Conheça os cuidados necessários ao migrar de uma planilha financeira para um software de gestão

Se você quer manter seu negócio competitivo e lucrativo, é preciso acompanhar a evolução da tecnologia. Um exemplo simples é fazer a transição das planilhas financeiras para o software de gestão.

Embora esse seja um processo absolutamente necessário e, felizmente, acessível, ainda é preciso tomar alguns cuidados na migração. Neste artigo, você vai descobrir quais fatores devem ser levados em conta, além de encontrar um passo a passo para uma transição eficiente e segura. Confira!

Cuidados na migração

Existem dois cuidados que você precisa tomar no processo de migração da planilha financeira para o software de gestão. Se você estiver atento a eles, eliminará a maior parte dos obstáculos desse procedimento, antes mesmo de começar.

Prepare sua equipe para a mudança

Um dos cuidados mais básicos para uma transição bem-sucedida está relacionado à preparação da equipe. E não estamos falando simplesmente da preparação técnica, mas da preparação mental.

Quando um colaborador já está acostumado a executar um processo de determinada forma, usando certas ferramentas, ele pode se mostrar bastante relutante a cooperar com uma mudança. É o típico sentimento de “eu sempre fiz assim” e “sempre deu certo”.

Para vencer essa barreira, você deve empenhar esforços em mostrar à sua equipe como a transição para um software de gestão vai beneficiar a empresa e, ainda, simplificar o trabalho de cada um. Ou seja, prove a eles que todos sairão ganhando com a mudança.

Fique atento ao suporte oferecido

Outro cuidado indispensável é referente à escolha do software que será adotado em seu negócio. Vamos discutir essa questão entre os passos para a implementação, mas existe uma ressalva que deve ser feita antes de qualquer outra coisa.

Quando escolher um software, leve em consideração qual é o tipo e a qualidade do suporte que ele oferece aos usuários.

Um bom suporte vai ajudá-lo a passar pelo processo de implementação com o mínimo de dificuldades e a menor chance de problemas. E, mesmo que imprevistos ocorram, você poderá contar com a ajuda de pessoas mais capacitadas — os próprios desenvolvedores da ferramenta.

7 passos para implementar o software de gestão

1. Mapear os processos

O primeiro passo é uma formalização dos processos que você utiliza atualmente no seu negócio, para efetuar a gestão de finanças. Ele deve parecer mesmo com um mapa, indicando o caminho que leva desde o registro de dados até o momento em que eles são transformados em informações para a tomada de decisões.

Você vai notar que o uso das planilhas é bem complexo. Provavelmente, você utiliza várias planilhas diferentes — uma para registrar os cadastros de clientes e informações de crédito, uma para lançar vendas, outra para controlar compras, outra para calcular a carga tributária e por aí vai.

Isso significa que o seu mapeamento dos processos ficará longo e, talvez, até um pouco confuso. Não se preocupe; isso vai mudar. O uso de um software de gestão tem como vantagem centralizar e, claro, simplificar tudo isso.

2. Identificar as necessidades

A partir do mapa elaborado no primeiro passo, você terá uma noção mais precisa de como seu negócio funciona.

Então, você deve sentar e analisar os pontos que precisam ser aprimorados, alterados ou até eliminados dos seus processos. Ou seja, é a hora de identificar quais são as necessidades de melhoria na gestão.

3. Escolher o software certo

É essencial entender que o “software certo” não é simplesmente o mais barato ou o que tem mais funções. Embora esses sejam fatores a considerar, a escolha deve ser feita principalmente com base em uma análise do seu caso.

Em outras palavras, o software certo para sua empresa é aquele que consegue atender, de modo mais completo, às necessidades identificadas no segundo passo. Ele deve ser uma tecnologia empresarial que agregue valor, melhorando o desempenho do seu negócio.

Dedique algum tempo para pesquisar e comparar as opções disponíveis no mercado. Não tenha vergonha de solicitar uma demonstração ou de buscar referências com outras empresas que já usam o software. Tire todas as suas dúvidas antes de tomar a decisão.

4. Desenvolver um planejamento

Quando você já sabe qual será o software de gestão usado na sua empresa, chega o momento de planejar como ele será implementado. Por exemplo, a implantação pode ocorrer de uma vez só ou em etapas. Cada alternativa tem suas vantagens e seus riscos.

Quando a implementação ocorre de uma vez, você elimina a lentidão e a confusão que são típicas de uma grande mudança. Em um dia, todos estão usando planilhas; no dia seguinte, já utilizarão o software — simples assim. Porém, para que essa transição imediata dê certo, é preciso que haja uma preparação muito mais forte.

Enquanto isso, a implementação em etapas significa que, por algum tempo, as planilhas ainda vão coexistir com o software de gestão. Haverá mais tempo para fazer testes e para que todos se acostumem com a nova ferramenta.

Por outro lado, enquanto os dois recursos estiverem sendo usados juntos, isso pode afetar a eficiência e agilidade do trabalho. Faz sentido, já que metade das informações estará em uma planilha, e a outra metade no software.

Independentemente da opção que você escolher para a implementação, precisará fazer um planejamento detalhado, com ações, metas e prazos. Encare essa mudança como um projeto sério para sua empresa.

5. Realizar treinamentos

Treinar sua equipe para usar o novo software de gestão é, simplesmente, indispensável. Afinal, não adianta ter uma ferramenta poderosa se as pessoas que vão usá-la não sabem aproveitar seu potencial. Por isso, considere os treinamentos como um investimento, a fim de obter resultados ainda melhores na gestão financeira do seu negócio.

Você pode verificar se a empresa desenvolvedora oferece esses treinamentos como parte do suporte aos usuários. Outra alternativa é destacar os colaboradores mais aptos, para que sejam uma referência dentro da sua equipe e ajudem os colegas quando surgirem dúvidas ou problemas no uso do software.

6. Fazer backups

Na verdade, fazer backup dos dados existentes já deve ser uma prática que faz parte da sua rotina. Mas essa atividade é ainda mais importante quando você vai trocar o método de registro das planilhas para um software de gestão.

Tomando o cuidado de fazer uma cópia de segurança, você pode ter a certeza de que, independentemente do que aconteça durante a transição, todos os dados financeiros do seu negócio estarão protegidos.

7. Adaptar os dados existentes

Depois de fazer a cópia de segurança, chegou o momento final: transferir os dados das planilhas para o software. Ou não? Ainda temos um último passo a vencer, que é a formatação dos dados.

Muitas vezes, o formato gerado pela planilha não é compatível com o padrão exigido pelo software — portanto, é preciso fazer uma adaptação. Tenha em mente que, se você adaptar os dados corretamente antes da importação para o software, terá menos chances de erros no processo de migração e maior aproveitamento desses registros já existentes.

Agora que você sabe quais são os principais cuidados e os passos para a implementação de um software de gestão, que tal aprender mais sobre como a tecnologia pode alavancar um negócio? Então, baixe e leia também nosso e-book sobre otimização de processos!

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