Gestão de compras

Saber com precisão a quantidade total de produtos disponíveis no estoque de sua empresa, bem como o valor monetário referente a cada item; e classificá-los de acordo com os diferentes tipos; é de suma importância para uma gestão organizada e um controle de estoque eficiente. É aí que entra a importância realizar o seu inventário de estoque. Quer saber mais sobre inventário de estoque a importância de contabilizá-lo para o sucesso de sua organização? Então este artigo é para você!

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Afinal, o que é inventário de estoque?

Inventário de estoque nada mais é do que uma técnica voltada para a identificação, classificação e quantidade de cada produto armazenado no estoque de uma empresa. Tanto em relação a quantidade unitária, quanto do valor de capital correspondente a cada produto.

O objetivo do inventário de estoque é verificar se as informações armazenadas no sistema de controle de estoque interno da empresa, realmente batem com a quantidade e classificação real dos produtos que estão armazenados no estoque. 

Muitos empresários acabam comprando produtos em excesso ou mesmo deixam de abastecer o estoque, justamente por possuir uma visão distorcida em relação a quantidade de cada produto. Distorções estas, que podem ser causadas por erros no controle de estoque manual realizado em cadernos ou agendas. São falhas que poderiam facilmente ser evitadas se o inventário de estoque fosse realizado.

Desta forma, seria feita uma correta verificação das informações armazenadas no controle de estoque. Existem 3 diferentes tipos de inventário de estoque: o inventário de estoque cíclico, inventário de estoque perpétuo ou permanente e o inventário rotativo. Vamos falar especificamente sobre cada um deles e listar as diferenças entre estas três formas de se realizar o inventário:

Inventário de estoque cíclico

Neste método, o inventário de estoque é realizado em determinados ciclos que são definidos pela política interna da empresa. A duração de cada ciclo é definida conforme as necessidades do negócio. De uma forma geral, quanto maior for o giro de entrada e saída de mercadorias, mais curtos são estes ciclos. Já que neste caso as empresas precisam realizar uma verificação de seus produtos constantemente. Há empresas que realizam o inventário de estoque em um ciclo semanal. Já outras em um ciclo mensal, de acordo com o volume de compras e vendas.

Inventário de estoque permanente

No inventário permanente, o controle é automatizado. E os números de cada produto são atualizados continuamente após cada movimentação de entrada ou saída. O inventário de estoque permanente não precisa de um período pré definido para ser realizado. Isso pois ele faz parte da rotina organizacional da empresa. Ele é feito de uma forma contínua, a partir da atualização de cada compra ou venda. Portanto, empresas que realizam um controle manual e automatizado, terão muitas dificuldades para realizar este tipo de inventário.

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Inventário de estoque rotativo

Já o inventário de estoque rotativo é realizado separadamente. Conforme os diferentes tipos de produtos da empresa. A vantagem desse tipo de inventário é que cada grupo de produtos pode ser contabilizado em diferentes períodos. De acordo com a  rotatividade de cada um deles no estoque.

Qual a importância de contabilizar o inventário de estoque em sua empresa?

O inventário de estoque é essencial para facilitar o trabalho dos vendedores no processo de atendimento ao cliente. Ele facilita o equilíbrio de seu estoque, evitando a falta ou excesso de produtos. Assim, ajudando a reduzir custos e se precaver contra possíveis desperdícios e não perder oportunidades de venda. Com um inventário bem contabilizado e estruturado, sua equipe de vendas terá muito mais facilidade. Principalmente para informar aos clientes os itens disponíveis para comercialização e suas respectivas quantidades unitárias.

É uma situação desagradável quando o vendedor deixa de atender o cliente para verificar a disponibilidade de um produto, não é mesmo? A contabilização do inventário de estoque também é de extrema importância para identificar situações de furto ou extravio de seus produtos. Que não poderiam ser identificadas sem a realização do inventário. Um inventário de estoque bem elaborado evita problemas com a legislação que podem ser decorrentes de incoerências na contabilidade da empresa.

Como fazer o inventário de estoque em sua empresa?

Para colocar em prática este processo, é preciso ter conhecimento de todos os padrões técnicos que envolvem a execução de um inventário de estoque. É preciso primeiramente uma boa comunicação interna, de forma a alinhar toda a equipe em torno do inventário. Em seguida, é necessário a elaboração de um plano de ação para cada etapa do processo, que pode ser ajustado futuramente de acordo com as necessidades. Somente após essas duas etapas, o inventário de estoque deve efetivamente ser colocado em prática. Veja 8 dicas de como realizar o inventário de estoque de uma forma eficiente:

1- Defina o tipo de inventário de estoque

Permanente, cíclico ou rotativo? Definir o tipo de inventário que será realizado é essencial para manter este processo padronizado em sua empresa. Para escolher o melhor tipo de inventário de estoque, o ideal é analisar as questões técnicas logísticas da sua empresa e assim avaliar a melhor opção. 

2- Escolha a data ideal para contabilizar o inventário

O melhor é contabilizar o seu inventário de estoque em dias de pouco movimento na empresa. Feriados e finais de semana, por exemplo, são datas ideais, já que nestes dias dependendo do seu negócio, não haverá rotatividade de entrada e saída de produtos e sendo assim, o inventário poderá ser contabilizado de uma forma estável e facilitada.

3- Classifique os seus produtos

Separar os seus produtos em diferentes grupos de acordo com as suas respectivas características é de suma importância para manter o seu estoque organizado e facilitar a realização do inventário.

4- Tenha um código de barras para cada produto

A partir dos códigos de barra, torna-se muito mais fácil identificar cada produto disponível em seu estoque. Os códigos de barra permitem a verificação da trajetória de cada produto até efetivamente ser armazenado, reduzindo consideravelmente a ocorrência de erros no inventário de estoque.

5- Realize a contagem de estoque

A contagem de estoque é certamente uma das etapas mais trabalhosas e também uma das mais importantes do inventário. É importante também fazer a recontagem para verificar que a quantidade de estoque realmente está exata. Após a contagem, é necessário fazer uma cópia de segurança dos números obtidos, para que não se perca nenhum dado.

6- Atualize o inventário constantemente

Não esqueça de atualizar o estoque a cada nova movimentação de entrada ou saída de um produto. Caso contrário, você terá uma visão totalmente distorcida da sua quantidade de estoque. Um simples esquecimento pode comprometer todo este processo.

7- Faça o endereçamento da loja

O endereçamento é essencial para uma correta localização de todas as prateleiras dentro da loja, o que facilita significativamente o trabalho dos contadores de estoque.

8- Utilize um software de gestão empresarial

Contar com o auxílio da tecnologia proporcionada por um software de gestão empresarial na realização do inventário de estoque da sua empresa, traz uma grande agilidade e praticidade, a medida em que essa ferramenta automatiza a sua quantidade de estoque a cada novo registro de compra ou venda, economizando tempo neste processo.

Essa ferramenta também possibilita a análise de todos os seus produtos por histórico de movimentação em cada período, além da geração de diversos relatórios de controle de estoque, como estoque mínimo e curva ABC de produtos, a qual indica os produtos responsáveis pelo maior faturamento e maior volume de vendas da sua empresa, dentre outros importantes relatórios gerenciais.

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