A concorrência acirrada no mercado exige das empresas disposição para sair da zona de conforto, investir em estratégias diferenciadas e não perder oportunidades de vendas. A internet é um recurso poderoso para os negócios. Com as ferramentas da web, as empresas podem mudar suas táticas de vendas. Além de agilizar o atendimento e alcançar novos nichos de mercado. O vendedor não precisa sair de São Paulo para apresentar um produto a um cliente que está em Natal. Pode fazer este trabalho através de videoconferência ou realizar o atendimento através do chat da loja virtual. A internet possibilitou o desenvolvimento marketing digital e outros processos para vender produtos e serviços, como o Inside Sales. Mas afinal qual é o conceito deste termo? Como aplicar Inside Sales em sua empresa?
O que é Inside Sales?
Inside Sales significa: vender de dentro da empresa. Ou seja, ao invés de ir a campo, atrás dos clientes, a equipe de vendas concentra o trabalho na sede da empresa e realiza a maior parte das transações através de canais de comunicação online. Este método é aplicado para transações comerciais mais complexas. Pois demandam um tempo maior de diálogo com os clientes, demonstrações sobre o produto ou serviço. Com o Inside Sales, o vendedor realiza a maior parte do atendimento à distância.
Quais as vantagens do Inside Sales?
Gestão de tempo: Com o método Inside Sales a equipe de vendas terá melhores condições para planejar a agenda de atendimento aos clientes. Ao invés de perder tempo no trânsito, deslocando-se até o local onde o cliente está, o vendedor fará o contato online e poderá marcar a reunião de negócios através da videoconferência.
Economia: O Inside Sales possibilita a redução de custos com transporte, combustível, manutenção de veículos e hospedagem de vendedores.Em caso do cliente residir em locais distantes da sede da empresa.
Como aplicar Inside Sales em sua empresa?
Transição: O Inside Sales não exclui as demais estratégias de vendas da empresa. Existe um período de transição do modelo tradicional para o Inside Sales para que a empresa monte a estrutura necessária, desenvolva os materiais de apoio, realize os treinamentos necessários e analise os resultados de vendas com este método. Não dá para modificar a estratégia de vendas da noite para o dia. A metodologia tem que ser testada e avaliada por um período para que a empresa identifique os entraves e faça os ajustes necessários.
Estrutura: Atendimento de qualidade é essencial para não perder oportunidades de vendas. Portanto, a empresa precisa manter uma estrutura compatível com as necessidades da equipe de vendas internas: internet rápida, ramais telefônicos para cada vendedor, celular corporativo que permita a instalação dos aplicativos.
Recursos: É necessário dispor à equipe de vendas material de qualidade para a apresentação dos produtos e serviços da empresa: guias, e-book, catálogo digital, vídeos, tutoriais, entre outros materiais. Por exemplo: o vendedor identificou um cliente em potencial, fez um contato por telefone ou através de e-mail marketing e marcou o atendimento virtual, através de videoconferência. Ao final da conversa, o vendedor encaminha um folder digital e um link para acessar o vídeo com mais detalhes sobre o produto. Por isso, o material tem que ter qualidade. Caso contrário, deixará o potencial cliente frustrado.
Treinamento: Para obter melhores resultados com o Inside Sales, a equipe de vendas precisa ser bem treinada. Conhecer profundamente o negócio, as especificações do produtos e/ou serviço, benefícios e vantagens que a empresa oferece ao cliente são requisitos básicos para qualquer vendedor. No entanto, para trabalhar com Inside Sales, é necessário reconhecer o potencial desse método de vendas. E a partir de então, compreender e saber utilizar os recursos da tecnologia.
A nova geração de consumidores faz muitas pesquisas online quando inicia a jornada de compras. Com isso, a equipe de vendas internas precisa receber treinamento adequado para realizar o atendimento online com bastante profissionalismo. Quando o público reconhece a “autoridade” do vendedor em assuntos que lhe interessam fica mais fácil estabelecer o vínculo e trabalhar a venda.
Consultoria de vendas: Este método exige uma modificação na postura da equipe de vendas. O vendedor passa a atuar como um consultor de vendas. O consultor de vendas conhece bem o mercado, o negócio da empresa onde trabalha, tem informações básicas sobre o perfil do cliente (empresa ou consumidor comum). O atendimento é mais especializado objetivando solucionar todas as dúvidas e problemas do cliente. Compreender as necessidades, identificar os desejos do cliente e fazer a abordagem no momento mais adequado para garantir a tranquilidade no atendimento.
CRM: Um software de CRM (Customer Relationship Management) é importante para o Inside Sales porque cria um banco de dados efetivo sobre o perfil de clientes, pesquisas realizadas, estágio de atendimento, contatos realizados pela equipe de vendas, histórico de compras, lista de desejos, abandono de carrinho de compras.
Marketing digital: a força para o Inside Sales
O desempenho do Inside Sales depende da estratégia de marketing digital realizada pela empresa. Isto porque a base do Inside Sales é o conteúdo de qualidade. Hoje, mais de 90% dos processos de vendas começam na internet. Por isso, é fundamental investir em marketing digital para atrair a atenção do público-alvo com conteúdo interessante. Alinhar marketing digital ao Inside Sales.
Por exemplo: uma publicação patrocinada nas redes sociais do público-alvo pode despertar a curiosidade e levá-lo ao site da empresa. Uma matéria interessante postada no blog da empresa é outra forma de capturar contatos qualificados. Para estes contatos, a empresa poderá direcionar conteúdo específico, nutrindo a relação, antes da primeira abordagem do vendedor.
Materiais gratuitos, como um e-book, são outras opções para obter contatos, uma vez que o acesso ao conteúdo está condicionado ao preenchimento de um formulário, informando nome e e-mail por exemplo. Publicidade online e técnicas de SEO aumentam a exposição da marca em redes sociais e outros canais da internet.
A comunicação entre o setor de marketing e a equipe de vendas é muito importante. Não adianta criar excelentes estratégias de marketing, sem demonstrar à equipe de vendas os caminhos que podem ser explorados até o fechamento de negócios.
Network é um termo em inglês usado para indicar uma rede de contatos profissionais ou pessoais. A palavra “net” significa rede e “work” significa “trabalho”. Ou seja, networking é a capacidade que uma pessoa tem de desenvolver sua rede de contatos, criando relacionamentos com profissionais e clientes com interesses em comum e com quem futuramente podem compartilhar serviços, experiências e informações.
O networking é cada vez mais valorizado em todas as áreas. Afinal, mais do que qualquer outra coisa, são os contatos, a influência que você tem que acabam colocando você em novas oportunidades de negócios ou de trabalho. Ele atua de forma significativa no desenvolvimento da sua carreira.
Hoje, o networking é regra, mas muita gente ainda reluta para colocá-la em prática por diversos motivos, seja timidez, falta de conhecimento ou descrença nos benefícios que essas relações podem trazer. Seja qual for o motivo, quem não trabalha com eficiência sua rede de contatos acaba saindo atrás dos seus concorrentes.
Vantagens de se fazer networking: Uma rede de contatos sólida
O seu networking é o que vai diferenciar você dos outros. Quanto mais gente relevante para você e/ou o seu negócio você conhecer, mais oportunidades você vai ter. Criar e manter uma rede de contatos traz muitas vantagens:
Novos parceiros comerciais ou prestadores de serviços;
Atingir novos clientes em potencial;
Ampliar vendas;
Aumento de influência;
Novas experiências agregadas;
Mais facilidade para arrumar um novo emprego;
Maior visibilidade para você e sua empresa;
Melhora na sua reputação;
Satisfação de auxiliar outras pessoas;
Conhecer novas conexões;
Ter contatos com profissionais que complementam suas habilidades, pois cada pessoa numa rede tem seus pontos fortes e fracos;
Melhorar projetos;
Possibilidade de criar novos projetos;
Formação de alianças
Novas oportunidades.Viu só como o networking é fundamental para o bom desenvolvimento da sua carreira e para o sucesso da sua empresa? E ainda existem inúmeros outros benefícios que poderiam ser citados. Isso porque, ninguém consegue fazer nada sozinho e nos negócios ter a conexão certa é o primeiro passo para o sucesso.
Quem pode ser parte da sua network
Talvez você esteja se perguntando quem poderia se tornar parte da sua network. Bom, esse é um campo muito amplo. Basicamente, qualquer pessoa que seja relevante para a sua carreira, para a área em que trabalha ou para sua empresa. Nesse sentido, podemos citar alguns exemplos: antigos professores, ex-colegas de classe, ex-colegas de trabalho de experiências anteriores, profissionais respeitados na área, palestrantes, executivos.
Enfim, as possibilidades são infinitas e vai caber a você identificar quem pode ser útil na sua rede de contatos. Mas lembre-se: networking não é sobre tirar proveito de alguém, e sim uma troca, assim como o seu contato terá algo do seu interesse, você também precisa oferecer algo relevante para ele.
Como fazer networking
Fazer o networking pode não parecer algo muito difícil, mas requer certa estratégia e bastante empenho. Por isso, vamos ver alguns passos importantes na construção da sua rede de contatos:
1. Objetivos
Defina o que está buscando através da sua network e estabeleça objetivos. Só assim você vai pode definir também quais são os contatos que são relevantes e aqueles que não irão acrescentar nada. Sem foco, você vai acabar perdendo tempo e desperdiçando seus esforços em pessoas que não tem nada a te oferecer e vice-versa.
2. Faça uma lista
Crie uma lista dos profissionais que você conhece e a mantenha atualizada. Assim, você pode controlar melhor sua rede, saber quem contatar em cada situação e estabelecer quem você irá buscar para deixar sua network mais completa nos próximos eventos e oportunidades.
Você pode organizar essa lista por categorias, como: parceiros, clientes, clientes potenciais, fornecedores e outros. Não se esqueça de manter contato com sua rede, mas sempre esteja atento para que o e-mail ou ligação sejam para falar de algo relevante ou você pode irritar as pessoas e acabar prejudicando o seu networking.
3. Redes sociais
Tenha um perfil nas principais redes sociais que são facilitadoras de negócios, como LinkedIn e Facebook. É importante atualizar sua página com frequência, pois ela é como um cartão de visitas online. Faça também a divulgação desses perfis, visando atingir novos contatos e se estabelecer cada vez mais com uma imagem positiva e profissional. Adicione cada novo contato que fizer fora das redes, como em eventos ou no seu próprio dia a dia.
4. Vá a eventos
Aceite os convites para palestras, reuniões, happy hour e outros eventos sociais ou profissionais, você só vai poder fazer networking estando em contato com outras pessoas.
Se prepare conhecendo a programação do evento, quais palestrantes estarão lá, quem é o público-alvo. E é claro, esteja por dentro da sua área, conheça as tendências e novidades, bem como estude seus próprios projetos para poder falar deles para as outras pessoas.
Por fim, evite ficar no celular ou no tablet, essa é uma ótima forma de afastar pessoas.
5. Abordagem
Nesses eventos é importante saber como se comportar. Então, planeje como irá abordar as pessoas, muitas vezes estar acompanho de um amigo facilita na hora de estabelecer um contato inicial ou entrar numa roda de conversa.
É importante fazer com que as pessoas se interessem por você, então fale sobre seus planos, se deixe ser conhecido, mas sempre esteja atento para ouvir os outros também e se mostre interessado. Se você percebeu que uma pessoa não está receptiva, não force o contato, peça licença e vá em busca de outra pessoa relevante para conhecer.
Dicas para otimizar seu networking
Outras dicas para desenvolver uma rede de contatos de sucesso:
Respeite todos os concorrentes;
Nunca fale mal de ninguém;
Saiba quais são suas competências e habilidades;
Entenda um pouco de tudo, não se limite à sua área.
Compartilhe ideias e peça para seus contatos darem opinião sobre elas;
Esteja sempre disponível para os seus contatos, para que assim eles também estejam disponíveis para você, trate sempre como uma via de mão dupla;
Personalize a relação, anote coisas específicas que o contato falou para que assim você possa mencionar isso e mostrar que se interessa pela pessoa.
O maior ativo que uma empresa possui é sua equipe. Por esse motivo, o departamento pessoal tem uma grande importância dentro de uma corporação, uma vez que ele trata de todas as questões e processos que envolvem os colaboradores da instituição.
Nesse cenário, é crucial garantir o controle e a organização de todos os dados nesse setor. Uma empresa que se esforça para manter uma boa relação, pautada na clareza e na confiança com seu time de colaboradores, tem tudo para prosperar. Afinal de contas, o sucesso não está apenas nas mãos dos gestores, mas ele é sim fruto de um trabalho em conjunto.
Contudo, coordenar os processos do departamento pessoal de uma empresa é uma tarefa trabalhosa e desafiadora. São muitas as tarefas que demandam extrema atenção, como a admissão de pessoas, o controle de pagamentos, férias e horas de trabalho.
Assim, é essencial investir em boas práticas e estratégias para realizar uma gestão mais eficiente desse setor, já que o bom trabalho realizado pelo departamento pessoal causa um impacto positivo na imagem e no desempenho da empresa.
Pensando nisso, desenvolvemos esse post sobre organização de processos do departamento pessoal para que você consiga ter mais controle desse setor tão fundamental para o crescimento de sua empresa. Assim, continue a leitura e fique informado!
O departamento pessoal
Toda empresa, independentemente de seu porte, conta com um departamento pessoal. Afinal, sem esse setor não é possível fazer um controle efetivo da folha de pagamento e de todas as demais atividades relacionadas aos funcionários de um negócio.
Enquanto muitas empresas preferem internalizar esse setor, algumas — sobretudo as de menor porte — podem optar por terceirizar os serviços do departamento pessoal e deixá-los nas mãos de um contador.
Todavia, ainda que muitas tarefas do departamento pessoal exijam cálculos e muito conhecimento da legislação — o que costuma ser responsabilidade dos contadores —, é um grande diferencial possuir um setor interno estruturado com uma equipe que realize um trabalho focado no controle desses processos e em estabelecer uma melhor relação entre os colaboradores e a empresa.
Assim, uma equipe afiada garante que os encargos trabalhistas estejam em dia — evitando problemas com multas e processos — e assegura o bem-estar dos colaboradores.
A estrutura do departamento pessoal
A estrutura básica de um departamento pessoal conta com 3 setores fundamentais. Saiba mais sobre eles:
1. Admissão de Pessoal
A função desse setor é cuidar do processo de contratação e integração de um indivíduo na empresa, de acordo com critérios administrativos e jurídicos. Sendo assim, a equipe responsável concentra as seguintes tarefas:
procura pelo profissional no mercado (abertura da vaga de trabalho);
processo de admissão: recolhimento de documentos, registro em carteira, assinatura de contrato de trabalho, registro do novo funcionário nos órgãos competentes.
2. Compensação de Pessoal
A partir da integração de um novo funcionário ao time da empresa, o setor de Compensação de Pessoal tem a função de controlar todo o fluxo de trabalho dos colaboradores, sendo responsável por:
se manter constantemente atualizado em relação às mudanças de sua área para poder implantar modificações de forma precisa.
3. Desligamento de Pessoal
Por fim, o setor de Desligamento é responsável por toda a rotina de desligamento e quitação de um contrato de trabalho de um colaborador. Assim, suas funções são:
cuidar da comunicação da demissão (tanto por parte da empresa como pelo funcionário);
fazer o cálculo das verbas rescisórias;
se necessário, representar a empresa nos órgãos oficiais na Homologação (como Sindicatos, Justiça do Trabalho, entre outros).
O papel do departamento pessoal nas empresas
Como podemos ver, o departamento pessoal tem um papel imprescindível para o funcionamento de uma empresa. Ele não somente cuida de questões relacionadas à documentação e ao cumprimento de normas exigidas pelo governo, como também garante que o colaborador conheça as normas da empresa e de segurança do trabalho.
Sendo assim, o departamento pessoal desenvolve atividades que possibilitam que a rotina dos colaboradores seja mais organizada e estruturada, o que contribui para que eles possam ter uma boa performance na empresa.
Ademais, esse setor tem a função de receber e integrar o novo funcionário à equipe, oferecendo treinamentos e as orientações necessárias. Além das questões administrativas com a admissão, desligamento de colaboradores e pagamentos, o departamento pessoal é responsável por:
oferecer capacitação;
desenvolver treinamentos;
elaborar planos de motivação da equipe;
orientar e esclarecer dúvidas dos colaboradores sobre questões administrativas e legais;
supervisionar o desempenho de cada colaborador;
conduzir avaliações de performance.
Muitas empresas perceberam a tendência atual de apostar na valorização das pessoas para obter melhores resultados. Dessa maneira, investir no departamento pessoal e em ações como a elaboração de um plano de carreira, garante que cada colaborador se desenvolva e contribua para o crescimento da instituição.
Organizando o departamento pessoal
Investir no departamento pessoal é, de certa forma, cuidar do futuro da empresa. Contudo, como atingir a excelência e implementar processos mais eficientes nesse setor?
É preciso ter em mente que qualquer erro ou falha cometido nesse departamento pode causar problemas ou gerar prejuízos financeiros para a instituição. Ao mesmo tempo, a falta de investimento no setor pode comprometer a motivação e o desenvolvimento da equipe.
Contudo, sabemos que lidar com pessoas não é uma ciência exata. Afinal, empresas são formadas por indivíduos muito diferentes entre si, cada um com uma personalidade e um contexto diferente. É justamente esse fator que faz com que as organizações sejam tão ricas e plurais.
Assim, o trabalho do departamento pessoal pode ser desafiador. Todavia, uma visão mais moderna, boas práticas e muita organização vão deixar esse setor mais estruturado e preparado para selecionar, treinar e reter talentos, assegurando a presença de uma equipe motivada e afiada. Veja como aprimorar esse setor:
1. Estabeleça metas e objetivos
Já conhecemos as funções básicas do departamento pessoal. Contudo, ele precisa ter objetivos mais específicos que vão além da gestão de colaboradores.
Metas estão sempre orientadas para o futuro de uma empresa. Assim, o ideal é que cada uma das atribuições do departamento pessoal esteja atrelada a um objetivo bem definido.
Podemos pensar no exemplo de uma meta em relação a um processo de seleção para determinada vaga. Vários objetivos podem estar embutidos nessa tarefa, como:
promover redução de custos de uma seleção;
criar anúncios e um perfil de vaga que sejam capazes de atrair os melhores profissionais;
investir em práticas para reduzir o tempo do processo seletivo;
apostar em ações para elevar o rigor dos testes e dinâmicas.
Tenha em mente que as metas devem ser as mais específicas possíveis. Sendo assim, é possível ir além, como nos exemplos a seguir.
Reduzir custos e o tempo dos processos seletivos: em quantos por cento? Em qual período de tempo?
Conduzir avaliações de performance: com que frequência? Quais indicadores serão adotados?
Oferecer treinamento: com que frequência? De qual forma: capacitação externa ou um curso online?
Reduzir faltas e atrasos: quais mecanismos de compensação de horas podem ser adotados?
Com metas assertivas e bem detalhadas, os gestores terão instrumentos para compreender se o departamento pessoal de sua empresa está bem estruturado e se ele gera — ou não — bons resultados.
2. Integre o departamento pessoal com os demais setores
Faz parte da natureza do departamento pessoal estar em constante contato com todos os outros setores da empresa. A equipe dessa área deve estar ciente das solicitações e demandas das demais esferas.
Além disso, a comunicação e os protocolos entre os setores e o departamento pessoal devem estar bem definidos, de modo a otimizar a troca de informações e documentos dos colaboradores — que, muitas vezes, envolve dados sigilosos ou urgentes. Assim, a organização nesse ponto é fundamental.
Elabore processos que farão parte de um fluxo de trabalho que conecte todas as áreas. Por exemplo, quando um malote com documentos for encaminhado para o departamento pessoal ou por ele, é importante que o mesmo esteja acompanhado de uma listagem com todos os arquivos enviados.
Essa listagem deve ser conferida e assinada pela pessoa que recebeu o malote e, em seguida, devolvida ao departamento pessoal. Desse jeito, além de registrar a movimentação de papéis, é possível monitorar a localização exata de documentos, minimizando casos de perda.
Outras solicitações como férias, adiantamentos e folgas podem ser coordenadas com a implementação de um software de gestão integrada. Dessa forma, os próprios colaboradores e gestores podem dar entrada de pedidos no sistema e acompanhar o atendimento e a aprovação do mesmo de forma mais prática e organizada.
3. Invista em especialização
Muitos departamentos pessoais contam com profissionais generalistas, que entendem um pouco sobre tudo que acontece e deve ser feito nesse setor. Entretanto, para que essa área ganhe um viés mais estratégico, é importante que ela seja formada por pessoais com habilidades mais específicas, que desempenhem funções distintas.
Nesse sentido, é interessante dispor de profissionais responsáveis por:
3.1. Recrutamento e seleção
Aqui, a equipe está mais focada em observar o mercado e oportunidades, buscando encontrar profissionais que atenderão as demandas da empresa. Além disso, cuidam da contratação e da retenção de talentos.
3.2. Treinamento e planos de carreira
Profissionais dedicados a identificar as necessidades de capacitação e com a função de preparar o plano de evolução da carreira das pessoas que já fazem parte da equipe, pensando em programas de treinamento, mentoria, coaching, entre outras práticas que possam ajudar os colaboradores a subir na empresa.
3.3. Gestão de benefícios
Benefícios, bônus, compensações e comissões são pontos importantes para a motivação da equipe, contudo, eles precisam fazer sentido, tanto para o colaborador como para as políticas e a cultura da empresa.
Dessa forma, a equipe desse setor avalia as opções, realiza pesquisas e busca maneiras de oferecer boas vantagens observando o melhor custo-benefício para a empresa.
3.4. Segurança e saúde
A segurança e saúde no trabalho são assuntos cada vez mais discutidos. Algumas empresas, como indústrias, por exemplo, já têm uma grande preocupação em relação a esses temas, já que seus colaboradores estão muitas vezes suscetíveis a sofrer acidentes.
Todavia, é cada vez mais comum casos de depressão, estresse, crises de ansiedade e do pânico relacionados ao ambiente de trabalho. Isso sem falar em problemas comuns, como dores musculares — que podem ser resolvidas com ações de ergonomia.
Assim, é essencial contar com um programa voltado para o bem-estar dos colaboradores e profissionais, que esteja continuamente pensando em formas de tornar o ambiente de trabalho em um local positivo e agradável para toda a equipe.
3.5. Compliance
Por fim, é crucial que o departamento pessoal possua profissionais especializados para orientar a equipe em relação às normas legais e também aos valores e princípios éticos definidos pela instituição.
4. Cuide do arquivamento de documentos
Arquivar e gerenciar documentos é uma das atribuições básicas de um departamento pessoal. Afinal, cada colaborador, ao entrar em uma empresa, precisa entregar uma grande quantidade de cópias ou arquivos originais que serão armazenados na instituição.
A importância de manter esses documentos bem armazenados e organizados dispensa comentários, uma vez que se tratam de papéis extremamente importantes.
Dessa maneira, é interessante ordená-los por pastas, uma para cada colaborador, mantendo-as em um local adequado para a correta conservação dos documentos, ou seja, longe da umidade e da luz solar.
Da mesma forma, eles precisam ser de fácil acesso, pois a qualquer momento a equipe do departamento pessoal pode precisar consultar alguma informação. Investir em pastas flexíveis, feitas com um material resistente, e organizar tudo em ordem alfabética são algumas boas práticas de conservação e organização.
Além disso, uma solução que traz muita praticidade e agilidade para o dia a dia do departamento pessoal é adoção de um sistema para digitalização de arquivos e armazenamento digital de documentos, para que informações sobre os colaboradores sejam visualizadas mais facilmente.
Esse tipo de sistema não substitui os documentos físicos, porém, é muito útil para a consulta diária e evita o manuseio constante dos papéis, que podem se desgastar com o tempo. Assim, todo o trabalho pode ser feito digitalmente e o acesso aos arquivos físicos fica restrito apenas a situações necessárias.
5. Aposte em uma gestão de pessoal mais estratégica
A papel do departamento pessoal nas empresas deve ir muito além de apenas ver o colaborador no momento da admissão e da rescisão e do pagamento do salário. Um novo modelo para esse setor prevê uma visão mais estratégica.
Assim, um departamento pessoal mais organizado, estruturado e também estratégico não atua somente na busca de candidatos para uma vaga e ordena documentos, mas sim em uma gestão mais completa da equipe da empresa, que pode ser feita em relação a diferentes aspectos.
5.1. Gestão de talentos
Pessoas são únicas, e cada uma delas possui diferentes habilidades, além de ser fruto de contextos e formações diversas. Gerenciar talentos é buscar por profissionais qualificados ou treiná-los para ocupar postos cruciais dentro de uma empresa, compreendendo que o crescimento dos colaboradores causa um impacto direto no sucesso do negócio.
5.2. Gestão de mudanças
O dia a dia de uma empresa é dinâmico e está sempre suscetível a transformações. Fusões, transições na diretoria, período de crises, adição de novos produtos na fabricação, enfim, são muitos os aspectos que podem mudar de uma hora para a outra.
Cabe ao departamento pessoal ter uma presença forte nesses momentos, auxiliando os colaboradores e tentando minimizar os possíveis efeitos negativos das mudanças. Além disso, é essencial que esse setor consiga trabalhar as capacidades da equipe para superar dificuldades ou suprir novas demandas.
5.3. Gestão de produtividade
O ganho de produtividade e melhoria dos processos operacionais devem ser metas de todo departamento pessoal moderno e organizado.
Assim, garantir mais produtividade por meio de métricas e monitoramento é uma excelente forma de proporcionar melhores resultados para a empresa.
Melhores práticas para organizar o departamento pessoal
Como já vimos, a organização é o elemento-chave que vai garantir a eficiência e produtividade do departamento pessoal, evitando o surgimento de problemas constantes e atividades repetitivas.
Assim, cuidar para que esse setor esteja bem estruturado e alinhado às melhores estratégias é crucial para o sucesso. Então, confira a seguir 6 boas práticas para incorporar no departamento pessoal de sua empresa e torná-lo verdadeiramente eficaz!
1. Elabore um padrão de avaliação
Criar um processo de avaliação assertivo é essencial para entender o desenvolvimento de um funcionário, reconhecer progressos e até oferecer uma promoção. Assim, com ferramentas adequadas, como os indicadores de performance, o departamento pessoal pode auxiliar os demais gestores a:
mostrar para os colaboradores quais pontos eles precisam melhorar ou desenvolver;
identificar talentos em potencial dentro do time;
ajudar o colaborador que não demonstra um bom desempenho;
pensar em formas de premiar ou recompensar quem se destacou, contribuindo para a motivação do time.
2. Monitore o ponto e as horas extras
Fazer horas extras é uma prática comum nas empresas, porém, ela precisa ser monitorada com atenção pelo departamento pessoal.
Um controle mais preciso desses dados vai assegurar que as horas sejam pagas ou compensadas da maneira correta, sem que o colaborador ou a empresa sejam prejudicados — sem contar que a falta de atenção a esse ponto pode resultar em processos trabalhistas.
Com relação às horas de trabalho, caso sua empresa ainda não possua o ponto eletrônico, saiba que essa forma de registro é mais organizada e segura. O ponto manual é antiquado e muito trabalhoso para equipe, que precisa conferir e registrar cada anotação.
Com a automatização do ponto, o controle em relação à entrada e saída dos funcionários é melhor e mais preciso, o que otimiza o pagamento e também a identificação de comportamentos inadequados, atrasos frequentes, entre outras questões.
3. Invista em criatividade
Ter uma equipe criativa e conectada com as tendências no departamento pessoal fará toda a diferença na hora de planejar campanhas motivacionais, treinamentos e ações de integração entre as equipes.
Estudar o perfil de cada setor e tentar compreender melhor as necessidades de cada colaborador vai orientar melhor os profissionais do departamento pessoal para que consigam encontrar parcerias e benefícios que vão realmente interessar e motivar as pessoas.
4. Conduza pesquisas de satisfação
Um instrumento muito valioso para a gestão de uma empresa é a realização de pesquisas de satisfação com a equipe. Assim, a empresa compreende melhor como cada colaborador avalia o clima organizacional e pode então planejar ações mais assertivas para aprimorar a gestão do negócio.
5. Conte com o auxílio da tecnologia
Atualmente, um departamento pessoal precisa contar com a tecnologia como aliada para ter mais eficiência. Fazer cálculos rescisórios, de folha de pagamento e controle de horários manualmente são práticas do passado.
Além do risco de acontecerem erros graves, a equipe responsável fica atolada com tarefas burocráticas e não tem tempo de se ocupar com ações mais estratégicas.
Com a evolução digital, muitas plataformas e sistemas são capazes de automatizar processos e cuidar muito bem de tarefas de uma forma prática, ágil, segura e eficaz, assegurando também a organização e conformidade.
6. Mantenha a equipe atualizada sobre a legislação
A legislação trabalhista brasileira é conhecida por sua complexidade. Portanto, acompanhar de perto as mudanças e todas as questões relacionadas a ela é essencial para que sua empresa fique longe de problemas com a lei.
Desse jeito, o ideal é investir em treinamentos periódicos para a equipe do departamento pessoal, de forma a garantir que todos os profissionais estejam devidamente atualizados e capacitados para orientar os demais colaboradores.
Promova cursos ou workshops nos quais os profissionais possam tirar dúvidas e tenham acesso a casos reais e a ajuda de especialistas da área. Assim, a empresa sabe que pode contar com um grupo especializado e informado, capaz de prestar o suporte necessário e ajudar nos processos de administração de pessoal.
O departamento pessoal dentro de uma empresa tem a grande responsabilidade de gerenciar o principal recurso de um negócio: as pessoas que sustentam os processos internos.
Dessa forma, compreendemos sua importância estratégica para o desenvolvimento e crescimento de um negócio. Esse setor administra as relações entre as pessoas dentro da organização e trabalha na seleção e treinamento de profissionais a fim de garantir a formação de uma equipe muito bem qualificada para uma empresa.
Portanto, investir em boas práticas e na organização de processos do departamento pessoal é fundamental para o sucesso de seu empreendimento e para que ele tenha uma boa imagem e destaque em um mercado atual tão competitivo.
Agora que você entende mais sobre organização de processos do departamento pessoal, que tal baixar agora mesmo nosso e-book sobre otimização de processos? Assim, você continua aprimorando seus conhecimentos sobre gestão e negócios!
A negociação com fornecedores é um fator muito importante no mundo dos negócios, e estabelecer uma confiança mútua é fundamental para o andamento do empreendimento. Com a acirrada concorrência e o mundo globalizado, é preciso conhecer bem o mercado, analisando propostas, e ver o que melhor atende a suas necessidades.
Definir um fornecedor não é exatamente escolher o que couber no menor orçamento. É essencial que ele ofereça também qualidade, compromisso com prazos e flexibilidade durante as negociações. Todos esses cuidados devem ser observados para que não ocorra perda de dinheiro ou diminuição de sua margem de lucro.
Pensando nisso, preparamos este post para que você conheça 12 dicas para ter sucesso nas negociações com seus fornecedores. Continue lendo!1. Saiba exatamente o que você quer
Em qualquer negociação, é preciso sempre ter em mente até onde você pode ir. Caso não tenha certeza da quantidade de mercadorias que vai comprar, o prazo de entrega, até quanto pode pagar, entre outras questões, você pode ficar sem argumentos. O despreparo no momento de negociar faz com que o fornecedor consiga forças para impor suas condições.
Dessa forma, demonstre conhecer bem suas reais necessidades e o que está disposto a comprar ou não. Você deve utilizar argumentos prontos e bem estruturados. Assim, quando solicitar um desconto, será possível conseguir persuadir seu fornecedor com suas justificativas para ele vender por menos.
2. Tenha um plano B
Ficar nas mãos do fornecedor quando estiver negociando é péssimo para os seus negócios. É preciso sempre ter um segundo plano, se não houver acordo com o que foi estipulado. Você precisa preparar outras opções para o caso de a primeira não dar certo. A ideia é focar no interesse e não na disputa de posição.
Ter à sua disposição uma alternativa é parte de qualquer trabalho preparatório no setor empresarial. Se existem várias ofertas no mercado, a negociação acaba ficando vantajosa. Caso não exista alternativa alguma, o empresário fica em uma posição muito desfavorável.
Não se esqueça de que do outro lado da mesa também pode ter alguém que conhece o seu negócio. Por isso, é fundamental ter informações e alternativas para alcançar um acordo bom para todos.
3. Defina uma estratégia
Antes de pedir desconto ou maior prazo para realizar o pagamento, pense em qual estratégia é melhor para o seu negócio. Uma possibilidade é mirar no limite do outro. Quando você permite que o fornecedor abra uma negociação, ele fornece mais elementos para que você entenda o cenário dele.
Outra estratégia é focar no seu valor-alvo e forçosamente abrir uma negociação. Estes são meios diferentes que dependem do contexto e da força de cada um na mesa de negociação.
4. Aproveite as oportunidades
Alguns produtos possuem maior demanda em determinada época do ano. Quando a mercadoria estiver mais barata — pela falta de procura —, uma ótima estratégia é comprar grandes quantidades para fazer o estoque, se assim for possível. Devido à pouca busca do consumidor, é possível que o fornecedor baixe o preço.
5. Pesquise
É bom ter a noção de que você não possui vínculo permanente com o fornecedor. Caso não haja um modo de criar um acordo entre o que ele quer vender e o que é possível pagar, vale a pena buscar alguém que esteja disposto a fazer uma melhor negociação. É necessário pensar se apenas o fornecedor atual tem a mercadoria que você precisa ou se existe outro que poderia suprir suas necessidades.
Um novo fornecedor pode até mesmo ter outras mercadorias que sejam interessantes, permitindo que você consiga transformar uma compra única em parceria, melhorando o valor final do que foi adquirido.
6. Contrate a longo prazo
Essa opção também pode ser vantajosa para quem necessita de um item que venda com frequência, que não pode ficar em falta no empreendimento.
Realizar um contrato a longo prazo denota segurança ao fornecedor e possibilita que os valores não sejam alterados constantemente, no caso de variação dos preços do produto. Também é uma estratégia eficiente para quem não quer perder o fornecedor para algum dos concorrentes do setor.
7. Pense em compra casada
Comprar mais de uma mercadoria com o mesmo fornecedor também pode ser uma boa estratégia para a sua empresa. Essa técnica de negociação pode baratear, mas é necessário analisar quais produtos você pode adquirir e propor uma compra casada com mais de um artigo.
8. Mantenha contato próximo para negociação com fornecedores
Para todo empresário, é importante que o contato com os fornecedores seja constante e amistoso. Quanto maiores a proximidade entre as partes e a frequência das negociações, maiores as opções de flexibilização da relação comercial — na questão de preços, quantidades e prazos, por exemplo.
9. Seja pragmático e busque benefícios mútuos
Nas negociações, é fundamental que todos decidam fazer concessões para que ambos tenham vantagens. Seja franco e busque unir interesses — sejam eles de prazos de entrega, preços ou outras questões do contrato de fornecimento de produtos.
10. Negocie com muita paciência
Empresários muito ávidos por fechar um negócio podem causar a impressão de que acatam totalmente os termos contratuais.
Por isso, muitas vezes é bom demonstrar um interesse menor no momento da compra de algum produto. Essas estratégias possibilitam que você obtenha tempo para pesquisar o mercado e avaliar se a proposta de seu fornecedor é a mais atraente disponível.
11. Deixe a emoção de lado
No momento em que a emoção fala mais alto, os riscos de errar na negociação aumentam bastante. Esse processo precisa ser racional. Com informações precisas em mãos, é mais tranquilo controlar a emoção na negociação.
Quando você se prepara, possui muito mais condições de ter um emocional equilibrado, colocando a comunicação de maneira mais apropriada e entendendo de maneira mais significativa as questões colocadas pelos fornecedores.
12. Não fale demais
Ao negociar, o empresário não deve falar mais do que o necessário ou menos do que isso. Tenha muito cuidado com informações dadas no momento da negociação para não ser prejudicado no final.
Existe o momento exato de revelar valores, prazos, volumes e todas as outras condições para não prejudicar seu objetivo estratégico.
Às vezes, não importa quão boas sejam suas técnicas de venda ou seu carisma. Pode acontecer que, mesmo seguindo todas as mesmas regras que dão certo com a maioria das pessoas, um cliente específico escape por entre os dedos, e isso ainda com uma dor de cabeça considerável. Clientes difíceis são uma realidade em qualquer área que envolva a comunicação direta entre consumidor e funcionário. Querendo ou não, todos os funcionários devem aprender a lidar com eles. Acredite, em algum momento, você vai precisar.
O que classifica um cliente difícil varia bastante, já que vendedores e atendentes diversos também oferecem recepções diferentes. No geral, porém, consideramos que clientes difíceis podem vir em uma forma principal: a de alguém que, seja antes ou depois da venda, age de maneira exaltada e talvez até agressiva. Complicado para qualquer um, não é?
O que precisa ser lembrado é que, independentemente do quão difícil o cliente for, o profissional é você, não ele. Não adianta esperar a mesma atitude de alguém que não está dependendo de profissionalismo naquele momento; na verdade, é provável que ele acredite que é obrigação dele agir de determinada forma, para não ser passado a perna. É uma desconfiança recorrente entre consumidores brasileiros e não vai ser uma única venda que mudará isso.
Com isso em mente, vamos aos pontos que você deve mentalizar para conseguir lidar com um cliente difícil e, talvez, ainda transformá-lo em um cliente amigo. Também é válido afirmar que algumas áreas, como o telemarketing, têm maior recorrência de clientes insatisfeitos. Isso não significa que as dicas a seguir não funcionam, mas apenas que devem ser adaptadas para a telefonia em determinados casos.
Ouça e dê a atenção necessária
Se uma pessoa está irritada e potencialmente agressiva, a pior coisa que você pode fazer é interrompê-la. A outra pior coisa que você pode fazer é não dar atenção a ela. Qualquer um ficaria chateado em sentir que está sendo ignorado ou menosprezado. Alguém já previamente exaltado vai aumentar mais ainda o problema.
Portanto, lembre-se sempre de olhar nos olhos, não se desconcentrar do que está sendo dito e deixá-lo terminar. No caso de ser um diálogo por telefone, você pode fazer apenas os sons necessários para que o cliente perceba a atenção e se sinta confortável para prosseguir o quanto for necessário.
Distancie-se o bastante para manter a calma
Se você se permitir ficar muito envolvido com a exaltação do cliente, você mesmo acabará afetado pelas emoções negativas. Um meio de manter o equilíbrio emocional é tentar se afastar, mentalmente, da questão. Vendo-a como você faria se não fizesse parte da discussão. Assim, você irá ter uma ideia melhor do que dizer e do que não dizer, para não piorar a situação.
Tenha empatia
Isso também é algo que ajuda no ponto acima, de distanciamento: você deve se afastar do problema, não do cliente. Com o cliente você quer criar um vínculo, para que ele fique à vontade mais facilmente. Parte disso é entender que uma parcela da reação dele pode estar vindo de motivos completamente alheios. Um dia ruim, uma má notícia, ou mesmo outra coisa estressante pela qual ele já estava passando, tudo isso é acumulativo e resulta em mau humor. Todos já estivemos nessa posição, no fim das contas.
Ignore as ofensas (enquanto puder)
É inevitável que, de vez em quando, alguns desses clientes difíceis desrespeitem os atendentes. Existe uma linha entre o compreensível e o inaceitável, e é importante que você reconheça se ela for ultrapassada. Palavrões fazem parte da nossa cultura e é improvável escutar alguém com raiva sem que esses impropérios se façam presentes, o que não significa, necessariamente, que você esteja sendo diretamente ofendido. Ainda assim, é normal que seu primeiro pensamento seja o de rebater, mas lembre-se do que já falamos: você é o profissional. Não leve para o pessoal.
Foque na solução
Seja enquanto a venda está acontecendo ou durante uma reclamação mais tarde, o que o cliente quer é resultado. Dar voltas na conversa vai passar a impressão de que você está “enrolando”, o que é praticamente o pior que você poderia fazer nessas situações. Faça o possível para ser solícito e demonstrar que você vai se empenhar ao máximo para resolver o problema, e não apenas varrê-lo para debaixo do tapete; afinal, esse é o maior medo do cliente.
Explique tudo com detalhes
Para garantir que todo o processo de solução será final e não estendido mais do que o necessário, tenha certeza de que o cliente entendeu todos os passos. Em alguns casos, ele pode precisar passar por alguns níveis dentro da empresa, como a gerência, RH, setor financeiro ou outros. Independente de qual seja o ponto no qual você o esteja atendendo, nunca deixe de explicar exatamente o que ele deve fazer, com quem falar, e, se possível, quanto tempo isso vai levar. Quanto mais informações você oferecer, mais sossegado ele ficará, e sua credibilidade aumenta.
Estipule limites
Se, mesmo seguindo todas essas dicas, mantendo a calma e agindo com profissionalismo, o cliente continuar criando um alvoroço, pode ser a hora de interromper a relação. É claro que empresa alguma quer perder um consumidor, e na maioria das vezes a insatisfação é alterável, mas algumas pessoas não cooperam de forma alguma.
Nessas situações, o melhor a fazer é acabar com o vínculo comercial e devolver o dinheiro se for preciso. Nos casos extremos, isso pode valer muito mais a pena do que uma dor de cabeça infindável que não leva ninguém a lugar nenhum. Nem é preciso dizer que qualquer ato de violência física ou ameaças se incluem automaticamente aqui, certo? Além de serem criminosas, é claro.
A comunicação humana é extremamente plural e volátil, e lidar com pessoas pode ser cansativo. O grande segredo para resolver conflitos, especialmente dentro do ambiente profissional, é lembrar-se da condição humana de todos os envolvidos. Apenas conhecendo os limites (do cliente e seus próprios) é que você conseguirá compreendê-lo e ajudá-lo, e vice-versa.
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