O CNPJ é o registro mais conhecido de uma empresa e também o mais utilizado. Mas, sozinho, ele não permite o funcionamento total do negócio, afinal, existem outros registros emitidos por diferentes órgãos públicos. A inscrição estadual e municipal são dois exemplos de registros, que muitas vezes não são tão conhecidos, mas são fundamentais.

Uma empresa não pode funcionar sem o alvará, por exemplo, assim como também não pode emitir suas notas fiscais sem a inscrição estadual.

Então, para entender melhor sobre ambos os registros, acompanhe o nosso post e veja o que são eles e como se diferenciam!

O que é a inscrição estadual e para que ela serve?

O número no qual uma empresa é registrada na Secretaria da Fazenda (Sefaz) de seu estado é a inscrição estadual. Ela formaliza o negócio no órgão regional, o que também é feito em níveis municipal e nacional.

Assim, tendo a posse de seus dados — inclusive as atividades desenvolvidas —, o estado onde a empresa está situada pode fiscalizá-la. E essas Secretarias de Estado são os órgãos que fiscalizam e tributam o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Por isso, para que a empresa consiga emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), tem de possuir o registro. Do contrário, sequer conseguirá se credenciar no site da entidade como uma emissora.

Quais empresas estão isentas

Para Microempreendedores Individuais (MEIs), obter a inscrição não é obrigatório. Isso porque é possível receber documentos fiscais como empresas isentas, e também emitir notas avulsas.

Porém, se o microempreendedor quiser utilizar um emissor próprio, para aproveitar as diversas funcionalidades que essas ferramentas têm, precisará obter a inscrição para fazer o credenciamento na Sefaz.

Além de MEIs, empresas que apenas prestam serviços — de qualquer porte — também são isentas da inscrição estadual. Elas somente precisam ter CNPJ e inscrição municipal para emitirem suas notas, pagarem impostos e serem fiscalizadas.

Isso ocorre porque o ICMS só incide sobre comercialização, industrialização e exceções em prestações de serviços. Como regra, apenas são isentas da inscrição na Secretaria do estado os negócios que não precisam pagar ICMS, por conta das atividades desenvolvidas.

Quais serviços são tributados pelo ICMS

Existem três exceções entre as prestações:

• fornecimento de energia elétrica;
• transporte rodoviário intermunicipal e interestadual de cargas;
• fornecimento de telecomunicações, como serviço de telefonia e internet.

Assim, empresas que prestam tais serviços, pelo tributo que devem pagar e pelas notas que precisam emitir, são obrigadas a ter o registro da Secretaria da Fazenda.

O que é a inscrição municipal?

Para que possa funcionar, uma empresa deve, obrigatoriamente, possuir alvará. E a sua emissão só ocorre conjuntamente à realização da inscrição municipal.

Assim, a empresa fica legalizada na sua cidade e autorizada a funcionar — o que não tem o mesmo significado.

Se, por algum problema, a empresa não tiver seu alvará renovado, por exemplo, terá de interromper suas atividades por falta da autorização de funcionamento da prefeitura. Mesmo assim, ela seguirá tendo a inscrição na cidade e estando formalizada nela.

Além da formalização municipal, a inscrição na prefeitura também serve para que a empresa consiga se enquadrar no Simples Nacional e emitir notas fiscais. Afinal, no momento do enquadramento, o sistema do Simples solicita o número para dar prosseguimento.

Quanto às notas fiscais, empresas sem inscrição municipal e alvará não conseguem obter a formalização estadual. Ficam, então, impossibilitadas de emitir a NF-e.

E mesmo que o negócio só preste serviços, a falta de inscrição no município também impossibilita a emissão das notas de serviços.

Aliás, são as próprias cidades que fiscalizam tais documentos e o Imposto Sobre Serviços (ISS). Ou seja, não há como ter liberação de emissão sem que tudo esteja em ordem com a legalização do negócio no município.

Como a empresa é formalizada no estado quando não há inscrição estadual

O que registra e legaliza a empresa em seu estado é a autenticação da Junta Comercial do estado em contrato social ou requerimento de empresário. No momento que isso ocorre, o empreendimento passa a ter um Número de Identificação do Registro de Empresas (NIRE) estadual.

Na abertura de um MEI, que não conta com procedimentos de redação de contrato e autenticação na Junta, o NIRE é fornecido no exato momento da constituição.

O próprio Portal do Empreendedor fornece esse número e o CNPJ, em processo único de abertura. Depois, basta que o microempreendedor proceda com a obtenção da sua inscrição e do seu alvará na prefeitura do local de atuação.

O que diferencia inscrição estadual e municipal?

Abrangência em órgãos públicos

Enquanto a inscrição do estado registra a empresa na Sefaz regional, a do município apenas a formaliza na sua prefeitura e em seu departamento de fiscalização.

Critérios de obrigatoriedade

Nenhuma empresa — de MEI a grande porte, e que desenvolva qualquer atividade existente — pode funcionar sem inscrição municipal e alvará. Já a estadual não é obrigatória nos casos que vimos acima.

Inclusive, um empreendimento pode até mesmo receber notas fiscais de qualquer tipo sem possuir registro na Secretaria da Fazenda, sendo classificado como isento.

Ordem cronológica de registro

Após a empresa ter CNPJ, e estar devidamente registrada na Junta Comercial, o próximo passo é proceder com o necessário para a obtenção de inscrição no município e do alvará.

Depois, se o negócio precisar do registro estadual, deverá obter o municipal — assim como para outros procedimentos. E, de forma alguma, essa ordem pode ser invertida.

Obrigatoriedade

Como vimos, todo negócio precisa da inscrição municipal para poder operar. Contudo, muitos funcionam, legalmente, sem a estadual.

Impostos relacionados

Independentemente de a empresa prestar serviços, ou não, o número recebido pela administração da cidade tem relação com o ISS. Caso ele deva ser pago, a inscrição age como identificador do negócio para a fiscalização.

Já o número recebido pela Secretaria da Fazenda de um estado é diretamente ligado ao ICMS — tanto que os não pagadores do tributo podem ignorar tal registro.

Enfim, como vimos, é fundamental conhecer a inscrição estadual e municipal antes de decidir por abrir a própria empresa, e também depois.

Afinal, ainda que, na abertura, o negócio não precise da inscrição estadual, posteriormente, por uma mudança de atividades, poderá necessitar.