A organização do controle de estoque pode ser responsável por fazer uma empresa aproveitar ou perder várias oportunidades de negócio. Sendo assim, uma gestão bem estruturada é fundamental para que o empreendimento não fique desabastecido, sofra com desperdícios ou imobilize seus recursos — situações que diminuem o capital de giro.

Por isso, uma contagem de estoque é tão importante, já que ela garante o controle dessa estrutura tão fundamental, sobretudo para o varejo.

Para ajudá-lo, preparamos este guia completo que lhe apresentará as melhores práticas de contagem de estoque para a sua empresa!

O que é o controle de estoque?

Tudo aquilo que entra e sai de uma empresa em termos de mercadoria pode ser mensurado. Aliás, essa é uma ação essencial para que ela não sofra com a falta de produtos, por exemplo, logo após a realização de uma venda. Assim, o controle de estoque é o procedimento adotado quando a empresa faz o registro, a fiscalização e o gerenciamento da entrada e saída de mercadorias e matérias-primas em seu empreendimento.

Isso traz benefícios, como a otimização do investimento com peças de reposição, pois, uma vez que você já sabe quantas unidades têm em reserva, fica mais fácil lidar com as vendas, disponibilizando somente aquilo que sua empresa terá condições de oferecer ao cliente.

Além disso, o controle de estoque permite ao gestor fazer estimativas sobre cada produto presente em seu negócio, seja em termos de vendas, de pedidos de fornecedores ou de produção.

Dessa forma, é possível entender quais são os produtos que vendem mais e quais são os que vendem menos, garantindo que os investimentos realizados no estoque não sejam incompatíveis com os resultados da empresa.

Você provavelmente já realiza o controle de estoque na sua empresa. Se você possui um caderninho onde anota informações sobre os produtos armazenados, você já está fazendo o controle. Mas é preciso considerar ferramentas que possam sofisticar essa ação.

Por que o controle de estoque é importante para o negócio?

Sem uma política eficiente relacionada ao estoque, os riscos para o seu empreendimento só aumentam. Você pode perder vendas e clientes, ou então superlotar seus almoxarifados de maneira a dificultar as ações dos funcionários e até perder produtos.

Da mesma forma, pensando sob o ponto de vista estratégico, o estoque representa um dos ativos mais importantes da empresa, uma vez que está sempre prestes a ser liquidado. Isso significa que, se não for devidamente organizado, ele pode representar um negócio perdido e um cliente insatisfeito. O que, por via de regra, é tudo o que sua empresa deve evitar.

Com um controle de estoque eficiente, você não somente garante uma maior organização para esses ativos como também evita prejuízos e realiza economia. Por isso é tão importante ter atenção especial a esse tema.

É muito comum ver empresas negligenciando esse setor por ser tratar de algo invisível ao cliente. Entretanto, esse é um erro que pode custar caro, pois o estoque tem tudo a ver com a organização do negócio. Sendo assim, quando não existe uma política clara de gestão, é bem provável que outros departamentos da companhia sofram com as consequências.

Um exemplo é o setor de atendimento. Quando um cliente faz um pedido, ele precisa que a empresa o atenda de imediato. Isso significa que, sem uma política adequada de controle de estoque, é possível que você tenha que correr atrás de fornecedores a todo tempo e precise fabricar a cada novo pedido.

Como gerenciar o estoque com eficiência?

Numa empresa que faz um bom controle de estoque, os produtos jamais ficam em falta, evitando assim perder vendas. Da mesma forma, esses itens não permanecem disponíveis no estoque em uma quantidade exagerada, o que acarretaria dificuldades de logística e outros tipos de prejuízo à sua empresa.

Sendo assim, é preciso saber exatamente como proceder para garantir que seu estoque funcione de maneira adequada e você saiba exatamente o que existe nele. Por isso, preparamos aqui um passo a passo para ajudar você a se organizar melhor. Confira na sequência.

1. Identifique e categorize itens

Os itens devem estar devidamente identificados para que a contagem seja eficiente. Portanto, dividir os produtos em categorias também é altamente recomendado. Normalmente, o estoque é dividido em tipos de produto e, dentro dessa categoria, podem existir diversas subdivisões, como preço ou data de aquisição.

2. Determine um horário

Fazer o inventário de estoque durante um período, com entrada ou saída de produtos, é contraprodutivo. Pois são grandes as chances de que, após finalizada a contagem, o valor já esteja defasado.

Para evitar retrabalhos desse tipo, o ideal é determinar um horário para a contagem em que não haja fluxo de mercadorias, garantindo um levantamento muito mais preciso e eficiente.

3. Escolha o melhor método

Apesar de o sistema de contagem manual ser muito usado, essa opção demanda tempo e atenção redobrada — até mesmo para estoques menores. Sendo assim, usar um método automático para a contagem de estoque garante um processo mais rápido e com informações confiáveis.

Normalmente esse método inclui a utilização dos códigos de barras dos produtos, permitindo que a contagem seja totalmente automatizada. Se a implantação desse sistema não for possível, é importante considerar o uso de um sistema para a entrada de dados que forneça uma visão mais global do estoque.

Nesse caso, o sistema de contagem funciona em parte manual e em parte automatizado, permitindo maior controle do seu estoque.

4. Confira a contagem

Caso a contagem seja feita manualmente, a conferência é indispensável! Mas ela também se faz necessária na contagem eletrônica, já que mesmo de maneira automática podem acontecer erros.

O ideal é que a contagem seja feita por duas ou três pessoas diferentes, garantindo maior consistência nos resultados. Valores diferentes ou discrepantes indicam a necessidade de ajustes ou até mesmo de retrabalho.

5. Mantenha controle

Após a conferência e aprovação dos valores, é importante manter o controle sobre a contagem. As auditorias são boas opções, pois garantem que os números realmente correspondam ao estoque real.

Vale lembrar que empresas com grande fluxo de mercadorias precisam realizar a contagem de estoque com maior frequência para garantir que ele não esteja sub ou superdimensionado.

A contagem de estoque é fundamental para a saúde da empresa, já que a imobilização de ativos é tão prejudicial quanto o desabastecimento. Para realizar essa contagem da maneira certa, é preciso identificar e categorizar os itens, definir o melhor horário, escolher um método, realizar conferências da contagem e também manter um controle sobre o processo.

Que ferramentas de controle usar?

Para fazer um bom controle de estoque é possível contar com ferramentas para facilitar os procedimentos. Usando um sistema específico, tudo aquilo que estiver nele representará aquilo que estiver armazenado.

Você pode até trabalhar com planilhas no início do processo, entretanto, à medida que o estoque vai aumentando, é importante sofisticar o processo de modo a encontrar soluções que tragam maior segurança e que facilitem seu trabalho.

Com elas você poderá aperfeiçoar o controle de estoque para ganhar qualidade e tempo e, assim, poder se dedicar a outras tarefas do empreendimento.

Além do básico que essas ferramentas oferecem — como o cadastro e a organização dos produtos, o controle por atributos, nota fiscal, controle de caixa, entre outros —, é possível buscar por diferenciais em função das características de seu negócio.

E este é um ponto fundamental para a boa escolha: trabalhar com ferramentas que se adaptem à sua rotina, não o contrário.

Alguns sistemas são desenvolvidos para oferecer uma melhor gestão de micro e pequenas empresas, disponibilizando funções essenciais para a realização de um controle de estoque adequado de acordo com as características desse tipo de empreendimento. Por serem voltados a companhias de menor porte, apresentam preços acessíveis sob diferentes planos.

Outras opções são capazes de integrar toda a parte de estoque em um único sistema a fim de manter um gerenciamento mais eficiente. Isso aperfeiçoa diversas ações administrativas, como o giro de estoque e o controle de compras, permitindo um maior alinhamento com a parte financeira da empresa.

Existem também ferramentas focadas na criação de cotações e orçamentos profissionais, monitoramento dos níveis de estoque, vendas e envio de notas fiscais, sendo possível seu manuseio até mesmo via dispositivos móveis, facilitando o gerenciamento.

Opções também muito úteis são aquelas voltadas para negócios que precisam ter maior atenção a produtos com prazo de validade, pois com elas é possível fazer o registro do lote pela data do vencimento.

Dessa forma, a empresa possui um controle eficaz e evita possíveis prejuízos futuros. É uma alternativa válida principalmente para quem trabalha com produtos perecíveis e precisa de uma gestão aprimorada para evitar desperdícios.

Existem também opções gratuitas indicadas para empresas pequenas que estão entrando no mercado. Elas oferecem alguns dos principais módulos para controle, como cadastro de produtos e fornecedores, emissão de nota fiscal, controle de caixa, entre outros.

Como são gratuitas, não disponibilizam tantos recursos quanto as opções pagas a ponto de oferecer algum diferencial em relação ao seu empreendimento. Mas ainda assim são úteis para ajudar o empreendedor a dar seus primeiros passos no controle de estoque e conhecer as funcionalidades desse tipo de ferramenta.

Como escolher o sistema ideal?

Caso você decida trabalhar com um sistema, é preciso saber escolher a opção ideal para o seu tipo de empreendimento. Isso porque existem inúmeras ferramentas para controle de estoque disponíveis no mercado, e nem todas elas são desenvolvidas para qualquer tipo de empresa.

Sendo assim, é fundamental considerar elementos como:

• custo-benefício do sistema;
• compatibilidade com o seu ramo de atuação;
• funcionalidades do sistema;
• facilidade de adaptação do sistema à estrutura atual da empresa;
• garantia de que o sistema rode nos computadores da empresa;
• facilidade de manuseio do sistema pelos funcionários.

Algumas ferramentas podem até apresentar um custo elevado em comparação com outras, entretanto, é importante avaliar se os recursos oferecidos por elas não ajudam sua empresa a cobrir esse gasto ao trazer benefícios para a organização em longo prazo.

Até mesmo por isso, contar com recursos compatíveis com o tipo de atividade que sua empresa exerce faz toda a diferença. Isso permite que os processos sejam otimizados e os resultados apareçam em menos tempo.

Considere o uso de um sistema de controle de estoque como sendo um investimento para sua empresa, pois, ao aperfeiçoar sua gestão de estoque, essa ferramenta trará resultados mais significativos para seu negócio, seja evitando erros que causam prejuízos, seja permitindo ganho de tempo e aumento de qualidade nos processos.

Além disso, é bom lembrar que o sistema jamais fará o controle de estoque sozinho, o que significa que cabe a você definir suas estratégias e contar com o recurso como um decisivo auxiliar para facilitar suas ações.

Assim, não deixe de optar por sistemas que se encaixem na sua rotina, de modo que você consiga inserir as informações de maneira simplificada e que outras pessoas da equipe consigam fazer isso também.

Lembre-se de que, para um controle de estoque ser eficiente, é preciso que a entrada de informações no sistema utilizado também seja. Para tanto, não deixe de oferecer treinamento para membros da sua equipe se julgar necessário. O importante é que a ferramenta seja um diferencial para a sua empresa.

Como otimizar o controle de estoque?

A ação humana é determinante para que o uso desse tipo de ferramenta seja adequado. Por isso, não deixe de se antecipar às situações para melhor lidar com seu estoque. Um exemplo disso é a demanda que pode surgir para sua empresa em função de eventualidades.

Imagine que sua empresa trabalhe com alimentos, por exemplo. Neste caso, em épocas de maior calor, você pode reforçar seu estoque com produtos como sorvetes e iogurtes.

Jamais deixe de investir na estrutura adequada para armazenar seus produtos. Isso ajuda a evitar desperdícios para os cofres da empresa. Sendo assim, esteja sempre atento às características de cada mercadoria para que, ao sair do estoque, ela esteja nas mesmas condições de quando entrou, mesmo que isso demore a acontecer.

Outra dica interessante é fazer a contagem de todos os produtos em estoque de maneira periódica, aquilo que chamamos de inventário, pois o sistema não está imune a erros, e a realização do inventário ajuda você a ter recursos diante de qualquer eventualidade.

Da mesma forma, trabalhe com backups para evitar a perda de dados. Eles são importantes também para garantir que, mesmo se alguma coisa acontecer, sua empresa não seja prejudicada de maneira radical. Sendo assim, reserve ao menos um dia por mês para realizar essas cópias de segurança para se prevenir de problemas.

Procure também alinhar seu controle de estoque com as metas de vendas. Assim, você pode determinar melhor os prazos e os modos de reposição. Se as metas forem alcançadas, o estoque terá somente o necessário.

Quais as principais técnicas de contagem de estoque?

A contagem de estoque precisa ser feita a partir da escolha de um método. Neste caso, existem três possibilidades para os empreendedores.

A primeira delas, e a mais comum, costuma ser adotada por empresas em início de atividade, quando não existem mais recursos para investir em equipamentos sofisticados. É a chamada contagem manual.

Nesse modelo, o responsável pelo inventário verifica todo o estoque sem a ajuda de equipamentos eletrônicos e realiza o registro das descrições dos produtos e suas quantidades em papel ou em planilhas no computador.

É um método comum, mas que é mais sujeito a erros de diagnóstico do que os outros por se basear unicamente na ação humana. Por isso, é preciso total atenção, sendo altamente recomendada a realização do processo por mais de uma pessoa e por mais de uma vez.

Quando a operação é realizada manualmente, existe também a possibilidade de se lançarem os dados num sistema de gestão que revelará a atual situação do estoque da empresa. Neste caso, o que existe é um processo misto, em que uma parte é realizada manualmente e a outra é automatizada.

Esse método também oferece o risco de erro humano, porém, ele é menor do que a operação totalmente manual.

A terceira possibilidade é a mais segura delas, pois acontece toda de maneira automatizada. Com um coletor de dados, é possível capturar informações via código de barras de cada produto e fazer o lançamento diretamente no sistema.

Esse método depende de um software de gestão integrado, o chamado ERP, que permite zerar os erros com duplicidades e ausências de registros. Por anular os riscos de erros, este costuma ser o mais útil para as empresas.

Que diferenciais os sistemas oferecem?

A intervenção humana está sempre sujeita a riscos. Situações como estresse, cansaço e sono podem fazer com que até mesmo o colaborador mais experiente cometa erros e comprometa sua empresa.

Isso em relação ao estoque pode representar um prejuízo enorme, pois os erros cometidos podem demorar um longo tempo até que venham a causar algum dano. Pior ainda, quando não se faz um gerenciamento adequado do estoque, é possível que os responsáveis sequer identifiquem a origem do erro, o que pode fazer com que ele volte a acontecer diversas vezes.

Este é o principal diferencial oferecido pelas ferramentas eletrônicas de controle de estoque: elas reduzem riscos por funcionarem de maneira automatizada. Cabe ao ser humano somente inserir as informações adequadamente para que todo processo seja efetuado com base em ações previamente programadas.

Isso significa poder contar com benefícios como:

1. Maior precisão em relação aos produtos em estoque

Essas informações permitem ao empreendedor estar seguro de que aquilo que oferece ao cliente é de qualidade.

Um bom sistema oferece dados precisos para que o gestor possa calcular as quantidades mínimas necessárias para as suas vendas de modo a não gastar mais comprando o que não precisa nem ser surpreendido com falta de produtos no estoque.

2. Controle da demanda da empresa com maior eficiência

Sem um controle de estoque de qualidade, você não tem como trabalhar com relatórios sobre os produtos e assim conhecer a sazonalidade de entrada e saída de cada mercadoria.

Isso pode acarretar prejuízo financeiro, pois, uma vez que você conhece as épocas em que a demanda de cada produto é maior ou menor, você pode definir estratégias de investimento em função dessa característica do mercado.

3. Maior segurança em pedidos e reservas

Com o controle de estoque automatizado, você tem melhores condições para gerenciar os pedidos realizados, pois pode abastecer o estoque em função dessa exigência. Da mesma forma, trabalhando com um sistema que permite prever o estoque futuro, você tem como agir efetuando bloqueios de reservas, por exemplo.

4. Maior facilidade para lidar com problemas

Se houver algum tipo de desvio no seu estoque, em função de perdas ou de roubos, você tem no sistema um aliado para rapidamente avaliar a quantidade certa de produtos perdidos. Isso permite a você agir mais rápido para resolver o problema, seja repondo as unidades perdidas, seja identificando possíveis problemas, como no transporte.

Com a devida identificação, os produtos são diferenciados dos demais, o que significa que, em casos de perdas e furtos, é possível rapidamente descobrir qual deles está em falta. Além disso, elas permitem a você acessar o histórico do produto para conferir informações como garantia, fluxo de localização, entre outros.

5. Facilidade na realização de inventários

Um software de gestão permite que você faça o registro de movimentações com maior facilidade. Como o sistema funciona de maneira automática, basta a você inserir os lançamentos e pedidos de compra e venda para que o inventário seja gerado pelo sistema.

6. Possibilidade de integrar online e offline

Se sua empresa trabalha com lojas físicas e virtuais, um sistema pode ser a solução para otimizar as vendas. Ao integrá-lo com plataformas e-commerce, por exemplo, você garante que, tanto a loja física quanto a virtual tenham condições de oferecer o mesmo produto para o cliente.

Assim, caso você consiga vender um último produto em uma loja, imediatamente o sistema tornará indisponível a opção para a outra loja, garantindo maior eficiência para sua empresa.

7. Uso de relatórios com informações precisas

O software gera relatórios que podem ser filtrados em função da análise que a empresa precisa fazer. Assim, o gestor pode definir aquilo que mais interessa no estoque para garantir que tudo está correndo como desejado.

Uma contagem de estoque e o uso de um sistema qualificado fazem a diferença dentro de um empreendimento. É uma prática fundamental que garantirá a organização do negócio, a redução de custos e o aprimoramento do atendimento ao consumidor.