A burocracia a que estão submetidas as empresas brasileiras é uma das maiores do mundo. Há uma série de obrigações legais a cumprir, documentos a armazenar, informações a enviar aos mais diversos órgãos de controle e fiscalização da atividade econômica etc.

Tudo isso sempre dificultou a regularização jurídica das organizações, ampliando a chamada economia subterrânea ou mercado informal.

Acontece que a informalidade prejudicava a arrecadação tributária pelo fisco, minando importantes recursos financeiros dos cofres do Estado.

Além do mais, a informalidade das organizações também impunha sérios obstáculos ao exercício de direitos trabalhistas pelos empregados desses empreendimentos.

Sem o devido cadastramento, muitas empresas deixavam de recolher o FGTS de seus funcionários, a contribuição previdenciária e de cumprir outras exigências legais.

Para dar fim a esses problemas, em 2014, o governo federal criou o e-Social, uma ferramenta eletrônica destinada a uniformizar e simplificar a prestação de informações legais pelas empresas brasileiras.

Para sanar as principais dúvidas sobre a nova sistemática, vamos apresentar os conceitos, funcionamento e aplicação do e-Social e como esse novo projeto afeta a área trabalhista, impactando diretamente trabalhadores, empresários e empresas que o utilizam. Confira!

O que é e-Social

O e-Social é uma ferramenta eletrônica criada pelo governo federal em 2014. Ele tem o objetivo de unificar o fornecimento das principais informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias pelas empresas brasileiras às entidades responsáveis pelo controle da atividade econômica e dos direitos dos trabalhadores.

A ferramenta foi idealizada para padronizar e otimizar a transmissão, distribuição, validação e o armazenamento de dados e informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais das empresas, relativas às relações onerosas de trabalho.

Esses dados serão estruturados em um cadastro único, de cunho nacional.

Entidades participantes do sistema

Como se trata de um cadastro único, o e-Social vai ser acessado por diversas entidades e órgãos públicos, todos eles designados no Decreto 8373/2014. Esses entes vão compartilhar e gerir simultaneamente as mais importantes informações empresariais.

São integrantes do sistema do e-Social:

• a Caixa Econômica Federal (CEF);
• a Receita Federal do Brasil (RFB);
• o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
• o Ministério da Previdência Social (MPS);
• o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Por meio da nova ferramenta governamental, as informações serão cadastradas pelas empresas apenas uma vez, no dia de sua ocorrência.

Com isso, as chances de ocorrerem duplicidades ou erros serão menores, promovendo-se mais segurança e simplicidade no cumprimento das obrigações legais pelas corporações.

Finalidades da nova sistemática

As finalidades visadas pelo governo com o e-Social foram designadas pelo Decreto 8.373/14 de “princípios” e constam no artigo 3º da norma. As principais finalidades são:

• simplicidade no cumprimento das obrigações principais e acessórias pelas empresas, reduzindo-se a informalidade e o custo da sua prestação ao governo;
• qualidade na prestação de informações trabalhistas e previdenciárias fornecidas pelas organizações;
• elevação da arrecadação tributária por meio de diminuição da inadimplência, dos erros, da sonegação fiscal ou de fraudes;
• diminuição da prestação de informações redundantes pelas organizações;
• tratamento favorecido às microempresas e empresas de pequeno porte;

Cronograma do e-Social: o que vai mudar em 2017

A implementação do e-Social pelas empresas brasileiras, na data legalmente estabelecida, é obrigatória. Para dar efetividade a essa norma, o governo criou um cronograma.

Mesmo tendo sido criado em 2014, o e-Social ainda não está em vigor. O governo já adiou por algumas vezes a data de início da obrigatoriedade do sistema.

Em 2016, novamente, ele fixou um novo prazo para que o sistema passasse a operar. O cronograma leva em consideração o faturamento anual das organizações.

Para as empresas que tiveram faturamento superior a R$ 78 milhões no ano de 2016, o prazo limite para a instalação e uso do sistema é o dia 1º de janeiro de 2018.

Para as demais organizações e para os órgãos públicos, o envio das informações exigidas somente se torna obrigatório a partir de 1º de julho de 2018.

Em ambos os casos, contudo, somente depois de decorridos seis meses do término desses prazos estabelecidos (prazos limites) é que se tornará exigível o encaminhamento das informações relativas à saúde e segurança dos trabalhadores.

Além do mais, é necessário frisar que até o dia 1º de julho de 2017 será disponibilizado o ambiente de produção restrito, aplicativo fornecido pelo governo para que as empresas e contribuintes possam testar a nova ferramenta eletrônica.

Antes do e-Social, as corporações deveriam processar vários documentos e prestar inúmeras informações aos órgãos de fiscalização, como o Ministério do Trabalho (MTE), a Caixa Econômica Federal (CEF), o INSS etc.

Agora, esses processos serão simplificados e reduzidos, pois as informações serão inseridas no sistema apenas uma vez, e haverá a geração de uma única guia. Esses dados serão compartilhados virtualmente entre os entes consorciados.

O e-Social vai substituir documentos obrigatórios, como a Guia de Recolhimento do FGTS (GFIP), a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), o Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT), o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), a Comunicação do Seguro Desemprego, entre outros.

Qualificação cadastral: em que consiste

Antes de começar a utilizar o e-Social, a empresa precisa realizar a qualificação cadastral. Essa etapa nada mais é do que a verificação de compatibilidade entre os dados dos funcionários constantes nos registros da empresa e os dados armazenados na base do governo.

Para identificar possíveis erros ou inconsistências e permitir a devida correção, o governo vai disponibilizar um aplicativo que corrigirá os dados dos trabalhadores no Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.

Se não forem encontrados erros ou disparidades nos cadastros, a organização poderá dar início aos processos de e-Social daquele trabalhador.

Caso contrário, o próprio funcionário terá de resolver esse problema junto aos órgãos governamentais informados pelo aplicativo.

Mudanças na rotina do RH

Como haverá um único lançamento das informações empresariais, elas serão manuseadas concomitantemente por todos os entes consorciados.

Por isso, é preciso fazer uma administração correta desses dados e tomar alguns cuidados após a implantação do e-Social, como manter a documentação em dia, prestar informações completas e coerentes ao sistema e capacitar os setores internos do negócio para as novas demandas.

O e-Social também vai desencadear uma mudança cultural nas empresas, que devem estar preparadas e estruturadas para manusear a nova ferramenta.

Vários vícios cometidos no cotidiano das organizações terão de ser abolidos, para não dar margem a fiscalizações e até mesmo à imposição de penalidades por ausência ou divergência das informações fornecidas.

Para ficar em dia com a legislação, é preciso que os processos internos estejam organizados e sejam executados tempestivamente, sendo cadastrados dentro dos prazos previstos em lei.

Tomando-se esses cuidados, o e-Social vai desburocratizar a rotina das corporações e tornar as suas tarefas muito mais simples e dinâmicas.

Com menos burocracia, sobrará mais tempo para as organizações investirem seu tempo e seus recursos naquilo que é mais importante para o seu sucesso: o corebusiness empresarial.