Todo comerciante deve emitir nota fiscal de suas vendas, o que geralmente faz através da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Nesse sentido, o DANFE online (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é um resumo simplificado com as principais informações da NF-e.

Mas talvez você se pergunte o porquê da necessidade de uma DANFE sendo que a NF-e já é um documento emitido eletronicamente.

Como facilita a consulta dos dados da nota, o documento é um documento exigido para a conferência de mercadorias em transporte. Portanto, a seguir, confira como funciona esse documento e quem precisa emiti-lo.

O que é a DANFE online?

A DANFE online (ou web DANFE) serve para resumir as informações da NF-e de uma venda. A NF-e existe somente em formato digital, mas o comerciante pode imprimir a DANFE caso a conferência exija o documento físico.

Apesar de ser útil para consulta e obrigatória durante o transporte da mercadoria, a DANFE online NÃO possui valor fiscal.

Ela é, de forma simples, o resumo da compra que acompanha os produtos que você recebe de lojas online. Geralmente chamamos isso de nota fiscal, mas na verdade esse documento é a DANFE, ou seja, um resumo da nota fiscal.

Informações contidas na DANFE?

Para cumprir sua função, o documento precisa conter algumas informações essenciais. Confira o que você pode encontrar na DANFE:

• Chave de acesso da NF-e
• Valor da operação
• Descrição da mercadoria(s)
• Dados do vendedor, como o CNPJ, endereço, telefone, inscrição estadual
• Dados do destinatário (consumidor)
• Detalhamento dos tributos e encargos da operação

Além do mais, o Portal da Nota Fiscal Eletrônica disponibiliza um leiaute padrão para a emissão de NF-e. Assim, o comerciante sabe exatamente quais informações devem constar na DANFE online, seja para envio eletrônico ao cliente ou para impressão.

Para que serve a DANFE online?

O objetivo principal da DANFE é fornecer uma consulta rápida e simplificada às informações de uma nota fiscal, referente à uma mercadoria vendida.

Logo, mesmo com a emissão de notas fiscais totalmente digital, as empresas continuam utilizando a DANFE. Até mesmo a versão impressa ainda se faz necessária. A versão impressa é obrigatória na fiscalização de transportes, já que a consulta online da versão digital pode ser inviável durante o trajeto.

Além disso, na DANFE online existe um campo onde o consumidor pode atestar que recebeu de fato o produto, comprovando a entrega. A identificação do cliente acontece pelo nome e assinatura, por isso é importante guardar esse documento. Ele garante segurança caso ocorram problemas com a entrega ou quando o cliente solicitar uma segunda via.

O DANFE online também serve para confirmar e garantir a existência da nota fiscal e pode auxiliar na escrituração contábil.

Assim, é necessário que o comerciante realize o arquivamento da DANFE por cinco anos, conforme a legislação tributária estipula.

O que é a NF-e?

A NF-e, ou Nota Fiscal Eletrônica é a versão digital da nota emitida na venda de mercadorias. Tanto lojas físicas quanto e-commerces devem emitir a NF-e, pois ela substitui a antiga nota fiscal de papel.

A empresa emite a NF-e através de um XML, que é um arquivo eletrônico. O usuário precisa, por sua vez, transmitir esse XML para o estado e para a Receita Federal.

A NF-e garante a segurança entre as partes em uma venda, tanto para o consumidor quanto para o lojista. Isso porque, como a NF-e é um documento digital, se elimina os riscos de perda ou extravio do documento. Dessa forma, existe uma padronização que melhora a confiança nas relações comerciais entre empresas e consumidores.

Qual é a diferença da DANFE para a NF-e?

Enquanto a NF-e é o documento principal, a DANFE online é apenas acessória à emissão da nota eletrônica. Ou seja, ela é apenas um espelho da NF-e, contendo algumas informações principais. Na prática, a empresa armazena as informações da NF-e no arquivo XML, que transmite com segurança à SEFAZ e à Receita Federal. Logo, a NF-e se torna um arquivo de difícil leitura para uma conferência simples e rápida.

A DANFE online permite visualizar as informações da nota de forma simples, melhorando a conferência da mercadoria.

Arquivo XML

O arquivo XML (extensible markup language) é o formato digital oficial da Nota Fiscal Eletrônica. Além disso, possui uma estrutura padronizada pela Receita Federal, seguindo as regras do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Nesse sentido, o XML da NF-e contém dados do emitente, do destinatário, dos produtos, valores, impostos e forma de pagamento, entre outros.

Primeiramente, o emissor da nota fiscal gera e assina digitalmente esse arquivo XML. Em seguida, o emitente precisa transmitir o arquivo para a Secretaria da Fazenda Estadual (SEFAZ) e para a Receita Federal.

Dessa forma, o XML da NF-e permite a automatização dos processos fiscais. Ele facilita a troca de informações entre empresas e governo, e possibilita a consulta e verificação da autenticidade da nota de forma eletrônica.

Preciso emitir a DANFE online?

A DANFE online é um documento complementar da Nota Fiscal Eletrônica. Portanto, toda empresa que realiza a venda de mercadorias tem a obrigação legal de emitir a DANFE. Como a DANFE acompanha a mercadoria em trânsito, o comerciante deve emiti-la e imprimi-la antes do início do transporte.

Como emitir uma DANFE online?

As empresas emitem a DANFE online a partir do arquivo original da NF-e. Para acessá-la, basta seguir os passos abaixo:

Onde emitir a DANFE online?

O próprio emissor da NF-e pode emitir a DANFE online através de um software de gestão fiscal e emissão de notas fiscais. Nesse sentido, a emissão é vinculada à emissão da NF-e, um processo obrigatório para a maioria das empresas brasileiras.

Normalmente, é possível emitir a DANFE nos seguintes locais:

• Software de emissão de notas fiscais eletrônicas: esses softwares emitem o documento. Ou seja, esses sistemas estão preparados para gerar a DANFE automaticamente com base nas informações fornecidas no processo de emissão da NF-e.
• Portal da Secretaria da Fazenda Estadual: Em alguns estados, é possível emitir a DANFE online diretamente no portal da Secretaria da Fazenda. Dessa forma, a empresa deve acessar o portal com suas credenciais e usar as opções disponíveis para gerar o documento.

Por fim, é importante ressaltar que a emissão da DANFE online está diretamente relacionada à emissão da NF-e. Portanto, para emitir, a empresa já deve ter emitido a NF-e correspondente, seguindo a legislação fiscal vigente.

Como imprimir uma DANFE em PDF?

É possível realizar a impressão da DANFE online em PDF, que é um dos formatos de arquivo mais utilizados para documentos. Basta seguir os passos abaixo:

1. Verifique se você possui o software adequado para gerar arquivos em PDF. Caso não tenha, existem diversas opções disponíveis gratuitamente na internet, como o Adobe Acrobat Reader, o PDFCreator, o CutePDF Writer, entre outros. Portanto, talvez seja necessário instalar algum desses no seu dispositivo.
2. É possível obter a DANFE tanto pelo sistema emissor de NF-e da empresa quanto pelo portal da Secretaria da Fazenda estadual. Faça o login ou acesse a área onde você tem acesso às suas notas fiscais eletrônicas.
3. Localize a DANFE que você deseja imprimir. A empresa geralmente disponibiliza o documento em formato digital, como um arquivo XML ou um link para visualização.
4. Abra o arquivo ou o link da DANFE no seu navegador ou no software adequado.
5. Com o arquivo aberto, vá até o menu de opções do programa que você está usando e selecione a opção de impressão. Geralmente, essa opção está presente no menu “Arquivo” ou através de um atalho de teclado. Esse atalho costuma ser “Ctrl + P” (no Windows) ou “Command + P” (no Mac).
6. Na janela de impressão, verifique se o seu software de PDF está selecionado como impressora. Em seguida, clique em “Imprimir” ou em “Salvar como PDF”, dependendo do programa que você está utilizando.
7. Escolha o local onde você deseja salvar o arquivo PDF da DANFE e clique em “Salvar”.

Após seguir esses passos, o arquivo PDF da DANFE estará salvo no local escolhido. Você poderá então imprimi-lo em papel caso seja necessário. Lembre-se de conferir as configurações de impressão, como orientação da página e qualidade de impressão, para garantir uma cópia adequada.

Como consultar uma DANFE?

É possível consultar a DANFE no seu sistema de emissão ou no portal da SEFAZ, utilizando a chave de acesso da nota. Para fazer isso, selecione a opção “Consultar NF-e completa”, informe a chave de acesso, o código da imagem e em seguida, “continuar”. Depois basta clicar em “download do documento”. Outra forma de realizar essa busca pela DANFE é dentro do sistema emissor da NF-e.

O arquivo XML também pode ser utilizado para consultar. Basta utilizar o arquivo dentro do programa emissor para emitir uma nova via do documento, caso a primeira seja perdida.

Como ver a DANFE em PDF?

Para consultar a DANFE em formato PDF, você precisa:

1. Acessar o Portal de Nota Eletrônica da SEFAZ ;
2. Selecionar a opção “Consultar NF-e”;
3. Inserir a chave de acesso da nota fiscal;
4. Emita a NF-e selecione a opção de salvar em PDF;
5. Utilize um visualizador de PDF.

Chave de acesso da DANFE

A chave de acesso, um código de 44 dígitos, é utilizada para consultar online o arquivo da nota fiscal e sua respectiva DANFE. Ele serve para conferir maior segurança para o processo de emissão da nota fiscal e também uma maneira padronizada de representar esse documento.

Dessa forma, a chave de acesso serve como uma espécie de CPF para a nota fiscal e para a DANFE. Esse código de 44 números tem um padrão estabelecido e contém em si mesmo algumas informações a respeito da NF-e. Confira a composição da chave de acesso.

Código do estado	2 dígitos que representam a UF onde foi emitida a NF-e.
Ano e mês da emissão	4 dígitos que indicam o ano e mês em que a NF-e foi emitida.
CNPJ do emitente	14 dígitos que correspondem ao CNPJ do emissor da NF-e.
Modelo do documento fiscal	2 dígitos que identificam o modelo do documento fiscal (no caso da NF-e, é sempre 55).
Série da NF-e	3 dígitos que representam a série da nota fiscal eletrônica.
Número da NF-e	9 dígitos referentes ao número da nota
Código numérico aleatório	9 dígitos gerados aleatoriamente para evitar acessos indevidos na NF-e
Tipo de emissão	1 dígito verificador que indica o tipo de emissão da NF-e.

Consultar a DANFE sem a chave de acesso

Para consultar uma NF-e ou DANFE sem a chave de acesso, a melhor opção é usar um software de gestão fiscal.

Por exemplo, um software desse tipo pode baixar e manter arquivados em nuvem os XMLs das notas fiscais das suas mercadorias. Além disso, softwares especializados permitem que você use seu Certificado Digital para acessar notas e emitir a DANFE. Dessa forma não é necessário usar a chave de acesso.

Em suma, essa ferramenta facilita a conferência de notas fiscais, pois armazena todos os seus documentos fiscais com segurança

Contingência: o que fazer quando não é possível emitir uma nota fiscal?

Quando não for possível emitir uma nota fiscal por falta de conexão com a SEFAZ, o lojista pode optar pela emissão em contingência. A emissão em contingência permite gerar uma nota fiscal sem a autorização prévia da SEFAZ, devido a problemas técnicos de comunicação.

No entanto, essa é uma prática que, como o nome indica, serve apenas para situações esporádicas e não para utilização frequente. Isso porque o processo correto é que o usuário transmita a nota fiscal para a SEFAZ para autorização prévia. O modo de contingência só deve ser usado em situações permitidas e seguindo as regras estabelecidas pelos órgãos fiscais.

Dúvidas frequentes sobre a DANFE

Onde imprimir a DANFE online?

Após a NF-e ser transmitida e autorizada, a DANFE pode ser impressa no portal da SEFAZ ou diretamente no software emissor.

Quais as principais informações da DANFE online?

As principais informações da DANFE são: dados do emissor, do destinatário, das mercadorias, valor total da nota e tributos.

O que é preciso para emitir uma DANFE?

Para gerar a DANFE de uma nota já autorizada, basta ter a chave de acesso ou localizar o documento no seu programa emissor.

Quem emite a DANFE?

Quem providencia a DANFE é o emitente da NF-e, ou seja, o vendedor. Ele precisa imprimir a DANFE antes da mercadoria que vendeu entrar em processo de transporte.

Porque emitir a DANFE online?

Embora não tenha valor fiscal, a DANFE é fundamental para acompanhar o transporte da mercadoria e comprovar sua entrega. Dessa forma os interessados vão dispor de uma forma simples de conferir os dados da operação.