7 dicas de sobrevivência para sua micro ou pequena empresa!

Reduzir gastos no orçamento empresarial é uma tarefa de extrema importância, mas ao mesmo tempo é um processo que gera muitas dúvidas nos gestores de negócios. Afinal, quais gastos podem ser cortados sem impactar negativamente a operação da empresa? Como forma de auxiliar nessa toma de decisão, muitos empresários utilizam o orçamento base zero no controle financeiro de seus empreendimentos. O que é orçamento base zero? Quais as vantagens de elaborar este tipo de orçamento empresarial em sua empresa? Como funciona? É o que você vai saber agora ao ler o nosso artigo!

Quem pode utilizar o orçamento base zero? 

O orçamento base zero geralmente é utilizado por grandes corporações, mas também pode facilmente ser aplicado em empresas de menor porte. Essa ferramenta é de extrema importância, a medida em que faz uma análise aprofundada das reais prioridades em relação aos custos e despesas de caixa e traz uma visão a respeito do orçamento mínimo necessário para uma empresa executar as suas atividades, com base no planejamento estratégico e visão de todos os gestores do negócio.

Como surgiu esta ferramenta?

A metodologia do orçamento base zero foi desenvolvida durante a década de 70 pelo professor norte-americano Peter Pyrr e inclusive foi utilizada no governo dos EUA em 1975 durante o mandato de Gerald Ford.

Como funciona o orçamento base zero na prática?

Agora que você entendeu a teoria e ficou por dentro de como surgiu este tipo de orçamento empresarial, vamos ao que realmente interessa: afinal, como aplicar esta ferramenta na prática no orçamento de sua empresa? Trata-se de um processo um tanto quanto trabalhoso de ser elaborado, que exige organização e engajamento em torno de todos os gestores envolvidos na sua execução.

É preciso fazer um levantamento a respeito das necessidades orçamentárias para a operação dos diferentes centros de custo da empresa e então avaliar possíveis valores que podem vir a ser cortados ou mesmo direcionados para outros departamentos.

Contar com o auxílio de um consultor financeiro especializado, também é altamente recomendável para extrair o máximo desta ferramenta e obter uma visão aprofundada e externa ao ambiente empresarial.

O orçamento base zero portanto, consiste em uma análise e votação por parte dos gestores de cada departamento da empresa, além do conselho diretivo, de forma a decidir o orçamento que será estabelecido para cada um desses centros de custo. Ele é uma espécie de orçamento colaborativo ou descentralizado, que não é estipulado somente pelos sócios-proprietários do negócio e é estruturado de uma forma menos hierarquizada. 

Antes da votação do orçamento para cada setor, é dever de todos os gestores apresentarem um projeto argumentativo referente a operação e metas de seus respectivos departamentos a um médio e longo prazo e as necessidades orçamentárias para tal, para que posteriormente seja feita a análise por parte de todos os envolvidos no processo.

Como o próprio nome diz, o orçamento base zero faz uma projeção de orçamento para os diferentes centros de custo a partir de uma base totalmente zerada, isto é, sem levar em conta as despesas, receitas e demais movimentações que ocorreram em períodos anteriores.

Um dos principais motivos que levam as empresas a optarem pelo orçamento base zero em detrimento de modelos convencionais, que levam em conta exercícios anteriores, é o fato de avaliarem que as necessidades não serão as mesmas para o próximo período e podem apresentar significativas variações. Os números anteriores também podem não representar o momento e a realidade atual da empresa.

A seguir, vamos falar sobre as principais etapas e aspectos mais relevantes para a estruturação do orçamento base zero em sua empresa:

1- Preparação

O primeiro passo para executar o orçamento base zero, é treinar e reunir todos os gestores que estarão envolvidos neste processo, explicando detalhadamente como funciona este tipo de orçamento, bem como conscientiza-los a respeito da importância de apresentarem uma visão imparcial e verdadeira a respeito das reais necessidades de seus respectivos departamentos. É importante deixar absolutamente claro os reais benefícios que uma possível redução de custos no orçamento de um determinado setor pode trazer para a organização de uma forma geral.

2- Segmentação

Separe as áreas da empresa em diferentes grupos de orçamentação, para que possam discutir suas respectivas metas e necessidades orçamentárias. Afinal, quais os resultados financeiros esperados para cada setor? O que será necessário para atingir as metas e desenvolver capital humano e intelectual?

3- Definição de limiar

Feito o levantamento de todas as necessidades e planejamento estratégico, os gestores de cada departamento vão estabelecer o  limiar, que nada mais é do que o valor mínimo necessário para a operação de suas atividades.

4- Classificação das despesas fixas de cada departamento

Este é o momento no qual todos os gestores e diretores da empresa reúnem-se e debatem todas as projeções e necessidades de recursos levantadas durante o processo. É o momento em que os dados são analisados e é feita a votação por parte de todos os envolvidos, para que seja definido o orçamento para cada setor. Nesta etapa, é extremamente importante que todos os envolvidos exponham seus pontos de vistas a partir de argumentações consistentes e justificando o porquê da necessidade dos recursos em questão, de forma a convencer não só o conselho diretivo, mas sim todos os demais gestores participantes do processo.

Entre os aspectos que devem ser levados em conta na definição orçamentária, podemos listar os seguintes:

  • Projeção de vendas;
  • Custos variáveis;
  • Despesas operacionais;
  • Investimentos operacionais;

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Quais as principais vantagens de se aplicar o orçamento base zero?

O orçamento base zero permite uma identificação mais facilitada a respeito de custos e despesas totalmente desnecessários na empresa, pois traz uma visão conjunta dos diferentes gestores do negócio. A participação conjunta também é importante para deixar todos os envolvidos mais por dentro do planejamento estratégico da empresa para um médio e longo prazo e sendo assim, poderão ter um maior direcionamento em suas tomadas de decisões.

Dentre outras vantagens, o orçamento base zero possibilita um direcionamento mais justo e equilibrado de recursos, baseado completamente nas necessidades de cada departamento e auxilia na eliminação de processos desnecessários. 

Esta metodologia promove uma maior integração entre os colaboradores envolvidos, que por sua vez tendem a aumentar a sua motivação no ambiente de trabalho, já que se sentem uma parte ainda mais importante do planejamento organizacional devido a autonomia que lhes foi proporcionada nas tomadas de decisões da empresa. 

E os riscos?

Com certeza um dos riscos de se implementar este processo é a complexidade desse tipo de orçamento, além do fato de depender essencialmente do envolvimento de todos os gestores, caso contrário, o orçamento base zero será totalmente ineficaz.

Mais do que o engajamento, também é preciso que os envolvidos possuam uma visão imparcial a respeito das necessidades orçamentárias de seus departamentos e devem zelar sempre pelo interesse coletivo da empresa, além de estarem totalmente abertos a cortes em seus respectivos orçamentos.

Uma boa forma de implementar essa cultura em todos os departamentos da empresa, é realizar treinamentos com todos os envolvidos, de forma que todos os gestores estejam conscientes de que seus setores podem vir a sofrer reduções de custo em prol de um bem maior: a coletividade.

Possíveis divergências podem vir a gerar uma série de conflitos entre os envolvidos. Por isso é imprescindível que os gestores sejam bem relacionados entre si e estejam abertos para receber críticas e visões diferentes daquela a qual possuem. 

Quando é recomendável utilizar o orçamento base zero?

Em empresas que ingressaram recentemente no mercado e não possuem um histórico de dados e movimentações financeiras para a análise, obviamente o orçamento base zero deve ser realizado.

No caso de empresas mais consolidadas no mercado, a realização ou não do orçamento base zero vai depender do ambiente interno, volatilidade do mercado e cenário econômico no qual a empresa está inserida, bem como a eficácia das metodologias adotadas no momento e as novas possibilidades que podem surgir, sejam elas decorrentes de inovações tecnológicas ou mudanças na legislação.

Como um software de gestão empresarial pode ser importante na sua gestão orçamentária?

Gerenciar os orçamentos para os diferentes centros de custo da sua empresa, é uma tarefa que exige bastante trabalho, devido a necessidade de lidar com uma grande quantidade de dados referentes a despesas e receitas de cada departamento. Por meio de um software de gestão empresarial como o eGestor, é possível organizar os diferentes setores de sua empresa em uma única plataforma, sem a necessidade de armazenar inúmeras planilhas.

A outra vantagem de um sistema como o eGestor, é a possibilidade de permitir acesso aos dados do sistema a todos os gestores do seu negócio, para que possam controlar os seus departamentos de uma forma independente, gerando uma grande economia de tempo e ganho de eficiência no processo de gestão orçamentária!

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Por Gabriel Pfeifer, em 26/07/2018

Escrito por eGestor
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