O bom desempenho dos colaboradores no dia a dia de uma empresa está diretamente ligado à produtividade. Mas, para muitos empresários, fazer a gestão de desempenho é apenas avaliar a produtividade. O que acontece é que fazer apenas isso não desenvolve o profissional.

Mais do que uma avaliação, a gestão de desempenho é pensada para o crescimento profissional dos colaboradores. Dessa forma, é possível otimizar os resultados para que eles estejam de acordo com o que se espera.

Assim, para tirar o melhor de cada profissional é preciso haver um contato próximo entre ele e o seu líder. Com esse contato é possível incentivar o desenvolvimento e avaliar uma promoção.

Qual a importância da gestão de desempenho?

Uma gestão de desempenho eficiente é importante para melhorar o desempenho do colaborador. Com ela há menos rotatividade, tanto de funcionários demitidos como dos que pedem para sair. Além disso, a gestão garante mais produtividade, o que pode diminuir custos.

Existem melhorias que podem acontecer com uma gestão de desempenho bem feita:

• melhora do trabalho em equipe;
• otimização do atendimento ao cliente;
• inovação em processos internos;
• maior geração de caixa e lucratividade.

Essas melhorias têm como objetivo um melhor desempenho geral da empresa, uma vez que isso desenvolve mais os colaboradores.

A gestão de desempenho também é importante nas tomadas de decisão. Afinal, ela é quem ajuda a saber quais funcionários devem receber uma promoção devido ao alto desempenho ou devem ser demitidos.

Dentro da gestão de desempenho também existem aspectos da gestão de pessoas. Isso avalia os aspectos de comportamento e engajamento de cada colaborador.

6 dicas para aumentar a produtividade

Manter uma equipe de trabalho concentrada e produtiva pode ser um desafio. É necessário alcançar as metas e objetivos, dedicar mais horas ao trabalho e se destacar dos concorrentes.

Mas qual a melhor forma de otimizar seu tempo e aumentar a produtividade do time?

Organize uma lista de metas a cumprir

Essa é uma dica super simples, mas que ajuda muito a organizar o dia de sua equipe. Seja em um quadro de avisos ou por meio da circulação de e-mails, mantenha uma lista de compromissos para cada jornada.

Esse planejamento diário ajuda a equipe a sistematizar e priorizar atividades, bem como a aumentar a produtividade no cotidiano da firma. Para isso, seja objetivo: compromissos, reuniões e tarefas devem ser anotadas e acompanhadas de forma objetiva, para fazer um efetivo checklist das pendências.

Aumente a eficiência de procedimentos internos

Procure utilizar formas mais eficientes de comunicação interna e de integração de sistemas. A maioria dos problemas relacionados à produtividade de uma empresa se deve à enorme burocracia administrativa de seus próprios processos. Por isso, procure utilizar sistemas integrados de gestão — financeira, de recursos humanos, comunicação e produtividade.

Além disso, otimiza o espaço de trabalho da empresa com designs mais integrados. Ou seja, reduza a separação em salas e setores, priorizando mesas coletivas e espaços de trabalho conjuntos. Só isso já aumenta a produtividade da equipe por evitar distrações e atividades não relacionadas à atividade profissional.

Restrinja o uso de redes sociais durante o trabalho

As redes sociais são, atualmente, as principais inimigas da produtividade nas empresas. A não ser que a companhia trabalhe em específico nessas — ou com essas — plataformas, que tal restringir seu uso durante o expediente? Se deixar, as redes ocupam grande parte do nosso dia, reduzindo a concentração e fazendo com que se perca horas preciosas.

Respeite os horários e garanta tempo para o lazer

Lazer nas horas de folga é fundamental para melhorar a produtividade, a qualidade do trabalho e a concentração da equipe durante o expediente. Se seu time estiver descansado e pronto para as atividades da semana, haverá maior rendimento e qualidade efetiva na realização das atividades. Vale lembrar que é preciso evitar delegar tarefas para que seus funcionários façam em casa, bem como interrupções em horários de folga.

Dê feedback imediato a seus colaboradores

Quanto mais detalhado e imediato for o feedback dado aos colaboradores de sua equipe, melhor será a qualidade de seu trabalho. Avaliações de performance são uma ótima maneira de colocar isso em prática.

Essas avaliações normalmente são feitas com uma frequência anual, sem relação com as atividades realizadas no cotidiano da empresa. Aumente a frequência dessas avaliações — sejam elas feitas ao final de cada projeto ou de cada atividade desempenhada.

Diminua as interrupções no ambiente de trabalho

Quanto menos interrupções no horário de trabalho, melhor. Separe na empresa os espaços de trabalho dos espaços de socialização. Dessa forma, se garante uma maior concentração aos funcionários, aumentando a produtividade no momento de realização das atividades profissionais.

Dessa maneira, seus empregados podem focar sua atenção no que é realmente importante naquele momento.

Como fazer uma boa gestão de desempenho

Expectativa de desempenho

Antes de realizar a avaliação de desempenho, é preciso saber o que se espera de cada colaborador em quanto tempo. Assim, após o período estabelecido, identifica-se se houve crescimento e melhora de resultados de acordo com o que foi projetado.

Padrões comportamentais

Além das questões relacionadas a qualificações, outra forma de gerir o desempenho é criar padrões comportamentais. Esses padrões devem ser exigidos para cada funcionário.

Estes comportamentos podem ser definidos de acordo com o cargo ou então atribuídos de forma comum a partir da cultura pré-estabelecida.

Colaboradores que sabem o que se espera deles no trabalho cometem menos erros, pois têm direção para suas ações. É preciso que a cultura da empresa esteja absolutamente clara para todos os funcionários, de forma que todos estejam totalmente alinhados.

Principais benefícios da gestão de desempenho

Otimização de custos

Com um estímulo de desenvolvimento e orientação constante dos gestores é possível reduzir custos no orçamento das mais variadas formas.

Sua empresa certamente vai reduzir a margem de erros na contratação de funcionários. Isso porque o seu processo seletivo será totalmente padronizado e só serão contratados profissionais que se encaixam em sua cultura.

Outra vantagem é que com uma gestão de desempenho se sabe qual setor realmente precisa de mais colaboradores. Mas também, se tem conhecimento dos que estão produzindo de uma forma satisfatória, evitando assim gastos desnecessários com contratações.

Contratar e demitir funcionários frequentemente, são ações que além de gerar gastos adicionais, também exigem uma constante adaptação dos novos colaboradores. Sendo assim, apostar no desenvolvimento e crescimento dos colaboradores tende a reduzir a rotatividade. Assim, ao invés de simplesmente optar pela demissão daqueles que vierem obtendo um mau desempenho, é possível manter uma equipe mais duradoura.

A orientação dos colaboradores, informando exatamente o que se espera deles, também reduz o índice de erros dos funcionários. Ela evita que esses colaboradores necessitem de constantes treinamentos.

Análise de competências

Você planeja uma atividade, mas se percebe que nenhum colaborador possui as habilidades necessárias para a operação. Sendo assim, percebe-se que é necessário recorrer a uma empresa terceirizada.

Uma maneira de evitar essa situação é a gestão de desempenho. Ela deve ser feita a partir da análise de habilidades de cada funcionário e atribuição de tarefas de acordo com essas habilidades. Dessa forma, seria possível verificar alguma carência na equipe. Portanto, a gestão de desempenho possibilita uma identificação premeditada de possíveis problemas antes de eles efetivamente ocorrerem.

Que ferramentas podem auxiliar na gestão de desempenho?

Existem diversas ferramentas e técnicas que podem ser aplicadas na gestão de desempenho empresarial. Vamos falar sobre algumas dessas metodologias:

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é a sigla, em inglês, para Planejar, Fazer, Checar e Agir. O ciclo é uma metodologia voltada especialmente para a otimização de processos empresariais. A partir dos três princípios do Ciclo PDCA, se possui uma maior facilidade de análise e mensuração de resultados.

Análise SWOT

A análise SWOT, também conhecida como FOFA, identifica as Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças de uma empresa. Assim, ela é um diagnóstico da saúde da empresa, onde pode ser analisado o que pode melhorar.

As oportunidades, por exemplo, trazem o que a empresa pode expandir. Já as fraquezas mostram o que ela pode melhorar. E, as ameaças, indicam o que pode prejudicar a empresa futuramente.

Sabendo tudo isso, é possível criar estratégias.

Pesquisas de satisfação

As pesquisas de satisfação com funcionários é uma ótima forma de identificar problemas no ambiente interno.

Incluir a equipe na gestão de desempenho aumenta o engajamento dos colaboradores, que se sentem mais autônomos e motivados. Assim, eles percebem que a empresa está preocupada com os sentimentos e opiniões de cada um deles a respeito do ambiente.

O objetivo das pesquisas com funcionários é entender o que cada um deles acredita que possa ser melhorado. Somente com isso se tem uma visão unilateral, incluindo gestores e demais colaboradores da empresa.

Como implantar uma gestão de desempenho na equipe de vendas

1. Engaje os gestores

Como vender um produto que você não acredita?

O primeiro passo para implantar a gestão de desempenho na equipe de vendas começa pelo engajamento dos gestores no processo.

Quanto maior o engajamento dos gestores, maior será a capacidade dele de influência sobre a equipe operacional. Como resultado, rapidamente todos os membros conhecerão o novo modelo de gestão, serão mais receptivos à ideia e se tornarão multiplicadores.

2. Utilize a tecnologia

A tecnologia é fundamental para assegurar os processos e facilitar o acompanhamento. Quanto maior o número de colaboradores e áreas envolvidas, mais se faz necessário o uso de um software.

Isso não quer dizer que você deve escolher o primeiro que aparecer à sua frente. Envolva o time de TI no processo de implantação da gestão de desempenho. Eles serão fundamentais para analisar quais ferramentas atendem à necessidade da organização em termos de infraestrutura, mesmo se o sistema operar na nuvem.

Outro ponto importante são as integrações com outros sistemas, além da criação e ajustes de relatórios e dashboards.

3. Defina os objetivos

A empresa deve ter o seu planejamento estratégico definido para o curto, médio e longo prazo. Isso deve ser comunicado para todos os colaboradores entenderem o seu papel, para alcançar o resultado.

Os vendedores devem ter clareza do motivo pelo qual estão priorizando determinado produto ou linha de produtos. Assim, conseguiram traçar estratégias de forma a conduzir o cliente para o foco da organização.

Lembre-se que a ferramenta de tecnologia escolhida tem que servir como facilitador para o atingimento e controle dos seus objetivos.

4. Defina metas e crie KPIs para controle

Não basta apenas ter os objetivos principais estabelecidos, é preciso ter metas para cada colaborador e indicadores-chave de performance (KPIs).

Ter os KPIs corretos é fundamental para que todos saibam exatamente onde estão posicionados para alcançar o objetivo principal da empresa.

Por exemplo: se a meta da empresa é aumentar o ticket médio em 10%, cada colaborador deve ter uma meta individual. Assim, ele pode aumentar o valor médio de suas vendas, por exemplo.

Dessa forma, é possível identificar os pontos fortes de cada vendedor, podendo realizar ajustes pontuais para melhorar ainda mais a sua performance.

Outro ponto positivo é que dá para se fazer benchmarking, modelar os bons exemplos e gerar maiores resultados para toda organização.

5. Envolva os colaboradores

Toda mudança gera desconforto e incertezas. Os colaboradores poderão achar que o objetivo é demitir ou aumentar a carga de trabalho.

Por isso, para garantir o sucesso da gestão de desempenho nas equipes de vendas é preciso deixar claro o objetivo.

Em vez de apenas informar, crie grupos de trabalho e discuta ajustes na metodologia. Essa ação fará os colaboradores entenderem que são mais do que simples funcionários. Mostrando que as suas ideias são levadas em conta, elevando a aderência ao programa.

Deixe claro que, com um sistema de gestão de desempenho, a análise é feita em ciclos, de forma periódica. Em cada avaliação o colaborador entenderá onde está indo bem e quais pontos precisam ser adequados.

6. Invista em capacitação

Ter um bom sistema e envolver os colaboradores no processo são passos muito importantes. No entanto, para que a implantação ocorra da forma mais suave possível é preciso investir em treinamento.

Esse treinamento deve ser para todos os envolvidos no processo, tanto os gestores quanto os colaboradores.

Cada parte deve entender o seu papel no processo. Isso envolve entender todo o processo de preenchimento das informações e utilização do sistema, mas, principalmente, a mudança de cultura proporcionada.

A capacitação para os gestores deve ter uma atenção especial, especialmente na forma como o feedback será realizado. Esse feedback é fundamental para manter o clima saudável.

Como um software de gestão pode auxiliar

Com um software de gestão totalmente integrado é possível ver os dados de todas as áreas da empresa em uma única ferramenta.

Com o sistema, você pode ter acesso a indicadores de desempenho, como comissionamento de vendedores e quantidade de vendas isoladas por vendedores. Além disso, pode criar ordens de serviço, indicando o profissional responsável pela atividade, o que facilita o gerenciamento de tarefas.

As informações registradas em um sistema informatizado facilitam não só a visão dos gestores, como a dos colaboradores de uma forma geral. Isso porque é possível permitir acesso às ferramentas do sistema a quantos usuários desejar. Dessa forma, toda a equipe está integrada e sabe todas as informações registradas no sistema, desde o financeiro até o controle de estoque.