Que o Brasil é um país extremamente burocrático você já sabe; também é bem provável que você já tenha concluído que o pagamento dos impostos e tributos é complexo, confuso e fator de dificuldade na vida de muitas pessoas.

Principalmente  na de empresários. Pensando em todo este cenário que foi descrito acima e que tem sido realidade desta nação, através de uma iniciativa do Governo, há uma tentativa bem estruturada de facilitar todos esses trâmites, tornando-os mais simples e rápidos para facilitar a todos.

O Programa de Aceleração do Crescimento, chamado de PAC, tem por objetivo informatizar todo o sistema e suas respectivas etapas para que os pagamentos referentes às contribuições sejam simplificados, com informações integradas em todas as esferas, do municipal ao federal.

É neste contexto que surge o SPED Fiscal: Um sistema que busca facilitar a vida de todos os envolvidos, com foco principal nos micro e pequenos empreendedores e empresários brasileiros.

Entenda neste artigo tudo sobre o que é SPED Fiscal, para que ele serve, seus objetivos e principais aplicações e aproveite para tirar todas as suas dúvidas referentes a este sistema que quer agilizar o seu dia a dia.

O que é SPED Fiscal?

Para começar, de fato, a entender o que significa este sistema, é importante ressaltar o significado da sigla SPED. O Sistema Público de Escrituração Digital, como é realmente chamado, possui vertentes em suas aplicações. São elas:

• ECD: Modelo de Escrituração Contábil Digital;
• EFD: Um sistema de Escrituração Fiscal Digital como a sigla sugere; e
• NF-e: A famosa e já muito conhecida Nota Fiscal Eletrônica, usava em todo o Brasil e em praticamente todos os ramos e segmentos.

Tratando-se especificamente do tema abordado neste artigo, o SPED Fiscal, o foco se volta ao EFD – Escrituração Fiscal Digital. Basicamente falando, o EFD é um arquivo digital que tem como principal função e trabalho informar todos os documentos e também informações gerais, que os fiscos, sejam eles pertencentes a qualquer uma das três esferas, precisam saber dia pós dia.

Em suma, os dados referem-se especificamente a valores que são apurados em impostos como IPI e ICMS compondo e obedecendo as leis e regras previstas pela legislação tributária que está atualmente em vigência, é claro.

O documento faz parte das obrigatoriedades das empresas frente ao fisco. Sendo assim, deve ser corretamente estruturado e repassado para que o negócio fique longe de problemas e dores de cabeça.

Para que serve o SPED Fiscal?

O SPED Fiscal serve para facilitar, agilizar e acompanhar de perto os números gerais de impostos. Interessante para ambos os lados, ou seja, tanto para o governo e quanto também para o empresário, é um modelo que evidentemente ganharia espaço mesmo que não fosse tratado como estritamente obrigatório.

Destaca-se que para a empresa a maior vantagem do SPED Fiscal é a praticidade da entrega de documentos a partir de um meio eletrônico que agiliza todo o processo e ainda permite uma perceptível diminuição de papéis físicos dentro do negócio.Para os respectivos governos, o SPED Fiscal é um auxiliador.

Enquanto reduz a burocracia e a demora no recebimento desses documentos, também garante uma fiscalização mais apurada e de perto, dificultando as possibilidades de fraudes e golpes ao fisco.

Ele faz parte do Programa de Aceleração de Crescimento (PAC 2007-2010) para permitir o crescimento de pequenas e médias empresas e incentivar a criação de novos negócios.

O sistema torna as tarefas referentes a impostos menos burocráticas e proporciona economia de tempo, tanto para o contribuinte quanto para a Receita.

O processo é digital, por isso a empresa não precisa guardar documentos ou livros, já que todos os dados são salvos em arquivo e enviados de forma online.

A plataforma informatizada elimina o acúmulo de papéis na empresa e proporciona mais agilidade na relação entre os contribuintes e o Fisco.

Essa atualização no modelo de entrega traz inúmeros benefícios para o setor contábil. Antes da criação do SPED Fiscal, era necessário ter livros fiscais para apresentar ao Fisco como, por exemplo, um registro de entradas e saídas, apuração de ICMS e IPI, registro de inventário e vários outros documentos.

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Como funciona o SPED Fiscal?

O funcionamento do sistema do SPED Fiscal é bastante simples. Ao usar poucas vezes já é possível tirar de letra todo o processo, acessório e obrigatório de realização mensal.

Quem deve gerar o documento é sempre a própria empresa contribuinte. E como já dito, a obrigatoriedade desta entrega é mensal. O funcionamento do SPED Fiscal é a partir do PVA – Programa Validador e Assinador – que é fornecido e que pode ser diretamente baixado dentro do site da própria Receita Federal do Brasil.

Ressalta-se que ele é possível tanto extrair quando submeter dados e informações quitando com as obrigatoriedades.Após subir os dados no PVA e assiná-los digitalmente, o documento pode ser transferido para o ambiente virtual do SPED Fiscal sendo que, vale destacar que a assinatura deve ser feita, necessariamente, através de um certificado digital (e-CNPJ). Tal documento é emitido por autoridade devidamente credenciada a oferecer tal certificação.

Quais as outras vantagens do SPED Fiscal?

A praticidade do envio de declarações permite ao empresário dedicar seu tempo a outros assuntos do negócio. A apresentação de tributos foi modernizada, atingindo a meta do governo de reduzir a burocracia.

O programa também agrega mais legitimidade e qualidade na troca de informações. Para o empreendedor, o SPED evita que pagamentos de tributos fiquem pendentes, melhorando a organização da instituição.

Antigamente, era preciso apresentar os tributos da empresa presencialmente na Receita Federal ou em uma instituição representante, no município do contribuinte.

Depois de buscar as informações necessárias, muito tempo era gasto no preenchimento manual da escrituração. Finalmente, era preciso se dirigir novamente até a Receita e entregar a documentação, para ser comprovada e validada depois de semanas.

Esse deslocamento não é mais essencial, basta fazer o download do arquivo, preencher com os dados da empresa e enviar ao PVA. Em casos de negócios de médio ou pequeno porte, esse processo leva cerca de 2 horas apenas.

Há também economia em relação aos gastos com impressão e armazenamento de documentos, já que os arquivos são guardados em formato digital.

Em 2017, o SPED completa 10 anos de criação, tornando-se um instrumento de simplificação tributária, assim como a Nota Fiscal Eletrônica.

Em resumo, ele funciona como uma plataforma que unifica os processos de validação, armazenamento e autenticação de documentos e livros fiscais, proporcionando um fluxo de informações mais rápido e moderno.

Além de se atentar às obrigações tributárias com o SPED Fiscal, o empreendedor deve estar atento a outras etapas financeiras que abrangem o crescimento do negócio. Alguns exemplos são o planejamento orçamentário, levantamento de receitas e avaliação dos custos.

É obrigatório usar o SPED Fiscal?

São dispensados de entregar a Escrituração Fiscal Digital empreendedores cadastrados no MEI, optantes pelo SIMEI. Também recebem dispensa as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional, exceto para contribuintes impedidos de recolher ICMS neste tipo de regime.

Desde 1º de janeiro de 2016, tais estabelecimentos são obrigados a entregar o arquivo digital.

Como o SPED Fiscal deve ser entregue?

O documento do SPED Fiscal é entregue unicamente por vias digitais. O arquivo deve ser necessariamente submetido ao PVA, sistema que é oferecido para download gratuito.

Após a sua verificação é essencial que o arquivo digital seja assinado com certificações A1 ou A3, ambas emitidas por uma entidade credenciada e dentro dos parâmetros.

É aconselhável deixar a entrega a cargo do contador da empresa. Mesmo sendo um sistema que agiliza a escrituração, é preciso seguir procedimentos contábeis para que não haja erros ou conflitos na declaração.

Portanto, cabe ao empreendedor informar corretamente ao profissional as notas geradas em vendas e compras, de preferência em formato digital.

É importante ressaltar que as notas emitidas não devem conter erros, pois estes podem implicar em imprecisões no arquivo do SPED Fiscal.

Além disso, o Cadastro de Terceiros (composto de clientes e fornecedores) é utilizado no SPED. Os endereços e demais informações devem estar atualizados para que os dados cruzados na Receita e auditoria estejam em conformidade.

Vale a pena investir em um sistema de gestão para otimizar os processos gerenciais e evitar a inserção manual dos dados no arquivo, algo que toma mais tempo na elaboração da declaração.

Esse tipo de software automatiza as rotinas financeiras e monitora os resultados da empresa. Ele serve para controlar os custos, armazenar o histórico de clientes, controlar estoque, vendas, contas a pagar e fluxo de caixa.

Além de unificar os dados em um só programa, o sistema de gestão dispensa a criação de planilhas e relatórios.

 Como se baixa o Programa Validador e Assinador?

Parte integrante do processo de emissão do SPED Fiscal, baixar o Programa Validador e Assinador – PVA – é uma etapa fundamental para dar continuidade ao procedimento básico para entregar os documentos a Receita Federal. No próprio site da SPED Fiscal é possível fazer o download do sistema conforme a versão utilizada. Seja ela Linux ou Windows.

Passo a passo para entregar o SPED Fiscal

Veja agora neste tópico o passo a passo do SPED Fiscal e veja como é muito mais simples, rápido e fácil realizar a entrega dos documentos a partir deste meio digital. Os passos se seguem após o download do programa e após a sua instalação num computador.

• 1º Passo: Clique duas vezes no ícone do Gerador SPED, geralmente localizado na área de trabalho (Desktop) com uma imagem que leva este mesmo nome;
• 2º Passo: Ao executar o programa, aparecerá uma tela repleta de opções e menus no canto superior. São opções do sistema: SPED Contribuições, SPED Pis/Cofins, SPED Fiscal e SPED ICMS/IPI. Selecione aquele que você pretende utilizar, no caso o SPED Fiscal e em seguida clique na opção “Gerar Arquivo”.
• 3º Passo: Após o clique do segundo passo, espere pela abertura da janela que requer a referência do mês e do ano desejado e em seguida vá até “Gerar SPED”.
• 4º Passo: Com o arquivo sendo gerado, é importante ressaltar que é comum a demora ou até mesmo certo travamento devido ao grande número de dados que estão sendo carregados. Aguarde até que apareça uma mensagem na tela que demonstra que o arquivo foi gerado com sucesso. Repare bem na pasta de endereço para posterior uso.
• 5º Passo: Após a geração de o arquivo ter sido concluída com sucesso, lembre-se de validar o documento no executável com nome de “EFD ICM IPI“ através do validador ou, ainda, utilize o “EFD Contribuicoes“. Ambos os programas são utilizados pelo Governo para verificação de documentos e arquivos para a Secretaria da Fazenda – SEFAZ.

Ainda no mesmo passo, dê dois cliques no ícone na tela inicial e abra novamente o executável.

• 6º Passo: Na tela de menus procure pela opção de colocar o documento dentro do validador. O botão referente a tal inserção é o segundo com uma seta verde indicando para o lado direito.
• 7º Passo: Após clicar no ícone citado no passo anterior, pesquise pelo documento que foi gerado e salvo na pasta local. Selecione-o e abra-o no programa.
• 8º Passo: Feito isso, o programa do SPED Fiscal abrirá várias mensagens seguidas. Responda a todas elas com “Sim“ e continue com o procedimento do sistema.
• 9º Passo: Nesta etapa o arquivo é avaliado e analisado em detalhes pelo validador. Aguarde até que apareça uma das seguintes mensagens: “O arquivo foi validado com sucesso“ ou “O arquivo contém avisos”. Para exibir os detalhes das advertências selecione o checkbox acima e clique “exibir”.

No primeiro caso é dado um sinal verde em que o arquivo, documento virtual anexado, foi corretamente validado podendo ser transferido para a contabilidade. No segundo caso, entretanto, o sinal é amarelo. Mesmo que o arquivo tenha sido validado é importante saber que existem divergências. Corrigi-las é o primeiro passo para estar sempre em dia.

Ainda dentro deste passo vale destacar que é possível ganhar um sinal vermelho também. Assim, se aparecer a mensagem “O arquivo contém erros e avisos”, corrija-os e valide novamente. Para exibir os detalhes selecione o checkbox acima e clique “exibir“. Nestas circunstâncias, é preciso rever os dados para corrigi-los e, só então, validá-los. Se necessário, solicite o suporte do programa para concluir.

Referente a erros, eles podem acontecer?

Sim! E vale ressaltar que não são poucos por sinal! Veja aqui os x erros mais comuns do SPED Fiscal e entenda como eles podem afetar a sua rotina:

•  Alguns campos obrigatórios de preenchimentos, mas não informados, podem criar certo atraso na entrega do documento virtual;
• Inúmeros dados fora dos parâmetros da empresa como, por exemplo: o regime de apuração PIS e Cofins e também sua respectiva apuração do IRPJ;
• Documentos que não são informados corretamente, seja no inicial e final;
• Quando as apurações não são geradas automaticamente pelo validador;
• Os códigos NCM das notas de entrada e saída estão diferentes daqueles informados na hora do cadastro dos produtos;
• Erros nas constatações da situação tributaria do PIS e do COFINS. Estando ambos diferentes neste caso;
• CFOP informado de modo incorreto;
• Datas também cadastradas de forma errada ou equivocada.

Vale destacar que existem outros erros comuns. Porém todos facilmente contornados principalmente com a ajuda e amparo de um profissional da contabilidade.