como cancelar uma nota fiscal eletronica

A nota fiscal eletrônica é um documento totalmente digital e que trouxe grande praticidade, na medida em que substitui as notas fiscais em papel, reduzindo os custos e o tempo gasto no processo de preenchimento desses documentos fiscais. Apesar de ser um processo digital, a emissão de notas fiscais eletrônicas é um processo que também está sujeito a erros, que levam muitos empresários a optarem pelo cancelamento de suas notas fiscais que já foram emitidas.

A vantagem é que este processo de cancelamento pode ser corrigido a tempo e é possível realizar o cancelamento de uma nota fiscal eletrônica utilizando um sistema emissor de nota fiscal eletrônica, como o eGestor. Saiba quando e como cancelar uma nota fiscal eletrônica a partir das dicas que preparamos para você!

Quando a NF-e deve ser cancelada?

Situações de equívocos no preenchimento de dados, desistência de uma das partes envolvidas na negociação, alterações no nome ou CNPJ do fornecedor ou mesmo de valores devido a erro de cálculos, dentre outros motivos. Para qualquer um destes motivos e no caso de o contribuinte optar pelo cancelamento da nota fiscal eletrônica, é absolutamente imprescindível que a NF-e cancelada tenha sido devidamente emitida e aprovada pelo FISCO. O processo para cancelar uma nota fiscal eletrônica exige ainda outros requisitos:

  • O fato gerador não pode ter ocorrido. Isto quer dizer que o cancelamento só é válido se for registrado anteriormente a saída de determinado produto do estabelecimento para a entrega;
  • O destinatário também não pode ter realizado a Ciência da Emissão, procedimento necessário para baixar o arquivo XML da nota fiscal;
  • Após os passos citados o emitente possui um prazo de 24 horas após a emissão da nota fiscal para solicitar o seu cancelamento, mas é importante ressaltar que cada estado brasileiro possui a sua própria legislação neste sentido. O estado do Mato Grosso por exemplo, possibilita ao contribuinte um prazo de somente duas horas para cancelar uma nota fiscal, já no Rio Grande do Sul o prazo é de 7 dias;

O prazo de 24 horas que vigora em grande parte dos estados brasileiros, foi estabelecido pelo Conselho Nacional de Política Fazendária, como forma de evitar com que às notas fossem canceladas posteriormente a circulação dos produtos e prevenir tanto emitente quanto destinatários de problemas junto aos órgãos de fiscalização.

Como cancelar uma nota fiscal eletrônica?

Se encaixando em todos os requisitos necessários para o cancelamento de uma NF-e, os próximos passos são extremamente simples. Este procedimento pode ser feito através de um emissor de nota fiscal eletrônica, como o eGestor. Tendo como base o eGestor, vamos listar o passo a passo para cancelar uma NF-e por meio do sistema:

    • Veja todas as notas fiscais emitidas: acessando o menu NF-e, você poderá visualizar todas as notas fiscais emitidas no sistema;
    • Escolha a nota fiscal que deseja cancelar: a partir da listagem de todas as notas fiscais eletrônicas que foram emitidas, basta selecionar a NF-e que deseja cancelar. Após escolher a nota fiscal, o processo de cancelamento será realizado dentro das regras e prazos estabelecidos pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de seu estado, em relação aos prazos de cancelamento. Tanto a emissão quanto o cancelamento de uma nota fiscal eletrônica, exigem que o contribuinte tenha em mãos um certificado digital, que no caso da assinatura de um dos planos profissionais do eGestor, é fornecido de uma forma totalmente gratuita, evitando gastos adicionais com empresas certificadoras. O status de cancelamento de sua nota fiscal eletrônica junto a SEFAZ, também pode ser acompanhado diretamente pelo sistema no menu de NF-e ou no próprio portal da SEFAZ de seu estado.

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O que acontece em caso de se perder o prazo de cancelamento?

Se você perdeu o prazo estabelecido para o cancelamento de nota fiscal eletrônica em seu estado, ainda é possível realizar este procedimento. Entretanto, será necessário arcar com uma multa em torno de 1,5% sobre o valor total da operação em questão. A porcentagem de 1,5% aumenta a cada nova emissão feita com equívocos no preenchimento de dados.

De uma forma geral, este processo pode ser solicitado 30 dias após o prazo de cancelamento. Entretanto, alguns estados não possibilitam o cancelamento após o prazo estabelecido em hipótese alguma, sendo necessário portanto anular todos os efeitos do documento. O mais recomendável é consultar o seu contador a respeito de como proceder e de qual é a situação em seu estado de atuação.

Em São Paulo por exemplo, os contribuintes podem realizar o cancelamento em até 480 horas após o prazo de 24 horas, o que não elimina a necessidade de pagar a multa decorrente do atraso.

É possível solicitar uma reabertura do prazo de cancelamento?

Sim, mas é um procedimento que exige uma certa burocracia. É necessário realizar uma denúncia espontânea por perda de prazo e formalizar este processo junto a uma das agências da Receita Estadual, bem como informar os motivos que ocasionaram a perda do prazo de cancelamento da NF-e. Este documento deve ser devidamente assinado pelo representante da empresa e estar acompanhado do comprovante de pagamento administrativo, de acordo com a multa estabelecida.

Feito a denúncia, a agência da Receita Estadual irá informar o denunciante a respeito do novo prazo de cancelamento da nota fiscal eletrônica e os procedimentos necessários para a operação, que deverá ser realizada dentro do seu próprio sistema emissor de notas fiscais eletrônicas.

O que fazer em caso de a mercadoria já estar em circulação?

Conforme falamos anteriormente, o cancelamento de uma NF-e deve ser feito somente antes de a mercadoria estar em circulação. No caso de o produto já ter saído de sua empresa para entrega, o mais recomendável a fazer é não alterar nenhum dado referente a nota fiscal eletrônica em seu sistema emissor. O único procedimento viável é a anulação dessa nota fiscal, desde que o destinatário emita uma nota de devolução ou em caso de o remetente emitir uma NF-e de entrada.

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Por Gabriel Pfeifer, em 31/07/2018

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