Todo gestor sabe que a nota fiscal é um documento de emissão obrigatória nas transações que envolvam venda de serviços ou produtos. Menos comentada, no entanto, é a sua necessidade nos processos de aquisição e retorno de mercadorias.

Sabemos que a gestão de compras não é tarefa simples. Ela implica na complexa relação mantida com fornecedores por um lado e setor financeiro e logístico por outro. É aqui que tratamos da aquisição de matérias-primas, produtos para revenda e serviços estratégicos.

Em todos estes contextos o controle de notas deve ser rígido. O documento fiscal é emitido por fornecedores e também pela própria empresa. Lembrando que este registro faz parte também das obrigações para com o fisco.

Microempresas e negócios de pequeno porte (quando enquadrados no Simples Nacional) devem registrar as notas no Livro Registro de Entradas. A escrituração é feita em ordem cronológica e obedece aos agrupamentos do Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP). Antes de entender como as notas ajudam no controle de compras vamos esclarecer o que é este documento fiscal.

O que é a nota fiscal de entrada?

A nota fiscal de entrada é um tipo de nota que trata de mercadorias recebidas ou retornadas para a empresa. A princípio, este registro de movimentação é o oposto da nota fiscal de saída. Ou seja, aquela emitida quando um produto ou serviço é vendido. A responsabilidade de emitir o documento é dividida entre fornecedores e as empresas que fazem a compra.

Existem inclusive situações onde é obrigatória a emissão por parte do negócio comprador. Um exemplo disto é a entrada de produtos importados. O procedimento torna-se necessário porque as notas fiscais estrangeiras não têm valor no Brasil. Há ainda o contexto onde o vendedor não é obrigado a gerar a nota fiscal. Para que a transação fique registrada cabe à empresa compradora expedir o documento.

Outros casos onde a responsabilidade ocorre incluem arremate ou aquisição de mercadoria em leilão ou concorrência promovida por órgãos públicos. A última situação obrigatória ocorre quando a organização assume para si a tarefa de retirar ou transportar o produto adquirido. Vale lembrar, por fim, que a devolução de mercadorias implica na emissão de nota de entrada. Neste caso, para registrar o retorno da mercadoria ao estoque.

Como a Nota Fiscal de entrada pode otimizar o seu controle de compras: dando maior segurança aos processos

Tendo entendido a natureza do documento e quando é praticada sua obrigatoriedade, podemos tratar da sua utilidade na gestão de compras. O primeiro aspecto a mencionar é a validação fiscal tributária. É importante não só fazer a escrituração correta das entradas de mercadoria, mas estar preparado para situações de cancelamento. Em todos estes casos, a empresa tem maior controle sobre os itens que entram a partir das notas.

Isto resulta primeiro, em uma gestão fiscal mais eficiente. Pois cada recurso gasto em insumos e produtos fica devidamente registrado. De forma menos direta, o documento também pode colaborar para a gestão de estoque. Isto acontece porque ela é um registro de toda a movimentação de mercadorias e matérias-primas que chegam ao negócio.

Ademais, como o setor de compras do negócio fica otimizado, os gastos desnecessários são evitados. Portanto, o seu controle de aquisição de mercadorias e insumos poderá resultar em economia. Além do mais, as notas fazem registro da origem de cada item, o que colabora para manter uma lista de fornecedores atualizada. Isto ajuda a cotar e negociar preços, além de evitar que mercadorias fiquem em falta.

Ajuda a lidar com os cancelamentos

Vimos no preâmbulo que os produtos devolvidos também são registrados nas notas de entrada. Afinal, eles voltam para o estoque da sua empresa. Como então isto ajuda a otimizar o controle de compras? Note que sem este registro não há controle exato do que está sendo adquirido e do que foi retornado.

É uma situação similar à quando um empreendedor mistura contas pessoais e da empresa. Os registros apresentam uma diferença que no longo prazo traz prejuízo ao empreendimento. No caso das mercadorias, a gestão de estoque fica prejudicada pela falta de controle. E esta situação pode ocasionar até mesmo problemas logísticos.

Imagine, por exemplo, que o seu negócio comprou um grande volume de itens. Se não houver noção exata do que está em estoque – comprados + retornados – pode faltar espaço para as novas unidades. Você se verá obrigado então a gastar um tempo extra para tentar alocar espaço e organizar o seu estoque. O resultado é prejuízo e ineficiência na entrega de produtos para os clientes.

Ajuda a fazer a manifestação do destinatário e o controle financeiro

Ao tratamos de como a Nota Fiscal de entrada pode otimizar o seu controle de compras devemos considerar ainda a manifestação do destinatário. Sempre que ocorre o recebimento físico de uma mercadoria, é necessário realizar este procedimento. Independentemente de ter havido envio correto ou não. Quando este cuidado não é observado a empresa pode se envolver em embaraços.

Por exemplo: o fornecedor pode acabar, por erro ou má fé, solicitando o “cancelamento fora do prazo”. Isto resultará em divergência entre o que a empresa tem como recebido e a autorização registrada na SEFAZ. Para evitar ter de correr atrás deste prejuízo, basta manter registro das notas fiscais e realizar a manifestação ao destinatário.

Devemos considerar também que ao adquirir uma mercadoria, a empresa tem de lidar com outros custos. Seja entrega, organização de estoque ou o próprio manuseio dos produtos. Este é um processo que deve ser integrado para que a gestão de compra se otimize. Sem o auxílio das notas de entrada é certo que gargalos vão surgir neste processo.

Lembre-se que este documento é fundamental no monitoramento de compras. Um cuidado, por sua vez, inseparável do controle de pagamento e gestão das aquisições. O ideal é combinar o seu registro com ferramentas que ajudem a monitorar e definir métricas. Com tudo o que vimos neste artigo, fica claro a importância da nota de entrada. Ela é, afinal, uma das bases para uma boa gestão de compras.

Experimente um sistema para gestão das suas notas de entrada

Agora você sabe como a Nota Fiscal de entrada pode otimizar o seu controle de compras. O que talvez não saiba é a utilidade de um sistema informatizado para tratar desta gestão.

Um sistema de gestão de empresas, como o eGestor, realiza o controle de diversos setores da sua empresa. Assim, integrando seu controle de estoque com o controle do seu financeiro, entradas e saídas e produção. Além disso, o sistema também gera relatórios que podem ajudar a otimizar o seu controle de estoque, como relatório de curva ABC, por exemplo.