DEFIS: Saiba tudo sobre a obrigação e por que ela é essencial

DEFIS é a sigla para Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais. Como a própria nomenclatura sugere, esse documento – que deve ser enviado pelas empresas – apresenta comprovações que a instituição prestou à Receita Federal. Juntamente com essas comprovações estão todos os dados econômicos e tributários relativos ao ano-calendário anterior.

O que é a DEFIS e para que serve

A DEFIS é uma declaração das Informações Socioeconômicas e Fiscais. Ela é um documento, mas também é uma obrigação acessória, que deve ser enviada por todas as instituições jurídicas pertencentes ao sistema do Simples Nacional.

Esse documento tem como objetivo a comunicação de todas as informações de ordem social, econômica e fiscal à Receita Federal no período que a declaração se baseia. Ela declaração também tem o intuito de notificar e certificar ao Governo Federal que a instituição estar com os impostos pagos.

Esta declaração deve ser preenchida e enviada pelas instituições pertencentes ao Simples Nacional, ou seja, as EPPs e MEs. Essa obrigatoriedade recai também sobre aquelas instituições que estão inativas. No entanto, os MEIs estão dispensados de emitirem esse documento comprobatório.

A DEFIS, assim como a DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte) e a DESTDA (Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação) faz parte das chamadas obrigações acessórias.

Ao contrário das obrigações principais, que são aquelas referentes aos impostos propriamente ditos, as obrigações acessórias, por sua vez, se concentram mais em prestar contas ao governo, estado ou municípios.

E é importante mencionar que, apesar de a DEFIS se tratar de uma obrigação acessória, o não envio deste documento pode trazer algumas penalidades aos empresários. Essa penalidades ocorrem no caso de uma empresa não fazer o devido preenchimento da declaração e/ou percam o prazo de entrega anual estipulados pela Receita Federal.

Dados da DEFIS

Devem estar discriminados na DEFIS os seguintes dados:

  • Ganhos de capital;
  • Quantidade de empregados (no período de abrangência da declaração);
  • Lucro contábil apurado (em caso de de Empresas de Pequeno Porte ou Microempresas que tenham o limite de lucro da categoria);
  • Identificação e rendimento dos sócios (CPF e nome, dividendos, pró-labore, imposto de renda sobre seus rendimentos e porcentagem no capital social da empresa);
  • Saldo em caixa e/ou banco no período de abrangência;
  • Total de despesas no período de abrangência;
  • Aquisições, transferências e saídas de mercadorias;
  • Estoque total no período de abrangência;
  • Informação sobre prestação de serviços de carga e transporte interestadual;
  • Serviços de comunicação prestados;
  • Mudança do endereço do estabelecimento, caso ocorra.

Como preencher e enviar corretamente a DEFIS?

As empresas participantes do Simples Nacional necessitam dispor dos documentos citados anteriormente para a emissão da DEFIS. Alguns deles são:

  • Total de ganhos de capital;
  • Total de despesas do período-base;
  • Saldo contábil, durante o início e fim do período englobado pela declaração;
  • Dados particulares e informações referentes às receitas de todos os sócios;
  • Número exato de empregados que fizeram parte do tempo inicial e final estipulado para emissão da declaração;
  • Mudanças de endereço do estabelecimento, caso tenham acontecido.

Em posse de todos os documentos acima, as empresas já podem entrar na página da Receita Federal e acessarem o Programa Gerador do Documento de Arrecadação Simples Nacional – PGDAS-D.

O acesso ocorre diretamente no site, sem a necessidade de baixar programas. Para acessar o endereço web, é preciso um certificado digital, código de acesso ou uma procuração eletrônica.

Quais são os prazos de entrega da DEFIS?

A DEFIS precisa ser entregue até a data-limite de 31 de março do ano subsequente.

Por exemplo: os dados referentes ao ano de 2019 precisariam ser enviados até 31 de março de 2020.

Essa data é baseada no prazo tradicional. No ano de 2020, devido à pandemia da COVID-19, os prazos foram estendidos até o dia 30 de junho. Isso aconteceu como forma de diminuir os efeitos negativos na economia das organizações, decorrentes desta situação atual de calamidade pública.

Entretanto, para o ano de 2021, ainda não foi definido quando será a data de entrega.

Serei multado caso não envie a declaração na data-limite?

Caso seu medo seja pagar multas em função da não declaração da DEFIS no prazo, você não paga nenhuma taxa extra. Mas isso não significa que sua empresa não sofrerá outras consequências negativas.

Essas consequências acontecem porque a DEFIS, apesar de ser uma obrigação acessória, configura-se como um requisito para a emissão de outros documentos de cunho fiscal e tributários.

Dessa forma, é fundamental que os empresários não deixem de cumprir com essa obrigação acessória. Afinal, esse deslize pode comprometer a emissão de outros documentos vitais a saúde fiscal da instituição.

Entre esse outros documentos está a DAS. Essa é a guia de recolhimento dos impostos financeiros. Ele é de extrema importância, afinal toda entidade jurídica o precisa manter de maneira regular. Caso não deseje problemas mais sérios, como ter o CNPJ inscrito na Dívida Ativa da União é necessário estar em dia com a DAS.

Considerações finais

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais – DEFIS é uma obrigação acessória que deve ser preenchida e enviada pelas empresas pertencentes ao Simples Nacional. 

Assim, é essencial que as organizações cumpram não somente as obrigações fiscais e tributárias tidas como principais. Em outras palavras, é essencial que as mesmas prezem por atenderem, de forma verídica e pontual, todos os requisitos dos órgãos legisladores.

Portanto, além de um bom planejamento, é primordial que os empreendedores contem com a atuação de uma equipe contábil eficiente e a utilização de um sistema de gestão focado no controle financeiro, a fim de equilibrar o fluxo de caixa, e desse modo, evitar imprevistos e/ou prejuízos quanto aos valores referentes ao pagamento de tributos.

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