Orçamento Base Zero (OBZ): saiba tudo a respeito!

Reduzir gastos no orçamento empresarial é uma tarefa de extrema importância. Mas, ao mesmo tempo, é um processo que gera muitas dúvidas nos gestores de negócios. Afinal, quais gastos podem ser cortados sem impactar negativamente a operação da empresa? Como forma de auxiliar nessa tomada de decisão, muitos empresários utilizam o orçamento base zero no controle financeiro de seus empreendimentos. O que é orçamento base zero? Quais as vantagens de elaborar este tipo de orçamento empresarial em sua empresa? Como funciona? É o que você vai saber agora ao ler o nosso artigo!

Quem pode utilizar o orçamento base zero? 

O orçamento base zero geralmente é utilizado por grandes corporações, mas também pode ser aplicado em empresas de menor porte. Essa ferramenta é de extrema importância. Ela faz uma análise aprofundada das reais prioridades em relação aos custos e despesas de caixa. Assim, traz uma visão a respeito do orçamento mínimo necessário para uma empresa executar as suas atividades. Tudo com base no planejamento estratégico e visão de todos os gestores do negócio.

Como surgiu esta ferramenta?

A metodologia do orçamento base zero foi desenvolvida durante a década de 70 pelo professor norte-americano Peter Pyrr. Ela foi utilizada, inclusive, no governo dos EUA em 1975 durante o mandato de Gerald Ford.

Como funciona o orçamento base zero na prática?

Agora que você entendeu a teoria e sabe como surgiu este tipo de orçamento empresarial, vamos ao que realmente interessa. Afinal, como aplicar esta ferramenta na prática no orçamento de sua empresa? Trata-se de um processo um tanto quanto trabalhoso de ser elaborado. Ele exige organização e engajamento em torno de todos os gestores envolvidos na sua execução.

É preciso fazer um levantamento a respeito das necessidades orçamentárias para a operação dos diferentes centros de custo da empresa. E então, avaliar possíveis valores que podem vir a ser cortados ou mesmo direcionados para outros departamentos.

Contar com o auxílio de um consultor financeiro especializado também é altamente recomendável. Assim é possível extrair o máximo desta ferramenta e obter uma visão aprofundada e externa ao ambiente empresarial.

O orçamento base zero portanto, consiste em uma análise e votação por parte dos gestores de cada departamento da empresa, além do conselho diretivo, de forma a decidir o orçamento que será estabelecido para cada um desses centros de custo. Ele é uma espécie de orçamento colaborativo ou descentralizado, que não é estipulado somente pelos sócios-proprietários do negócio. E é estruturado de uma forma menos hierarquizada. 

Antes da votação de orçamento para cada setor, todos os gestores devem apresentar um projeto argumentativo. Ele deve conter as operações e metas dos seus departamentos, assim como as necessidade orçamentárias. Dessa forma é possível fazer uma análise por parte de todos os envolvidos no processo.

Como o próprio nome diz, o orçamento base zero faz uma projeção de orçamento para os diferentes centros de custo a partir de uma base totalmente zerada. Isto é, sem levar em conta as despesas, receitas e demais movimentações que ocorreram em períodos anteriores.

Um dos principais motivos pelo qual as empresa optam pelo OBZ é que se avalia que as necessidades não serão as mesmas para o próximo período e podem apresentar significativas variações. Ele é escolhido em detrimento de modelos convencionais, justamente, porque esses levam em conta exercícios anteriores. Os números anteriores também podem não representar o momento e a realidade atual da empresa.

Etapas

A seguir, vamos falar sobre as principais etapas e aspectos mais relevantes para a estruturação do orçamento base zero em sua empresa:

1- Preparação

O primeiro passo para executar o orçamento base zero, é treinar e reunir todos os gestores que estarão envolvidos neste processo. É preciso explicar detalhadamente como funciona este tipo de orçamento. Assim como conscientizá-los da importância de apresentarem uma visão imparcial e verdadeira a respeito das necessidades de seus respectivos departamentos. É importante deixar absolutamente claro as reais vantagens. Uma possível redução de custos no orçamento de determinado setor pode trazer benefícios para a organização de uma forma geral.

2- Segmentação

Separe as áreas da empresa em diferentes grupos de orçamentação, para que possam discutir suas respectivas metas e necessidades orçamentárias. Afinal, quais os resultados financeiros esperados para cada setor? O que será necessário para atingir as metas e desenvolver capital humano e intelectual?

3- Definição de limiar

Feito o levantamento de todas as necessidades e planejamento estratégico, os gestores de cada departamento vão estabelecer o  limiar. Esse nada mais é do que o valor mínimo necessário para a operação de suas atividades.

4- Classificação das despesas fixas de cada departamento

Este é o momento no qual todos os gestores e diretores da empresa reúnem-se e debatem.Todas as projeções e necessidades de recursos levantadas durante o processo devem ser discutidas. É o momento em que os dados são analisados e é feita a votação por parte de todos os envolvidos. Assim, será definido o orçamento para cada setor. Nesta etapa, é extremamente importante que todos os envolvidos exponham seus pontos de vistas. Esses pontos de vistas devem ser introduzidos a partir de argumentações consistentes e justificando o porquê da necessidade dos recursos em questão. Dessa forma eles são utilizados para convencer todos os gestores participantes do processo.

Entre os aspectos que devem ser levados em conta na definição orçamentária, podemos listar os seguintes:

  • Projeção de vendas;
  • Custos variáveis;
  • Despesas operacionais;
  • Investimentos operacionais;

Planilha de controle Financeiro gratuita

Quais as principais vantagens de se aplicar o orçamento base zero?

O orçamento base zero permite uma identificação mais facilitada a respeito de custos e despesas totalmente desnecessários na empresa. Isso porque traz uma visão conjunta dos diferentes gestores do negócio. A participação conjunta também é importante para deixar todos os envolvidos por dentro do planejamento estratégico da empresa para um médio e longo prazo. E, sendo assim, poderão ter um maior direcionamento em suas tomadas de decisões.

Dentre outras vantagens, o orçamento base zero possibilita um direcionamento mais justo e equilibrado de recursos. Isso porque é baseado completamente nas necessidades de cada departamento e auxilia na eliminação de processos desnecessários. 

Esta metodologia promove uma maior integração entre os colaboradores envolvidos, que por sua vez tendem a aumentar a sua motivação no ambiente de trabalho. Assim, se sentem uma parte ainda mais importante do planejamento organizacional devido a autonomia que lhes foi proporcionada nas tomadas de decisões da empresa. 

E os riscos?

Com certeza um dos riscos de se implementar este processo é a complexidade desse tipo de orçamento, além do fato de depender essencialmente do envolvimento de todos os gestores, caso contrário, o orçamento base zero será totalmente ineficaz.

Mais do que o engajamento, também é preciso que os envolvidos possuam uma visão imparcial a respeito das necessidades orçamentárias de seus departamentos e devem zelar sempre pelo interesse coletivo da empresa, além de estarem totalmente abertos a cortes em seus respectivos orçamentos.

Uma boa forma de implementar essa cultura em todos os departamentos da empresa, é realizar treinamentos com todos os envolvidos, de forma que todos os gestores estejam conscientes de que seus setores podem vir a sofrer reduções de custo em prol de um bem maior: a coletividade.

Possíveis divergências podem vir a gerar uma série de conflitos entre os envolvidos. Por isso é imprescindível que os gestores sejam bem relacionados entre si e estejam abertos para receber críticas e visões diferentes daquela a qual possuem. 

Quando é recomendável utilizar o orçamento base zero?

Em empresas que ingressaram recentemente no mercado e não possuem um histórico de dados e movimentações financeiras para a análise, obviamente o orçamento base zero deve ser realizado.

No caso de empresas mais consolidadas no mercado, a realização ou não do orçamento base zero vai depender do ambiente interno, volatilidade do mercado e cenário econômico no qual a empresa está inserida, bem como a eficácia das metodologias adotadas no momento e as novas possibilidades que podem surgir, sejam elas decorrentes de inovações tecnológicas ou mudanças na legislação.

Como um software de gestão empresarial pode ser importante na sua gestão orçamentária?

Gerenciar os orçamentos para os diferentes centros de custo da sua empresa, é uma tarefa que exige bastante trabalho, devido a necessidade de lidar com uma grande quantidade de dados referentes a despesas e receitas de cada departamento. Por meio de um software de gestão empresarial como o eGestor, é possível organizar os diferentes setores de sua empresa em uma única plataforma, sem a necessidade de armazenar inúmeras planilhas.

A outra vantagem de um sistema como o eGestor, é a possibilidade de permitir acesso aos dados do sistema a todos os gestores do seu negócio, para que possam controlar os seus departamentos de uma forma independente, gerando uma grande economia de tempo e ganho de eficiência no processo de gestão orçamentária!

Que tal testar o sistema de uma forma totalmente gratuita e sem compromissos durante um período de 15 dias? Basta acessar o site e começar agora mesmo!

Escrito por eGestor
O eGestor é um software online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: https://www.egestor.com.br