modelo de planilha

Manter controle do que acontece em uma empresa é algo dificílimo e isso todos sabem. Comandar departamento financeiro, estoque, marketing, funcionários, autorizações, além de estar sempre a par da organização.

Proprietários de empresas tem certa dificuldade em administrar todas essas áreas. E por isso existem os gerentes, gerentes de departamento financeiro, gerente de marketing, e outros. Mas como repassar as informações de forma simples e prática? Empresas que possuem mais de uma filial podem sofrer com esse problema. 

Uma forma gratuita, simples, fácil e rápida de contornar essa adversidade é com as planilhas do Microsoft Excel. Isso porque elas podem ser de controle de estoque, de vendas, de fluxo de caixa, da conta bancária e vários outros. 

Motivos para usar planilha

Todo empreendimento precisa ter uma base de dados boa. E ela é essencial para saber a quantidade de gastos da empresa, a quantidade de vendas, de clientes, de estoque. Sendo assim, esses dados ajudam na tomada de decisões em relação a novos investimentos. Como uma nova filial, ou até na compra de um produto novo ou diferente.

O Microsoft Excel também pode criar gráficos e tabelas que possibilitam uma visão mais ampla da situação do item selecionado. Além de ter a visualização do seus gastos.

Modelo de planilha

Entendido que o uso desse artificio gera vários benefícios para o empreendedor, falta compreender como funciona. Ou então como montar uma planilha.

Já não há mais necessidade de montar por conta própria. Já que diversos sites disponibilizam modelos de planilhas gratuitamente. Sendo as únicas ações requeridas são as de fazer o download e após, inserir os dados em cada uma. 

Modelo de planilha de controle de vendas – Download

Normalmente o maior faturamento de uma empresa é gerado por suas vendas. Sejam elas de produtos ou serviços.

Uma planilha de controle de vendas traz garantia que toda venda será registrada, e consequentemente, é possível ter controle dos produtos que saem do estoque e do valor que entra no caixa.

De acordo com o controle de vendas é possível identificar como seu negócio funciona em tempos de crise, em épocas com muitas vendas e assim elaborar melhor o planejamento.

Esse modelo de planilha também admite o agendamento ou a listagem de produtos encomendados por clientes. E essa função é ótima para lojas de comércio eletrônico.

O conteúdo da planilha de vendas do eGestor é de fácil uso, pois contem planilhas internas divididas por mês. Sendo cada mês é composto por três fichas. Dentre elas estão o recibo, onde consta o número do pedido, data da venda, data da entrega, a quantidade, o produto e o preço unitário. Também o financeiro do pedido, com as informações fiscais da venda ou pedido. E o cadastro do cliente com suas informações.

Imagem 1 – Exemplo da planilha de controle de vendas disponibilizada pelo eGestor.

Modelo de planilha de controle de estoque – Download

Esse modelo de planilha é fundamental, sendo dos mais importantes para lojas ou empresas que comercializam produtos. Isso se deve ao fato de que se há falta de determinados produtos, existe grande possibilidade de você perder clientes.

Um estoque muito grande também não é produtivo. Por isso, é preciso ter atenção nas épocas de pouca venda, onde o fluxo de clientes diminui, fazendo com que sua empresa fique com um grande número de produtos inertes.

Se seu negócio for algo que envolve alimentação, a necessidade de um controle de estoque só aumenta. Pois produtos alimentícios estragam e possuem prazo de validade. Além de precisarem de refrigeração e um cuidado mais próximo. Caso ocorra algum problema envolvendo a qualidade desse tipo de produto, ele deve ser inutilizado obrigatoriamente.  

Ofertado pelo sistema eGestor, a planilha de controle de estoque é composta do cadastro de itens, com a diferenciação de unidade de medida e quantidade. Também de uma tabela para a movimentação desses itens, sendo a quantidade, o tipo – se é venda, compra ou outro – valor unitário, valor total e a data da movimentação. Além da data estar na planilha de movimentação, há também planilhas dividas por mês, e a segmentação por saldo inicial, compras, vendas e saldo final.

Imagem 2 – Página inicial e menu da planilha de controle de estoque disponibilizada pelo eGestor.

Modelo de planilha de controle financeiro – Download

Um modelo de planilha de controle financeiro deve contar com alguns itens essenciais, sendo eles uma tabela de contas a pagar e receber, de gastos, de caixa interno e bancário.

Com uma planilha de gastos você conseguirá saber em qual área seu negócio tem mais despesas, e em momento de corte, quais limitar ou restringir. Por isso, essa ferramenta ajuda a apurar melhor seu orçamento, fazendo a projeção de contas a pagar e receber ser mais certeira.

A planilha de contas a pagar e receber assegura que nem sua empresa nem seus clientes sejam inadimplentes. Também é possível aprimorar o controle do fluxo de caixa, mantendo um calendário de contas.

Essa modelo de planilha pode conter o cadastro de clientes e fornecedores, facilitando o levantamento das contas a pagar e receber.

Assim como o cálculo da necessidade de capital de giro. Na medida que ajudará a manter o controle, para que não exista necessidade de empréstimos ou financiamentos. 

Normalmente as planilhas internas da planilha de controle financeiro possuem gráficos, auxiliando a delinear as necessidades da empresa em relação a gastos e despesas. 

A planilha de controle financeiro do eGestor possui cadastro de clientes, fornecedores, banco e de plano de contas; os lançamentos no livro caixa e resumo da conta bancária. Além disso, gráficos de fluxo, conta bancária e de necessidade de capital de giro.

Imagem 3 – Página inicial e menu da planilha de controle financeiro disponibilizada pelo eGestor.

Modelo de planilha de fluxo de caixa – Download

Fluxo de caixa nada mais é do que o registro de entrada e saída de uma empresa em um determinado período de tempo. Esse período pode ser diário, mensal, anual, como se encaixar melhor no seu estabelecimento. Também pode ser relativo a alguma campanha ou promoção feita, calculando a venda nesse intervalo de tempo.

Vale lembrar que esse resultado do cálculo do fluxo de caixa não equivale ao seu lucro. De modo que o resultado desse cálculo é equivalente a receita da empresa. Enquanto isso o lucro é o valor recebido por um produto sem seu valor de compra e as taxas relativas; ou também a um serviço. Onde o lucro será o valor recebido menos o valor gasto para a realização desse serviço. 

O produto dessa equação é usado para identificar como anda o financeiro da empresa. Portanto, é de grande importância que o responsável por essa área tenha entendimento sobre, afinal o fluxo de caixa é obrigação do setor financeiro e não do contador.

Enfim, na planilha de fluxo de caixa disponibilizada pelo eGestor, você tem a previsão e o realizado sobre contas a receber de todos os meses, retorno de investimento, gastos fixos como aluguel, e gastos variáveis como folha de pagamento, conta de energia elétrica e fornecedores. E abaixo de todos estes dados está o cálculo de entradas e saídas, saldo do período anterior, saldo acumulado e se há necessidade de buscar crédito financeiro ou não.

Imagem 4 – Exemplo da planilha de controle de fluxo de caixa disponibilizada pelo eGestor.

eGestor

Esses são modelos de planilhas disponibilizadas pelo eGestor. Aqui é possível encontrar as planilhas citadas e outros conteúdos, como ebooks e infográfico, completamente gratuitos e sem necessidade de cadastro.

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Escrito por eGestor
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