4 motivos para você inserir um controle financeiro no dia a dia da sua empresa

Você já pensou quanto tempo reserva para o controle financeiro da sua vida? Não precisa nem responder. Um levantamento feito em todas as capitais pelo Serviço de Proteção ao Crédito, em parceria com a Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas, revela que 58% dos brasileiros não se preocupam com o controle financeiro.

Aliás, a falta de disciplina não se restringe ao consumidor. Muitas empresas, por exemplo, ainda usam planilhas para fazer o controle das finanças. Isso é grave? Sim. E vamos mostrar os motivos.

Um estudo feito por uma empresa particular, na área de vistoria, por exemplo, mostra que mais de 40% das empresas do ramo logístico utilizam planilhas para gerenciar as finanças. Ou seja, tem muito empresário que ainda aposta nas planilhas. Embora a solução seja satisfatória em curto prazo, existe uma série de serviços que as planilhas não fazem.

Por que as planilhas não são uma boa ideia?

  • As chances de você cometer erros são maiores: estamos falando do seu negócio, não é mesmo? Então, toda atenção é pouca. Um dado errado, por exemplo, altera todas as outras informações, e isso em larga escala. Não falamos apenas de faturamento ou lucro, mas de números preenchidos de forma equivocada.

Vamos supor que você digitou 9, ao invés de 0. Os dois números ficam bem próximos um do outro no teclado. Então, você imagina que existem nove produtos disponíveis no estoque. Você faz a venda e, quando chega a hora de entregar a mercadoria… Surpresa! Sem contar que as planilhas não oferecem segurança, pois em caso de pane no computador, por exemplo, elas podem se perder.

  • Você perde muito tempo só coletando informações: já pensou em tudo que precisa levar para as planilhas e, ainda por cima, ter que inserir as informações manualmente? Você pode justificar que a sua empresa é pequena e que, por isso mesmo, essa coleta é simples.

Lembre-se, porém, que estamos falando de negócios e que a intenção é que a empresa cresça. Será que você terá paciência para preencher dados manualmente quando a demanda e os lucros se tornarem mais complexos?

  • Planilhas não emitem Nota Fiscal: hoje em dia, não dá para ignorar as facilidades trazidas pelo mundo digital. As planilhas, por exemplo, não são capazes de emitir notas fiscais. É esse documento que garante uma transação financeira segura e impede a sonegação de impostos.

Para a empresa, a Nota Fiscal serve, também, para fazer o balanço financeiro. A emissão, portanto, é obrigatória. Além disso, muitos estados exigem a emissão da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), que substitui o cupom fiscal. 

  • As abas da planilha não se entendem: você lançou todos os dados, mas não consegue analisá-los, pois planilhas não emitem relatórios. Além disso, o fato de ter registrado um dado em abas diferentes pode fazer com que você se perca.

Mesmo que você domine todas as formas de cálculos, os dados soltos não revelam nada. É preciso saber interpretá-los. É isso que o controle financeiro permite.

É hora de controlar as finanças

Já mencionamos que as planilhas não são tão eficazes assim e que, embora auxiliem, não devem ser usadas como solução para os negócios. Agora, vamos mostrar por que é fundamental que você opte pelo controle financeiro.

Como funciona um sistema assim?

Imagine uma plataforma online que permite o gerenciamento dos dados sem que você precise se preocupar com tabelas ou com materiais impressos. Além, é claro, de emitir relatórios.

Como se trata de um sistema integrado, toda vez que uma mercadoria é vendida, ele se encarrega de retirá-la do estoque. Isso traz agilidade para o serviço e anula a possibilidade de você vender um produto que não está disponível.

O controle financeiro é um ganho a mais, pois empresas que não possuem isso estão mais propensas a não sobreviverem no mercado. Quer dizer, são as finanças que determinam o sucesso ou o fracasso.

4 razões para inserir um controle financeiro no dia a dia da empresa

  • Propicia um melhor planejamento financeiro: essa talvez seja a mais óbvia razão. O sistema auxilia na organização dos dados financeiros, como controle de estoque, saída e entrada de mercadoria, gerência na produção e muito mais.

Como se trata de uma ferramenta online, os dados são automatizados, o que otimiza não apenas os processos financeiros como também propicia integração entre os diversos departamentos de uma empresa. Afinal, eles agora irão dialogar de forma estratégica.

  • Controle de gastos: permite uma visão ampliada dos setores que demandam mais recursos. Além disso, oferece a possibilidade de você controlar as finanças sem a necessidade de contratar mais pessoal. Ou seja, é você mesmo no comando, justamente por causa da facilidade trazida pela automatização do controle financeiro.
  • Maior lucro: já pensou na margem de lucro que pode conseguir quando visualizar, de forma efetiva, para onde o dinheiro da sua empresa está indo? Quando isso aparece de forma concreta, é possível determinar as áreas que deverão poupar.

Como consequência, há maior lucratividade para a empresa. Sem contar que compras desnecessárias também serão evitadas. Se uma mercadoria não sai, mas todo o mês ela é abastecida no estoque, o controle automatizado consegue apontar essa falha.

  • Maior segurança para a sua empresa: empresas de credibilidade no mercado não são reféns de equipamentos, por exemplo. Pense no que faria caso os computadores da sua empresa fossem invadidos por um ataque hacker (acredite, isso acontece).

Embora pareça alarmismo, é algo que acontece com frequência no mundo corporativo e afeta, até mesmo, os clientes. A tecnologia de controle financeiro, no entanto, permite que somente pessoas autorizadas tenham acesso às informações financeiras. Com o armazenamento em nuvem, os dados são criptografados, o que inviabiliza a violação da transmissão.

Sistema de controle financeiro: um diferencial no mercado

As micro e pequenas empresas dão saltos à frente quando apostam na tecnologia como estratégia para melhorar o atendimento ao cliente e, é claro, gerar controle financeiro.

Um sistema de controle financeiro faz a gestão online das finanças e oferece facilidades no dia a dia da empresa. Falando nisso, vale salientar que a computação em nuvem é uma tendência no mundo todo.

Na América do Sul, a área cresceu bastante nos últimos anos e o país é um dos mais adeptos dessa tecnologia. A estimativa é de que 35% das médias e pequenas empresas passem a utilizá-la. A sua empresa não quer ficar de fora, não é?

Escrito por eGestor
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