal, vamos explicar o processo para ter o direito de emitir notas fiscais.

Caso sua empresa encontra-se dentro da obrigatoriedade descrita acima, alguns procedimentos devem ser adotados.

Inicialmente, deve-se verificar junto à Receita Estadual, para os casos de atividades de comércio, ou a prefeitura Municipal, para os casos de prestação de serviços, quanto à obrigatoriedade da NF-e.

Se para a sua atividade for exigida a emissão da NF-e, você deverá proceder com o registro junto ao órgão, e solicitar o credenciamento. Esse processo é essencial para que sua empresa possa emitir notas ficais eletrônicas.

Passada a fase de credenciamento, o contribuinte deve cumprir com mais dois requisitos. Primeiro, possuir um sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas particular, uma vez que o emissor gratuito utilizado por milhares de empresas deixou de ser atualizado. Em seguida, adquirir um certificado digital para proceder com a assinatura eletrônica dos documentos fiscais.

Processo para emitir a nota fiscal manual

Para os casos onde não há obrigatoriedade, o procedimento é muito simples. Basta dirigir-se aos órgãos credenciadores e solicitar a liberação para confecção dos blocos em uma gráfica autorizada.

Feito isso, basta encaminhar os blocos novamente para o órgão, que fornecerá a chancela de validação. Em seguida, o contribuinte já poderá utilizá-los para emitir notas fiscais.

Emissão de uma nota fiscal para outro estado

Feito o credenciamento e de posse das ferramentas necessárias para emissão de notas fiscais, você deverá reunir os dados necessários para inserir no documento fiscal.

Essa atividade deve ser orientada por um contador, pois cada tipo de atividade possui particularidades a serem observadas com cautela, para que não existam erros na emissão das notas fiscais.

Por exemplo, as empresas que exploram atividades comerciais devem atentar-se para o preenchimento de diversos códigos, como CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações), CST (Código de Situação Tributária), dentre outros.

Para emitir nota fiscal para outro estado, alguns fatores devem ser observados. Basicamente, duas coisas serão diferentes. A primeira e mais simples é com relação ao CFOP, que, para as vendas interestaduais, deve iniciar com o dígito 6.

Outro detalhe que deve ser analisado é com relação à substituição tributária e aos créditos do ICMS (Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). As normas desses dois institutos podem ser diferentes, dependendo do estado ao qual se destina a mercadoria.

Além disso, é preciso atentar-se aos itens básicos da nota fiscal, como valores, descrição dos produtos, quantidades e impostos incidentes.

Para as prestadoras de serviço, os códigos são mais simplificados, uma vez que o tributo incidente sobre a operação é o ISS (Imposto Sobre Serviço).

Este tributo é de competência municipal e, sendo assim, cada município instituirá os critérios de tributação que incidirão sobre os serviços prestados.

Apesar de mais simples, a emissão de nota fiscal de serviço deve ser realizada com o auxílio de um contador.

Envio de produtos via Correios para outros estados

Todas as mercadorias enviadas pelos correios ou transportadoras para outros estados deverão ser acompanhadas das respectivas notas fiscais.

Vimos acima que o Microempreendedor individual está dispensado da emissão de notas fiscais para as vendas de mercadorias ou prestação de serviços para pessoas físicas. No entanto, esse benefício não se estende às operações interestaduais.

Independentemente do tipo de pessoa que adquiriu (física ou jurídica), a venda realizada para outro estado e enviada por correios ou transportadora deve estar acompanhada das respectivas notas fiscais.

Caso o documento não seja emitido, a fiscalização tributária estadual poderá apreender a mercadoria enviada, gerando prejuízos financeiros e administrativos para o seu negócio.

Algumas considerações importantes sobre a NF-e

O responsável pela emissão da Nota Fiscal Eletrônica deve atentar-se ao prazo de cancelamento do documento — para esses casos, o processo é mais restrito. Só é possível cancelar uma nota fiscal dentro do prazo de 24 horas, contados a partir da emissão.

Caso seja necessário cancelar um documento fiscal, é preciso fazer um requerimento à Secretaria da Receita Estadual do seu estado, que avaliará cada caso e, posteriormente, autorizará o cancelamento. 

Outra questão importante sobre as notas fiscais eletrônicas é com relação à correção de dados. Esse procedimento deverá ser feito dentro do próprio sistema de emissão de notas, e nem todos os dados podem ser alterados.

As informações que alteram a base de cálculo dos tributos incidentes na nota fiscal não podem ser alteradas. Antes de emitir uma carta de correção para algum documento fiscal gerado incorretamente, consulte o seu contador.