Sem um adequado controle de todas as finanças que envolvem a sua empresa, você pode não ter uma visão clara a respeito da situação de seu empreendimento, e dessa forma acabar realizando investimentos de uma forma mal planejada, o que pode comprometer significativamente o orçamento empresarial e gerar situações de endividamento.

Especialmente se a sua empresa ainda está em um estágio inicial e não se encontra estável no mercado, o processo de controle financeiro deve ser realizado da forma mais cuidadosa possível.

Afinal, é recorrente que micro e pequenos empresários por ainda não possuírem muita experiência a frente do negócio, acabem cometendo erros neste sentido e se veem obrigados a encerrar as atividades de suas empresas.

Pensando nisso, resolvemos listar 9 dicas que podem te ajudar a ter um melhor controle das finanças de sua empresa, e fazer com que seu negócio se mantenha estável financeiramente a longo prazo. Veja o conteúdo que preparamos para você!

1- O dinheiro da empresa não é dinheiro dos empresários

No processo de abertura de um novo negócio, é preciso estabelecer exatamente qual será o valor de pró-labore de cada um dos sócios-proprietários da empresa.

O pró-labore é a porcentagem de lucro da empresa que será destinada mensalmente aos sócios-proprietários. Feito esta definição, é preciso que esse repasse seja feito rigorosamente conforme a porcentagem estabelecida.

Qualquer saque extra do orçamento da empresa para uso pessoal dos empresários, pode comprometer de uma forma bastante significativa o seu orçamento e desequilibras as finanças de uma forma bastante considerável!

2- Registre todos os seus gastos

Sem um acompanhamento diário ou ao menos semanal de todos os valores de saída da sua empresa, é possível que você não consiga identificar algumas despesas excessivas e desnecessárias, que podem vir a ser cortadas do seu orçamento.

Por isso é importante registrar e categorizar absolutamente todas as despesas de sua empresa. É importante categorizar esses gastos em fixos, que são referentes a impostos e salários de funcionários, que não costumam variar de um mês para o outro, e variáveis que podem se alterar de acordo com a necessidade da empresa, como custos com fornecedores, por exemplo.

A partir desse registro, é possível identificar de onde vem a maior parte de seus gastos. Sem esse controle, você pode não se dar conta que a sua empresa pode estar gastando demais em alguns aspectos. O registro das suas despesas até pode ser realizado manualmente em um caderno ou agenda.

Mas convenhamos, que dessa maneira, se exige um tempo muito maior de quem for responsável por este processo, sem contar a maior probabilidade de erros e maiores chances de esquecer o registro de algumas despesas.

Sendo assim, fazer o controle de suas finanças em uma planilha de controle financeiro do excel, por exemplo, torna essa atividade mais prática e organizada.

3- Tenha cuidado ao solicitar empréstimos 

Muitas micro e pequenas empresas, por não possuírem dinheiro em caixa para realizar investimentos acabam solicitando empréstimos junto a instituições bancárias, e consequentemente adquirem uma quantidade exorbitante de juros e taxas para pagar no futuro, entrando em situações de verdadeira desordem financeira.

Por isso, o ideal é evitar a solicitação de qualquer tipo de empréstimo e buscar as mais variadas alternativas para obter recursos próprios, como investidores ou parcerias com outras empresas, por exemplo.

Em caso de se tratar de um investimento extremamente necessário, e o empréstimo for realmente a única opção, é dever de sua empresa estudar minuciosamente todas as opções de empréstimo, de forma a evitar altos valores de juros.

Contratar o serviço de um consultor financeiro, por exemplo, pode ser importante para auxiliar a sua empresa neste processo, para que se possa tomar a decisão mais acertada.

Nessas situações, também é recomendável optar por empréstimos junto a bancos públicos em detrimento de instituições privadas, pois as taxas são consideravelmente mais baixas.

4- Evite gastos desnecessários com a estrutura interna da empresa

Se você está em fase inicial do negócio, é importante gastar o básico em equipamentos que sejam extremamente necessários para o funcionamento da empresa.

Em relação aos móveis que vão compor o seu espaço interno, por exemplo, será que vale realmente apena gastar mais em móveis novos em detrimento de usados?

Tente ao máximo otimizar e reduzir os custos da sua empresa, desde que não comprometam o funcionamento do negócio!

5- Busque o serviço de uma consultoria financeira especializada

Apesar de representar custos adicionais para a sua empresa, a contratação de um serviço de consultoria financeira especializada, como falamos anteriormente, pode ser uma boa alternativa para auxiliar a sua empresa a tomar as melhores decisões, sem comprometer o seu orçamento, e ter um melhor gerenciamento de seus processos financeiros.

Apesar de ter alto conhecimento do negócio e dedicação nos aspectos que envolvem a gestão do mesmo, muitos micro e pequenos empresários não possuem experiência no que diz respeito a administração de finanças.

Sendo assim, pelo menos em um primeiro momento, os serviços de consultoria financeira são extremamente recomendáveis para direcionar os empresários neste processo.

6- Evite o excesso de estoque

O controle adequado de seu estoque é de suma importância para evitar gastos desnecessários com os seus fornecedores. Possuir um mesmo produto em quantidade excessiva no estoque, pode representar uma demora para vender e recuperar o dinheiro investido junto aos fornecedores.

Sendo assim, é importante manter o seu estoque sempre equilibrado, dando prioridade aos produtos que possuem uma maior demanda e um maior volume de vendas, pois estes são garantia que trarão um rápido retorno.

De forma a não deixar acumular produtos no estoque, existem uma série de metodologias para controlar este processo. Um desses métodos é o LIFO (last in first out).

Ou seja, o último produto a entrar no estoque, deve tentar ser vendido imediatamente, para evitar com que este produto fique “parado” no mercado, e assim o dinheiro investido seja recuperado rapidamente.

7- Faça uma projeção de seu fluxo de caixa

Além de controlar todos os gastos da sua empresa, como citamos anteriormente, também é de extrema importância que você fique atento ao seu fluxo de caixa de uma forma geral, fazendo o balanço entre todas as receitas e despesas de seu empreendimento.

A partir do registro das movimentações de entrada e saída, é possível manter o seu caixa sempre controlado, e evitar que os valores das despesas sejam maiores do que as receitas, o que obviamente levaria a sua empresa a dívidas.

Além das entradas e saídas que já foram devidamente retiradas ou depositadas em seu caixa, é importante fazer a projeção de suas futuras contas a pagar e a receber.

A partir das contas que serão recebidas por sua empresa, é possível projetar o seu orçamento futuro e assim verificar se haverá disponibilidade de capital para arcar com as futuras despesas e não entrar em situação de endividamento!

8- Integre os setores da sua empresa

Conforme falamos em uma das dicas anteriores, ter excesso de estoque pode representar prejuízo para a sua empresa, isso você já sabe.

Mas é impossível manter este processo equilibrado sem que os setores de sua empresa estejam alinhados entre si e cientes das necessidades do empreendimento. 

O setor responsável por negociar com os fornecedores, por exemplo, precisa manter contato com o setor responsável pela gestão de estoque, de forma a entender as necessidades da empresa e saber exatamente quais os produtos devem ser comprados e em qual quantidade.

Da mesma forma, o setor de vendas precisa dar um feedback em relação as necessidades dos clientes e os produtos que são mais vendidos, e que portanto devem receber prioridade no estoque.

E é claro, o setor responsável pelo controle financeiro, que vai identificar a viabilidade de a empresa realizar esses investimentos, de forma a não comprometer o caixa. A integração entre setores é absolutamente essencial!

9- Conte com o auxílio da tecnologia

Sua empresa está em fase de crescimento. Os volumes de vendas de um mês para o outro apresentam uma melhora significativa, e o processo de controle de todas essas movimentações a partir de uma planilha, já não está mais sendo prático e está levando muito tempo da sua equipe de colaboradores.

Se você percebe essa situação em seu negócio, talvez seja a hora de migrar de uma planilha de controle financeiro do excel para um software mais informatizado de gestão empresarial.

Com o auxílio dessas ferramentas, você e sua equipe de colaboradores possuem uma grande economia de tempo no processo de controle financeiro, podendo assim focar essencialmente na parte operacional.

Com o suporte de um bom sistema informatizado de gestão empresarial, você só tem o trabalho de registrar as receitas e despesas de sua empresa, que o sistema iré gerar relatórios detalhados das suas contas a pagar e a receber, atualizar a quantidade de seu estoque, calcular o seu fluxo de caixa e proporcionar uma visão detalhada de todas as compras e vendas da sua empresa!

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