Para quem está antenado nas notícias a respeito da atual conjuntura econômica do país e quer se preparar para enfrentar a crise de forma assertiva, a saída é diminuir custos desde agora! A verdade é que em tempos de recessão essa é a melhor receita para sobreviver ao ciclo de perda de emprego e renda que já vem acontecendo em 2015 e que parece querer se aprofundar em 2016. Assim, primeiramente os pequenos e médios empresários devem mudar sua mentalidade, depositando sua confiança no processo.

Como publicamos neste post, o empresário que tem em mãos seus indicadores consegue realizar uma gestão realística, de forma que, na hora de realizar cortes, saberá exatamente que grupos financeiros podem suportar um emagrecimento para fazer frente às necessidades de manutenção ou de elevação dos resultados da empresa. Com isso em mente, vamos às dicas que preparamos hoje para mudar sua forma de encarar a gestão em tempos de adversidade:

Análise de desperdícios, perdas e faltas

Especialmente em tempos de crise, detectar os desperdícios, as perdas ou as faltas é crucial! E é por isso que precisamos ter claramente em números as metas dos índices aceitáveis de perdas ou desperdícios com as quais é possível lidar. Caso contrário, toda a produtividade pode ir para o ralo. Assim, monitorar desde o melhor uso dos materiais de escritório — vendo se seus funcionários usam as canetas até a tinta acabar, se os papéis de uso interno são reciclados e se as impressões são feitas dos dois lados das folhas —, passando pela análise das embalagens — ao verificar se existem alternativas mais baratas no mercado e se as embalagens são vistas pelos clientes como um valor agregado do produto — e do uso dos materiais de limpeza — verificando com o setor de compras e monitorando seu uso racional com treinamento e orientação dos funcionários.

A escassez também é outro problema que deve ser monitorado. Imagine se, em meio ao já caótico ambiente de crise, ainda é preciso lidar com a falta de um produto ou serviço da empresa a que os consumidores estão acostumados, mas que se resolveu, erroneamente e sem o adequado estudo prévio, diminuir os custos exatamente com ele! Aí é claro que os clientes irão buscar a mercadoria no concorrente, fazendo com que as receitas da empresa caiam. Por isso, o monitoramento dos itens responsáveis pelo faturamento da vendas é essencial, existindo itens que não podem faltar nunca!

Possibilidade de diminuição de pessoal

É duro admitir, mas essa é a realidade: as despesas operacionais com o grupo financeiro relativo ao pessoal — que incluem folha de pagamento, 13° salário, férias e rescisões — é o que mais pesa nas contas fixas da empresa. Por essas e outras é que o monitoramento da produtividade por funcionário é fator crucial na hora da tomada de decisão a esse respeito, optando por cortar pessoas ou não — até mesmo porque reduzir a equipe também é financeiramente dispendioso, devendo ser muito bem calculado.

Por isso, reforçamos que a confiança deve estar nos processos, avaliando inclusive se alguns processos podem ser terceirizados. Se a resposta for sim, por que não considerar essas alternativa para enxugar a folha de pagamento da empresa e diminuir custos? Por mais que não seja o ideal, essas infelizmente são questões a serem analisadas em tempos que exigem medidas extremas para a sobrevivência da empresa.

Funcionários aliados na gestão do negócio

No item anterior sugerimos analisar os indicadores por funcionário e também alternativas de terceirização de processos como formas de diminuir custos com pessoal, se for o caso. Mas atenção: essas medidas não inviabilizam a transformação do funcionário em um grande aliado da empresa! Lembre-se de que, a qualquer tempo, a organização deve ter em mente que seus colaboradores devem, antes de mais nada, ser clientes internos.

Como os funcionários devem ser as primeiras pessoas a adquirirem seus produtos ou serviços, dar descontos especiais para os colaboradores terem condições de consumir o que quiserem, sem lesar os interesses da empresa, delimitar metas para as equipes se sentirem constantemente desafiadas e recompensadas por seu trabalho e esforço, além de trabalhar o reconhecimento são fatores-chave para a diminuição de desvios e desperdícios. Isso sem contar que essa postura também melhora o contato com o público externo, consequentemente garantindo uma melhora na produtividade geral do negócio.

E o melhor de tudo é que essas dicas podem ser utilizadas desde uma grande multinacional até uma microempresa, sendo adaptadas de acordo com a realidade de cada negócio. O segredo é implantar melhorias contínuas de gestão, mesmo na crise. Pronto então para superar esse período sem maiores tropeços?