A legislação muda constantemente: obrigações são ampliadas ou reduzidas, e processos são modificados — obrigando gestores a se adaptarem e gerando dúvidas. Em meio a isso, algumas incertezas que surgem são relativas à emissão de notas fiscais para MEIs e optantes do Simples Nacional.

Um dos motivos desse assunto render muitas questões é o fato de ambos os enquadramentos concederem facilidades e menor burocracia. Porém, ao mesmo tempo, impõem algumas obrigações iguais às das demais empresas dos regimes gerais.

Então, agora vamos esclarecer dúvidas que você pode ter em relação aos documentos fiscais. Acompanhe e fique preparado para começar suas emissões!

O valor tem a ver com a obrigatoriedade da emissão?

Antigamente, dependendo do faturamento anual do negócio, era possível utilizar as notas em blocos — mas a obrigatoriedade ou não nunca teve a ver com o valor da operação.

Agora, o fato é que o tempo das emissões manuais não existe mais. Então, independentemente do produto, serviço ou valor, é sempre necessário emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). E o mesmo vale para questões como faturamento anual, segmento de atuação ou enquadramento tributário.

É obrigatório ter certificado digital e software emissor?

Ainda é possível utilizar o emissor gratuito da Secretaria da Fazenda (Sefaz). Porém, ele será desativado a partir de janeiro de 2017, quando todas as empresas terão de contratar soluções para conseguirem emitir seus documentos.

Já o certificado digital, é algo que dificilmente algum empreendimento não tem, pois é necessário também para outras obrigações. De qualquer forma, até dezembro deste ano, apenas se poderá emitir notas utilizando senha de contribuinte da Sefaz — desde que o valor da nota não supere os R$ 10 mil, e o valor do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) não ultrapasse os R$ 1 mil.

É preciso autorização para ser emissor?

Antes de qualquer emissão, MEIs e optantes do Simples devem se cadastrar no site da Sefaz do estado.

O pedido de autorização precisa ser feito primeiramente para o ambiente de teste, no qual as notas não têm validade jurídica. Logo após, o cadastramento para o ambiente de homologação — para emissão dos documentos válidos juridicamente — fica disponível.

Microempreendedores apenas necessitam preencher o número do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) no campo determinado e marcar a opção “Isento”, em relação ao ICMS. Já as empresas enquadradas no Simples Nacional, devem preencher ambos os cadastros.

Como proceder com as notas de serviços?

As prestações de serviços são tributadas pelas cidades, por meio do Imposto Sobre Serviços (ISS). Por isso, cada cidade define se a emissão é feita apenas em sistema próprio ou se é possível utilizar outro software; se há necessidade de certificado digital ou somente senha de usuário; se o credenciamento prévio é necessário, e todos os demais critérios.

Como saber o CFOP a ser usado?

O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) depende da mercadoria, ou serviço, e da transação a ser feita. Por exemplo, a revenda de produtos para cliente do mesmo estado pode ser feita com o CFOP 5.102. Já as prestações de serviços, levam o código 5.933 — de serviços tributados pelo ISS.

São dezenas de CFOPs existentes, para as mais diversas situações possíveis. Por isso, salve o link de consulta do Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz).

Nele, além dos números e descrições, há breves explicações de quais situações exigem determinados CFOPs.

Apenas vendas e prestações exigem emissão de NF-e?

Toda e qualquer operação fiscal deve ser acompanhada de um documento fiscal, mesmo aquelas que não geram faturamento. Por exemplo, o CFOP 5.911 é utilizado quando se faz uma remessa, com uma nota de remessa, ao cliente de produto para amostra grátis.

Mesmo processos internos, mas que ainda assim movimentam produtos e o registro de compras e estoque da empresa, necessitam de nota fiscal.

Alguns códigos — como o 5.927, para lançamento devido à baixa de estoque por perda, roubo ou vencimento — são direcionados apenas a tais procedimentos.

O que é XML e o que fazer com ele?

O XML é um arquivo no qual a nota fiscal é descrita em códigos, e nele estão todas as informações preenchidas e geradas. Aliás, é ele quem autoriza o uso do documento no momento da transmissão para a Sefaz.

Ou seja, ele é a nota fiscal de fato — enquanto o que pode ser visualizado e impresso é apenas um documento auxiliar.

Portanto, não ignore o XML. A cada emissão, envie-o ao cliente antes mesmo de remeter a mercadoria com a nota impressa. E armazene-o no computador ou qualquer outra mídia segura. Ambas as práticas são obrigatórias por lei.

É necessário informar os dados de transporte na NF-e?

Sua venda será apreendida, e possivelmente até o veículo, caso você não faça isso e alguma unidade da Sefaz pare sua carga em trânsito para uma fiscalização. Além disso, a multa pode representar o dobro do valor da nota fiscal da ocasião.

Ou seja, MEIs e optantes do Simples Nacional, como os demais negócios, precisam informar os dados do frete. E os campos são os seguintes:

• Nome do transportador ou da empresa transportadora e seu CPF ou CNPJ;
• Frete por conta de emitente ou destinatário — opções 1 e 2 respectivamente;
• Código da Associação Nacional de Transportes Terrestres (ANTT) do veículo;
• Placa do veículo;
• Endereço do transportador ou da empresa transportadora;
• Sua inscrição estadual, caso tenha;
• Espécie dos volumes — por exemplo, caixas;
• Quantidade dos volumes;
• Marca do produto;
• Numeração de lote;
• Pesos bruto e líquido da carga.

O que é NCM?

A sigla significa Nomenclatura Comum do Mercosul — um número de cadastro para cada produto existente, igual para todos os países integrantes do Mercosul.

Ele é obrigatório em todas as emissões e deve ser preenchido corretamente de acordo com o grupo, subgrupo e item referente à mercadoria descrita na nota. E isso requer atenção, pois algumas descrições, com diferentes números, são muito parecidas.

Na pesquisa de NCM disponibilizada pela Receita Federal, é possível procurar o código do produto pela descrição dele, o que facilita bastante a tarefa. Basta localizar o cadastro adequado e utilizar os oito dígitos da sua última subdivisão.