Um dos principais ativos de uma empresa são os seus colaboradores. E zelar pela manutenção deles, bem como pela saúde financeira do negócio, passa pela gestão correta da folha de pagamento.

Mas, afinal, como posso garantir que a folha de pagamento do meu negócio esteja sempre em dia?

Em primeiro lugar, é importante ter em mente que políticas bem definidas e plano de negócios estruturados, combinados com a gestão financeira e de folha de pagamento adequados, contribuem para o crescimento do empreendedor em uma ou mais áreas. Ou, no mínimo, são capazes de manter o negócio estável.

Além disso, uma folha de pagamento bem estruturada contribui para o clima dentro da organização, uma vez que colaboradores e fornecedores têm a confiança de que o gestor da empresa é um líder no mundo dos negócios, o que se traduz em uma lealdade contínua.

O que é a folha de pagamento

Todo mês, ao receber o salário, o funcionário recebe também um documento, nele estão os valores de salário, descontos e benefícios recebidos no mês. Essa é a folha de pagamento.

Por exemplo, é sabido que o salário bruto é diferente do salário líquido. Isso porque existem alguns valores a serem descontados. Esses, normalmente, são relativos a planos de saúde, vale alimentação, vale transporte e, principalmente, INSS.

O que deve constar na folha de pagamento

Os dados, tanto do pagador como de quem recebe, devem constar na folha. Mas, algumas outras informações também são obrigatórias, segundo o Decreto nº 3.048/99. São elas:

• Nome do funcionário
• Cargo do funcionário
• Parcelas integrantes e não integrantes da remuneração
• Descontos legais (INSS, FGTS, vale transporte, vale alimentação, plano de saúde…)
• Número de dias trabalhados
• Horas extras e/ou adiantamentos
• Valor líquido
• Nome dos assegurados por licença maternidade
• Número de quotas de salário-família

Como calcular a folha de pagamento

Basicamente, o cálculo da folha de pagamento parte do salário bruto. A esse valor é somado horas extras e adiantamentos e, em seguida, subtraído os valores de descontos de INSS, FGTS e vales.

Assim, é impraticável realizar esse cálculo a mão, mesmo que na empresa trabalhem poucos funcionários. Por isso, uma maneira de realizar o cálculo é através de uma planilha de folha de pagamento.

Ainda, é importante salientar a diferença dos benefícios e dos outros valores que constam na folha de pagamento.

• Salário bruto: é o valor definido pela Convenção Coletiva de Trabalho, que define o valor a ser pago ao funcionário. Também, alguns sindicatos determinam o aumento anual do mesmo.
• Horas de trabalho: as horas de trabalho já constam no valor do salário bruto, porém, em caso de serem feitas horas extras, essas devem ser pagas com valores diferentes. Ainda, em caso de faltas, sejam justificadas ou não, os valores referentes a elas devem estar na folha de pagamento.
• Benefícios: apesar de normalmente serem pagos aos funcionários, valores como vale refeição e plano de saúde não são obrigações da empresa, tornando esses valores benefícios. Entretanto, valores como vale transporte são obrigatórios, no caso do funcionário solicitar. Ainda, os valores descontados aqui não são completos, eles são uma porcentagem sobre o valor do salário e do benefício.
• Impostos: os outros valores da folha de pagamento são impostos pagos. Os valores que são mais conhecidos são o INSS, que é referente a aposentadoria, e o FGTS, que pode ser sacado em caso de demissão, compra de casa, aposentadoria e situações que ferem a saúde do colaborador.

Cálculo do custo da folha de pagamento para a empresa

Como calcular os valores reais da folha de pagamento? Ainda que a folha de pagamento dificilmente seja feita de forma manual, é importante entender os valores referentes ao que está sendo pago. São eles:

• Salário Base
• Auxílio Alimentação ou Auxílio Refeição: definido pela empresa e descontado uma porcentagem sobre o salário
• Vale transporte: é um direito do funcionário. Caso solicitado, é descontado o valor de 6% do salário do funcionário
• Plano de Saúde: definido pela empresa e descontado uma porcentagem sobre o salário
• Outros Benefícios: definido pela empresa e descontado uma porcentagem sobre o salário
• INSS: 8% sobre o salário base
• Horas extras: horas trabalhadas acima do horário estipulado. O valor é 50% superior ao valor da hora normal
• FGTS Salário: 8% sobre o salário base
• 1/12 Férias: salário base dividido em 12 vezes, referente aos 12 meses do ano
• 1/12 do 13° Salário: salário base dividido em 12 vezes, referente aos 12 meses do ano
• Adicional de 1/3 férias: valor do 1/12 férias dividido em 3 vezes
• FGTS férias e adicional de 1/3: 8% do valor do 1/12 de férias, somado ao adicional de 1/3 de férias
• FGTS 13º salário (provisão): 8% do valor do 1/12 do 13º salário
• Aviso prévio 1/12 (provisão): salário base dividido em 12 vezes, referente aos 12 meses do ano
• FGTS aviso prévio 1/12 (provisão): 8% do valor do 1/12 do aviso prévio
• Multa FGTS 1/12 (provisão): valor do FGTS somado ao FGTS férias e adicional de 1/3, somado ao FGTS 13º salário, somado ao FGTS aviso prévio 1/12, somado a 50% do total da soma.

Dessa forma, se levarmos em consideração o salário mínimo em 2022 que é R$ 1.212,00, o custo total da folha de pagamento do funcionário é de R$ 1.426,12.

Desoneração da folha de pagamento

Um dos valores pagos, que é descontado, é referente ao INSS, o Instituto Nacional do Seguro Social. Ele é a contribuição da previdência, ou seja, o valor que se recebe depois que o funcionário se aposenta. Mas, em 2011 foi criada uma nova legislação, onde o INSS tem duas formas de recolhimento. Uma é a convencional, sobre a folha de pagamento e a outra é a desoneração, que é sobre a receita bruta da empresa.

• Convencional (Folha de pagamento): Aqui a empresa paga para o INSS o valor referente a 20% do salário do funcionário. Por exemplo, quem recebe o salário mínimo estipulado para 2022, de R$ 1.212,00, contribui com R$ 242,40 para o INSS.
• Desoneração (Receita bruta): Nesse caso, o valor é estipulado através do percentual da receita bruta do negócio. Assim, esse valor varia de 1% a 4,5%, dependendo do setor. A porcentagem é determinada pela CPRB (Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta).

Folha de pagamento e os pequenos negócios

Para garantir a correta gestão da folha de pagamento, o pequeno empreendedor, principalmente aquele que está iniciando, muitas vezes precisa contar com o apoio de fornecedores que se preocupem com o sucesso dos seus negócios, que busquem atualização contínua de seus processos e produtos oferecidos, e que estejam sempre atualizados às novas tecnologias e legislação. Isso ajudará a evitar ao máximo que o empreendedor seja surpreendido por ações trabalhistas, auditorias e fiscalizações comuns no dia a dia de uma empresa e que, quando não cumpridas, podem levar a prejuízos.

Hoje em dia, existem diversos softwares e sistemas que auxiliam o empreendedor, seja no negócio de pequeno, médio ou grande porte, na questão financeira e de folha de pagamento, sendo estes dois pontos de fundamental atenção.

Um meio muito utilizado em softwares de gestão financeira e de departamento pessoal é o ERP – Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais. A ferramenta ERP integra vários softwares para otimizar a gestão empresarial, possibilitando a administração de todos os recursos do negócio em um único sistema de informações, de forma coordenada. Sendo assim, uma boa prática para gerenciar a folha de pagamento da sua empresa.

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Planejando a gestão da folha de pagamento

Hoje o empreendedor que deseja ter sucesso em sua folha de pagamento já pode contar com softwares especializados para isso. É importante, contudo, escolher uma empresa de gestão de folha de pagamento que esteja adequada ao sistema eSocial. Afinal, o eSocial é um programa do Governo Federal que permite aos empregadores enviarem ao órgão governamental competente, de forma consolidada, suas informações referente às obrigações trabalhistas.

Hoje em dia são mais de 40 declarações independentes que o empregador precisa enviar ao Governo Federal por meio do eSocial. Ao utilizar o software de uma empresa especializada, que conta com um sistema automatizado de envio, essas declarações se interligam e o empregador tem a garantia de estar em dia com suas obrigações, sem deixar nada para trás.

Vale lembrar, ainda, que o eSocial não traz mudanças na legislação trabalhista, fiscal ou previdenciária, ele apenas exige o cumprimento das regras já existentes. E é justamente por isso que ele precisa estar integrado ao software de gestão de folha de pagamento contratado.

Cronograma da folha de pagamento

É importante ressaltar que existe um cronograma de envio das informações das empresas para o Governo. As datas são estabelecidas de acordo com a categoria do negócio e devem ser respeitas. Porém, se o seu negócio ainda não se atentou ao calendário, saiba que é possível se adequar e isso deve ser feito o mais breve possível. Afinal, uma coisa é certa: toda empresa com um ou mais colaboradores deve enviar suas informações ao eSocial.

O Governo Federal determina prazos muito curtos para a entrega das obrigatoriedades, então, o empresário precisa contar com recursos que facilitem o trâmite de envio das informações. Desta forma, os sistemas integrados, como ERP, são muito importantes nesta hora.

E para garantir a eficiência que o empresário necessita, o sistema de folha de pagamento, além de ser integrado ao eSocial, deve ser capaz de emitir:

• GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
• LRE – Livro de Registro de Empregados;
• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
• CD – Comunicação de Dispensa;
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
• Folha de pagamento;
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
• GPS – Guia da Previdência Social.

Além dos itens citados acima, os programas devem permitir o cadastro dos empregados, sócios, profissionais autônomos e facultativos que atuam na empresa.

Check-list

Mais do que cuidar do pagamento mensal dos funcionários, o departamento responsável pela folha de pagamento, com o auxílio de um software específico para a atividade, deve garantir que a ferramenta esteja apta a realizar alguns processos da empresa, tais como:

• Emissão de holerites;
• Cálculo de férias, com emissão de aviso de férias e recibo;
• Cálculo de rescisões, com emissão de aviso prévio ou pedido de demissão e TRCT – Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho;
• Impressão do formulário do seguro desemprego;
• Cálculo do 13° salário;
• Emissão de recibos dos benefícios, por exemplo, vale-transporte e vale-refeição;
• Cálculo da DARF – Documento de Arrecadação de Receitas Federais;
• Cálculo do PIS – Programa Integração Social;
• Disponibilização do Controle de EPIs – Equipamentos de Proteção Individual;
• Emissão do formulário do PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
• Controle do banco de horas de cada empregado.

Todas as informações acima devem ser mantidas de forma segura, por meio de backups eletrônicos, evitando erros que possam gerar inestimáveis passivos trabalhistas. A atual legislação diz que é responsabilidade do empregador a guarda dos documentos trabalhistas de todos os seus empregados pelo período mínimo de 20 anos.

Conheça a sua folha de pagamento

É importante que os empresários, sobretudo os pequenos e médios empreendedores, entendam minimamente sobre todas as fases de seu negócio – incluindo obrigações trabalhistas e a folha de pagamento. Por isso, ao escolher um software de gestão desses processos, deve-se valorizar sistemas com interfaces de fácil utilização e que ajudem a compreender a linguagem previdenciária e trabalhista, por vezes difíceis de entender por conta do grande número de siglas e normas, mesmo para quem tem o auxílio de um contador.

Além da interface amigável, contar com um suporte técnico da ferramenta é importante para que o empreendedor possa tirar dúvidas sobre alguns processos envolvendo obrigações trabalhistas e folha de pagamento. Isso permitirá ao líder do negócio conhecer mais sobre todas as áreas e a acompanhar com tranquilidade o desenvolvimento saudável da empresa, mesmo quando o assunto forem as questões burocráticas.